SAK 5: Informasjonsforvaltning og felles datakatalog Digital agenda slår fast at nå er det «kun en gang» som gjelder! - Da trenger vi felles informasjonsforvaltning Espen Slotvik Samarbeidsgruppemøte 8.6.16

Brukerperspektivet En privat person eller virksomhet skal bare behøve å oppgi informasjon en gang for å oppnå sine rettigheter eller for å oppfylle sine plikter ift. offentlige myndigheter (Myndighetsutøvelse) Da disse avgitte data går i gjennom en offentlig kvalitetskontroll og «stempling»……. skal de også kunne «frigis» tilbake til privat sektor for ny verdiskapning og effektivisering ?

Forvaltningsperspektivet Hva trenger vi å vite for at plikten eller rettigheten er oppfylt ? Har vi denne informasjonen fra før ? Har andre samme informasjon ? Hvor finner jeg ut hva andre har ? Hvem som innhenter den og til hvilket formål ? Hvordan skal jeg være sikker på at det er samme informasjon ? Hvem eier egentlig denne informasjonen? Den som avga (Avgiver) eller myndighet? Eller begge? Kan den deles og gjenbrukes til mitt formål ? Må informasjonen være «myndighetsstemplet» ? Er det grønne, orange eller røde data ? Må vi ha hjemmel ? Kan den gis videre basert på «informert samtykke»?

Digital Agenda kap. 7 og SKATE Strategiske tiltak – område 4

Gevinstpotensialet totalt sett Helhetlig informasjonsforvaltning er en forutsetning for «once only» DNV GL/Menon Economics rapport viser et gevinstpotensiale på over en analyseperiode på 15 år på 13,2 mrd til 30,4 mrd kroner. Skape en ”Felles oversikt over data” er første steg. Ambisjonsnivå 1: Felles dataoversikt finnes Ambisjonsnivå 2: Data er tilgjengeliggjort + felles tjenesteoversikt Ambisjonsnivå 3:   Gjenbruk av data og tjenester er hovedregel «Kun én gang» Grunnmur: Felles rammeverk og styringsmodell for informasjonsforvaltning

Eksempler på samhandlingsutfordringer

Begrepet «samboer» Ugifte personer som lever sammen Lover NAV forvalter Barnetrygdloven § 7 To personer over 18 år som ikke er gift, registrert partner eller samboer med andre Lever sammen i et ekteskaps- liknende forhold Lover brukerne våre må forholde seg til Skattebetalingsloven § 10-32 Samordningsloven § 22 Foretakspensjonsloven § 1-2 (2) bokstav f Folketrygdloven § 17-2 Folketrygdloven § 25-4 Har eller har hatt felles barn Har vært gift tidligere Folketrygdloven § 1-5 To personer som bor i samme hus, selv om de bor i hver sin del av huset eller To personer som vanligvis bor sammen, selv om de er midlertidig adskilt Ugifte personer som lever sammen Arvelova § 28 c Har eller venter felles barn Tvangsfullbyrdelsesloven § 7-13 Innskuddspensjonsloven § 1-2 bokstav p Forholdet har aldri vært avbrutt i løpet de siste fem år før dødsfallet Ville hatt lov til å gifte seg eller inngå partnerskap Folketrygdloven §§ 19-6 og 20-9 Bodd sammen 12 av de siste 18 månedene Barnetrygdloven § 9 Felles husholdning Folketrygdloven § 3-2 […] med mindre de bor i hver sin boenhet i et hus med mer enn fire selvstendige og klart atskilte boenheter. Folketrygdloven § 9-6 Bodd sammen i minst 12 måneder Utlendingsloven § 41 Har planer om å fortsette samlivet Bodd sammen i minst to år Felles bopæl Statsborgerloven § 11 eller Adopsjonsloven § 5a Forskotteringsloven § 5 Bidragsinnkrevingsloven § 11 Ugifte personer som lever sammen

Regelverket er ikke alltid i samsvar med hva vi kan innhente fra bruker Folketrygdloven § 8-28 Sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden Lønnssystemene skiller ikke mellom ulike bonus typer

Et eksempel – bruker vi riktig informasjon? Spørsmål: Folkeregisteret inneholder autoritative data om personer og bosted. Det vist seg at NAV har i sitt personregister ca. 15.000 personer som er registrert døde i NAV, men i live i Folkeregisteret. Hva er riktig? Svar: Subpopulasjonen «utvandrede som ikke lenger har skatteforhold til Norge» (SKD) har rettigheter i Norge (NAV) og NAV har derfor behov for å følge opp disse bedre enn hva Folkeregisteret har. <dato>

Manglende tjenestenivå Da NAV skulle lage utvekslingsavtale med Enhetsregisteret i forbindelse med nytt Aa-Register. Det var ingen form for SLA. BR klarte ikke svare på om de var i stand til å levere oppetid i forhold til NAV sitt behov . BR var også usikre på om de hadde kapasitet til å takle mengden/belastningen av dataene NAV hadde behov for. Resultatet er at NAV har laget egen lokale kopi av Enhetsregisteret/skyggedata (dupliserte masterdata). Hvilke tjenester og tjenestenivå skal leveres fra grunndataregistre.

Rettslige hindringer for kommunene «Kommunesektoren har kun tilgang til innbyggere i egen kommune. Denne begrensningen er forhistorisk bruk av informasjon, det er ikke lenger slik at innbyggere og næringsliv kun arbeider eller mottar tjenester i egen kommune. Konsekvensen er at kommunene lager lokale “skyggeregister” som suppleres med egne opplysninger.» Trude Andersen, områdedirektør KS Hvordan bør hjemmel for grunndata tolkes, og hvordan dokumenteres hjemler?

Foranalyse «informasjonsforvaltning og –utveksling» og prosjektet «Felles datakatalog» Samarbeidspartnere:

Informasjonsforvaltning og – utveksling - Målbilde og tiltak ST 4.5 Kun én gang Informasjonsforvaltning og – utveksling - Målbilde og tiltak ST 4.3 Oversikt over tjenester ST 4.4 Tilgjengeliggjøring av grunndata Prosess Offentlig tjeneste beskrivelse Oversikt for brukers prosess Grunndata Tilgjengeliggjøring for økt tjenesteutvikling og innovasjon Roller ST 4.2 Oversikt over data Datasett beskrivelser Oversikt for økt tjenesteutvikling beskrivelse  eier  kontaktopplysninger  kvalitet  begrep  formål  distribusjon Teknisk tjeneste beskrivelse Oversikt for tjeneste- utviklers prosess Kodeverk Tilgjengeliggjøring for økt kvalitet Begreps beskrivelser Oversikt for økt kvalitet definisjon  term  lovverk Informasjons modeller Oversikt for økt tjeneste- utvikling Rettskilder Oversikt for økt sikkerhet ST 4.1 Rammeverk for informasjonsforvalting (spesifikasjoner og veiledere)

Gapanalyse – Gjennomføring første ambisjonsnivå: 3 tiltak – hvor er vi, hvor skal vi? Virksomhetene har i liten grad publisert oversikt over hvilke opplysninger de forvalter og fortolkningen av dem Manglende felles veiledere og spesifikasjoner for beskrivelse av datasett og begreper Ingen felles søkbar oversikt over hvilke opplysninger det offentlige forvalter og hvordan disse opplysningene skal tolkes i forhold til regelverket Orden i eget hus: Krav til beskrivelse av grunndata og publisering av beskrivelsene (De offentlige virksomhetene) Rammeverk: Spesifikasjoner og veiledere for hvordan beskrive og publisere datasett (Difi) Felles datakatalog: etablere en felles søkbar oversikt over opplysninger (datakatalog) og fortolkning (begrepskatalog) som gjennom å legge til rette for sektorovergripende digitalisering og regelverksutvikling (BRREG)

Rammeverk Rammeverk: Spesifikasjoner og veiledere for hvordan beskrive og publisere datasett (Difi)

Rammeverk - plan

Orden i eget hus Orden i eget hus: Krav til beskrivelse av grunndata og publisering av beskrivelsene

Orden i eget hus - Kostnader for etatene Eget rammeverk og prosedyrer Hvordan jobbe med datasettbeskrivelser og begrepsbeskrivelser internt i virksomheten Egen oversikt over datasett og beskrivelser av disse Skape egen oversikt over hvilke data man forvalter og hva de betyr Tilgjengeliggjøring av oversikt og beskrivelser Oversikten må enten legges ut eller lages en tjeneste som henter oversikten fra egne systemer

Prosjektet «Felles datakatalog» - formål Formålet med prosjektet «felles datakatalog» er å skape en samlet oversikt over data og begreper som understøtter digitalisering og regelverksutvikling og øvrig forenkling i offentlig sektor og som et første nødvendig steg mot «Once Only».

Digitalisering av tjenester Oppdage Evaluere Bruke

Løsningsalternativ (forenklet utredningsinstruks) Alternativ 1: Én sentral katalog Løsningen bygges som en sentral løsning der virksomhetene registrerer sine datasett gjennom innlogging i en portal. Søke- og analyse funksjonalitet i samme løsning. + Ikke behov for standardisering. - De som allerede har løsninger får dobbeltregistrering eller må integrere mot løsningen. Alternativ 2: De mange små Løsningen bygges ved at hver virksomhet registrerer sine datasett i egne verktøy, det etableres grensesnitt mot omverdenen der brukerne kan søke på hvilke datasett hver virksomhet har. + Ikke nødvendig med standardisering - Hver virksomhet må lage brukergrensesnitt - Ingen helhetlig oversikt Alternativ 3: Felles samlet oversikt Løsningen bygges ved at hver virksomhet registrerer sine data datasett i egne verktøy, eller tilbys et standardisert verktøy. Eksisterende kataloger benytter samme grensesnittstandard. Det etableres tekniske grensesnitt mot omverdenen og innholdet høstes inn i en felles løsning for søk- og analyse. - krever standardisering (allerede påbegynt) + skalerbar + Once only Identisk med neste generasjons RIHA I Estland

Samspill mellom oversikter – forutsetninger for ”Kun én gang” ST 4.2 Oversikt over data beskrivelse av datasett  eier  kontaktopplysninger  kvalitet  begrepsbeskrivelse  formål  distribusjon ST 4.3 Oversikt over tjenester beskrivelse av offentlig digital tjeneste  tjenesteeier  kontaktopplysninger  kvalitet  beskrivelse av teknisk tjeneste  informasjonsinnhold  endepunkt ST 4.4 Tilgjengeliggjøring data og kodeverk ST 4.5 Kun én gang Prosesser og roller prosess

Oppsummering Informasjonsforvaltning er å legge til rette for å utnytte, sikre og ha god kvalitet på informasjonen vi har Norge faller på internasjonale digitaliserings rankinger (FN, EU) Digitaliseringsprosjekter tar for lang tid (f.eks. 11 år fra idé til gjennomføring for A-ordningen). Det er liten støtte til regelverksutvikling Brukerne skal ikke være brevdue eller trenge «forstå» organiseringen av norsk offentlig sektor. EU og Norge (i Oppgaveregisterloven og kommende Digital Agenda) ønsker å forenkle for brukere ved at de ikke avgir samme opplysning mer en én gang («once only»-prinsippet) og at det det offentlige vet, skal de bruke igjen MEN: Hvordan skal vi bruke en opplysning fra hverandre når vi ikke vet hva vi har? informasjon 1. Oppdage om informasjonen kan benyttes 2. Evaluere 3. Bruke informasjonen i tjenesteutviklingen 4. Regelverksutvikling Endre regelverket fordi informasjonen ikke kan anvendes i prosess

Takk for oppmerksomheten! Espen.slotvik@brreg.no