Forhandlingsutvalgenes utredningsarbeid for mulig sammenslåing av fem kommuner i Indre Østfold Fellesmøte med referansegruppene Tirsdag 1. september 2015 Marker Rådhus

Agenda 1.Historikk v/Knut Espeland 2.Fremdriftsplan v/Kjersti N. Nilsen 3.Roller og verdier i arbeidet v/Knut Espeland 4.Parallelle løp. Forholdet til andre v/Håvard Osflaten 5.Visjon og kommunikasjon v/Thor Hals 6.Intensjonsavtale - prosess og produkt v/Håvard Moe 7.Prosjektøkonomi v/Åsmund Kobbevik 8.Hvis tid: Vedtakene fra de fem kommunene

Historikk Sonderingsarbeid Marker Temamøte «Indre østfold som en eller to kommuner -eller flere?» Kommunestyrenes vedtak i juni Alle 5 kommuner har vedtatt å utrede alternativet med en kommune i Indre Østfold (hele) Alle 5 kommuner har også vedtatt å utrede minst ett eller flere alternativer i tillegg

Fremdriftsplan Fase I: Intensjonsavtale som underlag for retningsvalg  Høst 2015: Arbeid med intensjonsavtalen frem til jul. Kommuner jobber parallelt med andre avtaler.  17. november: Intensjonsavtalen, som underlagsdokument, er ferdig, og presenteres for referansegruppene.  Desember: Orientering om intensjonsavtalen(e) i det enkelte kommunestyremøter  27. januar kl. 18:00 samtidige møter i kommunestyrene: Retningsvalg i kommunestyrene – hvilken intensjonsavtale skal ferdigforhandles?

Fremdriftsplan forts. Fase II. Ferdigforhandlet intensjonsavtale  Vår 2016: Ferdigstille intensjonsavtale  Forhandlingsmøter og informasjonsarbeid etter høstens mønster  16. mai: Intensjonsavtale senest ferdig  16. juni kl. 18:00 samtidige møter i kommunestyrene: Ja eller nei til ferdigforhandlet avtale  30. juni: Gitt svar til Fylkesmannen

Roller i arbeidet Forhandlingsutvalg Ordfører, varaordfører, opposisjonspolitiker og rådmann i hver kommune  Utarbeider intensjonsavtalen  Møtes hver 14. dag for felles temamøter Referansegruppe Formannskap, gruppeledere, rådmann, HTV og evt. representant fra ungd. kom.styre  Referansegruppe for forankring av forhandlingsutvalgets arbeid  Kommunevise møter 2. hver uke  2 fellesmøter ila høsten Det vil arrangeres felles møter for alle de tillitsvalgte.

Roller i arbeidet forts. Styringsgruppe – ordførerne  Utsjekk innkalling m/vedlegg og referat fra møtene  Bestillinger, for eksempel underlagsmateriale fra administrasjonen  Informasjonsansvar: eksternt, referansegruppe og eget kommunestyre Tilretteleggingsgruppe – rådmennene  Oppfølging av oppgaver og forberedelse neste møte  Dialog med prosessveileder  Informasjonsansvar internt Sekretær (Kobbevik) Samordning av arbeidet, produksjon av dokumenter og praktisk tilrettelegging. Ekstern prosessveileder (KS Konsulent) Drive prosessen, deltar på forhandlingsmøter og fellesmøter

Grunnverdier for samarbeidet  RAUSHET  TILLIT  LIKEVERDIGHET  RESPEKT  NYSGJERRIGHET  ÅPENHET  HUMOR  GLEDE

Parallelle løp Åpenhet Forståelse Kompleksitet Forholdet til andre Kommuner i Indre Østfold som ennå ikke har tatt stilling til deltakelse i 5K-utredningen, kan på et hvilket som helst tidspunkt slutte seg til utredningen. Dette forutsetter at kommunen underordner seg de prinsipper som de øvrige har forhandlet seg frem til på det aktuelle tidspunktet.

Visjoner og ambisjoner Betydningen av en visjonær prosess Tydelig målbilde – lett å formidle Eksempel på visjon for NN kommune: - En slagkraftig kommune med attraktive lokalsamfunn og gode, fremtidsrettede tjenester.

Kommunikasjon og involvering Medvirkning og forankring er vesentlige forutsetninger for en troverdig prosess. Dette kjennetegnes ved at det skal være tid og rom til å komme med innspill, og at innspillene blir ivaretatt. Det er særlig fire kontaktflater som skal ivaretas i prosessen: 1.De folkevalgte. Kommune- og bystyre, som skal beslutte retningsvalg og endelig intensjonsavtale, og kommunale råd, komiteer og utvalg. 2.Egne ansatte, med ledere og tillitsvalgte. 3.Innbyggerne, herunder næringslivet og de frivillige lag og foreninger. 4.Presse.

Prosjektøkonomi Utgiftselementer Ekstern prosessbistand fra KS Konsulent as (inntil 20 dagsverk med maksimal kostnadsramme på -> kr ,- eks mva.) Innbyggerundersøkelse – omfang og kostnad ikke fastsatt Arrangementskostnader til møter for forhandlingsutvalg og referansegruppemøter Sekretærtjenester Møtegodtgjørelse og evt. tapt arbeidsfortjeneste til politiske deltakere i kommunene (dekkes av den enkelte kommune). Finansiering Skjønnsmidler tildelt fra fylkesmannen Askimkr ,- Eidsbergkr ,- Hobølkr ,- Markerkr ,- Spydebergkr ,- Totalt kr ,- Tilsagn om statlig midler til innbyggerundersøkelse mm – kr ,- pr. kommune Søknad OU-midler på kr ,- innsendt (søknadsbehandling 3 uker)

Vedtakene i kommunene Askim

Eidsberg

Hobøl

Marker

Spydeberg