Prosjekt ERP i Troms Kraft Beskrivelse prosjektfaser og overordnede prosesser

For en vellykket realisering må målet med respektive faser avklares 1) Hensikten med planleggingsfasen er å sikre en realistisk plan som møter bedriftens krav, mål og forventninger 2a) I analysefasen designes fremtidige forretningsprosesser og funksjonelle og tekniske krav detaljeres og prioriteres 3a) I designfasen ferdigstilles et detaljert design av applikasjon og teknisk arkitektur for å møte de foretningsmessige kravene 2b) I analysen kartlegges også innvirkning på organisasjon og behov til opplæring og støtte for å kunne ta i bruk den nye løsningen 4a) I utviklingsfasen bygges løsning og teknisk arkitektur etableres 5a) I testfasen gjennomføres flere typer av test for å sikre at utviklet løsning oppfyller funksjonelle og tekniske krav 3b) Under design defineres roller og planer for opplæring og forendringsledelse 4b) Materiell for opplæring, ferdighetsstøtte og kommunikasjon tas frem parallelt med at applikasjonen utvikles 5b) Før utrulling vil materiell for opplæring og ferdighetsstøtte testes på slutbrukere 6) Opplæring og ferdighetsstøtte er kritiske aktiviteter i utrullingsfasen, i tillegg til teknisk migrering

4 Bygg, drift og vedlikehold Systemadministrasjon Støtteprosesser (HMS, HR, økonomi, innkjøp) Arbeidsflyt 4.1 Avdekke, analysere og planlegge behov Masterdata vedlikehold 4.2 Forespørsel / bestilling 4.3 Utførelse 4.4 Overtakelse / overlevering Interne behov/krav Eksterne behov/krav Analyse, planlegging & beslutning Evaluere tilbud Foreta anskaffelse Motta og besvare forespørsel Estimere arbeidet Prioritere og planlegge arbeidet Utføre arbeidet Avslutte arbeidet Lager/logistikk Dokumentasjon Håndtere avvik Videre oppfølging Utarbeide og sende forespørsel Oppfølging / rapportering

1 Økonomi og regnskap Arbeidsflyt System administrasjon Masterdata vedlikehold 1.1 Regnskap 1.3 Virksomhetsstyring Operasjonaliserte mål og KPIer Planlegging, budsjettering og prognostisering Rapportering og analyser Investering Innkjøp Inntekter 1.2 Internrevisjon og kontroll Internkontroll Likviditetsstyring Skatteplanlegging og rapportering Internhandel Investeringskontroll og oppfølgning Lønn, reiser og utlegg Konsolidering og periodeavslutning

2 Innkjøp Systemadministrasjon Arbeidsflyt 2.1 Investeringer og reinvesteringer 2.2 Kontraktsinngåelse 2.3 Bestilling 2.4 Mottak Vurder investeringsbehov Gjennomfør utredning/ forprosjekt Behov / kravspesifikasjon Gjennomfør og dokumenter investeringsanalyse Kontroller og behandle investeringsforslag Konkurransegrunnlag / forespørsel Evaluer tilbud Opprett innkjøps- anmodning / rekvisisjon Godkjenn innkjøpsanmodning Opprett og send innkjøpsordre Motta/registrer ordrebekreftelse Registrer varemottak Følg opp avvik mot leverandør Fakturamottak (øk) Gjennomfør leverandørundersøkelse Behandle overskridelser av budsjett for investering Masterdata innkjøp Inngå kontrakt Utlegg Kontroller faktura mot Innkjøpsordre Leverandør Produkt/pris Fullmaktstruktur/roller (øk)Annet

3 HR System administrasjon Masterdata vedlikehold Arbeidsflyt 3.1 HR Lønn 3.2 Operativ HR – Tjenester, admin. og støtte 3.3 Strategisk HR Honorar / Særskilte lønnsbetalinger Timeregistrering Reiser og utlegg Utbetaling av lønn Lønnssamtale Personaladministrasjon Rekruttering Planlegging og gjennomføring av kompetansestrategi utviklingssamtale - karriereutvikling Avslutning av arbeidsforhold Mottak av ansatt Organisasjonsutvikling