NAV - erfaringer og planer framover Jan-Åke Storjord NAV Fauske

Under arbeid -Side 2 Erfaringer og planer framover  Etablering av NAV kontorer skjer etter en plan hvor en fram til utgangen av 2009 har kontorer i alle kommuner basert på en samarbeidsavtale mellom NAV Nordland og den enkelte kommune  De erfaringer som de første kontorer høster vil kunne være til god hjelp for de som kommer senere

Under arbeid -Side 3 Konferansen tema: Omorganisering og personvern til besvær ? Hva med oss på NAV Fauske?

Under arbeid -Side 4 Et tredelt innlegg  Omorganiseringen i NAV – Erfaringer fra Fauske  Personvernet – For våre brukere som besøker kontoret – Informasjons- og dokumenthåndteringen  Arkiv i praksis – NAV Nordlands rolle – Kommunens rolle – Lokalkontorets arkiv

Under arbeid -Side 5 Omorganisering til besvær?  Statens utfordringer – Fra aetat og trygd til NAV – Etablering av kundesenterløsninger, lokale NAV kontor, spesialenheter og forvaltningsenheter  Kommunale utfordringer – Skille ut tjenester, avklare hva og hvordan – Avklare situasjonen for de som ”blir forlatt” i kommunen – Løpende samhandling med lokalkontoret  Lokale forhold som må finne sine løsninger

Under arbeid -Side 6 Omorganiseringen - et lite tilbakeblikk  Samboere uten felles ”hushold” fra 3. juli 2006 – Sosial flyttet inn under samme tak som NAV arbeid og NAV trygd – Fra 1. juli fikk vi også en ny statlig etat som erstattet aetat og trygd  NAV Fauske etablert som pilotkontor fra 2. oktober 2006 – Enhetlig ledelse, felles administrativ overbygning (NAV-loven med midlertidig forskift) – Mange praktiske utfordringer som skulle finne sin løsning  NAV etablerte forvaltningsenheter fra februar/mars 2008 – Vi ”mistet” 9 medarbeidere som følge av dette + ressurstilpasning  Fra 2. kvartal 2008 er vi ferdig med den organisatoriske ”ryddingen” – Rammene er nå lagt for en mer ”normalisert” drift og utvikling

Under arbeid -Side 7 Omorganisering til besvær på Fauske?  Utad er NAV reformen en brukerreform, mens den innad er en kompetansereform  Fra teori til praksis kan være utfordrende – Lokalenes utforming legger føringer – særlig merkbart i mottaket – Kompetanseløftet er stort for mange – Fagsystemene (IKT + fag) er krevende for enkelte  Vi kunne ikke hente svar på alle spørsmålene utenfor huset – Gamle kommunale og statlige svar passet ikke  Fra en opplevd oversikt over ansvarsområde og systemer til et (minst) 3 ganger så bredt ansvarsområde og opplevelse av manglende oversikt

Under arbeid -Side 8 Fauskes løsning  Enhetlig ledelse av NAV Fauske – I forhold til kommunen inngår NAV leder som enhetsleder på lik linje med øvrige enhetsledere – med fulle rettigheter og plikter  Gikk inn med følgende tjenestepakke – Økonomisk sosialhjelp – Tiltaksrettet arbeid – rus – Miljø/støttekontakter (deler av) – Fra 1. april 2008 fikk vi deler av flyktningtjenesten inn (INTRO)  Kommunen endret sin organisasjon i etterkant ved at de tjenestene som ble forlatt – Barnevern og psykisk helse gikk inn i nye enheter

Under arbeid -Side 9 SAMARBEIDSAVTALE DRIFTSAVTALE ORGANISASJONSPLAN VIRKSOMHETSPLAN FRA STATENFRA KOMMUNEN Styringslinjer for NAVFauske -Mål og disponeringsbrev - Økonomisk ramme - Lederavtale - Resultatavtale STYRINGS - SIGNALER STYRINGS - DOKUMENTER

Under arbeid -Side 10 NAV-tjenestene  Helhetlige og integrerte tjenester – Spørsmålet om hvem som er arbeidsgiver er ikke avgjørende for oppgaver og ansvar  Utfordringer – Saksbehandlere håndterer saker/dokumenter som skal behandles etter ”kommunale” og ”statlige” regler, retningslinjer og rutiner – Kvalitetssikre arbeidet slik at vi dokumenterer arbeidet riktig – bruk av fagsystemene og de administrative systemene riktig. (Sosialsystemet, Arena (oppfølging), Infotrygd og øvrige adm)  Rapportere på ressursinnsats og resultater i forhold til krav og forventninger

Personvern til besvær?

Under arbeid -Side 12 Personvern til besvær? Taushetsplikt Universell utforming Tilgangskontroll Sensitive opplysninger Personopplysningsloven Tilgangskontroll Roller Osv…..

Under arbeid -Side 13 Personvern  Personvern er kort beskrevet summen av lover, normer og tiltak som skal beskytte den enkelte mot krenkelser gjennom feilaktig behandling av personopplysninger.  Personopplysningsloven inneholder en rekke bestemmelser som setter krav til at – vår behandling av personopplysninger skal tilfredsstille lovbestemte kvalitetskrav – opplysningene ikke behandles på en utilbørlig måte – brukernes rettigheter skal ivaretas ved blant annet rett til innsyn, rett til å kunne få rettet og slettet uriktige opplysninger – konsesjon og meldeplikt – krav til sikring og internkontroll

Under arbeid -Side 14 Taushetsplikten  Både personvernhensyn og taushetspliktbestemmelser tilsier at personopplysninger ikke tilkommer flere enn strengt nødvendig.  Taushetsplikten regulerer grensene for hvem som skal få tilgang til personopplysninger. Det er viktig at vi kan ivareta brukerens krav på beskyttelse og tillit til at opplysninger om personlige forhold holdes innenfor den kretsen av saksbehandlere som har et tjenestelig behov i oppgaveløsningen

Under arbeid -Side 15 Taushetserklæringen  Alle ansatte må ha undertegnet en taushetserklæring, og i tillegg må vi også ha gjort oss kjent med og forstått de sentrale bestemmelsene om taushetsplikt. I henhold til arb.og velf.fv.l.§ 7 og fv.l. §§ 13 til 13e.  Vi har felles utarbeidete sikkerhetsnormer. Og at det produseres dokumenter for hvordan vi skal handtere blant annet ”brukers rett til innsyn" m. m  § 16 sier jo at det skal være en hensiktmessig arbeids-og arkivordning. Dette for å kunne bruke dokumentasjon ved veiledning i andre saker. (Til brukers beste)

Under arbeid -Side 16 Sensitive personopplysninger  Hva som er sensitive personopplysninger er definert og uttømmende oppregnet i personopplysningslovens § 2 nr 8 b. Det er opplysninger om: – rasemessig bakgrunn – etnisk bakgrunn – politisk oppfatning – religiøs oppfatning – at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold – helseforhold – seksuelle forhold – medlemskap i fagforeninger.  I forbindelse med krav til personvern og informasjonssikkerhet er det satt ekstra strenge krav til hvorledes vi behandler sensitive personopplysninger.

Under arbeid -Side 17 Tilgangskontrollen skal sikre  konfidensialitet – at informasjon bare er tilgjengelig for medarbeidere som er autorisert til å ha tilgang, og at uvedkommende ikke har tilgang til informasjonen  integritet – at informasjon og behandlingsmetoder er beskyttet slik at informasjonen alltid er fullstendig, nøyaktig og gyldig  tilgjengelighet – at autoriserte medarbeidere har tilgang den informasjonen og funksjonaliteten de har behov for

Under arbeid -Side 18 Fordeling av posten og arkivering  Felles postadresse  Post hentes, åpnes og fordeles av 1 person med reserve.  Fordeles etter et ansvarskart. Dersom noe er uklart går det til ledelsen  Arkivering skjer noe ulikt avhengig av saker – Administrativt skjer av leder/den som har saken – Faglige saker går til henholdsvis stat eller kommune – Grensesnitt til forvaltningen – finne praktiske ordninger  Erfaringer – Fram til etablering av forvaltning har vi hatt midlertidige løsninger – Nå etablerer vi et to-delt arkiv – skille stat og kommune

Under arbeid -Side 19 IKT systemene - rollebasert  Administrative systemer, støtte, intranett, e-post mv  Arena – Oppfølging i forhold til arbeid og aktivitet  Infotrygd – Trygdeytelser  Sosialsystem (Velferd) – Kommunalt fagsystem – primært ytelser  Personkortet – Felles for alle – et informasjonssystem – oppslag/oversikt  Kommunal desktop – Spesielle kommunale systemer etter behov

Under arbeid -Side 20

Arkiv i praksis

Under arbeid -Side 22 Arkivene i NAV  Administrativt arkiv, saksarkiv og personalarkiv – registreres i en felles elektronisk database, K2000 med en journalførende enhet pr fylke. Det administrative arkivet er lokalisert på fylket. Det er også nå avgjort at personal arkivet for Nordland skal være felles  Fagarkiv, personmapper – registreres i Info-trygd, arena og BISYS blant annet.  Økonomi arkiv

Under arbeid -Side 23 Arkivansvar  NAV Drift og utvikling, seksjon for arkiv og dokumentasjon har det utøvende fagansvar for etatens adm. arkiv  De enkelte kommunene har det fulle ansvaret for sosialtjenestenes arkiv.  Fylket lager arkivplan for egen og alle underliggende enheter som skal inngå i den  Arkivansvaret for fylkets administrative arkiv ligger på fylket.  Ansvaret for arkivholdet ved NAV-kontor ligger hos leder, men kan delegeres.

Under arbeid -Side 24 Oppstilling i arkivet  Statlige brukermapper – fødselsnummer, dag, måned og så etter år og evt. personnummer.  Felles arkiv – juridisk åpning for at personmapper kan inneholde alle saker (arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 16). Men det må allikevel være et klart skille mellom arkivmateriale for statlig og kommunale saker.  Enkelte sakstyper, blant annet flyktninge- og barnevernssaker skal holdes atskilt dersom de inngår i kontoret.  Bortsetting av saker bør foretaes snarest mulig etter avsluttet sak/død.  Når bruker flytter er det fraflyttet kontor som har ansvaret for å oversende samtlige original saker fra staten til brukerens nye bostedskontor

Oppsummering

Under arbeid -Side 26 NAV-reformens hovedmål  Flere i arbeid og aktivitet, færre på stønad  Enklere for brukerne og tilpasset brukernes behov  En helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning

Under arbeid -Side 27 Omorganisering og personvern til besvær ?  Motivasjon og kompetanse for å beherske en ny organisasjonsmodell – Beherske systemer, rutiner mv  Balansere tilgjengelighet og nødvendig avgrensninger – staten tenker ”riket” og kommunen ”lokalt” – Intern organisering – Tilgangskontrollen  Ulike faglige tradisjoner – Arbeid – Trygd – Sosial

Under arbeid -Side 28 Økende grad av helhetlig tenkning  Enhetlig ledelse og organisasjonsform fremmer dette  Taushetsplikten slik vi praktiserer den er ikke til hinder for å kunne gi bruker den beste løsningen.  Riktig tilganger vil være viktig og er alles ansvar! Skarp fokus i NAV på sikkerhet og beredskap

Under arbeid -Side 29 Personvern i NAV-kontor  Post – papir og elektronisk – Motta, fordele og arkivere inngående henvendelser  Publikumsmottaket – Fysisk utforming av arealet – Venteplasser, selvbetjening, samtalerom  Oppfølgingssamtaler – Ta i mot personer med avtale  Roller og tilganger i ulike fagsystemer – Fokus på ”need to know” og ikke ”nice to know”  Informasjonsflyt og dokumentbehandling – Bruk av IKT-systemer – Behandle papirsaker – forholdet til andre enheter