- Tryggere for meg!- Enklere for oss! Hva gjør jeg hvis…. Tips til første pålogging, hvordan rette feil og viktig informasjon til oppstart

Første pålogging

DIPS-ikon Ullevål Alle PCer skrues av i løpet av helgen Ikonet skal da være tilgjengelig mandag morgen Rikshospitalet/Radium Alle Pcer som ikke har vært skrudd av i løpe av helgen må restartes

Pålogging Citrix 1. Snarveier til Citrix på PC, snarveier vil ligge på lokalt skrivebord og i start meny 2. Start av Citrix Logon DIPS 3. Pålogging med personlig brukernavn og passord

Første pålogging 1. Hvis ikke PC-en/terminalen er registrert i DIPS vil denne meldingen komme opp ved første pålogging: 2. Velg Oslo Universitetssykehus og klikk OK, terminalen er da registrert

Første pålogging Når det ikke har vært aktivert en pasient i DIPS vil noen av ikonene være «grå» Når en pasient er aktivert vil ikonene bli aktive

Innstillinger på brukerrollen 1. Gå inn på Bruker | Innstillinger 2. Legge inn default arbeidssted og labsted

Sjekke hvilken skriver som er tilkoblet 1.Gå inn på Bruker | Skrivervalg 2.Henter de skrivere som er satt opp på din PC 3.Mulig å endre ved å klikke Rediger hvis du f.eks. ønsker at Brev skal skrives ut på en annen printer NB! Lokale skriver er ikke testet opp mot DIPS og det er en mulighet for at disse ikke vil fungere mandag! Hvis de ikke fungerer så ta kontakt med Brukestøtte Spesielt må Skadelegevakten og Radiumhospitalet teste sine lokale skrivere

Oppsett mot skanner Her kan du sette opp skanneren du benytter Må kun gjøres før første gang du skal skanne

Informasjon angående E-rekvisisjon og rekvirering av prøver til MBK, Ullevål 1. Når du har fylt ut alle feltene og rekvirert analyser i DIPS, trykk lagre. Hvis laboratoriet skal komme og ta prøven, er rekvireringen ferdig Når posten selv skal ta prøven, må du gå tilbake til rekvisisjonen og trykke Etiketter. Da får du en e-rekvisisjon. Når posten tar prøven, brukes E-rekvisisjon -Skriveren som er tilknyttet må ha de nye e-rekvisisjonsarkene (IR 5028 fra Sentrallageret ). -E-rekvisisjonsarkene er blanke med etiketter på høyre side. Det trykkes strekkoder på etikettene som klistres på prøverørene. -Det er viktig at disse settes riktig på røret, strekkoden skal leses av deres analysemaskiner.

Knapperaden er borte…. Hvis knapper plutselig er borte fra et skjermbilde: - Høyreklikk og velg Vis knapperad

Informasjon angående E-rekvisisjon og rekvirering av prøver til MBK, Ullevål

Organisasjon og tilganger

Organisasjonsbegreper i DIPS DIPSBeskrivelseEksempel Avdeling ORT - Ortopedisk avdeling SeksjonKodeansvarlig fagenhetFot- og ankel kir. PostSengepost/DagpostORTS2 - Ortopedisk post 1 LokaliseringPoliklinikkORTP4 - Ortoped. pol UL

Tilganger Implisitt tilgang: betyr at det finnes registreringer i DIPS som gjør at systemet oppfatter at brukeren har behov for pasientinformasjon. Det kan for eksempel være at pasienten er innlagt på den posten den ansatte jobber på, eller at pasienten skal på et poliklinisk besøk. Det betyr også at så lenge pasienten har en aktiv henvisningsperiode på den avdelingen du arbeider på så vil all administrativ informasjon være tilgjengelig i perioden. Det som ”låses” fra når du gir time/oppmøte og fram til 7 dager før oppmøtet er journal. For å få tilgang i den må du benytte eksplisitt tilgang.

Eksplisitt tilgang/beslutte tilgang: I noen tilfeller er det behov for å gå inn i pasientens journal når det ikke finnes registreringer i DIPS som tilsier at brukeren skal ha tilgang til journal. Da benyttes beslutte tilgang/aktualisering Leger/psykologer kan beslutte tilgang til seg selv Andre faggrupper og kontor må få en kollega til å beslutte tilgang til seg MEN: ved kritiske situasjoner kan også disse faggruppene beslutte tilgang til seg selv ved å via grønnlys-ikonet sende en gul lapp til felles arbeidsgruppe Som en prøveordning gjøres det unntak fra vedtatte tilgangsprinsipper for pleiepersonell i Akuttklinikken og ved enhet Skadelegevakt Ortopedisk avdeling. Unntaket innebærer at dette pleiepersonellet får adgang til å beslutte tilgang selv.

Innleggelse Hvordan rette opp feilregistreringer

Lagt inn feil pasient 1.Klikk Vis | Innleggelse 2.Marker aktuell innleggelse og klikk Slett

Slette innleggelse psykiatri I psykiatri må man slette vedtaket før man sletter innleggelsen Gå til menylinjen Vis - Vedtaksoversikt Klikk Slett

Behov for å redigere innleggelsesbildet 1.Klikk Vis | Innleggelse 2.Innleggelsesbildet blir tilgjengelig, registreringer kan redigeres F. eks. klokkeslett inn, innleggelsesårsak ol.

Overflyttet feil 1.Klikk Vis | Innleggelse 2.Marker postopphold som skal slettes, klikk Slett 3.Overføring kan registreres på nytt 4.OBS! Hvis man skal slette en postoverflytting på en pasient og det er opprettet et dokument/diagnose, må knytningen først fjernes før oppholdet kan slettes

Overflyttet til feil post 1.Posten som oppdager feilen på kontakte avgivende post 2.Avgivende post må slette overflyttingen 3.Ny overflytting til riktig post

Skrevet ut feil pasient 1.Klikk Vis | Innleggelse 2.Marker utskrivelse/postopphold, klikk Slett utskriving 3.Utskrivelsen er da slettet

Registrert feil info ved utskrivelse 1.Klikk Vis | Innleggelse 2.Registreringer knyttet til utskrivelse kan da endres

Poliklinikk Hvordan rette opp feilregistreringer

Oppmøteregistrert feil pasient 1. Gå til «Uferdiglista» eller Ctrl+U 2. Marker pasient, klikk Slett 3. Bekreft med Ja på melding som kommer opp 4. Pasienten er nå tilbake på Oppmøtelista

Feilregistrert som «Ikke møtt» (1/3) 1. Hvis det er kjørt ut faktura, må denne krediteres først 2. Klikk Vis | Reskontro 3. Klikk Velg funksjon | Krediter faktura

Feilregistrert som «Ikke møtt» (2/3) 1. Takst må slettes i Poliklinikkskjermbildet, arkfane Økonomi 2. Klikk Sett uoppgjort, marker og Slett takst

Feilregistrert som «Ikke møtt» (3/3) 1.For å få pasienten tilbake på Oppmøtelista, åpne Uferdiglista 2.Marker pasient og klikk Slett

Journal Hvordan rette opp feilregistreringer

Skrevet notat på feil pasient (1/3) 1.Notat er skrevet på feil pasient, og dokumentet må flyttes til riktig pasient 2.Åpne aktuelt dokument, klikk Dokument | Opplysninger

Skrevet notat på feil pasient (2/3) 3. Søk opp pasient dokumentet skal flyttes til 4. Vær obs. på informasjonen i meldingen du får opp

Skrevet notat på feil pasient - sykepleiedokumentasjon (3/3) 5. Disse skal ikke flyttes til annen pasient Opprett ny versjon av dokumentet 6. Skriv inn i dokumentet: Opprettet på feil pasient Lagre og godkjenn

Sletting av dokument Melding om sletting av dokument skal sendes til Avdeling for kliniske systemer (AKS) av journalansvarlig i ePhorte AKS må kunne dokumentere bakgrunnen for ønsket sletting av dokument som er underlagt strenge regler

Arbeidsgruppe dokumenter til utskrift/diktat til skriving 1.Hvis du vil sette en fast arbeidsgruppe for dokumenter til utskrift 2.Søk opp arbeidsgruppe, høyreklikk i grått feil – lagre innstillinger

Arbeidsflyt Henvisninger og videresende feilsendte oppgaver

Feilsendt oppgaver, overføre 1.Hvis du får en oppgave i arbeidsflyt som er feilsendt, må denne videresendes til riktig mottaker 2.Marker feilsendt oppgave, klikk Oppgave | Overfør 3.Søk opp ny mottaker av oppgaven

Videresende feilsendt henvisning 1.Klikk på Viderehen. Int. i rammen Arbeidsflyt nederst 2.Feltet Avdeling blir gult. Velg riktig avdeling som ny mottaker i feltet Avdeling. 3.Klikk Tab-tasten på tastaturet. Dette oppdaterer feltene i Ny oppgave/arbeidsgruppe/merk i rammen Arbeidsflyt 4.Ved å klikke på Lagre åpnes dialogboksen under med spørsmål om du har endret til rett avdeling, klikk Ja og henvisning sendes til ny avdeling

Henvisning i flere arbeidsgrupper  En henvisning kan sendes til flere arbeidsgrupper. Kan da ligge i en arbeidsgruppe til vurdering selv om den er vurdert  Henvisning markeres og settes til Oppgave | Sett til utført

Venteliste – prioritert ryddeoppgave Vis | Venteliste| til vurdering Her ligger:  Alle henvisninger som ikke er vurdert  De som ikke er i arbeidsflyt  De som er konvertert En viktig liste, da henvisningen blant annet kan ligge i feil arbeidsgruppe

Overflytting til operasjon

Overflytting til operasjon i DIPS Aker gjør som i dag For alle andre avdelinger må pasienten postoverflyttes fra moderpost til Postoperativ –Unntak hvis pasienten ikke har behov for opphold på postoperativ AvdkortnavnAvdelingstypeLoknavnPostnavnPostkortnavnPosttype INTSomatisk kliniskUllevålPostoperativ ULINTI8teknisk (sub) INTSomatisk kliniskRadiumhospitale t Postoperativ RAINTI7teknisk (sub) INTSomatisk kliniskAkerIntensiv AKINTI5teknisk (sub) TKASomatisk kliniskUllevålHjerte-PO ULTKAI3teknisk (sub) INTSomatisk kliniskRikshospitaletPostoperativ RHINTI6teknisk (sub) GYNSomatisk kliniskUllevålGyn. postoperativ UL GYNI1teknisk (sub)

Konvertering Viktig informasjon!

Ikke godkjente journaldokumenter Gjelder journaldokumenter som ikke er godkjente ved overgang til DIPS – torsdag 16.oktober kl For alle dokumenter som har status Til Godkjenning vil det bli opprettet en arbeidsoppgave, som vil ligge i en arbeidsgruppe 20. oktober

Ikke godkjente journaldokumenter Det vil mangle informasjon i DIPS når for eksempel en Epikrise skal godkjennes –Knytning til kontakt - må gjøres for å kunne rapportere epikrisetid –Dokumentmottakere - for å få satt inn mottakere i adressefeltene, og evt. kunne sende ut elektronisk

Knytte til kontakt (1/2) 1.Åpne dokumentet via Mine arbeidsoppgaver dersom alt er ok og dokumentet kan godkjennes høyreklikk og velg Godkjenn 2.Dokument mangler knytning til kontakt står med rød skrift i godkjenningsbildet

Knytte til kontakt (2/2) 1.For å få knyttet kontakten, klikk på Dokument i meny-linjen og velg Dokumentopplysninger 2.Trykk på kikkerten ved Knytt dokument til og velg aktuell innleggelse denne epikrisen gjelder for Sannsynligvis den nederste i listen, da pasienten ikke skal ha rukket å ha hatt mange besøk ved sykehuset etter utskrivning

Dokumentmottakere (1/2) 1.Dokumentet mangler mottakere står med rød skrift med informasjon i godkjenningsbildet

Dokumentmottakere (2/2) Alt 1: Trykk på knappen Dok mott, mottakerskjermbildet kommer opp. Her hentes det inn henviser og evt. fastlege automatisk. Trykk evt. Ny for å legge til flere. Trykk lagre, knappen for godkjenning blir aktiv Alt 2: Dersom dokument ikke skal ha mottakere kan man sette en hake i feltet Dokumentet skal ikke ha noen mottaker -> knappen godkjenn blir aktiv

Henvisning – Ukjent henviser (1/2) 1.Det kan forekomme at henvisninger er konvertert med ukjent henviser –Vil da ha rekvirentkode XUKJ….. f. eks. XUKJOUSPD 2.Dette vil man se i Konsultasjonsbildet:

Henvisning – Ukjent henviser (2/2) For å finne informasjon om henviser kan man se på henvisningen i F7-bildet - åpne henvisningen og se under Admin. Merknad Eller man kan se på skannet ekstern henvisning i journalen Ctrl+O eller Rett opp til korrekt henviser i Konsultasjonsbildet

Vedtak og konvertering I DIPS må §2-3 Frivillig registreres som et vedtak under formalia I PasDoc har det ikke vært krav om registrering av §2-3 Hva betyr dette:  Det vil være et automatisk generert merknad i DIPS på pasienter ved frivillig innleggelse i psykisk helsevern  Denne må etterregistreres i DIPS

Psykiatrisk vedtak Vær også oppmerksom på at alle pasienter med en aktiv tvangsbehandling må man legge inn gyldig vedtaksansvarlig ved oppstart Her ser man også et eksempel på vedtak som må etterregistreres

Timebok - konvertering Alt som ikke er innmeldt som ressurser før oppstart, og som har hatt en timebok med aktivitet i avgivende system – vil ikke være tilgjengelig i DIPS 20. oktober Alle pasienter vil uansett stå i en oppmøteliste Nye navn på ressurser blir sendt ut til ledere på avdelingsnivå og alle som har vært på timebok-kurs  Eksempel gammelt navn: SÅRSYKEPLEIER  Eksempel nytt navn: (ORTSSPLUS) ORT SÅRSYKEPLEIER ULLEVÅL Planlegges Workshops for timedefinering etter oppstart  Se Læringsportalen

Filtrering av lister

Sengepostlista Ser du all informasjon i sengepostlista? –Vær obs. på om du har noen filter på i sengepostlista

Oppmøtelista Ser du all informasjon i oppmøtelista? –Vær obs. på hvilke utvalg du har på i oppmøtelista

Ring brukerstøtte hvis….

….du mangler tilganger Hvis du opplever feil med din DIPS-tilgang –Mangler sengepost du jobber på –Mangler journalgrupper og/eller dokumenttyper –Tilgang til feil organisasjonsenhet –Ikke får utført arbeidsoppgaver i DIPS  Mangler funksjoner/knapper –Gjelder dette flere brukere på avdelingen?

…ikke får tatt oppgjør på poliklinikk 1.Knappen Nytt oppgjør er inaktiv etter du har satt inn takster 2.Ring Sykehuspartner og få koblet din PC til korrekt «kontantkasse» 3.Oppgi navn på poliklinikk du jobber og om du sitter på PC tilkoblet bankterminal eller ikke

Lesemodus avgivende systemer Avgivende systemer er tilgjengelig for alle brukere i Lesemodus 6 måneder etter oppstart

Lykke til!