Agenda «MATRISEMØTE» onsdag 11. juni 2014 Styret ønsker alle velkommen til vårt ½ årsmøte kalt MATRISEMØTE Datoonsdag 11. juni 2014 KL19:00 – 22:00 Sted:Klubbhuset Inviterte: Alle styremedlemmer i RIL Hovedlaget Alle styremedlemmer i hver særavdeling Aktuelle medlemmer i RIL (som er aktuelle å være med i de enkelte utvalg i matrisemodellen Alle deltagere skal på forhånd lage sin versjon (se på sidene 4 – 13 i denne invitasjon for eksempler) på sitt utvalg:  Ansvarsområde / rollebeskrivelse  Mål / ambisjoner  Rapportering (når)

Agenda «MATRISEMØTE» ons 11. juni 2014 Status hos alle styrene Gjennomgang av «RIL matrisemodellen overordnet» Inndeling i utvalgsgrupper Utvalgsgruppearbeid med hovedmål å fullføre underliggende punkter; Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når) Presentasjon fra hver utvalgsgruppe Fastsettelse av videre framdrift på «RIL Matrisemodellen»

Matriseorganisasjon fra 2014 Organisasjonskart Økonomiutvalg Web & It utvalg Markedsutvalg Sportslig utvalg Bane & anleggsutvalg Adm.(sekretær) & politiattest utvalg FaggrupperRanheim BreddefotballRanheim HåndballRanheim FriidrettRanheim AllidrettRanheim Fotball ToppRanheim Sykkel Hus utvalg Ung RIL-LEDER Medlemsutvalg LederutvalgHelge FlaatheNina B. AntonsenRune HellandsjøAnne MarstadRune VenåsOlav S. Sandvik

4 Lederutvalg Ansvarsområde/rollebeskrivelse Mål/ambisjoner Rapportering (når)

5 Økonomiutvalg Ansvarsområde/rollebeskrivelse Mål/ambisjoner Rapportering (når)

6 Web & IT Ansvarsområde/rollebeskrivelse IT-ansvarlig i RIL skal være leder for RIL- IT. RIL-IT skal være et forum der hver særidrett kan være representert med et medlem som er ansvarlig ovenfor egen idrett. RIL IT skal bistå særidretter slik at de til enhver tid skal ha en IT-kontakt og en webmaster for sin idrett. IT-kontakt i hver særidrett skal sørge for at det til enhver tid finnes en webmaster i særidretten. Webmaster skal være ansvarlig for design av websidene til egen særidrett og publisere informasjon på bakgrunn av ønsker (godkjenne innhold). RIL-IT skal sørge for at det blir avholdt arbeidsmøter/kurs hos alle særidretter slik at lagledere og andre roller kan bruke RILS IT-verktøy godt. Mål/ambisjoner RIL-IT skal sørge for en optimal utnyttelse av de IT-verktøy som idrettslaget har anskaffet, samt kontinuerlig vurdere de beste løsninger for laget og foreslå endringer dersom behov. RIL IT skal også bistå særidretter i publisering og tilgjengeliggjøring av rutiner. RIL IT skal, inntil rutinen er selvgående, sørge for å Rapportering (når) IT-kontakt skal rapportere til forumet ved endringer av webmaster og gap på bruk av løsning i forhold til ambisjon. RIL-IT forum rapporterer til RIL styremøter. Det rapporteres på følgende: Status på kurs og opplæring (avholdte, planlagte) Endringer i planer og organisering Spesielle forhold ved IT løsninger i

7 Markedsutvalg Ansvarsområde / rollebeskrivelse Være kontaktpunkt mellom RIL Hovedlag og lagkontakter ang sponsing og markedsaktiviteter Påse at klubbens sponsor og innkjøpsavtaler blir fulgt. Informere alle lagkontakter om gjeldene avtaler/sponsorater. Være en aktiv part i forhandlinger av nye sponsoravtaler og samarbeidsavtaler. Bistå lag/lagkontakter og særavdelinger vedr. spørsmål om lokale lagssponsorer. Informere alle medlemmer i RIL om gjeldene innkjøps- og rabattavtaler klubben har. Samle inn og arkivere lagsavtaler ( for eksempel fra eksterne sponsoravtaler ) Utarbeide felles mal/beskrivelse av avtaler med lagssponsorer. Passe på at sponsorer får riktig profilering. ( Draktbruk, reklameplass o.l ) Ha tett dialog med sponsorer og passe på at RIL følger sine forpliktelser av inngåtte avtaler. Mål / ambisjoner Forbedre dialog mellom Hovedlag og lakskontakter Kvartals info ut til særavdelinger Påse at alle lag og medlemmer kjenner klubbes avtaler (innkjøp og sponsor ) Forbedre informasjonsflyt mellom lag og hovedlag Lage standard avtaler som brukes mot eksterne lagsponsorer. Informere eksterne/ekstra lagsponsorer om gjeldende regler for sponsor Rapportering (når) Til styret i Hovedlag ved endringer i inngåtte avtaler Status utarbeides 1 gang pr kvartal.

8 Sportslig utvalg Vedlikeholde og utvikle klubbens strukturplan, videreutvikle særidrettens retningslinjer. Hjelpe og tilrettelegge for trenere med tanke på planlegging av sesongen og gjennomføringen av samlinger, sørge for at trenerne forholder seg til særidretten sine retningslinjer. Gjennomføre mål og evalueringsprosesser. Kartlegge utdanningen til Ranheims trenere og stimulere til at flest mulig får gjennomført særforbundets grunnutdanning. Bygge opp øvingsutvalg via trenerforum slik at Ranheim IL etter hvert har sin egen øvelsesbank disponibel for sine trenere. Koordinere og samarbeide med andre ressurser som finnes i Ranheim IL og knytte andre aktuelle ressurser til klubben etter behov i samarbeid med styret. Innstille trenere til særidrettens Styret. Melde på lag til serier som arrangeres av Region Midt-Norge og nasjonale serier. Være et bindeledd mellom foreldre og trenere i konfliktsituasjoner.

Faggruppe Bane & Anlegg Ansvarsområde / rollebeskrivelse Sammen med administrasjon følge opp krav som pålegges… Følge opp fremtidige behov for baner og anlegg og fasiliteter for toppfotball bredde fotball, bredde idrett, bredde handball og administrasjon Føle opp samarbeid og bruk av baner. Standard Følge opp behov for administrasjon. Strategiske planer Vedlikeholdsplaner Mål / Ambisjoner Sikre at vi har nok baner til alle grener. Også nye avdelinger Opprettholde god standard på eksisterende baner Vurdere nye behov og følge opp med forslag på gode løsninger for eksisterende baner og nye baner Følge opp strategi for rette baner for topp idrettsutøvere. Ny bane for topp idrettsutøvere innen friidrett – Landsdelsarena eller riksanlegg for friidrett som kan samkjøres med bane2 fotball i byen. Strategi for Ranheim 20 til innbyggere. Fremtidige ny elver bane med tribune. 2 nye elver baner, 2 nye syverbaner, vurdere 4-8 innendørshaller for særidretter. Nytt areal for alternativ for miljøhus. Ny plassering eller nye lokaliteter Lage strategisk plan 10 år. Forslag til tiltak 2014 Jobbe aktivt for på få på plass ny Handballhall, løpebane og nytt areal. Følge opp utvidelse av baner, nytt areal. Bane behov som gir strategiske område behov.

10 Adm. (Sekretær)og politiattester Ansvarsområde / rollebeskrivelse Være hovedstyrets sekretær og ansvarlig for politiattester : Føre protokoll over alle styremøter, medlemsmøter og årsmøter Kopiere og sende styrereferat til medlemmene av hovedstyret, samt publisere den på nettsidene til laget. Sørge for at alle politiattestene som er innhentet sendes til godkjenning, samt føre lister over hvem som har levert, sendt og fått godkjent politiattest. Mål/ ambisjoner Sikre at idrettslagets referater er tilgjengelige på nettsiden, slik at alle medlemmene, til en hver tid kan holde seg orientert om styrets arbeid. Etablere god systemer for innhenting av politiattester, slik at Ranheim Idrettslag følger Norges Idrettsforbunds lover og regler. Sikre at særidrettene følger opp innhentingen og kontrollen av listene for sine ledere og ansvarlige for barn og idrett. Forslag til tiltak for 2014 Sikre at alle særidrettene publiserer protokoller på egne nettsider. Rapportering (når) Månedlig rapportering hovedstyret. (hvert styremøte).

11 Husutvalg Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når)

12 Ung RIL-leder Ansvarsområde / rollebeskrivelse Mål / ambisjoner Rapportering (når)

13 Faggruppe: medlemsregister Ansvarsområde / rollebeskrivelse Være hovedstyrets medlemsregisteransvarlig. Herunder: Sammen med Administrasjonsansvarlig og systemleverandør sørge for effektive rutiner for oppdateringer av medlemsregister og kontaktregister. Følge opp systemleverandøren av i forbindelse med endringsønsker og eventuelt nye behov Ved behov arrangere kurs sammen med it-ansvarlig/økonomiansvarlig for kasserere/oppmenn for korrekt og sikker oppdatering/lagring av registrene, Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på å ivareta idrettsforbundets og idrettslagets krav til registrering Mål / ambisjoner Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på å ivareta idrettsforbundets og idrettslagets krav til registrering Sikre at idrettslagets medlemsregister fungerer med hensyn på gode løsninger for automatisert utsendelse av medlemskontingent, treningsavgifter, lisenser, egenandeler med mer. Sørge for utfakturering av medlemskontingent etter oppdaterte medlemsregister senest 1 uke etter at ordinært årsmøte har vedtatt kontingentstørrelse. Påfølgende purring skal skje senest 10 dager ette første forfallsdato. 2.gangs purring skal skje gjennom kassererne/oppmenn i særidrettene med dertil varsel om utestengelse av RIL. Sikre at idrettslaget innehar kontrollrutiner for ovennevnte punkter knyttet til økonomiske forpliktelser medlemmene har. Sikre enkel tilgang til registeret for sær-idrettenes kasserere og hovedstyrets medlemmer (behovsstyrt tilgang) Å få systemet optimalt systemet slik at frivillige utenom administrasjonsansvarlig og kasserere i sær-idrettene skal være overflødige Forslag til tiltak for 2014 Etablere en instruks for administrasjonsansvarlig, styrets medlemsregisteransvarlig og kassererne i håndball, fotball, friidrett og all-idrett for optimal utnyttelse av dagens system. Gjennomføre kurs i bruk av web-løsningen for administrasjonsansvarlig, representant fra hovedstyre og alle kassererne i sær-idrettene mars/april og august/september, også for å ha felles forståelse av systemet i de ulike særavdelingene Rapportering (når) Månedlig rapportering av antall medlemmer til hovedstyret. (hvert styremøte) I samråd med økonomiansvarlig rapportere om utestående beløp som er fakturert gjennom systemet.