Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Signe Marie Bjordal - Januar 2005 Elektronisk behandling av inngående faktura.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Signe Marie Bjordal - Januar 2005 Elektronisk behandling av inngående faktura."— Utskrift av presentasjonen:

1 Signe Marie Bjordal - Januar 2005 Elektronisk behandling av inngående faktura

2 Innføring av elektronisk fakturabehandling Sentral fakturaadresse Bestillerrollen Kritiske punkt for å lykkes Hensikten med bestillerkoden Ditt personlige arkiv i BasWare Ny arbeidsflyt Hensiktsmessig organisering Bestiller - Attestant - Anviser – Regnskap Brukertilgang og rettigheter i BasWare Fast/midlertidig stedfortreder - Påminnelser Fakturabehandlingsprosessen Bestiller/attestantens ansvar Anvisers ansvar Sendealternativer i BasWare Dessuten…. Feiladresserte fakturaer fra leverandør Feil firma Kreditnota Hvilke bilag skal behandles i BasWare Brukerstøtte ved Regnskapskontoret IT- sikkerhet

3 Fra og med den skal UiB og Unifob behandle alle inngående fakturaer elektronisk –De andre randsonene begynner etterpå – i februar? skal alle fakturaer sendes til sentral fakturaadresse Adressen til UiB er: Adressen til Unifob er: Universitetet i BergenUnifob AS Regnskapskontoretc/o Universitetet i Bergen Postboks 7800 Regnskapskontoret 5020 BERGEN Postboks BERGEN Ved bestilling må fakturaen ALLTID merkes med Bestillerens kode og eventuelt bestillers navn

4 Fra og med den Bestillingsfullmakt gis til et begrenset antall Bestillere (Jfr. Styresak 80/04 – Profesjonalisering av Innkjøp v/Uib) BESTILLINGSFULLMAKTEN - gis av person med budsjettdisponeringsfullmakt - gis kun til 2 – 4 personer pr enhet - skal angi hvilke grenser den er gitt innenfor - skal være skriftlig – arkiv Regnskapskontoret - fornyes hvert år Alle bestillinger skal kanaliseres gjennom Bestiller En Bestiller plikter å være lojal overfor UiBs innkjøpsavtaler

5 ….skal sendes skriftlig til leverandør Dermed sikrer vi oss at leverandør får riktig -fakturaadresse -leveringsadresse -merking av faktura - Bestillerens kode og evt. navn på Bestiller DET KRITISK PUNKT for å få til en smidig elektronisk fakturabehandling er at faktura merkes med BESTILLERENS KODE og evt. NAVN En bestilling..

6 ….vi ber leverandøren merke fakturaen med er at BasWare skal finne.. …f ørste fakturamottaker når faktura skal sendes faktura ut til enhetene Første Fakturamottaker bør være Bestiller/bestillerne ved enheten Bestillerkoden fungerer som en ”merkelapp” på den enkelte Bestiller Er Bestiller knyttet til flere enheter bruker kun en kode Denne koden er kun knyttet til et brukerregister i BasWare og har ingen betydning for hvor dere senere skal kontere/utgiftsføre fakturaen Hensikten med bestillerkoden.. Skannet faktura i BasWare /2310XX – en eller flere bestillere på Eia /2170XX – en eller flere bestillere på Pøa Første fakturamottaker i BasWare (enhetene): Regnskapskontoret:

7 Hver BasWare - bruker har sitt PERSONLIG ARKIV fakturaen må ha vært innom deg for at du skal ha den i ditt PERSONLIG ARKIV -Det er nok at den er sendt til deg på ”informativ sirkulasjon” dvs. at du har fått en kopi Ditt personlig arkiv i BasWare..

8 FØRSTE FAKTURAMOTTAKER = BESTILLER Alt 1. Alle bestillere ved en enhet mottar alle fakturaer - alle bruker samme kode (eks ) - utsendelsen av faktura blir merket med ”Kun en mottaker trenger å behandle” Da vil -alle 3 få alle faktura tilsendt, men kun en trenger å behandle fakturaen -alle kunne behandle alle fakturaer (være vikar for hverandre) -alle vil få de samme fakturaene i sitt personlige arkiv Organisering første fakturamottaker (1/2)..

9 FØRSTE FAKTURAMOTTAKER = BESTILLER Alt 2. Hver bestiller ved en enhet mottar hver sine fakturaer - Bestiller må ha forskjellig kode (eks , , ) - NB. Enheten må ha backup-rutiner ved fravær Da vil -kun en bestiller få faktura tilsendt til behandling -en ved fravær måtte melde inn stedfortreder -alle vil ha forskjellige personlige arkiv Organisering første fakturamottaker (2/2)..

10 Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer Bestiller Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings- myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer Attestant Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller Dette kan med fordel være samme person som Bestiller Rekvirent Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov Ansvars- og myndighetsavklaringer

11 Roller og rettigheter i BasWare: Bestiller/Attestant -Bestiller og Attestant gis like rettigheter i BasWare -kan både kontere og attestere -kan kontere på alle segmentverdier – ingen begrensninger på sted -Første Fakturtamottaker/e? -> må i så fall registreres med 6-siffret kode i BasWare - Anviser -skal ha ”siste hånd” på behandling av en faktura -kan kun anvise på gitte stedkoder – jfr. budsjettdisponeringsfullmakt Den enkelte bruker i BasWare opprettes av vår systemadministrasjon eller Ingeborg Fredheim tlf. Rutiner: Brukertilgang og rettigheter i BasWare..

12 Fast Stedfortreder: Alle brukere kan legges inn med en fast stedfortreder Stedfortreder må ha samme rettighetene som den en skal være stedfortreder for -Ubehandlede fakturaer blir automatisk sendt videre til stedfortreder etter 14 dager Fast stedfortreder legges inn i BasWare av vår systemadministrasjon eller Ingeborg Fredheim tlf. Rutiner: Fast stedfortreder i BasWare..

13 Purringer – påminnelse: Dersom fakturaer blir liggende ubehandlet i mer enn 7 dager -sender BasWare en påminnelse/purring på e-post kl. 14:00 -Evt. videresendes til Fast Stedfortreder etter ytterligere 7 dager Midlertidig stedfortreder ønsker du en raskere fakturabehandling kan du selv styre det ved å -fraværsmarkere deg i ’Brukerinnstillings’ – mappen (fra - til på dato) -legg inn stedfortreder (velg navn på stedfortreder fra brukerliste) -Hvordan? - se egen foil senere i det andre heftet Purringer/påminnelser vil bli sendt..

14 Skanning og tolking av papirfaktura Import av faktura til BasWare Fakturakontroll og distribusjon Anvisning Suttkontroll og Overføring til OF Kontering og attestasjon Bokføring og remittering i OF Preprosessering Fakturabehandlings- prosessen (overordnet beskrivelse) Regnskap Sluttbruker Automatisk Manuell i BasWare

15 Fakturaprosessen –i tekst: 1.Innføring av sentralt fakturamottak: - Én fakturaadresse for hele UiB - Regnskapskontoret skanner faktura med vedlegg inn i et eget verktøy - Alle aktuelle fakturadata blir registrert 2.Innføring av elektronisk fakturaarkiv: - ”Papirversjonen” av faktura arkiveres ved Regnskapskontoret (3 år) - Faktura m/ vedlegg vises som bilder i programvaren - Bildet kan søkes frem ved behov - Oversikter som gir status for den enkelte faktura - Vedlegg av egne filer/vedlegg kan knyttes til faktura 3.Innføring av elektronisk saksbehandling av inngående faktura: - Fakturaene oversendes til første fakturamottaker på den enkelte enhet for behandling og godkjenning - Melding gis via e-post kl hver dag - Godkjennere logger seg på systemet for å kontrollere, kontere, attestere og anvise - Fakturaen ”returneres” til Regnskapskontoret - Fakturaene blir overført til Oracle 11i - Regnskap bokfører og betaler fakturaene

16 Fakturaprosessen – den optimale Bestiller = Attestant Faktura skannet i BasWare på Regnskap Første fakturamottaker/ Bestiller Fakturakontroll - Kontere - Attestere Anviser 2160XX Fakturakontroll - Anvise Første fakturamottaker/ Bestiller Fakturakontroll - Kontere - Attestere Første fakturamottaker/ Bestiller Fakturakontroll - Kontere - Attestere Anviser 2170XX Fakturakontroll - Anvise E-post- melding kl. 14:00 Retur til Regnskap -Overføres OF

17 1.Fakturakontroll –riktig firma (UiB, Unifob, Ilab, NSD)? –riktig leverandør? –riktig fakturanummer? –riktig fakturabeløp? –riktig forfall? –riktig KID? Gjør en kontroll mellom ’BILDE’ og ’FAKTURAINFORMASJON’ - i ’Grunnlagsdata’ Ansvar (1/4)- Bestiller/Attestant

18 2.Kontroll mot varemottak –kontroll mot intern REKVISISJON (= skriftlig bestilling) –kontroll mot varemottak og/eller pakkseddel Gjøre en kontroll mellom FAKTURA og VARELEVERING - iht interne rutiner for arbeidsflyt (lederansvar) Ansvar (2/4) - Bestiller/Attestant

19 3.Kontere fakturaen - angi hvor utgiften skal belastes/ evt. iht konteringsanvisning på REKVISISJON - firma, art, prosjekt, sted, analyse, aktivitet - evt. mva obligatoriske felt m/verdier i BasWare: firma, art, sted felt som kan ha blanke/ingen verdier: prosjekt, analyse, aktivitet, mva blank = ’000000’ gjelder altså segmentene prosjekt, analyse, aktivitet og mva Tips: lag ’konteringsmaler’ Du kan lage dine private konteringsstrenger – du slipper å taste hele kontostrengen hver gang, bare hente frem en forhåndsdefinert mal Ansvar (3/4) - Bestiller/Attestant

20 4.Attestere faktura attestant skal påse og bekrefte for at fakturaen - har vært igjennom de nødvendige kontroller (grunnlags- og varemottakskontroll) - er kontert iht. til de føringer som er lagt for utgiftsføring (tilrettelagt av leder) sende videre til anvisning - det kan være flere anvisere; for eksempel kontorsjef og stedfortreder - eller til Universitetsdirektøren - sendes i så fall til Cecilie Ohm Liste over anvisere vil bli lagt ut på hjemmesiden vår Ansvar (4/4) - Bestiller/Attestant

21 Ansvar - Bestiller /Attestant – hvis ikke samme person … Bestiller/første fakturamottaker: - Motta faktura, får melding på e-post fra Regnskap kl. 14:00 daglig - Kontrollere mot bestilling - Kontrollere mot varemottak - Evt. angi deler av kontostrengen (analyse/prosjekt) - Videresende faktura til attestant Attestant: - Fakturadatakontroll: riktig leverandør, fakturanummer, fakturabeløp, forfall etc. - Legge inn forslag til kontering - Siste kontroll/korrigering av fakturadata og kontering - Attestere faktura og sende videre til anvisning

22 1.Anvise faktura anviser skal påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Dvs.: - siste kontroll på fakturainformasjon - riktig firma, leverandør, beløp, etc? - ihht. avtaler og budsjettfullmakter - kontrollere at fakturaen er belastet riktig konto - kontroll av kontering/kontokombinasjon NB. Hak av /anvis hver enkelt konteringslinje 2.Bekreft og send til Regnskap Ansvar (1/1) - Anviser

23 motta faktura for alle enheter (sentral fakturaadr. : UiB, Regnskapskontoret) skanne faktura sende faktura ut til første fakturamottaker (som får melding på e-post) følge opp ’sirkulasjonen’ av faktura - rette feil på faktura som kommer i retur - omdirigere faktura - annullerer faktura -> dvs.: ’overvåker’ og bistår i behandlingsprosessen overføre ferdig behandlede faktura til OF 11i postere faktura betale faktura ved forfall Ansvar (1/1) - Regnskapskontoret

24 Hvis du finner feil med fakturaen… Fakturaen er ikke din - ’Returner’ fakturaen til Regnskap og be dem videresende - ’Videresend’ den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - feil firma, leverandør, beløp etc.. - ’Returner’ fakturaen til Regnskap det er kun Regnskap som kan rette ’grunnlagsdata’ HUSK - ’KOMMENTAR’! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i ’Kommentar’ - feltet

25 Sendealternativer i BasWare (1/2) ’Returner’ faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur ’Videresend’ faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk – hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’ Sett faktura i ’Behandlingsmodus’ faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Sett i behandlingsmodus’ ’Angi informativ sirkulasjon’ faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling – som en kopi - mottakter trenger kun å kvittere for at den er sett

26 Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Legg musepekeren på fakturabildet – øverst til venstre Det kommer opp en knapperad med 4 valg Velg 3. knappen – en konvolutt Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg ’Be om annullering’ Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. Send til ’Anvisning’ faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare Hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle Sende på ’Sidestep’ Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar Sendealternativer i BasWare (2/2)

27 Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok neste morgen - data overføres rapportbasen neste natt - i Discovererrapportene 3. dag - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i ’Kommentar’ - feltet i ’Fakturaloggen’ Ferdigbehandlede fakturaer

28 Feiladresserte fakturaer fra leverandør Fakturaer som kommer med feil fakturadresse - til enhetene 1. Påfør første fakturamottakers/bestillerens kode 2. Send fakturaen i internposten til ”Regnskap – skanning” NB. Se krav til Bilag 3. OG - i tillegg: Send kopi av standardbrev til leverandør med melding om at UiB har fått ny fakturaadresse

29 Bruk binders - ett pr. bilag (ingen stifter) KODEN til første fakturamottaker/bestiller skrives på første side av bilaget Kvitteringer tapes på A4-ark tapes både oppe og nede – ikke bruk limstift! Post merkes: ”Regnskap - skanning” Dette gjelder alle bilag som skal skannes - dvs.: - Fakturaer som er sendt til enheten i stedet for til sentral fakturaadresse - Personfaktura – refusjon av at utlegg til ansatt, studenter, andre Krav til innsendte bilag (til Regnskap):

30 HOVEDREGEL 1.Ta kontakt med leverandør – be om ny faktura utstedt til riktig firma 2.Den feile fakturaen må annulleres i BasWare 3.Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret Bruk knappen ’Be om annulering’ Skriv kommentar om hvorfor du ønsker fakturaen annullert ’Send til Regnskap’ Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås FEIL FIRMA – hva gjør vi?

31 HOVEDREGEL 1.Hold faktura igjen til kreditnota kommer 2.Begge gjøres opp samtidig 3.Regnskap foretar motregning ved oppgjør GJØR FØLGENDE i BasWare: Sett fakturaen i ’Behandlingsmodus’ Legg ved Kommentar på hvorfor faktura er trukket ut av sirkulasjon/lagt til side Send kommentaren på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv Når Kreditnota kommer oppheves ’Behandlingsmodus’ på fakturaen Behandle begge samtidig og overfør til Regnskap UNNTAK (aktuelt dersom fakturaen har betydelig større beløp enn kreditnotaen) 1.Behandle faktura på vanlig måte 2.Behandle Kreditnota når den kommer 3.Regnskapskontoret tar seg av oppgjør av Kreditnota GJØR FØLGENDE i BasWare: Behandle fakturaen som vanlig Legg ved Kommentar på at du venter på kreditnota Send kommentaren på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv el. når du videresender den til ny bruker Behandle kreditnota som vanlig når den kommer KAST ALDRI EN FAKTURA eller KREDITNOTA! GJØR KLARE AVTALER MED LEVERANDØR! KREDITNOTA – hva gjør vi?

32 Hvilke bilag.. …skal skannes og behandles elektronisk i BasWare: Innenlandske fakturaer Personfakturaer – refusjon av utlegg Utenlandske fakturaer Bilag som skal lønnsinnberettes må fortsatt sendes til Lønnskontoret

33 Brukerstøtte og info Løp-meldinger vil komme Vår vanlige brukerstøtte vil gjelde - Selve bilagsbehandlingen: - Det mer spesielle/generelle: Brukerstøtten LØP-hjelp: tlf Det systemtekniske: vår systemadm.: hjemmeside på PØA:

34 - og så gjentar vi oppfordringen: Slutt å ta kopi av bilag!

35 - og så gjentar vi oppfordringen: Skriv ’KOMMENTARENE’ dine i BasWare! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig – kommentar og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle

36 IT- sikkerhet …husk alltid å: Logge deg ut – når du går for dagen Låse skjermen - når du ikke sitter ved PC’en


Laste ned ppt "Signe Marie Bjordal - Januar 2005 Elektronisk behandling av inngående faktura."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google