Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014."— Utskrift av presentasjonen:

1 Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra

2 HRM - Hva har vi gjort? • Gjennomført 4 dager med opplæring • Konvertert personalia for ca. 800 ansatte • Lagt inn stilling på samtlige….. • Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn • Lagt inn kontering på ALLE, dvs. ansvar og funksjon og ev. wbs

3 HRM - Hva skjer i nær fremtid? • Testlønn kjøres i slutten av november • Siste års sykefravær skal konverteres over i slutten av desember/begynnelsen av januar • E-postadresser på ALLE ansatte skal legges inn (it-avd hjelper med dette) • Kontering på utvalgte tjenestesteder kvalitetssikres med tjenesteleder

4 HRM - Konsekvenser for tjenesteleder/ansatte • Elektronisk lønnsslipp til alle fra (med noen unntak) • Nytt format på lønnsslipp – skal være lettere å lese • Nye ansattnr – fra fem til fire siffer • Nye lønnarter for variabel lønn (oversikt kommer) • Årsakskoder erstattes av artskonto • Km-godtgjøring blir utbetalt med lønn og synlig på lønnsslipp

5 HRM - Tidsfrister? • Innlevering av timelister som skal utlønnes i januar ( ) innen • Overføring av ferie som tidligere, begynnelsen av desember. • Registrering av E-postadresser for de som ikke har jobb/kommune mail:

6 Fakturering - Hva har vi gjort? • Opprettet varenummer – Det vil si at alle varenr som kommer fra forsystemer, blir de samme i Visma. – Alle nye varenr som opprettes i forsystemer må det gis melding om til økonomiavd slik at de blir opprettet i Visma. – Det må oppgis: varenr., varetekst og tilhørende kontostreng.

7 Fakturering - Hva skal vi gjøre i nærmeste fremtid? • Gå på kurs • Definere faktura-utseende • Teste, teste, teste

8 Fakturering – Konsekvenser for tjenesteledere/tjenestestedene? • Normalt skal de som bruker forsystemer ikke merke noe. Men bør forvente at ikke alt fungerer som det skal ved første fakturering. • Være behjelpelig med å rette eventuelle feil. • De som fakturerer direkte i Erv i dag vil få endringer i måten å gjøre dette på. • Opplæring vil bli gitt. • Vær tålmodig! Husk at alt kan ta lengere tid!

9 Fakturering – Frister som tjenestelederne skal forholde seg til? • Fristdatoer for fakturering er ikke satt ennå. • Det er viktig å være helt ajour med faktureringen, spesielt tilfeldig fakturering. Vi må forvente at det vil bli en periode med stopp av fakturering i gammelt system før dette kan starte opp i nytt system. • Bistå med informasjon/beredskap ovenfor brukere ved overgangen…

10 Fakturering - Nyheter • eFaktura i tillegg til avtalegiro • Visma virker så langt som et logisk system som er brukervennlig. Fakturering – Nyheter

11 «Økonomi-området» - Hva har vi gjort ? • IKKE konvertert over historiske data • Lagt inn grunndata; kontoplan, mva-koder, leverandører • Lagt inn konteringsregler og begrensninger, bl.a: o Hvilke ansvar og prosjekt den enkelte har tilgang til å kontere/attestere/anvise på o Hvilke funksjoner som kan brukes opp mot gitt ansvar o Gyldige mva-koder pr art • Det blir noen endringer i kontoplanen…

12 Kontoplan • Har ryddet i arter og wbs • Noen arter utgår – noen arter kommer i tillegg… • Noen endringer i ansvar (skole felles og bh felles) • Noen nye ansvar for å skille ordinær mva og momskompensasjon • Tar med oss kun de wbs’ene som skal være i bruk fra oppstarten i Visma

13 Kontoplan forts. • Kontostreng i dag: • Ny kontostreng i Visma:

14 Kontoplan forts. • Art (6 siffer) skal fortsatt være bygd opp av: o siffer nr 1 : klasse (0=investering, 1=drift) o siffer nr 2-4: KOSTRA-art o siffer nr 5-6: intern nummerering (pga f.eks mva, rapporteringsbehov mm) • Wbs blir splittet i to: o Prosjekt drift: ved bruk av driftsart KAN (noen ganger MÅ) man bruke «prosj drift» o Prosjekt investering: ved bruk av investeringsart MÅ man bruke «prosj invest»

15 Budsjett 2014 • Budsjettforslagene er satt opp på dagens kontoplan • Elin tar ansvar for å ‘konvertere’ til ny kontoplan i Visma

16 Fakturabehandling (inngående fakturaer) • Har tatt tilbake jobben fra Ringerike kommune – vi sender fakturaene ‘på flyt’ til godkjennerne selv • Inngått avtale med Itella om skanning av inngående fakturaer fra og med oppstart i Visma o Blir ny faktura-adresse fra xx.xx.2014 o Det vil komme nye krav til merking av fakturaer som MÅ oppgis til leverandør ved bestilling av varer/tjenester o Blir sendt informasjonsbrev til leverandører om endringene o Blir lagt til rette for e-faktura • Dere vil få opplæring…

17 Tilganger og opplæring • Bente, Elin og Aleksander jobber med brukeradministrasjonen – legger opp til å videreføre de fullmakter som gjelder i ERV (fakturaflyt, lønn/personal, økonomirapporter) • Vil få informasjon etter hvert som man skal inn på løsningen i januar • Legger ut enkle brukerveiledninger etter hvert som løsningene skal tas i bruk (inntrykk så langt at brukerterskelen er lav)

18 Tilganger/opplæring forts. • Vi vil teste tilganger og brukerveiledninger i samarbeid med noen av dere • Opplæringsbehov vil bli vurdert løpende… • Drevne på å godkjenne fakturaer elektronisk… o Når vi selv har fått opplæring fra Visma så utarbeider vi en detaljert brukerveiledning som dere kan bruke når dere skal godkjenne fakturaer i Visma o Kontaktpersoner i fbm fakturagodkjenning i Visma blir i første omgang Mimoza og Elin (frem til årsoppgjør 2013 er avsluttet)

19 Intranett-side kommer… • Kontoplan o Arter til bruk i fakturabehandlingen (inngående fakturaer) o Arter til bruk i lønn (timelister, reiseregninger mm) o Prosjekt drift: 4-serien, 5-serien, 9-serien o Prosjekt investering: 0-serien o etc • Brukerveiledninger o Godkjenning av inngående fakturaer o Spørring regnskap/budsjett o etc

20 Tidsfrister? • Siste frist for godkjenning av inngående fakturaer i ERV: 24. januar kl 15:00 (siste ERV-faktura blir skannet og sendt på flyt i løpet av 23. januar…) • Inntekter som gjelder 2013? Dersom det ikke faktureres via Komfakt/ERV – husk at vi på regnskap skal ha kopi av krav/tildelingsbrev el. Frist: skal ligge i posthylla til Berit/Bente senest 24. januar kl 15:00

21 Hjelp oss – ved å være ajour… • holde dere månedlig ajour – lønnsgrunnlag, fakturagodkjenning, grunnlag for fakturakrav… • sjekk konteringslister lønn og gi tilbakemelding til lønningskontoret om feil (ansatt info og kontering) så snart som mulig • ta regnskapskontroller – er det brukt riktig art, ansvar, funksjon, evt wbs, mva-koder – gi oss tilbakemelding om evt feil så snart som mulig • savner dere noen inntekter i regnskapet? – ta kontakt med den som fakturerer for din avdeling så snart som mulig


Laste ned ppt "Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google