Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektadministrasjon PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektadministrasjon PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektadministrasjon PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010

2 Prosjektadministrasjon PA Kurs / opplæring PA teorikurs (1 dag) Demo/tastekurs (halv dag) –Oppretting av prosjekter, aktiviteter, godkjenning, budsjettering Faktureringskurs (2timers) Pc-stue (hver uke) Åpent verksted med oppretting av prosjekter, budsjettering inkludert hjelp & veiledning

3 Prosjektadministrasjon PA Agenda Del 1 –Hva er PA –Hvorfor PA –Hvem bruker PA –Utrulling –Prosjektets faser –Prosjekter i GL/PA –Aktiviteter i PA prosjekter –Egenfinansiering –Egenandel –Prosjektoppretting –Budsjettering –Elektronisk mappe –Huskeliste –Kontorsjefens avsjekkspunkt

4 Prosjektadministrasjon PA Agenda Del 2 –Lønn i PA –Variabel lønn –Reiseregninger –Bestilling i Basware PM –Inngående faktura Basware IP –Nytt i PA: kostnader generer inntekter –Inntektsføring NFR –Fakturering utgående –Omposteringer –Autoregnskap –Prosjektregnskap for PA –Avslutning av PA prosjekter –Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når –Rutiner / dokumentasjon på intranett

5 Prosjektadministrasjon PA Hva er PA –Forkortes PA – Project Accounts –Prosjektmodulen til Oracle –Elektronisk verktøy for økonomisk styring av eksterne forskningsprosjekter; (BOA) Bidrags- og oppdragsfinansiert Aktivitet. –Integrert del av økonomisystemet ved UiB Daglige overføringer av økonomiske data til regnskapssystemet

6 Prosjektadministrasjon PA Økonomisk kommunikasjon med andre system Oracle Regnskapssystem AR Kunde- reskontro AP Leverand. reskontro BW ip PAGA Lønns system PA Prosjekt modul Ressurser Reiseregninger/ Lønn fakturaforslag leverandørfakturaer Periodiserte inntekter, lønn, overhead, korreksjoner, BW pm lønn Sebra FA Anleggs- modul

7 Prosjektadministrasjon PA Hvorfor PA –Nødvendig verktøy for å imøtekomme stadige nye/endrede krav fra departement –Enklere å tilfredsstille krav til dokumentasjon i fht bidragsytere/oppdragsgivere –Prosjektet i fokus – hele prosjektperioden –Registrere avtalene/kontraktene –Kan ha flere kunder/bidragsytere pr prosjekt –Synliggjøring av egenandel for UiB Dette er nytt som systematisert løsning Hva det koster UiB å drive prosjektet (kostnad) vs hva vi tjener i prosjektet (inntekt) –Egenfinansiering (UiBs innsats i prosjektet) –Viser hele tiden status i prosjektet i form av arbeid utført og kostnader / inntekter belastet

8 Prosjektadministrasjon PA Hvorfor PA forts. –Søknader, midlertidige prosjekter, kalkyler –Budsjettering hele prosjektets periode –Løpende inntektsføring og periodisering av prosjektinntektene Inntekt genereres automatisk ved belastning av kostnader på prosjektet –”Sunne” arbeidsregler innebygget i modulen –Merking av prosjektene Rapporter og statistikker –Web-grensesnitt –Elektroniske prosjektmapper vedlegg av avtaler, kontrakt

9 Prosjektadministrasjon PA Hvem bruker PA –Prosjektsystemet brukes av Institutt/fakultet –Økonomikonsulent –Administrasjonssjef Økonomiavdelingen –Superbrukere –Prosjektledere på litt sikt i UiB

10 Prosjektadministrasjon PA Utrulling –Status: Implementert i Unifob AS 2005 Psykologisk fakultet 2006 Piloter i 2008 Hele UiB fra 2009 –Unntatt Administrative avdelinger og Museer

11 Prosjektadministrasjon PA Prosjektets prosesser Planlegging Søknad Planlegg Gjennomføring Avtale/ bevilgning Prosjekt- start Utfør Avslutning

12 Prosjektadministrasjon PA Prosjektene i GL 10=NFR 45=Oljerelatert

13 Prosjektadministrasjon PA Prosjektene i GL

14 Prosjektadministrasjon PA Prosjektene i PA Alle prosjekter som opprettes i PA får et 80XXXX nummer –Discoverer rapportert SEPAUIB Alle prosjektene overføres til GL i 4 samleprosjekter – PA - NFR – PA - EU – PA – andre prosjekter – PA - oppdrag –Discoverer rapporter SEUIB

15 Prosjektadministrasjon PA Prosjektene i PA Se eksempel på PA rapport hvor man ser prosjektene i samleprosjekt i GL??? Cecilie putter inn her skjermdump av rapport D22 for prosjekt og !!!! øøøøø Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for ? Detaljene får vi fra pa. -Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnumrene. -Detaljene på prosjektene fra PA

16 Prosjektadministrasjon PA Prosjektene i PA øøøøø

17 Prosjektadministrasjon PA Vise rapport vedr timer – pa02 eller 04 Prosjekter i PA

18 Prosjektadministrasjon PA Aktiviteter i PA prosjekter –Dersom kontrakt/avtale involverer flere institutter -> Et prosjekt i PA Hittil i GL: Flere prosjekter –I PA kan vi samtidig ha flere kontrakter og kunder knyttet til hvert prosjekt –Et prosjekt skal også vise Både ekstern finansiering Og intern finansiering (UiBs innsats i prosjektet)

19 Prosjektadministrasjon PA Aktiviteter i PA prosjekter –Aktiviteter Eget økonomisk oppfølgingsnivå innenfor et prosjekt Kostnader henføres til aktiviteter på laveste nivå, slik at disse kan rulles opp til de ønskede oppfølgingsnivåene Flere kunder på et prosjekt –knyttes kundene og avtalene til hver sin toppaktivitet. Flere oppgaver på hver kunde – –toppaktivitetene splittes opp i underaktiviteter. Budsjettering på aktivitetsnivå

20 Prosjektadministrasjon PA Aktiviteter i PA prosjekter Aktivitetsnummer: 25 (alfanumeriske tegn) –Toppaktivitet: –1NFR –Underaktivitet: –1.1NFRIsaksenStip –1.2NFRDrift Aktivitetsnavn: 20 (alfanumeriske tegn) –Bruk samme navngivning som på aktivitetsnummeret

21 Prosjektadministrasjon PA Aktiviteter i PA Prosjekter Prosjekt NFR2UIB 2.2UIBIsaksen1.1NFRIsaksenStip1.2NFR Drift2.1UIB Drift Toppaktivitet Underaktivitet

22 Prosjektadministrasjon PA Egenfinansiering Egenfinansiering = alle kostnader finansiert av UiB Det er et krav til synliggjøring av UiB sitt bidrag til eksternfinansierte prosjekter. Kan for eksempel være: –Prosjektledelse –Annen direkte deltagelse i prosjektet som ikke er dekket inn av ordinær overhead eller annen ekstern finansiering –Andre driftskostnader som UiB skal dekke i prosjektet og som ikke er dekket av den eksterne finansieringen (f.eks. Laboratoriekostnader) –Annen avtalt egenfinansiering

23 Prosjektadministrasjon PA Egenfinansiering Synliggjøres i budsjett og regnskap hver måned Nytt: Regnskapsføring på bakgrunn av manuelle bilag –Sendes inn via fakultetene hver måned –Fortsatt automatikk i motposteringen / overheadberegning –NB! Personene som skal bidra på prosjektet i form av egenfinansiering skal IKKE endre kontering i PAGA, men beholde sin instituttkontering Nytt: Eget prosjektnummer for føring av egenfinansiering Nytt: Egne arter knyttet til overhead av egenfinansiert lønn Gjelder på nye prosjekter som startet i 2009 og fremover Eget skjema for egenfinansiering, hvor man kan definere hvor mye man skal bruke av UiB sine ressurser på prosjektet.

24 Prosjektadministrasjon PA Egenfinansiering Tilskudd i form av penger fra UiB sentralt, fakultet eller institutt –Plasseres på prosjekt og stedkoden til eier av prosjektet –Art 9051

25 Prosjektadministrasjon PA Egenfinansiering – praktisk i PA Avtale opprettes, budsjetteres og regnskapsføres alltid på Kunde 2 UiB –Budsjetteres på personer/arter Lønnsbelastning (ett manuelt bilag fra hvert fakultet hver mnd): –Debet: 9121-prosjektet /699995/ sted –Kredit: sted Overhead: 40% av totale kostnader medgått tid (automatpostering): –Debet: 9116-prosjektet /699995/ sted –Kredit: sted Inntektsgenerering (automatpostering): –Debet: 1530 –Kredit: 9051-prosjektet /699995/ sted –NB! Inntekter = totale kostnader lønn + 40% overhead Dette betyr at der er 40% på både kostnads- og inntektsoverhead Belastning av egenfinansiering på instituttet (månedlig manuelt bilag lages av økonomiavdelingen): –Debet: sted –Kredit 1532

26 Prosjektadministrasjon PA Egenandel –Egenandel = forskjell mellom kostnads- og inntektsoverhead på ekstern bidragsyter –Synliggjøres i budsjett og regnskap på 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader

27 Prosjektadministrasjon PA Prosjektoppretting AR Kunde- reskontro PA Prosjekt modul Kundeopplysninger

28 Prosjektadministrasjon PA Prosjektoppretting i PA Består av følgende trinn: –Kontrakt er innvilget –Velg mal Bidrag NFR Bidrag Annet Bidrag Drift Bidrag EU Oppdrag –Legg inn prosjektdetaljer –Legg inn teammedlemmer Prosjektet er opprettet og har fått prosjektnummer 80XXXX –Knytt kunde til prosjektet og sjekk at kundeopplysningene er riktig –Opprett aktiviteter –Knytt toppaktivitet til kunde –Registrer avtalen/kontrakten –Velg finansieringskilde –Velg valuta

29 Prosjektadministrasjon PA Eksempel M Bidrag NFR Ligger fast informasjon på NFR-malen Kundene –NFR –UiB Toppaktiviteter: –1 NFR –2 UiB Overhead-% for personressurser: –NFR-kunden: Default kostnadoverhead 40% Kan legge inn overhead-% i opprettelsesskjemaet, f.eks.: 30% –Differansen mellom kostnads- og inntektsoverhead er UiB sin egenandel og skal gå mot 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader –UiB kunden: Det er 40% både på kostnads- og inntektsoverhead

30 Prosjektadministrasjon PA Mal: Bidrag NFR

31 Prosjektadministrasjon PA Kunde- og avtaleoppretting - NFR

32 Prosjektadministrasjon PA Kunde- og avtaleoppretting –Finansieringskilde velges Viktig å velge riktig finansieringskilde fordi det bestemmer hvilket samleprosjektnummer prosjektet skal overføres til i GL, pluss at dette er informasjon man trenger for innrapportering. (Her NFR som har samleprosjektnr ). NB! Etter at prosjektet er godkjent og dere har ført kostnader og inntekter på prosjektet, må IKKE finansieringskilden endres –UiB-avtalens finansieringskilde skal følge hovedfinansiør – her NFR

33 Prosjektadministrasjon PA Kunde- og avtaleoppretting –Avtalens referanse NFR avtalen: /A12 / 80XXXX UiB avtalen: stedkode XXXXXX / 80XXXX –Avtalens totalbeløp pr kunde legges inn NFR bidrag til prosjektet - Ekstern finansiering Egen avtale på UiB - Egenfinansiering –Synliggjøring av UiB sin egeninnsats –Avtalens valuta –Tilleggsbevilgning legges inn ved å endre avtalebeløpet i avtaleopprettingsbildet

34 Prosjektadministrasjon PA Prosjektbudsjettering PA Prosjekt modul HR Ressurser

35 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering Legger inn budsjett pr år for hele prosjektets levetid Budsjetterer lønn og drift på både ekstern- og UiB kunde (egenfinansiering) i hht. avtalene som er lagt inn Synliggjøring av egenfinansiering Legger inn personressurs eller drift som UiB skal dekke Budsjettering skjer på aktivitetsnivå Mange budsjettversjoner er mulig Kan budsjettere og rebudsjettere så ofte man ønsker Kun èn gjeldende versjon

36 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering –Inntekt: det man avtaler med kunde/bidragsyter/oppdragsgiver = bidraget –Kostnad: det som det koster å drive prosjektet ved UiB –Kostnad generer inntekt og skal vise fremdriften i prosjektet –Lønn, reiser, drift Inntekt = kostnad

37 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering –Fra overføres lønn direkte fra PAGA til PA Ikke lenger budsjettere timer i PA, men lønn pluss sosiale kostnader. Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA I tillegg må de ligge inne med riktig organisasjonstilknytning i HR

38 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering Ved budsjettering på person, så får man opp 3 alternativer: Isaksen, Mona – 5 Arbeid utført –Denne generer kostnads- og inntektsoverhead Isaksen, Mona – 5351 Trekkpliktige stipender Isaksen, Mona – 5352 Trekkfrie stip./reisestip –De to siste generer ikke overhead Har man ikke ansatt ressurser enda, eller ikke ønsker å budsjettere på person, så kan man budsjettere på 5 Arbeid utført 5351 Trekkpliktige stipender 5352 Trekkfrie stip./reisestip

39 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering Synliggjøring av UiB egenandel / indirekte kostnader –Overhead som vi får dekket fra bidragsyter/oppdragsgiver = inntektsoverhead, kan være ulik overhead som UiB ”krever” = 40% = kostnadsoverhead –Forskjellen mellom kostnads- og inntektsoverhead på personressurser må UiB dekke selv Føres på art 9052 for å synliggjøre den egenandel som UiB har på prosjektet Får frem om UiB ”subsidierer” prosjektet –Discoverer rapporter: PA04S

40 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering –For at budsjettet skal bli godkjent så må Budsjettbeløpet (inntekt) stemme på øret med avtalen pr kunde –Avtalen legges inn på toppaktivitet, og budsjettet legges inn på underaktiviteter (dersom dette er opprettet). Summen av underaktivitetene skal bli lik avtalens sum. –Økonomikonsulenten utarbeider budsjett –Sender budsjettet til kontorsjefen –Kontorsjefen avsjekker budsjettet og prosjektet –Godkjenner prosjektet ved å endre status til GODKJENT –Basisbudsjetterer

41 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering –Når budsjettet er basisbudsjettert og prosjektet er godkjent, kan man begynne å belaste prosjektet –Det er basisbudsjettet som finnes igjen i rapporter etc. –Discoverer PA03B Budsjett viser budsjettdetaljer

42 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering - Periodisering Alle budsjettene i PA må periodiseres –Pr år i hele prosjektperioden –Har prosjektet en levetid over flere år, kan det være nødvendig med rebudsjettering ved overgangen til nytt år. –Har man for eksempel brukt for mye/for lite i fht budsjett i 2009, så bør man justere for dette i 2010-budsjettet. Periodiserte budsjetter i PA er grunnlag for budsjettering i GL –Bruk Discoverer PA04S Budsjett Regnskap pr prosjektperiode –Legg til forventningene om søknader som vil landes i 2010

43 Prosjektadministrasjon PA Budsjettering Prosjekt Test

44 Prosjektadministrasjon PA Elektronisk prosjektmappe Elektronisk vedlegg –Scannet dokument –Link til ephorte Skal inneholde –Avtale/tilsagnsbrev/bevilgning/bestilling –Vurdering oppdrags vs bidragsprosjekt NB!!! –Økonomiske rapporter –Avslutningsskjema Prosjektet inneholder allerede –Data vedr avtalen –Budsjett (kanskje flere versjoner) –Fakturautkast –Inntekter –Kostnader –Forskjell mellom inntekt etter fremdrift og fakturert

45 Prosjektadministrasjon PA Huskelister Hvem skal gjøre hva i prosjektet –Fakturere Legg inn forslag til fakturautkast frem i tid Legg inn huskeliste at det skal faktureres til en viss tid –Rapportere Legg inn huskelister på personer i administrasjonen –Hent opp Mine ”problemer” Se hvilke prosjekter du skal gjøre hva på til hvilken tid

46 Prosjektadministrasjon PA Kontorsjefens avsjekkpunkter –For å godkjenne prosjektet, se på: avtalene som ligger som elektronisk vedlegg kunde- og avtaledetaljer teammedlemmer –For å godkjenne og basisbudsjettere budsjettet: Åpne budsjettet og gå gjennom postene Sende budsjettet på nytt Basisbudsjettere

47 Prosjektadministrasjon PA Prosjektet er ferdig opprettet –Når prosjektets status er Godkjent –Budsjettet er Basisbudsjettert –Da kan man begynne å føre kostnader/inntekter på prosjektet, samt fakturere –Discoverer rapporter: PA01R Registerrapport viser alle detaljer på prosjektene du har opprettet i fht kunde, finansieringskilde

48 Prosjektadministrasjon PA Agenda Del 2 Lønn i PA Variabel lønn Reiseregninger Bestilling i Basware PM Inngående faktura Basware IP Nytt i PA: kostnader generer inntekter Inntektsføring NFR Fakturering utgående Omposteringer Autoregnskap Prosjektregnskap for PA Avslutning av PA prosjekter Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når Rutiner / dokumentasjon på intranett

49 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA GL – Hovedbok D/K: art 5XXX D/K: prosjekt PAGA Lønns system PA Prosjekt modul Ressurser HR K: 5XXX prosjekt D: 5XXX prosjekt /699995/639995/100005

50 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA – budsjett og regnskap –Fra overføres lønn direkte fra PAGA til PA Ikke lenger laste og budsjettere timer til PA, men lønn pluss sosiale kostnader. Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA –Prosjektnummer 80XXXX –PA-aktivitetsnr –Task-id Alle lønnstranser på 5XXX overføres til PA i forholdet en til en Grupperes i PA Discoverer rapportene under kategorien ”5 Arbeid Utført”

51 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA Overføring av lønn fra PAGA til PA –Bruttolønn pluss sosiale kostnader –Overhead kommer i tillegg ut ifra % på prosjektet Viser prosjektaktivitet Prosjektansatte må ha –PA-kontering i PAGA (Personalkonsulent Fakultet) % stilling PA prosjekt nr 80XXXX Aktivitetsnr Taskid

52 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA –For å overføre lønn til PA Prosjektet må ha: –Status: Godkjent –Datoer for prosjektets levetid må omfatte aktuell periode –Aktivitetene må omfatte aktuell periode –Budsjettet må være basisbudsjettert »For å få generert både kostnader og inntekter Personer som er fast ansatt er: –Automatisk registrert i HR (Oracle Human Resources Module) Personen må være innmeldt til lønn med riktig PA- kontering i PAGA

53 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA Lånt/utlånt Et institutt har fått innvilget midler til et prosjekt, som også involverer en stipendiat fra et annet institutt (ulike stedkoder) Personen ligger i PAGA og i HR med sin egen stedkode Når personen skal jobbe på et prosjekt tilhørende en annen stedkode, meldes dette inn til PAGA med PA kontering til det aktuelle prosjektet –PA prosjektnummer –Aktivitetsnummer –Taskid Lønn overføres til prosjektet med personen sin stedkode Dette trigger ”Lånt/utlånt” som er autoføringer som sørger for at belastningene kommer på prosjektet, og ikke på personens institutt.

54 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA Frikjøp Definisjon: –Fast ansatte som får sin lønn dekket av BOA-midler –Gjelder i hovedsak EU 7rp prosjekter Synliggjøres i budsjett og regnskap hver måned Regnskapsføring på bakgrunn av manuelle bilag –Ikke lasting av timer –Vi foreslår at også disse sendes via fakultetene? Egne artskonti for frikjøp

55 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA Frikjøp Budsjetteres på prosjektet i PA slik –Personnavn + 5 Arbeid Utført NB! Den fast ansatte beholder sin lønnskontering på institutt i PAGA Nye artskonti: 9024/9124

56 Prosjektadministrasjon PA Lønn i PA Frikjøp Da registreres lønnen til en egen utgiftstype i PA slik at konteringen i GL blir: –D 9124 og samleprosjekt –K 9024 og prosjekt sted På denne måten blir EU-prosjektets tilskudd til instituttet ført på samme prosjekt som personen blir lønnet ifra. Ved å se på konto 9024 på prosjekt vil en se hvor mye tilskudd en får eksternt fra andre kilder til frikjøp av fast ansatt personell.

57 Prosjektadministrasjon PA Variable lønnsbilag Timelønte i PA Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: Velg riktig skjema på N-området Før på PA-prosjektnummer 80xxxx Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA prosjektet. Går til kredit prosjekt i GL Går til PA prosjekt 80XXXX og debet i GL Prosjekt skal gå i 0 Arter: I PAGA vanligvis 5011 (ekstrahjelp) (alternative arter står oppført i skjemaet) I PA brukes samme artskonti som i PAGA (5XXX) Avstemmes sentralt

58 Prosjektadministrasjon PA Variable lønnsbilag Honorar i PA Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: Velg riktig skjema på N-området Før på PA-prosjektnummer 8xxxxx Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA prosjektet. Går til kredit prosjekt i GL Går til PA prosjekt 80XXXX og debet i GL Prosjekt skal gå i 0 Arter: I PAGA vanlige honorararter (alternative arter ligger i skjemaene) I PA brukes samme artskonti som i PAGA (5XXX) Avstemmes sentralt

59 Prosjektadministrasjon PA Variable lønnsbilag Stipend i PA Stipendiater, forskere, studenter m.m. kan få tildelt ulike stipend til ulike formål. For eksempel –oppholdsstipend, forsknings- og utdanningsstipend og studentstipend. Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. –Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: –Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: –Velg riktig skjema på N-området –Før på PA-prosjektnummer 8xxxxx –Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) –Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA-prosjektet og GL. –Går til kredit 5351/5352 (alternative arter ligger i skjemaene), og prosjekt i GL –Går til PA-prosjekt 80XXXX og debet samme arter, og prosjekt i GL –Prosjekt skal gå i 0 Avstemmes sentralt

60 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA GL – Hovedbok D: art 71xx D: pr PAGA Lønns system PA Prosjekt modul Reiseregninger D: P /199995/639995/ art 7148 K: P art 7149 Ordinær innlevering og registrering av reiseregning MEN eget PA anvisningsskjema på N-området

61 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA –Reiseregninger belastes prosjekter i PA via lønnsystemet PAGA og behandles på vanlig måte, men må ha eget PA anvisningsskjema –En reise splittes ikke mellom GL og PA, den føres kun i en av modulene og omposteres –Prosjektet i PA må Ha status: Godkjent Ha gyldige transaksjonsdatoer Budsjettet må være basisbudsjettert

62 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA Ordinære artskonti og stedkoder brukes På eget elektronisk PA Anvisningsskjema –Finner på N:\PA_Reiseregninger Innland UiB For å få tilgang: Søknad om tilgang til Adm Fellessystemer Eget kryss på skjemaet for PA Reiseregninger –Før på PA-prosjektnummer Begynner med 80xxxx –Før på PA aktivitetsnr –ID nr genereres automatisk (lønn registrerer i PAGA) –Egen linje for EU-mva, art 7798 mot sted og prosjekt »(her skal ikke føres inn PA prosjektnr/aktivitet)

63 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA

64 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA Aktivitetsnr vs Id nr Prosjekt NFR3UF2UIB 3.1UF Drift2.1UIB Nord1.1NFRStipendiat1.2NFR Drift2.2UIB Forsker Toppaktivitet Underaktivitet TaskIDnr: TaskIDnr: TaskIDnr: TaskIDnr: TaskIDnr:

65 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA –Reiseregningene registreres til GL (hovedbok) på vanlig måte MEN Prosjektnummeret endres til for alle reiser (stedkode beholdes) –Reiseregningene importeres også til PA –Føres til utgiftstype 71xx (tilsvarende arter i PAGA/GL) –Organisasjon tilsvarende stedkoden

66 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA –Aksepterte reiseregninger til prosjektene i PA returnerer så kontrolldata til GL: Sender memoføring tilbake til GL: –Debet 7148 prosjekt /199995/639995/ –Kredit 7149 prosjekt Prosj skal gå i 0 –Avstemmes sentralt

67 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA Utland Reiseregninger som skal utbetales til utenlandsk bankkonto eller per sjekk har egen rutine Registrering skjer fortløpende, med utbetaling hver onsdag PA prosjektnummer 80XXXX føres på PA aktivitetsnummer føres på Behandles som en leverandørfaktura og registreres i leverandørmodulen (AP) Går til samleprosjekt /199995/639995/ i GL Utbetales ikke via PAGA Eget PA anvisningsskjema ligger på intranettet »Administrasjon/Økonomi/Regnskap/BOA/PA

68 Prosjektadministrasjon PA Reiseregninger i PA Utland PA Anvisningsskjema LIME INN EKSEMPEL

69 Prosjektadministrasjon PA Bestilling i BasWare PM / Inngående faktura BasWare IP GL – Hovedbok Ingen prosj regn Samleprosjekt / / / AP Leverand. reskontro BW IP PA Prosjekt 80xxxx Utgiftstype, Org leverandørfakturaer Oversetter utgiftstype til art Oversetter organisasjon til stedkode Oversetter alle prosjektnumre til samleprosjekt Bred postering Får frem PA kontering i tillegg til GL kontering BW PM

70 Prosjektadministrasjon PA Bestilling BasWare PM Bestillinger skal gjøres via Basware PM bestillingssystem For å kontere en bestilling til prosjekt i PA må følgende felter benyttes PA prosjektnummer 80XXXX. PA prosjektnavn kommer opp automatisk PA Aktivitet PA organisasjon kommer opp automatisk PA utgiftstype Mva kode Riktig kontering til PA prosjekt er viktig når man gjør bestillingen, for å få match med leverandørfaktura Ved bestilling til EU prosjekt: Konter aktuell varelinje som over Velg riktig mva-kode (ref løp-info nr 6-09) Automatisk: –Hovedbeløp til PA prosjekt –Mva til prosjekt sted art 7798 PA prosjektet må være Godkjent og Basisbudsjettert før man lager bestillingen

71 Prosjektadministrasjon PA Bestilling BasWare PM Bestillinger skal i størst mulig grad gjøres via Basware PM bestillingssystem Riktig kontering til PA prosjekt 80XXXX og riktig PA aktivitet er viktig når man gjør bestillingen Når faktura blir scannet inn i IP så matches den mot bestillingen i PM Dersom match så blir fakturaen belastes direkte til PA prosjektet og tilhørende aktivitet Kontering av en varelinje i en bestilling. Alle PA-konteringsfelt er merket med PA.

72 Prosjektadministrasjon PA Inngående faktura BasWare IP Inngående faktura registreres i BasWare IP –Fakturaen matches mot bestilling i PM. Dersom match ok, overføres fakturaen til AP (Accounts Payable) med info om leverandørgjeld og betalingsdetaljer. –Fra AP: Sender info om kostnaden til PA prosjekt med tilhørende PA aktivitet Sender info om kostnaden til hovedbok GL i regnskapet –bruker prosjekt /699995/639995/ for alle fakturaer –Ved ikke match distribueres fakturaen i Basware IP for ny godkjenning før overføring til AP

73 Prosjektadministrasjon PA Inngående faktura BasWare IP Dersom inngående faktura skal konteres og godkjennes i IP –Bruk utvidet kontostreng bred postering For å kontere en inngående faktura til prosjekt i PA må følgende felter benyttes PA prosjektnummer 80XXXX. PA prosjektnavn kommer opp automatisk PA Aktivitet PA organisasjon kommer opp automatisk PA utgiftstype

74 Prosjektadministrasjon PA Inngående faktura BasWare IP Annen informasjon registreres som vanlig slik som –Beløp –Mva-kode Merk at fakturadato må være innenfor gyldig prosjektdato og aktivitetsdato PA prosjektet må være godkjent og budsjettet basisbudsjettert Faktura vil bli sendt til anvisning etter vanlig mønster Når faktura er godkjent overføres fakturaen til AP (Accounts Payable) med info om leverandørgjeld og betalingsdetaljer. –Fra AP: sender info om kostnaden til PA prosjekt med tilhørende PA aktivitet Sender info om kostnaden til hovedbok GL i regnskapet –bruker prosjekt /699995/639995/ for alle fakturaer

75 Prosjektadministrasjon PA Ordinært konteringsbilde Obs: ny mappe Ordinært konteringsbilde i IP

76 Prosjektadministrasjon PA For attestering av fakturaer til prosjekter i PA – trykk på mappe for utvidet kontostreng PA kontering i IP kommer frem etter vi velger Bred postering

77 Prosjektadministrasjon PA BasWare IP Kontering av EU-mva Inngående faktura til EU prosjekt konteres: –Velg utvidet kontostreng bred postering –Registrer bruttobeløp på fakturaen –Velg riktig mva-kode (ref løp-info 6-09) –Automatisk: Hovedbeløp til PA prosjekt og PA aktivitet Mva til prosjekt , sted , art 7798

78 Prosjektadministrasjon PA BasWare IP/PM Splitting av bestilling/inngående faktura –Bestilling/Inngående faktura kan splittes mellom et PA-prosjekt og et ordinært prosjekt/annum i GL I IP må splitting gjøres med en GL kontering og en PA kontering En og samme varelinje i PM kan ikke splittes, men de ulike varelinjene i en bestilling kan ha ulik kontering

79 Prosjektadministrasjon PA Nytt: Kostnader generer inntekter i PA –Når man fører en kostnad, så genereres en inntekt automatisk i PA Viser hva som er opptjent i prosjektet; hva man skal ha tilbake fra oppdragsgiver/bidragsyter på ethvert tidspunkt –I GL blir dette samlet på de fire samleprosjektene og ført til artene: Kredit 3504 (lønn) og kredit 3506 (honorar, reiser og alt annet) Motpost debet 1530 (beløp ikke fakturert kundefordring) eller debet 2971 (beløp ikke opptjent inntekt)

80 Prosjektadministrasjon PA Inntektsføring NFR Inntektsføringsprinsipp –Finansregnskap = fakturert inntekt –PA = periodisert inntekt Presisering: Fakturert NFR-inntekt synliggjøres i budsjett og regnskap i GL hver måned Presisering: Synliggjøres på inntektskontiene 3XXX

81 Prosjektadministrasjon PA Inntektsføring NFR Hvordan finne fakturert NFR på institutt –3210 prosjekt (pluss 3 artene fra evt. GL prosjekter i serien ) Føringer gjøres ved hver månedsavslutning Perioden må være stengt PA05

82 Prosjektadministrasjon PA Fakturering Fakturering gjøres i PA –Vi lager hendelse/faktura for å matche innbetalingen –Kreditnota utstedes av BOA-gruppen på RK (som for AR kreditnota) Webgrensesnitt Oppgavefordeling –Grunnlag (hendelse) utarbeides og faktura ferdigstilles av prosjektøkonom på Institutt –Frigitt faktura overføres automatisk til AR (to ganger per dag) for utskrift. Behandles her som vanlig AR faktura. Konteringsregel –arbeid/arbeid (fakturerer løpende det som er brukt i prosjektet (timer og drift) –arbeid/hendelse (innbetalinger gjøres etter avtalt kontraktssum) Ingen kontering – automatikk ligger bak –Mva (velges ved prosjektopprettelse) og prosjektnummer –NÅ i PA – debet kundefordring / kredit ikke fakturert/ikke opptjent inntekt

83 Prosjektadministrasjon PA Fakturering Løpende inntektsføring etter fremdrift (timer brukt og driftsmidler påløpt) –Overføres GL: D ikke fakturert inntekt (1530) K inntekt 3504/3506 Faktura –Overføres GL: D Kundefordring 1500 K ikke fakturert inntekt (1530) Konteres automatisk –> mao: faktura generer ikke en 3xxx-kontering i regnskapet Når prosjektet er slutt skal –Periodisert inntekt etter fremdrift (inntektsført) –= –Fakturert inntekt (faktura sendt kunde og som er betalt) –Dvs inntekt = innbetalt beløp –Måles ved at 1530/2971 = 0

84 Prosjektadministrasjon PA Omposteringer Omposteringer blir gjort sentralt av BOA-gruppen –Grunnlag for omposteringsbilag utarbeides ved institutt Hva skal omposteres –Egenandel/egenfinansiering –Frikjøp –Kostnad på institutt ønskes overført PA prosjekt –Tollbilag –Feil prosjekt belastet Eget skjema Rene GL føringer på GL skjema GL/PA og PA/PA på eget PA omposteringsskjema Avslutning av prosjekter Ny rutine og egne avslutningsskjema (se intranett)

85 Prosjektadministrasjon PA Omposteringer – eksempel Frikjøp

86 Prosjektadministrasjon PA Omposteringer – eksempel Egenfinansiering lønn

87 Prosjektadministrasjon PA Autoregnskap Betegnelse på de ”automatiske” transaksjonene som overføres mellom PA- modul og GL og hvordan de blir kontert i GL

88 Prosjektadministrasjon PA Autoregnskap Lønn som skal vise arbeid i prosjektene (ekstern kunde): –Lønnskostnad: prosjekt –Lønn debet: 5XXX prosjekt /699995/639995/ –Lønn kredit: 5XXX prosjekt –Kontroll og behandling av avvik Overheadkostnad på lønn (ekstern kunde) –9011- inntekt institutt (000000) –9111 – kostnad prosjekt (199995/699995/639995/100005) Egenandel (differanse mellom kostnads- og inntektsoverhead) –9052 – subsidieringsinntekt prosjekt (199995/699995/639995) –9152 – subsidieringskostnad institutt (000000)

89 Prosjektadministrasjon PA Autoregnskap –Egenfinansiering (kunde UiB) lønnsbelastning 9021 – Kredit prosjekt på instituttet 9121 – Debet prosjekt (199995/699995/639995) –Overheadkostnad på lønn (kunde UiB) 9016 – Kredit prosjekt på instituttet Debet prosjekt (199995/699995/639995) –Egenfinansiering inntekt (kunde UiB) interne ressurser inntekt kredit prosjekt kunde UiB (199995/699995/639995) interne ressurser inntekt debet institutt kunde UiB (prosjekt ) (manuelt ved månedsavslutning)

90 Prosjektadministrasjon PA Autoregnskap –Frikjøp av lønn som skal vise arbeid i prosjektene (ekstern kunde) Har lønn som vanlig fra instituttet Belastes prosjektet som manuell ompostering hver mnd i PA –9024 – kredit institutt –9124 – debet prosjekt /699995/639995/ –Genererer autoføringer Overheadkostnad på lønn (ekstern kunde) –9011- inntekt institutt (000000) –9111 – kostnad prosjekt (199995/699995/639995/100005) Egenandel (differanse mellom kostnads- og inntektsoverhead) –9052 – subsidieringsinntekt prosjekt (199995/699995/639995/100005) –9152 – subsidieringskostnad institutt (000000)

91 Prosjektadministrasjon PA GL info om PA prosjekter (innt) øøøøø Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for ? Detaljene får vi fra pa. -Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. -Detaljene på prosjektene fra PA -Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. -Detaljene på prosjektene fra PA

92 Prosjektadministrasjon PA GL info om PA prosjekter (kostn) øøøøø Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for ? Detaljene får vi fra pa. -Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. -Detaljene på prosjektene fra PA

93 Prosjektadministrasjon PA PA for et institutt

94 Prosjektadministrasjon PA PA for et institutt –Inntektsført vs kostnadsført Skal være samme beløp på bunnlinjen for prosjektet, og totalt for hele instituttet Viktig å sjekke at bunnlinjen er lik ved månedsavslutning Dersom avvik så må dette justeres snarest Grunner til avvik: –Høyere kostnadsført enn inntektsført, og har man overforbruk på prosjektet? –Er det belastet feil kunde på prosjektet? –PA02 rapporten

95 Prosjektadministrasjon PA Avslutning av prosjekter Ny rutine Prosjektavslutningsskjema Nye arter –9015/9115 (bidrag) og prosjekt –9091/9191 (oppdrag) og prosjekt (nytt)

96 Prosjektadministrasjon PA Hvilke Discoverer rapporter når Hvilke prosjekter har vi, hvilke aktiviteter etc. registerrapporter PA01R og PA15R Hvor mye har jeg budsjettert på dette prosjektet PA03B Budsjett Rapportering ekstern (til oppdragsgiver/bidragsyter) PA09S; obs ta bort aktivitet 2 UiB, og vær nøye med periodisering. Sjekk også med PA02 at det ikke er kostnadsført mer enn det er inntektsført. Hvor mye har jeg fakturert på prosjektet, og er det noen prosjekter jeg har glemt å fakturere? PA08D Fakturadetaljer Hvilke fakturaer er betalt? K31 rapport Discoverer GL

97 Prosjektadministrasjon PA Hvilke Discoverer rapporter når Rapportering til prosjektleder – hvor mye har jeg igjen? PA09S – obs ta bort aktivitet 2UiB, og vær nøye med periodisering. Sjekk også med PA02D rapport at der ikke er overforbruk på prosjektet; dvs. at inntektsført = kostnadsført. PA04S Budsjett-Regnskap pr prosjektperiode, som blant annet viser kostnadsført på prosjektet, samt hva som er igjen Rapportering til Instituttledelse PA02D eller PA04S Budsjett-Regnskap pr prosjektperiode Obs: sideelement finansieringskilde, aktiviteter UiB = egenfinansiering Rapportering til sentraladministrasjon GL artsregnskap – PA vises i samleprosjektene , , og

98 Prosjektadministrasjon PA Rutiner/dokumentasjon Intranettet: –Administrasjon/Økonomi/Regnskap/BOA/PA


Laste ned ppt "Prosjektadministrasjon PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google