Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Del 14 - Vikarmodulen. Modulen er delt opp i to hovedmoduler; Oppdekkingssenter og Formidlingssenter Formidler Avd. Leder Hva er Vikarmodulen?

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Del 14 - Vikarmodulen. Modulen er delt opp i to hovedmoduler; Oppdekkingssenter og Formidlingssenter Formidler Avd. Leder Hva er Vikarmodulen?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Del 14 - Vikarmodulen

2 Modulen er delt opp i to hovedmoduler; Oppdekkingssenter og Formidlingssenter Formidler Avd. Leder Hva er Vikarmodulen?

3 Vikarmodulen Oppdekkingssenter benyttes av ledere og tillater bestilling og/eller oppdekking av ledige vakter. Formidlingssenteret brukes av saksbehandlere på et vikarkontor som tar imot bestillinger og finner ansatte til å dekke vaktene. Oppdekkingssenter Formidlingssenter

4 Sentrale begreper Område – avdelinger Eksterne vikarbyråer Ekstrafelter – undertyper Oppdekkingssenter Bestilling Formidlingssenter Innboks Dekke opp (Oppdekkingsveiviseren) Kommunikasjonssenter

5 Innstillinger Innstillinger må aktiveres i administrasjonsfanen for å få vikarmodul tilgjengelig. Systemforvalter vil ha flere rettigheter enn ledere/vikarformidlere, dette da det vil være systemforvalter som ivaretar ulike oppsett ift vikarmodulen. Systemforvalter: Slik vises disse således tilgjengelige i Administrasjonsfanen Innstillinger i Brukeradministrasjon Nyttig med tilgjengelighet for ajourhold i vikarmodul.

6 Innstillinger for ulike brukergrupper Vikarformidler: Avdelingsleder:

7 Område Områdene benyttes til å gruppere de ulike enhetene i organisasjonen. Dersom avdelingene ikke er koblet til et område, vil det ikke være mulig å benytte avdelingene i forbindelse med søk i formidlingssenteret. De ansatte som skal bruke oppdekkingssenter og formidlingssenter må være knyttet til aktuelle områder i Ansatt|Saksbehandlerområde.

8 Kobling område - avdelinger Her kobles avdelingene til de ulike områdene. Vikarpool og Vikaravdeling må også knyttes til område, eks et eget område som heter vikar. Vikarformidlerene må få tildelt rettigheter til de ulike områdene. Dette gjøres på Ansatt|Saksbehandlerområde.

9 Eksterne vikarbyrå Dersom man benytter seg av eksterne vikarbyråer til innleie av vakter i organisasjonen legges disse til her. Informasjonsfelt kan benyttes til evt. tilleggsopplysninger (tlf.nr, kontaktperson, ect.) Vikarbyrå benyttes senere i formidlingssenteret. Feltet for E-post benyttes til å sende ut mail til vikarbyråene i Formidlingssenteret

10 Ekstrafelter Ekstrafelter er krav som går utover vanlige kompetanse Mulighet for å definere undertyper for ekstrafelter Tilgjengelig for registrering på Ansatt|Ekstrafelter Tilgjengelig for valg i oppdekkingsenteret

11 Avdeling Er vikaravdeling – Skal krysses av på den eller de avdelingene hvor alle vikarene er registrert med 0% stillinger i fra L&P systemet. Er vikarpool – Skal krysses av på den eller de avdelingene hvor det går fast ansatte vikarer i turnus. Typisk vil være at en organisasjon har en pool med faste ansatte som ikke har noe fast arbeidssted og som sendes rundt i organisasjonen som faste vikarer.

12 Ansatt|Ekstrafelter All informasjon som legges inn som ekstrafelter på en ansatt kommer i tillegg til kompetanseregistreringen. Ekstra gruppering som kommer i tillegg til Type og Undertype (vil da bli som en undertype til undertypen)

13 Ansatt|Saksbehandler-område Ansatte som skal arbeide med vikarformidling må ha tildelt et eller flere områder for å få tilgang til bestillinger fra avdelingene innenfor de ulike områdene. Her kan man da legge til hvilket område den ansatte er koblet mot, og evt. tidsperiode den ansatte fungerer som saksbehandler for området.

14 Oppdekkingssenter Oppdekkingssenteret gir en oversikt over alle røde vakter i en angitt tidsperiode. Viser også vakter som er blitt sendt til bestilling, er blitt dekket opp og som ikke kan dekkes. 0

15 Beskrivelser Beskrivelse av status av vakt i oppdekkingssenter og formidlingssenter

16 Oppdekkingssenter Beskrivelse av knapperaden i oppdekkingssenteret Avbestill – Mulighet å få tilbake status “Dekkes av avdeling”. Legg til krav– mulighet for å legge til krav på vakten. Skal ikke dekkes – Endrer status til “Skal ikke dekkes”, vakten skjules i MinGat. Dekkes av avdeling – Dersom vakten skal dekkes av avdelingen og ikke sende til bestilling. Fjern krav – fjerne krav som evt er tillagt vakten. Avvis JaTakk – Mulighet for å avvise Ja-takk på røde vakter med status “Skal ikke dekkes” Dekk opp – Åpner bilde for å dekke opp vakt. Kom.senter – Dersom ønske om å sende ut melding om ledige vakter til flere ansatte. Filter – Ulike filtreringsmuligheter Ansattfilter – Søke opp en ansatt, tildele flere vakter

17 Oppdekkingssenter - Bestilling Når en eller flere vakter skal bestilles, velg funksjonen for Bestill i oppdekkingssenteret. Velg område. Vil være ferdig utfylt dersom avd. kun er knyttet til et område Gir mulighet til å angi en tekst som vikarformidler) kan gruppere på.(personlig). Angi evt. ønsket kompetanse og ekstrafelt for vakten ved å benytte funksjonen for Legg til

18 Bestillingsstatus - Vaktbok Vakter til bestilling vises i spesifikasjonsfeltet i vaktboka med oppdekkingsstatus Vakten er under behandling i formidlingssenteret Vakten kunne ikke dekkes i formidlingssenteret Vakten er bestilt fra oppdekkingssenteret

19 Formidlingssenter Etter bestilling av vakter i oppdekkingssenter kan vikarformidler finne vaktene i formidlingssenteret. For å finne bestillingene velg Gå til innboks

20 Formidlingssenter - Innboks For å ta en vakt i formidlingssenteret, marker vakten og velg Ta bestilling. Deretter kan vikarformidler gå tilbake (ut av innboks), til behandling ved å velge Tilbake til behandling

21 Formidlingssenter Behandle internt - Endrer statusen til en bestilling fra eksternt vikarbyrå. Behandle eksternt – For vakter som skal behandles av eksternt vikarbyrå (Manpower, Adecco) Kan ikke dekkes - Dersom ikke det lokale vikarkontoret får dekket opp vakten. Avbestill – Velges dersom avd.leder ber om å få vakten tilbake til oppdekkingssenter. Endre behandler – Overføre bestilling til en annen vikarformidler. Kommentar – Mulighet for å tillegge evt kommentarer for bestillingene, eks ny info etter man har vært i kontakt med en ansatt

22 Formidlingssenter – Dekk opp Det er 4 muligheter for å søke frem ansatt i Dekk opp Her vises ansatte som har meldt Ja-Takk til denne vakten. Viser ansatte man har vært i kontakt med via kommunikasjonssenteret Gir mulighet til å søke opp en ansatt som kan dekke vakten. Søk på ansatte som har meldt sin tilgjengelighet

23 Formidlingssenter – Dekk opp Velg den ansatte som skal få vakten fra listen Velg hvordan den ansatte skal få tilbakemelding om vakten Velg oppdekkingsmetode, ekstra-/overtidsvakt, bytte med avdeling eller forskjøvet vakt Når oppdekkingsmetode er valgt, velg fullfør for å registrere vakten.

24 Formidlingssenter – Dekk opp Etter å ha valgt “Velg blant ansatte du har vært i kontakt med tidligere”, vil man få frem samme bilde(r) for oppdekking som ved å dekke opp via ansatte som har reg Ja-takk.

25 Formidlingssenter – Dekk opp Ukesum, overtidstimer og AML-status vises for de ansatte som har meldt sin tilgjengelighet. Velg ansatt som er aktuell for innleie, trykk neste.

26 Formidlingssenter – Dekk opp Etter man har søkt opp den ansatte, velg neste og registrer som vist i foregående bilder. Velg aktuelle avdelingskriterie

27 Formidlingssenter - Ansattfilter Her kan du søke opp ansatte på det nivået du står på, og har tilgang til. Brukes i de tilfellene hvor man skal tildele flere vakter fremover i tid på en enkelt ansatt. Ved å velge Dekk opp vil den ansa velge tte allerede være valgt

28 MinGat – JaTakk Dersom en ansatt har forespurt om flere vakter innenfor samme tidsrom og tildeles en av disse, vil det varsles om at andre forespørsler i samme tidsrom er blitt slettet Vakt den ansatte skal jobbe godkjennes Vakter som er slått sammen og slettet

29 Gat - Nei-takk Funksjonen for Nei-takk krever egen rettighet i Brukeradministrasjon. Nei-takk registreringen gjøres ved å høyreklikke på den aktuelle personen i Fri- og vikarkolonnen i vaktboka. Når man trykker OK for å lagre vil personen bli vist med tommel ned i vaktboka, i tillegg til at det vil bli registrert utilgjengelighet på den ansatte. Registrer Nei-takk ved å velge mellom hele dagen eller en bestemt vaktkategori

30 MinGat – Tilgjengelighet Det er mulighet for å registrere tilgjengelighet og utilgjengelighet (når man ikke har mulighet til å jobbe). Ansatte kan foreta registreringen i MinGat eller leder kan registrere for den ansatte i Gat. Angi ønsket tilgjengelighet, trykk ok for å lagre. Tilgjengelighet vises da i listen for Registreringer.

31 Gat - Tilgjengelighet Leder kan registrere tilgjengelighet og utilgjengelighet for den ansatte i Gat. Tilgjengelighet hel uke Tilgjengelighet en enkelt dag Utilgjengelighet en enkelt dag Visning i vaktbok

32 Tilgjengelighet i Vaktbok Visning av tilgjengelighet og utilgjengelighet i Vaktbok Visning i vaktbok Ved å markere en ansatt ser man en status for tilgjengelighet i spesifikasjonsfeltet

33 Avdelingsoppsett I avdelingsoppsettet er det mulighet for å angi vikarens ”erfaring på avdelingen”. Angi antall for hvor mange vakter som regnes som ”erfaren” i feltet for Antall vakter jobbet på avdeling før bruk i vikarmodul. Ved søk i kommunikasjonssenteret kan man bruke dette som en krav når man søker etter vikarer.

34 Formidlingssenter – Kommunikasjonssenter Kommunikasjonssenteret kan åpnes både i Oppdekkingssenter og i Formidlingssenter Valg for Vikaravd., Vikarpool og Område i Utvalg for søk, er kun tilgjengelig når kommunikasjonssenteret åpnes med rettigheter til formidlingssenteret

35 Kommunikasjonssenter Sammenheng mellom kriterier for Utvalg for Søk; – Ved avhukning av Vaktens avdeling låses listen Egendefinert utvalg – Ved huk for Vikarpool velges automatisk gjeldende vikarpooler i listen under Egendefinert utvalg og andre valg ”låses” – Samme funksjonalitet er lagt til ved valget Vikaravdeling – Det er begrensning slik at kombinasjon av utvalg, Vaktens avdeling, Vikaravdeling og Vikarpool kan kun kombineres med Område.

36 Kommunikasjonssenter – Velges Vikarpool vil ”nivåstruktur” under Egendefinert utvalg være låst slik at kun avdelinger som er satt til Vikarpool er tilgjengelig – Velges Område vil ”nivåstruktur” under Egendefinert utvalg være låst til områder vikarformidler er tilknyttet Eksempel på søk ved Utvalg for søk;

37 Kommunikasjonssenter Beregningsgrunnlag angir hvilke kriterier som skal sjekkes for å få finne den mest relevante ansatte til å dekke vakten. Beregningskrav angir krav den ansatte må ha for å dekke vakten. - Beregningskrav listes opp etter hvert som det velges flere beregningsgrunnlag.

38 Kommunikasjonssenter Angi utvalg for de ulike søkekriteriene, velg deretter Start beregning. Avhukninger ift Beregningsgrunnlag og Beregningskrav blir lagret på innlogget person og avdeling, det vil si at man kan velge å ha forskjellige forhåndsdefinerte utvalg på forskjellige avdelinger. Valgene er ferdig avhuket når Overlapp, fravær og hviletiden vil alltid beregnes under relavanse for vakten Menyen i knapperaden er ment å benyttes fra venstre mot høyre

39 Kommunikasjonssenter I utgangspunktet er de ansatte som er registrert med utilgjengelighet ikke mulig å benytte, men dette er mulig å overstyre ved å krysse avfor Tillat bruk av utilgjengelighet Kalkulasjoner vises ift angitt beregningsgrunnlag. Merk at beregningskrav ift overlapp, fravær og hviletid vil alltid sjekkes Dersom ønskelig finnes mulighet for å dekke vakten via ekstra-/overtidsvinduet direkte i kommunikasjonssenteret. Hensikten er å finne den ansatte som passer best til å ta/dekke vakten Merk! Rettighet til Formidlingssenter gir rettighet til Dekk opp (ekstra/overtid)!

40 Kommunikasjonssenter Relevans for vakten vises etter ut ifra angitt beregningsgrunnlag Den ansatte har ikke ønsket ekstrafelt Den ansatte har ønsket kompetanse

41 Formidlingssenter – Kommunikasjonssenter For å kontakte ønsket ansatt(e), marker de(n) ansatte i listen i Kommunikasjonssenteret og velg Kontakt valgte. Marker vakt(ene), eller Velg alle dersom det er flere vakter i listen Send forespørsel. Melding sendes de ansatte ift oppsett innunder Faste tekster

42 Formidlingssenter – Behandle eksternt Behandle eksternt gir mulighet til å sende bestillingen til eksternt vikarbyrå For å kunne sende epost, må det på Ansatt| være definert adresse. Velg aktuelle byrå fra listen Velg Send epost for å gå videre

43 Formidlingssenter – Behandle eksternt Ved Send epost vises en liste over aktuell(e) ledige vakter i tillegg til evt tillagt kompetanse. Det er i tillegg mulighet til å legge til ytterligere tekst manuelt dersom dette er ønskelig. Oversikt over ledige vakter, i tillegg visning over kompetanse til vaktene Velg Send epost for å sende epost til byrå

44 Forespørre om ledige vakter via MobilGat/2veis SMS For brukere som til hører en vanlig avdeling så vil forespørsel om ledige vakter kun gi de vaktene som er ledige/vakante på engen avdeling. For brukere som tilhører en vikaravdeling eller en vikarpool så vil du få se alle ledige vakter som det er mulig meldge seg interessert på, det vil si også vakter utenfor egen avdeling (det er jo aldri ledige vakter i selve vikarpoolen)


Laste ned ppt "Del 14 - Vikarmodulen. Modulen er delt opp i to hovedmoduler; Oppdekkingssenter og Formidlingssenter Formidler Avd. Leder Hva er Vikarmodulen?"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google