Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Velkommen til allmøte om SESAP-prosjektet: En Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Velkommen til allmøte om SESAP-prosjektet: En Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Velkommen til allmøte om SESAP-prosjektet: En Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten

2 2 Program 08:50-09:00 Oppmøte, kaffe, frukt og utdeling av informasjonsmateriell :50Bakgrunnen og målene for prosjektet v/dekanus Jan Morten Dyrstad 09: Pause Gjennomgang av prosjektplanen v/personal- og økonomisjef Marianne Dyresen Pause Gjennomgang av kompetansekartleggingsmalen v/seniorkonsulent Gro Synnøve Færevåg Erfaringer med kompetansekartlegging fra et ledersynspunkt v/ administrasjonssjef Arne Hestnes, PLU Erfaringer med kompetansekartlegging fra et medarbeidersynspunkt v/ seniorkonsulent Torill Ryghaug, PLU Pause Hva skjer med oss i en endringsprosess? v/Marianne Dyresen Oppsummering v/Jan Morten Dyrstad

3 3 Bakgrunn og mål for SESAP-prosjektet Jan Morten Dyrstad Dekanus, SVT-fakultetet

4 4 Bakgrunn Oppfølging av fakultetets strategiplan KBS 2010 Videreføring av prosjektet ”Enhetlig ledelse ved SVT- fakultetet” ( ) –Evalueringsrapporten (Se anbefalinger, s. 25) –Rørosseminaret mars/april 2005: ”Hvordan kan vi sammen bli bedre?” Forslag til forbedringer i administrative funksjoner Ønske om vurdering av instituttadministrasjonenes organisering Andre føringer: –Prosjektet ”Ledende økonomifunksjon 2010” (LØF2010) –Prosjektet ”Studieadministrative prosesser” (SAP) –Sølvbergutvalgets innstilling til IT-organisering –Endringer i sentral ledelse og administrasjon

5 5 Hvorfor SESAP-prosjektet? Nye forventninger og krav fra samfunnet og myndighetene

6 6 Hvorfor SESAP-prosjektet? Nye forventninger og krav fra samfunnet og myndighetene Sterkere konkurranse om personale, studenter og forskningsmidler

7 7 Hvorfor SESAP-prosjektet? Nye forventninger og krav fra samfunnet og myndighetene Sterkere konkurranse om personale, studenter og forskningsmidler Er vi hensiktsmessig organisert for å møte disse utfordringene på en best mulig måte?

8 8 Hvorfor SESAP-prosjektet? Nye forventninger og krav fra samfunnet og myndighetene Sterkere konkurranse om personale, studenter og forskningsmidler Er vi hensiktsmessig organisert for å møte disse utfordringene på en best mulig måte? Også dyktige medarbeidere har behov for kompetanseutvikling når det stilles nye og høyere krav til administrativ støtte

9 9

10 10 Kvalitet–Bredde–Samspill 2010 Overordnet mål: Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse skal bidra til den nasjonale og internasjonale kunnskapsutviklingen gjennom å styrke og utvikle den faglige kvaliteten i sin forskning og undervisning. Den faglige kvaliteten og bredden i fakultetets grunndisipliner i samspill med NTNUs særegne faglige profil og interne og eksterne samarbeidspartnere gir fakultetet gode forutsetninger for å styrke NTNUs evne til å fange opp og agere konstruktivt på nye behov og muligheter i samfunnsutviklingen.

11 11 For å oppnå dette må fakultetet blant annet (utdrag fra KBS 2010): behandle ansatte og studenter som vår mest verdifulle ressurs, oppmuntre og støtte deres personlige og faglige utvikling, verdsette og belønne deres bidrag og innsats ha kompetent og motivert administrasjon som bidrar til å realisere fakultetets mål

12 12 Hovedområder i KBS 2010 Forskning Studieprogrammer og undervisning Formidling, etter- og videreutdanning Ressurser Organisasjon

13 13 Ressurser (utdrag 1) Hovedutfordring Fakultetets viktigste ressurs er våre ansatte i vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger. Det er en hovedutfordring å ta vare på og utvikle denne ressursen og å rekruttere godt kvalifiserte medarbeidere.

14 14 Ressurser (utdrag 2) Fakultetet vil bl.a. prioritere følgende: Utvikling av en personalpolitikk som gjør fakultetet til en attraktiv og inkluderende arbeidsplass med vektlegging av planmessig individuell oppgavefordeling og kompetanseutvikling. Utvikling av en rekrutteringspolitikk som samsvarer med fakultetets langsiktige behov på en planmessig måte og som støttes av gode tilsettingsprosesser.

15 15 Organisasjon (utdrag 1) Hovedutfordring Fakultetet skal ha en organisasjon som effektivt fremmer og støtter primærvirksomheten. Hovedutfordringen er å sikre god kommunikasjon mellom fakultetsnivået og grunnenhetene.

16 16 Organisasjon (utdrag 2) Fakultetet vil bl.a. prioritere følgende: Utvikling av god lokal administrativ støtte for alle grunnenheter og hensiktsmessig funksjons- og rollefordeling mellom enhets- og fakultetsnivå. Tettere kommunikasjon og samspill mellom administrasjonene på enhets- og fakultetsnivå, blant annet gjennom jobbrotasjon, rådgivning og forenklende administrative rutiner. Forenklende og støttende økonomiske styrings- og rapporteringssystemer som bidrar til å fremme god ressursbruk i fakultetet.

17 17 Visjon SVT-fakultetet skal gjennom SESAP-prosjektet utvikle en Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten ● ● ● ”Støttende” Prioritere oppgaver som er sentrale for primærvirksomheten (forskning, utdanning, formidling og nyskapning) Tilrettelegge, veilede og utvikle (i samsvar med lover og regler) ”Effektiv” Bedre kvalitet på administrative tjenester (noe som ikke nødvendigvis betyr å jobbe mer eller raskere) ”Sammensveiset” En administrasjon for hele fakultetet: Tydeligere roller og tettere samarbeid både mellom fak.adm.og enhetene, og internt i fak.adm. og enhetene Godt arbeidsmiljø

18 18 Overordnet mål SESAP-prosjektet skal frigjøre ressurser til primærvirksomheten (forskning, undervisning, formidling og nyskapning)

19 19 Føringer og mål Trekke ansatte og studenter aktivt med i prosjektet. Organisere de administrative tjenestene nærmest mulig grunnenhetene, men slik at ressursene i fakultetet samlet sett brukes mest mulig effektivt. Organisere kompetansen slik at den enkelte medarbeider får meningsfylte oppgaver med muligheter til å gi sine beste bidrag – rett kompetanse på rett sted. Organisere oppgavefordelingen og tydeliggjøre rollene mellom fakultets- og enhetsnivå slik at arbeidsoppgavene kan løses enkelt og effektivt – unngå dobbeltarbeid. Utvikle gode holdninger til samarbeid på tvers av enheter og nivåer, og til støtte og hjelp overfor våre ansatte og studentene. Utvikle og iverksette planer for kompetanseutvikling.

20 20 Viktige avklaringer Prosjektet vil være en stor investering for oss alle, særlig i vårsemesteret 2007 Dette krever stram prioritering: Primærvirksomheten må skjermes. (Et lederansvar å foreta disse prioriteringene) For noen vil prosjektet resultere i endret arbeidsinnhold, som vil bli fulgt opp med relevant kompetanseutvikling Prosjektet vil ikke resultere i nedbemanning

21 21 Gjennomgang av prosjektplanen Marianne Dyresen Personal- og økonomisjef, SVT-fakultetet

22 22 Prosjektorganisering Prosjektbudsjett: 1. mill. NOK

23 23 Fase 1: Kartlegging av oppgaver og kompetansekrav Mye er allerede gjort! Arbeidet ble ferdigstilt september Arbeidsgrupper innenfor områdene studier, forskning, personal, økonomi, IT og kontortjenester/arkiv kartla hvilke oppgaver som løses innen disse områdene, hvor ulike oppgaver løses nå (institutt- eller fakultetsnivået), gav anbefalinger om hvor og hvordan de bør løses i framtida og hva slags kompetanse som kreves. Innspill til kompetansesystemet

24 24 Fase 2: Informasjonsinnhenting – Kjøreregler for god organisasjonsutvikling Beskrivelser av dagens organisering ved alle enheter (inkl. styrker og svakheter) En medarbeidertilfredshetsundersøkelse ble gjennomført blant teknisk-administrativt våren Denne gjennomføres på nytt. Brukerundersøkelse blant vitenskapelig ansatte Brukerundersøkelse blant studenter

25 25 Fase 2: Informasjonsinnhenting Informasjon om hvordan andre organisasjoner organiserer de teknisk-/administrative funksjonene. Hva kan vi lære av andre i samme sektor, eller andre sammenlignbare virksomheter? Statistikk og sammenlignede analyser; ressursbruk m.m. ved SVT-fakultetet spesielt og i universitets- og høyskolesektoren generelt. Kartlegging av formelle strukturer, delegasjon, avtaler m.m Kartlegging av føringer fra interne NTNU-prosjekter

26 26 Fase 3: Utredning – Utgangspunkt: Føringer i prosjektplanen, samt grunnlagsmateriale fra fase 1 og fase 2 Utredning: –situasjonsanalyse av dagens organisering –foreslå 2-3 alternative måter å organisere den teknisk- /administrative virksomheten på, herunder rolle og oppgavefordeling, kommunikasjons- og samhandlingssystemer –konsekvenser –forslag til implementering

27 27 Fase 3: Utredning/aktuelle tema: Kundene? Servicenivå? Administrasjonen nærmest mulig grunnenhetene, men slik at ressursene i fakultetet samlet sett brukes mest mulig effektivt –desentralisering? –sentralisering? –både og? Generalister eller spesialister? Hvordan utvikle kompetanse? Beste praksis? Lederrollene? Hva er den ideelle organisasjon og hvilke realistiske muligheter har vi til å utvikle oss i den retning?

28 28 Mulige konsekvenser Vi bør få en klarere oppgave- og rollefordeling Vi kan få forskyvninger i oppgaver mellom nivåene Vi kan få endringer i organisasjonskartet Den enkelte kan få endringer i stillingsinnhold Vi kan få nye stillinger/roller Vi kan få nye samhandlingssystemer Et konkret eksempel fra LØF 2010 →

29 29 LØF 2010 og SAP Faste føringer fra LØF 2010 –prosjektet har definert nye arbeidsprosesser –prosjektet har definert rollebeskrivelser m/kompetansekrav –prosjektet har definert stillingsprosent i noen roller –innføringsleder ved alle fakultet/tilsv. Anbefalinger fra LØF 2010 –prosjektet estimerer ressursbehov –prosjektet gir anbefalinger om organisering Studieadministrative prosesser (SAP)

30 30 Fase 4: Drøfting og forhandling – Bred medvirkning gjennom hele prosjektet Forhandling om tre vilkår er oppfylt samtidig: –Organisasjonskartet endres. –Endringen er ment å vare over 6 måneder. –Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr. Mulig sak for SESAM eller NTNUs styre

31 31 Fase 5: Implementering – Starter med workshop for alle ledere, LOSAM, prosjektdeltakere og medarbeidere i teknisk- administrative stillinger Dersom organisasjonsendringer: –Avklaring av juridiske problemstillinger og personalmessige forhold. Dette vil foregå løpende etter hvert som behovene oppstår. –Utlysning av nye stillinger (internt?) –Omstillingssamtaler med alle medarbeidere i teknisk-/administrative stillinger for å sikre at hver enkelt får en best mulig innplassering i ny organisasjon, slik at alle medarbeidere får brukt sin kompetanse på best mulig måte.

32 32 Fase 6: Evaluering Første del skjer i februar Da vil prosjektet akkurat være avsluttet og ny organisering implementert. Denne evalueringen vil hovedsakelig fokusere på selve prosessen og selve prosjektarbeidet. Andre del av evalueringen tas det sikte på å gjennomføre i april Da har ny organisering vært i drift i et drøyt år. Denne evalueringen blir mer omfattende og skal foreta sammenligninger med status i dag i forhold til: –Medarbeidertilfredshet –Brukertilfredshet, vitenskapelig ansatte –Brukertilfredshet, studenter –Prosjektets mål/intensjoner

33 33 Deltakere i prosjektet? Med noen få unntak er deltakerne er foreløpig ikke bestemt Vi ønsker bred deltakelse fra LOSAM, verneombud, ledelse og medarbeidere på begge nivåer Dere har anledning til å melde interesse. Dette skjer til enhetsleder innen 2. januar, som prioriterer dersom det er flere som er interessert fra samme enhet. Prosjektplan og deltakere fastsetttes endelig 5. januar

34 34 Gjennomgang av kompetansesystemet Gro Synnøve Færevåg Personalkonsulent, SVT-fakultetet

35 35 Innhold i kompetansesystemet 1.Om kompetansesystemet 2.Utfyllingsveiledning 3.Kompetanseområder: a)Realkompetanse b)Personlig kompetanse 4.Stillingsbeskrivelse og kompetanseskjema (mal) 5.Eksempler på utfylt stillingsbeskrivelse og kompetanseskjema 6.CV-mal 7.Kompetanseutviklingstiltak ved SVT-fakultetet 8.Nivåbeskrivelser – realkompetanse 9.Beskrivelser av personlige kompetanse

36 36 Formål med kompetansesystemet Først og fremst et metodisk verktøy som understøtter det personalpolitiske arbeidet ved SVT-fakultetet på en god måte. Verktøy for systematisk med kompetanseutvikling og karriereplaner. Synliggjør ansattes kompetanse og gir ledere et bedre grunnlag for å jobbe systematisk med lønnspolitikk. Til hjelp ved rekruttering. Grunnlag for internanalyse og dokumentasjon med tanke på den helhetlige, strategiske utviklingen av SVT-fakultetet. Samtaleverktøy for ledere og medarbeidere.

37 37 Kompetansekartlegging i SESAP-prosjektet Formål: Kartlegging av kompetanse i administrasjonen ved hver enkelt enhet, for å ha best mulig grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i organiseringen av SVT-fakultetets totale administrasjon, samt iverksetting av kompetanseutviklingstiltak. Alle ledere med personalansvar for administrativt tilsatte vil i januar/februar 2007 gjennomføre en forenklet medarbeidersamtale med fokus på kompetansekartlegging.

38 38 Eksempler på utfylt stillingsbeskrivelse og kompetanseskjema Vennligst bla fram til side 10 og 11 i kompetansesystemet.

39 39 Prosedyre for kompetansekartlegging i SESAP (se side 4 i kompetansemalen) (1) 1.Medarbeider: a)Lag forslag til stillingsbeskrivelse og kompetansebehov for egen stilling. b)Fyll ut CV. c)Send dokumentene i pkt. a) og b) til din leder. 2.Leder: a)Se på alle mottatte stillingsbeskrivelser og forslag til kompetansebehov og gjør en eventuell justering av disse slik at de er i logisk samsvar med hverandre.

40 40 Prosedyre (2) 3.Leder og medarbeider: a)Fyll ut din vurdering av det faktiske kompetansenivået til medarbeideren i tabellen, som forberedelse til kompetansekartleggingssamtalen. 4.Leder og medarbeider: a)Gjennomfør kompetansekartleggingssamtalen og bli enige om hvordan den endelige kompetanseoversikten skal se ut. b)Gjør en vurdering av om/hvor det er gap mellom kompetansebehov i stillingen og faktisk kompetanse hos medarbeideren.

41 41 Prosedyre (3) 3.Leder (etter at alle samtalene er gjennomført): Fyll en anonymisert oppsummering av realkompetansen for dine medarbeidere i en egen database. Navn og instituttilhørighet skal ikke legges inn i databasen, kun kompetansenivå for den enkelte ansatte på de ulike områdene.

42 42 Formål – én gang til: Formålet med kartlegging av kompetanse i administrasjonen i forbindelse med SESAP-prosjektet er å ha best mulig grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i organiseringen av SVT-fakultetets totale administrasjon, samt iverksetting av kompetanseutviklingstiltak.

43 43 Kompetansesystemet fra et leder- og medarbeidersynspunkt Administrasjonssjef Arne Kristian Hestnes og seniorkonsulent Torill Ryghaug, Program for lærerutdanning

44 44 Kompetansekartlegging fra et ledersynspunkt (erfaringer PLU 2004 – 2005) Bakgrunn: Oppgaver og medarbeidere i stadig endring Felles ønske om enda bedre tjenesteyting Effektiv ressursbruk/fleksibilitet Verktøy for bedre innsikt i egen organisasjon og kunnskap om personer

45 45 Noen forutsetninger for god prosess Felles oppfatning av hvilke oppgaver som utføres i organisasjonen – prosess Kunnskap om mål for prosessen (hvorfor), kjenne spillereglene (hvordan), sikkerhet (endringer ja, men ikke skjult agenda) Trygghet for ”hovedområder”

46 46 (forutsetninger forts.) Se mennesket bak kompetansen Leder må bruke tid på prosessen, ikke minst etter kartleggingen Skape klima preget av tillit og positive forventninger

47 47 Gjennomføringen Det ”lette” –Vurdere kompetanse i forhold til oppgaver (realkompetanse og formell kompetanse) Begge parter må være realistiske –Jeg har god kompetanse på flere områder enn jeg trodde –Min lange erfaring blir sett

48 48 (gjennomføringen forts.) Det ”vanskelige” –Faglig realisme – dette er jeg ikke god på – erkjennelse –Personlig realisme – selvinnsikt – samhandler jeg bra med kolleger og studenter –Mismatch – syn på oppfølging

49 49 Erfaringer Gir god kunnskap om egen organisasjon Leder og medarbeider kjenner hverandres sterke og svake sider – erkjenner ulikheter Fleksibilitet/rotasjon/robust Planmessig og bevisst kompetanseutvikling (EVU)

50 50 (erfaringer forts.) Skaper forventninger Innebærer forpliktelser Krever oppfølging Vær realistisk – verden endrer seg ikke over natta

51 51 Kompetansekartlegging fra et medarbeider- ståsted Lang prosess ved PLU som s tartet i 2004 med å se på 1.Hva er kompetansekartlegging? 2.Hvordan kan vi gjennomføre kompetansekartlegging? 3.Hva får vi som sluttprodukt?

52 52 1.Hva er kompetansekartlegging? De færreste av oss visste vel hva dette var… Hvorfor skal vi gjøre det? Vil det kunne få konsekvenser for meg? Temaet tatt opp på PLUs årlige seminar: Vi ble forklart hva dette skulle gå ut på Vi ble informert om hvordan man hadde tenkt seg gjennomføringen Vi fikk diskutert – hele gruppen samlet – om dette hørtes greit ut eller om det var andre måter å gjøre det på Og til slutt: hva var forventet som sluttprodukt?

53 53 2.Hvordan kan vi gjennomføre kompetansekartlegging? a) Hvilke oppgaver - skriftlig –Hva er hver enkelt medarbeiders arbeidsområder –Hvilke arbeidsområder deler vi med andre –Er det naturlig at arbeidsområdene skal inndeles slik, eller bør noen oppgaver flyttes? b) Hvordan vi gjør oppgavene - muntlig –Grad av selvstendighet –Service-innstilling –Evne til samarbeid –Evne til problemløsning, initiativ osv.

54 54 3.Hva får vi som sluttprodukt? Man kan få en bedre fordeling av oppgaver i forhold til den enkeltes kompetanse (formell, faglig) av oppgaver mht personlig egnethet i mengde/arbeidsbelastning per ansatt Man kan få kartlagt Egne sterke og svake sider Hva hver enkelt ønsker/trenger for å heve sin egen kompetanse Hva organisasjonen har og hvor det bør suppleres

55 55 Kan noe gå galt? Jfr. pkt 2. Her er det spesielt pkt b) som kan oppleves som vanskelig. Derfor valgte PLU å ta den delen muntlig (samtale med hver enkelt). Samspillet/kommunikasjonen/mangelen på kommunikasjon mellom over- og underordnet er viktig. Bevisstheten omkring de følelsesmessige sidene av prosessen må være høy Dersom man får avdekket skjevheter i arbeidsbelastning, forskjellig evne til selvstendighet, serviceinnstilling osv, må det finnes en strategi for hva som skal være neste trinn Medarbeideren må få følelsen av at dette har ført til noe – resultater!

56 56 Hva skjer med oss i en endringsprosess? Marianne Dyresen Personal- og økonomisjef, SVT-fakultetet

57 57 Hva slags endringsprosess? Nedbemanning? NEI! Flytting? NEI! Outsourcing? NEI! Krav fra NTNU? NEI, kun delvis Politisk endring? NEI, reelt behov Effektivisering? JA, men gjennom kompetanseutvikling og ”smartere” jobbing slik at vi kan støtte primærvirksomheten med å løse flere oppgaver →

58 58 En positiv mulighet! Det er enighet om at det er behov for utvikling (selv om vi er nok er litt uenige om hva som må til…) Vi har initiert prosessen selv, styrer prosessen og kan legge om kursen ved behov Målene skal oppnås gjennom å gjøre hverdagen bedre for den enkelte gjennom å etablere tydeligere roller og arbeidsoppgaver, bedre samspill med kolleger og kompetanseutvikling En mulighet for en positiv omstillingsprosess hvor det er lagt til rette for deltakelse!

59 59 Vanlige reaksjoner i organisasjonsutviklingsprosesser Depresjon og apati Sykefravær Nyorienteringsfase: Erkjennelse, nytt håp Benektningsfase: ”Dette angår Ikke meg!” Motstandsfase: Aggresjon og sinne Satsningsfase: Målretting

60 60 Forventninger til dere Sett dere inn i informasjonen fra prosjektet Følg med på nettsidene Still konstruktive, kritiske spørsmål og delta i diskusjonene Vær åpen for at ting kan gjøres annerledes Delta i prosjektet Møt opp i formelle møter og uformelle fora Ta vare på dine kollegaer BRUK MULIGHETEN!

61 61 Oppsummering Jan Morten Dyrstad Dekanus, SVT-fakultetet

62 62 Hva skjer nå? 1.Meld fra til din leder innen 2. januar 2007 dersom du ønsker å delta i en av aktivitetene tilknyttet SESAP. 2.Ledere sender en samlet oversikt over aktuelle deltakere ved sin enhet til Gro Synnøve Færevåg pr. e-post innen 3. januar (Ønsket aktivitet må være presisert.) 3.Prosjektgrupper settes sammen i uke 1, 2007 og setter deretter igang sitt arbeid i hht. prosjektmandat og fremdriftsplan. 4.Morten Antonsen og Gro Synnøve Færevåg informerer om kompetansesystemet ved enhetene i uke 1 og 2. 5.Kompetansekartlegging starter uke 2. Ledere tar samtaler på tomannshånd med hver av sine medarbeidere. Hvis ønskelig kan tillitsvalgt, verneombud eller Antonsen/Færevåg inviteres med som bisittere.

63 63 Informasjonsside på internett Operativ innen fredag 5. januar 2007

64 64 Kontaktinformasjon Gro Synnøve Færevåg E-post: Tlf.: Morten Antonsen E-post: Tlf.: Marianne Dyresen E-post: Tlf: Jan Morten Dyrstad E-post: Tlf.:

65 65 Avsluttende presisering Ingen vil miste jobben i denne prosessen. Alle vil få mulighet til kompetanseutvikling i hht. egne ønsker og arbeidsgivers behov. Vi ber alle om å se dette som en positiv mulighet for utvikling og nye utfordringer!


Laste ned ppt "1 Velkommen til allmøte om SESAP-prosjektet: En Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google