Digitalt blikk på forvaltningsloven med forskrifter

Presentasjon om: "Digitalt blikk på forvaltningsloven med forskrifter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Digitalt blikk på forvaltningsloven med forskrifter
Dag Wiese Schartum

2 Bakgrunn Forvaltningsloven ble først vedtatt i 1967, men baserer seg på utredningsarbeider fra og med 1950-tallet Oppsummerer langt på vei forvaltningspraksis fra en tid før digitaliseringen hadde begynt Tre lover ble forberedt i sammenheng: Sivilombudsmannsloven (1962) Forvaltningsloven (1967) Offentlighetsloven (1970) [erstattet av offentleglova i 2006] Viktig bakgrunn: Voksende forvaltning etter krigen, større makt til forvaltningen  rettssikkerhetsgarantier Fullmaktslovgivning  demokratisering av forvaltningens kompetanse til å gi generelle regler (forskrifter, se fvl. kap. VII) Digital forvaltning: ny brytningstid, ny lovgivning? Offentleglova, 2006 Backer-utvalgets arbeid med revisjon av forvaltningsloven

3 Oversikt over forvaltningsloven (fvl) med forskrifter
En rekke forskrifter er gitt i medhold av forvaltningsloven, men størst generell relevans for digital forvaltning har: eForvaltningsforskriften (2004) Forvaltningslovforskriften (2006) IT-standardforskriften (2013)

4 Kort om forholdet til digitalisering
Lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon, av 21. desember 2001 nr. 117 gjorde bl.a. endringer av forvaltningsloven: § 2 første ledd, bokstav g og h (legaldefinisjoner): g) skriftlig: også elektronisk melding når informasjonen i denne er tilgjengelig også for ettertiden; h) nedtegning, nedskriving og protokollering: også elektronisk nedtegning når dette oppfyller hensynene bak nedtegningen i like stor grad som nedtegning på papir. Også dokumentbegrepet ble tilpasset digitalisering (i en annen endringslov): f) dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende Flere endringer ble gjort vedrørende elektronisk kommunikasjon: § 15a: Forskriftshjemmel for elektronisk kommunikasjon og elektronisk saksbehandling (fornyet) § 16: Forhåndsvarsel § 20: Innsyn i elektronisk dokument § 27: Underretning om vedtak § 30: Fristberegning ved elektronisk klage § 32: Fremsetting av klage Endringene vedrørende elektronisk kommunikasjon (§§ 16, 27, 30, 32) ble senere opphevet og erstattet av bestemmelser i eForvaltningsforskriften

5 Nærmere om§ 2 første ledd (legaldefinisjoner):
g) skriftlig: også elektronisk melding når informasjonen i denne er tilgjengelig også for ettertiden; Fra forarbeidene: «Den skriftlige elektroniske meldingen opphører […] ikke med å være en skriftlig melding selv om man f.eks. har forbigående tekniske problemer som gjør det umulig å åpne den harddisken der meldingen ligger, med den følge at meldingen ikke kan leses. Dette kan sammenliknes med papirbaserte dokumenter nedlåst i en kiste, som jo bevarer sin status selv om man mister nøkkelen til kista.» (SIC!) «For at meldingen skal være tilgjengelig, må man […] ha tilgang til det dataprogrammet som må brukes for at informasjonen i meldingen skal kunne leses. En elektronisk melding er derfor bare tilgjengelig når både meldingen og det aktuelle dataprogram er lagret.» «[…] «også for ettertiden» [betyr] at meldingen må være tilgjengelig både i samtid og ettertid.» «Med ettertid […] er et funksjonelt krav, og det avgjørende blir derfor om meldingen kan lagres slik at den er tilgjengelig når man måtte få bruk for den. Elektroniske meldinger kan slettes, på samme måten som papirbaserte meldinger kan kastes eller brennes. Derfor får det faktum at elektroniske meldinger kan slettes ingen betydning i forhold til skriftlighetskravet. At meldingen kan slettes, fratar ikke meldingen dens karakter av å være skriftlig dersom meldingen også kan lagres.» h) nedtegning, nedskriving og protokollering: også elektronisk nedtegning når dette oppfyller hensynene bak nedtegningen i like stor grad som nedtegning på papir. «Definisjonen er knyttet opp til begrunnelsen for nedtegning. Dette vil som regel være behovet for bevissikring og skriftlighet.» Både «melding» og «nedtegning» må ses i forhold til dokumentbegrepet.

6 Forvaltningslovforskriften
Har primært betydning for veiledningsplikten, jf. fvl. § 11 Kapittel 2. Veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11 § 2. Skriftlig eller muntlig veiledning Forvaltningsorganet avgjør selv om veiledningen til parter og andre skal gis skriftlig eller muntlig. Det skal legges vekt på ønsket og behovet til den som skal få veiledning. § 3. Bistand til utfylling Bare når det er særskilt bestemt, har forvaltningsorganet plikt til å sette opp søknader, brev eller tilsvarende. Organet bør imidlertid hjelpe til med å fylle ut skjemaer og utarbeide klager og andre dokumenter når det synes å være behov for slik hjelp. § 4. Bistand ved henvendelse til feil organ Skriftlig henvendelse som er kommet til urette myndighet, bør i alminnelighet oversendes rett myndighet direkte, samtidig som avsenderen underrettes om oversendingen. […] § 5. Krav til offentlige skjemaer Søknadsskjemaer o.l. som det offentlige utarbeider til bruk for parter og andre i forvaltningssaker, skal gi nødvendig veiledning om utfyllingen og om dokumentasjon som bør være vedlagt. Dersom det er praktisk mulig, bør søknadsskjemaer o.l. også gi veiledning om de regler som gjelder på vedkommende saksområde. § 6. Veiledning til parter med motstridende interesser § 7. Gebyr eller annet vederlag

7 Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften, (efvf))
Gjelder «elektronisk kommunikasjon» Begrepet er ikke legaldefinert, men må i utgangspunktet omfatte «all» kommunikasjon som skjer elektronisk: Begrepet er eksemplifisert i efvf § 3 første ledd bokstav c: «bruk av for eksempel Internett eller liknende kommunikasjonssystem, bruk av SMS og talestyrte eller andre automatiske telefontjenester. Bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon er ikke omfattet.» «Bestemmelsen er ubestemt med hensyn til hvilken type elektronisk kommunikasjon som kan brukes, men dette kan eventuelt reguleres nærmere i forskrift» (uttalelse i forarbeidet til fvl § 15a) Oversikt Kapittel 1: Innledende bestemmelser Kapittel 2: Alminnelige krav ved bruk av elektronisk kommunikasjon med forvaltningen Kapittel 3 – 6: Bestemmelser vedrørende sikker elektronisk kommunikasjon Kapittel 7: Bestemmelser om digital kontaktinformasjon og reservasjon mot elektronisk kommunikasjon Kapittel 8: Diverse bestemmelser Bestemmelsene om informasjonssikkerhet blir behandlet i Holdens forelesning den 19. september

8 Borgernes adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon
«Alle som henvender seg til et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon, dersom forvaltningsorganet har lagt til rette for dette, det skjer på den anviste måten og ved bruk av den elektroniske adressen som forvaltningsorganet har anvist for den aktuelle type henvendelse.» (§ 3 første ledd) «Hvis det ikke er anvist noen egen elektronisk adresse, og det heller ikke er stilt noen særskilte krav til fremgangsmåte for den type henvendelse som er aktuell, kan den som vil henvende seg til forvaltningsorganet, bruke forvaltningsorganets generelle elektroniske adresse.» (§ 3 annet ledd) Henvendelser til forvaltningsorgan skal ikke skje direkte til person, men forvaltningsorganet kan legge til rette, avtale eller bestemme noe annet (jf. § 3. og 4. ledd) «Forvaltningsorganet bør legge til rette for at elektronisk kommunikasjon med forvaltningsorganet er brukervennlig og tilgjengelig for alle.» (§ 3 siste ledd) - jf. særlig Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven med forskrifter (universelt design) - og forvaltningslovforskriften § 5

9 Forvaltningens adgang til å bruke elektronisk kommunikasjon når de henvender seg til andre (jf. § 8)
Et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre. (§ 8 første ledd) Innholdet i enkeltvedtaket, [forhåndsvarsel, andre meldinger med betydning for den enkeltes rettsstilling, og andre meldinger det er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar], skal gjøres tilgjengelig i «egnet informasjonssystem» (f.eks. sikker elektronisk postkasse). Forvaltningsorganet varsle parten om at enkeltvedtak er fattet, og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet. Varsel til privatpersoner skal sendes til varslingsadressen som er registrert i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon (jf. bilde 11, nedenfor) Dersom parten ber om det, det ikke er hensiktsmessig å kommunisere digitalt med parten via egnet informasjonssystem, det er forsvarlig og annet regelverk ikke er til hinder for dette, kan vedtaket likevel sendes til en elektronisk adresse parten oppgir

10 § 9 Reservasjon Privatpersoner og enheter som ikke er registrert i Enhetsregisteret kan reservere seg mot å motta følgende meddelelser elektronisk fra forvaltningen: a) enkeltvedtak, b) forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16, c) andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling eller for behandlingen av saken, og meldinger som det av andre grunner er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar. Reservasjonen skal registreres i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon, jf. kapittel 7.

11 Kontakt- og reservasjonsregisteret (kap. 7)
Difi er behandlingsansvarlig Kan benyttes i forbindelse med saksbehandling og utføring av forvaltningsoppgaver for øvrig, og skal benyttes til varsling etter § 8 tredje ledd. Opplysninger som kan inngå: navn og personentydig identifikator nødvendige kontaktopplysninger for elektronisk kommunikasjon med den registrerte opplysninger om den registrertes eventuelle reservasjon mot elektronisk kommunikasjon, jf. § 9 den registrertes fullmaktsforhold andre opplysninger som er nødvendige for forvaltningens elektroniske kommunikasjon i forbindelse med saksbehandling og utføring av forvaltningsoppgaver Behandlingsansvarlig skal treffe tiltak for å sikre tilfredsstillende kvalitet på opplysningene Opplysningene skal bekreftes av den det gjelder, minst to ganger årlig Opplysninger som er eldre enn 18 måneder skal ikke brukes til å varsle om enkeltvedtak etter § 8 tredje ledd Opplysningene kan på visse vilkår kobles mot folkeregisteret Personopplysningsloven gjelder for opplysningene i registeret

12 IT-standardforskriften
Hovedinnhold Obligatoriske standarder for tekstdokumenter på offentlige nettsider (§ 4) tekstdokumenter som vedlegg til e-post (§ 5) multimediainnhold på offentlige nettsider (§ 6) utforming av næringslivsskjema på offentlige nettsider (§ 7) for tegnsett ved utveksling av informasjon mellom offentlige virksomheter og med innbyggere og næringsliv (§ 8) Krav til tegnsett i interne systemer (§ 9) elektronisk faktura og kreditnota (§ 10)