Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
1
Strategiseminaret 2014 11.09.2014 Steinar Holm, Daglig leder IKT Orkidé
2
Arbeid med ny strategiplan Forprosjekt ny organisering Hvorfor reorganisere Dagens situasjon KommIT-benchmark Styrende prinsipper Forslag ny organisering Konsekvenser Plan for gjennomføring
9
Gevinstrealisering Standardisering Bruker tilfredshet Samarbeid mellom kommuner Manglende robusthet i drift Krav om digitalisering Kommunereform og forhold til andre regioner
10
Forprosjektets kartlegging
13
Ansvar for drift og sikkerhet vil kreve klarere instruksmyndighet. Stabil drift er svært kritisk, og tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta kritiske driftsoppgaver i fellespunkt må sikres. Manglende realisering av gevinster for innførte løsninger i kommunene vil hemme utviklingen og begrense gjennomføringsevnen. Dagens frivillighetsprinsipp for deltakelse i prosjekter gir en mer kompleks struktur og vil begrense samarbeidsmuligheter og potensial for gevinstrealisering. Svakheter ved etablert driftsform er knyttet til uavklarte ansvarsforhold Når det gjelder digitalisering av tjenester viser dagens status at kun et fåtall prosesser oppfyller krav og forventninger.
21
Forskjellene kan tolkes på flere måter: ◦ Det er forskjeller mellom kommunene i IKT-effektivitet ◦ Det er forskjeller i hvor stor grad den enkelte kommune velger å satse på IKT-verktøy og digitalisering. ◦ Kommunene har i ulik grad fått rapportert inn alle sine tall i kartleggingsarbeidet. Sannsynligvis er sannheten en kombinasjon av disse tolkingene.
22
Faggrupper drives i tråd med mandat og formål. 20 % stillingsressurs til faggruppeleder oppleves som passe hos de fleste faggruppeledere. Arbeidsmengde varierer veldig ut fra aktivitet i gruppa. Enkelte faggruppeledere (f.eks. Sak/Arkiv) jobber mye mer enn 20 %. Faggruppene har ulike løsninger for hvordan operativt/utførende arbeid organiseres utenfor møtene. Eksempler på organisering er egne arbeidsutvalg (AU), Driftsteam, ad-hoc tildeling av arbeidsoppgaver eller at faggruppeleder jobber alene. Det er ulik praksis på møtefrekvens og deltagere. Noen har ekstra, utvidede fagsamlinger. Andre har med flere fra hver kommune etter behov. Stor tverrfaglighet i enkelte grupper oppfattes både som en utfordring og en styrke.
23
Viktige saker løftes og behandles av styret i IKT Orkidé. Dette fungerer tilfredsstillende. Det er en utbredt oppfatning at kommunene burde ha styrerepresentanter på tilnærmet samme nivå fra egen organisasjon. Med dette menes representanter med nødvendig beslutningsmyndighet, evne til å forankre og gjennomføre vedtak i egen kommune. I dag er det stor variasjon på dette feltet. En stor utfordring er at det er svært variabel kompetanse/kunnskap og ressurssituasjon i kommunene. Det eksisterer et behov for samarbeid mellom faggruppene. Slikt samarbeid er i dag lite utbredt, og som regel ad-hoc mellom faggruppeledere.
24
Fokus på gevinstrealisering, opplæring og endring i enkeltkommune mangler i de fleste prosjekter. Prosjektene oppleves som fokusert omkring IKT- systemene, og ikke anvendelsen av dem. Det er svært varierende hvordan faggruppelederne oppfatter at fagsystemforvaltning foregår. Systemforvaltning er ikke formalisert, og det foreligger ingen avtale om hva Driftsteamet skal levere av tjenester. I enkelte faggrupper opererer faggruppeleder som sentral superbruker/ systemansvarlig. I andre faggrupper har faggruppeleder en større driftsrolle omkring fagsystemet enn det som egentlig er tiltenkt.
25
Styrker: Dugnadsånd, engasjement Takhøyde, faglig samarbeid Gir stordriftsfordeler Ser nytten av fagsamarbeid Robuste og gode fellesløsninger Svakheter: Samarbeid er tid- og ressurskrevende. Enkelte tiltak strander pga. konsensusprinsippet. Andre tiltak strander pga. manglende oppfølging av vedtak i enkeltkommuner. Standardisering og samordning av fagsystemer oppleves som mangelfull. Mange faggruppeledere ønsker seg sterkere grad av standardisering. Kompetanse og forankring ute i kommunene er en utfordring (jfr. punkt over om styrerepresentant).
27
Det er en del ulikheter mellom kommunene Forskjellene kan tolkes på flere måter: ◦ Det er forskjeller mellom kommunene i IKT-effektivitet ◦ Det er forskjeller i hvor stor grad den enkelte kommune velger å satse på IKT-verktøy og digitalisering. ◦ Kommunene har i ulik grad fått rapportert inn alle sine tall i kartleggingsarbeidet. Sannsynligvis er sannheten en kombinasjon av disse tolkingene. Orkidékommunene ligger gjennomsnittlig lavere enn «nasjonalt snitt» på en rekke nøkkeltall.
28
KS KommIT IKT-kostnads- og modenhetsanalyse
33
IKT Orkidés organisasjonsform ser ut til å medføre lave IKT-ledelse- og - administrasjonskostnader. IKT Orkidé har svak sentral styring og begrenset grad av sentralisering. Dette gir kommunene høy lokal handlefrihet, og gjør det utfordrende å optimalisere tjenestetilbudet. IKT-samarbeidets kombinasjon av sentrale og lokale løsninger, eksempelvis knyttet til datarom både lokalt og sentralt, ser ut å gå utover helhetsfokus på teknisk arkitektur inkludert infrastruktur og driftsstabilitet. Frikjøpte ressurser i samarbeidets driftsteam er ikke sentralisert på et felles kontor. Dette gjør det utfordrende å lede personalet og jobbe som et team. Det skaper heller ikke et kompetansemiljø. Frivillighetsprinsippet for deltakelse i felles prosjekter skaper utfordringer knyttet til standardisering og harmonisering av IKT-tjenester, samt realisering av stordriftsfordeler og gevinster. Begrenset grad av sentraliserte IKT-tjenester fører til at Surnadal, Sunndal og Kristiansund leverer ulike nivåer på IKT-kvalitet. Høy grad av lokale løsninger ser ut til å skape høy belastning på IKT-ansatte i de små kommunene. Sunndal påpeker eksempelvis at mange ressurser brukes på brannslokking istedenfor proaktivt og strategisk arbeid. Felles faggrupper legger til rette for et godt samarbeid rundt IKT på de ulike fagområdene på tvers av kommunene. Gevinstrealisering ute i kommunene ser likevel ut til å fortsatt være en utfordring.
35
Øke omfang IKT-driftssamarbeid ◦ Felles brukerstøtte ◦ Felles klienthåndtering ◦ Profesjonalisere tjenester, etablere tjenestenivåer og overvåke disse Styrke bestillerkompetanse i kommunene Vurdere grad av lokal handlefrihet og standardisering Utjevne forskjeller innen digitalisering Den «perfekte organisering» finnes ikke…
37
Mandat § 1: Formålet med IKT ORKidé er å møte felles IKT-utfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKT-behov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester. Telemarksforskning-rapport: «Den jobben som er gjort gjennom IKT ORKidé innebærer at en har tilrettelagt infrastrukturen for å utvide ORKidé til også å bli et utstrakt tjenestesamarbeid, dersom regionen ønsker det.» (…) «Med disse gjennomførte tiltakene ligger det således ingen teknologiske hinder for utvidet samarbeid.» Ansvar og oppgavefordeling mellom ORKidé og IKT Orkidé for både formelt og uformelt interkommunalt samarbeid må avklares.
39
IKT Orkidé skal arbeide for felles standard systemer blant deltakerkommunene, og deltagelse i samarbeid om disse systemene skal ikke lenger være frivillig.
41
IKT Orkidé skal i økt grad være en pådriver for digitaliseringsarbeid i kommunene. Faggruppene i IKT Orkidé må styrkes med kompetanse på gevinstrealisering og endringsarbeid.
43
Dagens juridiske organisering (§ 27-samarbeid) beholdes for ledelsen (styringsrollen) og faggruppene (bestillerrollen) i IKT Orkidé. Interkommunal IKT-drift og brukerstøtte (leverandørrollen) skal organiseres som vertskommunesamarbeid etter kommunelovens § 28 b (administrativt vertskommunesamarbeid).
47
Kommunenes styrerepresentanter må være rådmannen eller noen i rådmannens ledergruppe. Kommunene må styrke egen bestillerkompetanse på IKT-området, og sørge for å beholde nok IKT-ressurser til å ivareta denne.
48
En egen, formalisert samarbeidsgruppe for faggruppeledere skal etableres. Dette skal være en arena for å drøfte tverrfaglige problemstillinger, erfaringsutveksling og kompetanseutvikling. I tillegg må det stimuleres til økt samarbeid på tvers av faggrupper generelt. Faggruppestruktur må henge tett sammen med felles fagsystemer. Det skal eksistere faggrupper på alle områder hvor IKT Orkidé har et felles fagsystem. Hver kommune skal etablere en intern «Kommunegruppe» for faggrupperepresentanter og styremedlem.
49
Det økte aktivitetsnivået for faggruppelederne tilsier en økning i standard frikjøp for denne gruppa med 5 %.
51
Felles Servicedesk, med tilhørende ansvar og arbeidsoppgaver for brukerstøtte pr. telefon og epost, skal etableres hos leverandørrollen i vertskommunen. Felles klientdrift må videreføres og integreres som en del av endret leverandørrolle. Det må gjøres en vurdering om IKT Orkidé selv skal løse driftsoppgaver omkring felles servere og Fellespunktet.
53
Tjenestenivåavtaler (SLA-er) må etableres mellom leverandørrollen og de andre rollene. Arbeidet i faggruppene skal følges opp tettere av daglig leder.
55
IKT-ansatte i leverandørrollen skal være ansatt i vertskommunen og vil frikjøpes til lokalt arbeid i den enkelte kommune.
57
En desentral lokalisering anbefales for leverandørrollen. Arbeidssted/oppmøtested for den enkelte IKT-ansatt vil derfor være uendret, selv om arbeidsgiveransvaret flyttes. § 27-delen av samarbeidet (styringsrollen og bestillerrollen) videreføres som i dag med arbeidsgiveransvar i Sunndal og kontorlokaler på Frei. Kristiansund kommune skal være vertskommune (etter kommunelovens § 28 b) for leverandørrollen, med kontorlokaler på Frei. Ny leverandørrolle i vertskommunen må styrkes med ett årsverk til lederstilling.
61
«Business as usual», men nye vedtekter og avtaler gjør det mer forpliktende Standardisering av fagsystemer fortsetter Sterkere standardisering av IKT-infrastruktur og IKT-arbeidsprosesser To typer standardiseringsgevinster: ◦ Stordriftsfordeler basert på færre servere, integrasjonsbehov og lisenser, samt innen systemforvaltning. (minst, men enklest å realisere) ◦ Muligheten for annet tjenestesamarbeid (stor, men vanskelig å realisere)
62
Lokal vaktordning: Må avtales separat Brukerstøtte: Ny Servicedesk (SPOC) vil trolig gi en midlertidig nedgang i brukertilfredshet
68
Lov om offentlige anskaffelser ◦ Standardisering fagsystemer Hovedregel = Kjøre anskaffelsesprosess Men kan omgås ved bruk av opsjoner ◦ Vertskommune For vertskommunesamarbeid om støttetjenester, er det i dag usikkert om unntaket for horisontalt samarbeid vil kunne komme til anvendelse. Selv om vi ikke kan avvise at unntaket vil kunne benyttes, er det grunn til å være noe forsiktig med å anvende vertskommunemodellen på denne type tjenester. ◦ § 27-samarbeid Samarbeid etter kommuneloven § 27 vil normalt sett opp fylle kravet til kontroll. ◦ Vår konklusjon: Vertskommune kan anvendes ved å ta inn kontorllmekanismer i vedtekter, og fordi styringsrollen er § 27. Arbeidsmiljøloven (jfr. virksomhetsoverdragelse)
70
Utvidet saksframlegg bør inneholde: Invitasjon til kommunene til å delta i omorganiseringen av IKT Orkidé. Konsekvenser for kommunene dersom de ikke vedtar forslag til ny organisering. Komplett kostnadsbilde for den enkelte kommune Forslag til vedtektsendringer og samarbeidsavtale for «nye» IKT Orkidé
77
Takk for meg
Liknende presentasjoner
