Veileder for gevinstrapportering

Presentasjon om: "Veileder for gevinstrapportering"— Utskrift av presentasjonen:

1 Veileder for gevinstrapportering
Forklaringer og enkle hjelpemidler - Inspirert av Statsbygg

2 Innhold Hensikt med veilederen Prinsippskisse for prosjektet
Nå-situasjon Baseline (økonomisk beskrivelse) Målbilde Target line (økonomisk beskrivelse) Gevinster Plan for realisering Vurdere oppgaver eller prosesser Prosesskartlegging

3 Prosjektene utarbeider målbilde og forslag til tiltak
Tiltak for å komme dit Nåsituasjon Målbilde Økonomisk beskrivelse Ressurser KPI’er Økonomisk beskrivelse Ressurser KPI’er = Gevinster Plan for realisering Prosjektene fremmer forslag. Programgruppen vurderer og innstiller. Styringsgruppen (ADL) beslutter

4 a) Nå-situasjon Skal vi klare å dokumentere hva vi oppnår ved en ny løsning (målbilde) må vi beskrive nå- situasjonen. Beskrivelsene av nå-situasjon og målbilde må gjøres på samme måte slik at de er sammenlignbare Beskrivelse av nå-situasjon avhenger om det er en prosess, en seksjon eller en større kostnadspost som skal dokumenteres. Typiske elementer å ta med: Prosess Prosessflyt som viser oppgaver og hvem som gjør hva Arbeidsomfang pr steg # Årsverk (ÅV) som medgår i løpet av en angitt periode Seksjon # Årsverk (ÅV) fordelt på oppgaver # av ulike arbeidsoppgaver for en gitt periode Kostnadspost Fordeling av kostnaden på ulike poster Kostnadsdrivere Dagens regler for området / kostnaden

5 b) Økonomisk beskrivelse av nåsituasjon
Dette er en ressurs- og / eller en kostnadsoversikt for det spesifikke området som inngår i prosjektet; prosessen, seksjon etc. Det er utarbeidet flere maler til bruk for dette

6 c) Målbilde Målbilde-beskrivelsen skal angi ny løsning for det samme området / oppgaven som er beskrevet i nå-situasjonen. Hva foreslås endret og hvorfor. Hva betyr dette for de involverte / prosessen mht mindre ressursbruk, raskere prosess, mindre risiko for feil, lavere kostnader etc Spesielt viktig å beskrive hva som skal droppes (ikke utarbeides, ikke utføres) og hvorfor

7 d) Target Line - Økonomisk beskrivelse av Målbilde
Den økonomiske beskrivelsen følger som en konsekvens av «målbilde» og må beskrives på samme måte som nåsituasjon er beskrevet / dokumentert på. Dette for at det skal være mulig å sammenligne og få frem gapet mellom de to.

8 e) Tiltak for å komme dit / Avhengigheter
Endring fra «nå-situasjonen» til «målbilde» vil kreve tiltak Tiltakene må beskrives mht: Hva må besluttes Hvilke konsekvenser har dette Hvilke andre prosesser / avdelinger / seksjoner / personer etc vil være berørt Er forslaget avstemt med disse Når bør tiltaket gjennomføres Hvilke avhengigheter er det eventuelt til andre beslutninger

9 e) Gevinster Differansen mellom «Målbilde» og «Nåsituasjon» vil utgjøre potensielle gevinster som en konsekvens av de foreslåtte endringene. Denne differensen må beskrives på en måte som gjør det mulig å uttrykke gevinsten i kroner. For en del gevinster kan dette være vanskelig, men er som oftest mulig gjennom å benytte en gjennomsnittlig kostnad pr enhet. For eksempel: [Sparer x min på å utføre en oppgave] X [antall repetisjoner] X [kostnad pr enhet / time el.l.] [Redusert kostnad pr anskaffet enhet] X [antall enheter pr år / bygg / prosjekt el.l.]

10 f) Plan for realisering
«Gevinster kommer ikke av seg selv» bare ved å vedta tiltaket. De spesifikke endringene må følges opp i detalj som f.eks.: Prosessene må endres og alle involverte må få opplæring, forstå endringen, få system-tilganger og muligens også endret rolle- og oppgavebeskrivelse Dersom det frigjøres arbeidstid må denne tiden utnyttes til annet produktivt arbeid og det er et lederansvar å sikre dette Ved f.eks. endring i hvordan en sak skal utføres (utskiftning / installasjon / anskaffelse etc) er det lederens ansvar å sørge for at dette gjennomføres av alle berørte og at må følge opp at det skjer Plan for realisering må være spesifikk mht hva, hvem, når for den enkelte effekt / gevinst

11 VEDLEGG

12 Droppe, kombinere eller forenkle oppgaver?

13 Prosessbeskrivelse Prosessbeskrivelser kan gjøres på mange ulike måter; noen enklere og noen mer komplisert. Svært ofte er en enkel metode tilstrekkelig