GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007

Presentasjon om: "GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007"— Utskrift av presentasjonen:

1 GRUNNOPPLÆRING FOR BYSTYREKOMITEENE HØSTEN 2007

2 BYSTYREKOMITEENES ARBEIDSOPPGAVER
Behandle og avgi innstillinger til bystyret i løpende saker Avgjøre saker hvor komiteen har beslutningsmyndighet Politisk tilsyn: følge opp langsiktige mål, strategier, planer, retningslinjer, budsjetter mv

3 ARBEIDSFORMER I KOMITEENE
Høringer Komiteene bestemmer selv om de vil arrangere høringer om et bestemt tema Form og varighet kan variere Ikke meningsutveksling mellom komitemedlemmene under en høring Formål: Innhente informasjon Belyse et tema fra ulike aktørers synspunkt Involvere ulike aktører

4 Deputasjoner Mulighet til å holde muntlig innlegg om en sak som står på saksliste Organisasjoner, foreninger, berørte parter mv kan ha deputasjon Komitemedlemmer har mulighet til å stille spørsmål til dem som holder innlegg Ingen debatt Formål: Gi folk muligheter for å påvirke politiske prosesser Opplyse saken best mulig

5 Befaringer Befaring i enkeltsaker for å få bedre grunnlag for avgjørelse Parter gis mulighet til å belyse saken på stedet Medlemmene bør ikke gi uttrykk for sitt syn på stedet Befaringer som ledd i arbeid med å få bedre kjennskap til spesielle geografiske/tematiske områder eller problemstillinger Komiteene avgjør selv hvilke befaringer de vil ha

6 Orienteringer fra byrådet
Komiteene kan be byrådet om å orientere om et særskilt tema Komiteene kan be byrådet om å gi utdypende informasjon om en sak på sakskartet i forkant av møtet Komiteene kan kalle inn etater/virksomheter i forbindelse med budsjettbehandling

7  Arbeidsgrupper Komiteene kan nedsette arbeidsgrupper som jobber nærmere med et tema eller sak Antall medlemmer og sammensetning avgjøres av den enkelte komiteen Eks fra forrige periode: Boligmelding, byggehøyder i sentrum, friluftsmelding, forvaltningplan for byfjell, KPA, KDP Store Lungegårdsvann, klausuleringsbestemmelser, Håkonshella (reguleringsplan), politisk tilsyn

8 Underutvalg Komiteene kan etablere underutvalg som jobber med et avgrenset saksfelt eller type saker, som for eksempel klagesaker Etablering av et underutvalg kan være et virkemiddel for å avlaste komiteen og/eller sette fokus på et gitt saksområde Sammensetning av underutvalg bør gjenspeile den politiske fordelingen i komiteen

9 Arbeidsutvalg Komiteene kan opprette et arbeidsutvalg
Komiteene kan opprette et arbeidsutvalg Arbeidsutvalg ledes av komiteleder Arbeidsutvalg skal jobbe med planlegging og forberedelse av komiteens aktiviteter og møteavvikling Arbeidsutvalg skal ikke behandle politiske saker eller spørsmålstillinger

10 POLITISKE ”INSTRUMENTER”
Muntlige spørsmål maks ½ time kan kun omhandle en sak må gjelde saker som hører inn under komiteens virkeområde må leveres skriftlig hvis de skal tas inn i protokollen skal som hovedregel besvares muntlig Skriftlige spørsmål må leveres skriftlig en uke før komitemøte skal som hovedregel besvares skriftlig, men det må bes om skriftlig svar

11 Anmodninger kan kun fremmes anmodninger i tilknytning til spørsmål
kan kun anmode om en sak om et gitt tema komiteen avgjør ved votering om anmodningen skal oversendes byrådet (eller andre) komiteen tar ikke stilling til innholdet i anmodningen byrådet avgjør selv om det vil fremme sak på bakgrunn av anmodning

12 Hva skiller merknader og forslag?
må være utformet slik det skal lyde leveres til møteleder i undertegnet stand etter at det er fremført Merknader partigruppene kan fremme merknader Hva skiller merknader og forslag? reglementet definerer ikke hva som skiller det voteres over forslag, men ikke over merknader partigruppene gis adgang til å slutte seg til merknader merknader skal ikke fremmes på nytt i bystyret merknader med flertall i komite er like bindende overfor byrådet som en merknad med flertall i bystyret merknader kan oppfattes som svakere instruks enn forslag jf. krav om lovlighetskontroll av merknad om Klostergarasjen

13 POLITISK TILSYN Komiteenes ansvar mht politisk tilsyn:
Drives virksomhetene i samsvar med regelverk, pålegg, avtaler og vedtak? Gjennomfører byrådet den politikken bystyret har vedtatt? Leverer byrådet det bystyret har pålagt? Hvordan utøver byrådet de fullmakter det er gitt? Politisk tilsyn utøves overfor byrådet

14 Viktige forutsetninger
Grunnlagsinformasjon om fagområdet Kjennskap til utfordringer og problemstillinger Kjennskap til utviklingstrekk innen saksområdet Hvordan kan komiteen drive politisk tilsyn? Behandling av enkeltsaker; vurdere om innstillingene er i samsvar med regler og politiske føringer Vurdere om komiteen får de policysakene som er nødvendig og ev. be om saker om gitt tema Tilsyn basert på rapportering; årsmeldinger, budsjett, statusmeldinger og andre rapporter komiteen ber om Tilsyn basert på høringer, befaringer

15 KMBY fattet 28.09.06 følgende vedtak:
Komite for miljø og byutvikling ber om fast tertial- eller kvartalsrapportering fra byrådet med utgangspunkt i malen som beskrives i denne saken. Byrådet kan supplere med flere rapporteringstema enn angitt i saken. Komite for miljø og byutvikling ber byrådet legge frem sak for komiteen i løpet av høsten med detaljert opplegg for rapportering fra og med 2007.

16 Rapporteringsmal (etatsvis rapportering)
Virksomhetsbeskrivelse - Kort beskrivelse av hovedarbeidsfelt Etatens hovedmål og satsingsområder i rapporteringsåret - Hovedmål - Kort beskrivelse av ev. spesielle satsingsområder Måloppnåelse/resultat Avviksmelding og ev. tiltak - Beskrivelse av eventuelle avvik i forhold til mål - Begrunnelse for eventuelle avvik - Beskrivelse av ev.tiltak som vil iverksettes ved avvik 5. Spesielle hendelser i 1. tertial 2007

17

18 PRAKTISKE OPPLYSNINGER
Utsending av sakspapir sakene sendes ut onsdag uken før komitemøte saker i hefter med farget forside er bystyresaker Forfall må meldes skriftlig forfallsgrunn på oppgis Forfall og forfallsgrunn inntas i protokollene bystyrets kontor innkaller vara Inhabilitet inhabilitet med opplysning om inhabilitetsgrunn må meldes skriftlig til Bystyrets kontor i god tid før møtet representanter som er usikre på om de er inhabile i en sak, melder dette skriftlig til Bystyrets kontor. Bystyrets kontor vurderer og gir anbefaling til komiteen.

19 Utsending/utveksling av forslag og merknader før møtet
bidrar til mer effektive møter gir økt mulighet for tilslutning til forslag/merknader gir bedre mulighet for å samordne relativt like forslag/merknader til fellesforslag fra flere partier innsending av forslag og merknader til Bystyrets kontor før møtet letter arbeidet med protokollskriving Møteavvikling ordinære møter starter kl middag serveres fra kl i kantinen varighet vil variere avhengig av sakskart og tidsforbruk pr. sak Innhold og form i mailer som skal arkiveres

20 Informasjon på internett
politikerregister som inneholder informasjon om alle medlemmer og varamedlemmer i politiske utvalg spørsmålregister som inneholder alle muntlige og skriftlige spørsmål med svar, inetrpellasjoner og anmodninger sakskart og saksdokument for bystyret, bystyrets organ og byrådet reglement for bystyret, bystyrets organ og for enkeltrepresentanter skjema møteplaner folkevalgtopplæring Internettadresse: under ”Politikk og valg” NB! Nettportalen er under omlegging.