Sammenslåingsprosessen i Trøndelag

Presentasjon om: "Sammenslåingsprosessen i Trøndelag"— Utskrift av presentasjonen:

1 Sammenslåingsprosessen i Trøndelag
HMS-samarbeidsforum Oslo februar 2018

2 Når to skal bli en Stiklestad

3 TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE:
Driftsbudsjett 6 mrd Investeringer ca 2 mrd 32 videregående skoler 40 tannklinikker 6 000 km fylkesvei 43,4 mill kollektivreiser 2 administrasjonssteder

4 Trøndelags tidslinje Trøndelags tidslinje
September2016 Kongen i statsråd sluttbehandler vedtak om sammenslåing. Trøndelags tidslinje Trøndelags tidslinje Mars 2016 Høringssvar og innbyggerundersøk-else presenteres. Juni 2016 Stortinget vedtar sammenslåing. Juni 2016 Mevassvik velges som leder av Fellesnemnda. November 2015 Trøndelagsutredningen og politisk intensjonsplan legges fram. Høringsperiode. April 2016 Vedtak om å søke sammenslåing. Februar 2015 Fylkestingene behandler prinsippene for nytt folkevalgt nivå. Desember2015 Undervegsrapport i fylkestingene. April 2014 Fylkestinget i NT kontakter STFK for felles utredning. Mottas positivt. Juni 2015 Undervegsrapport i fylkestingene. Startet med å skrive saksframlegg etter valgte i 2013 for fylkesrådsleder. Ole skrev i april 2014 til fylkestinget om å vurdere sammenslåing. Erling tilsatt Og arbeidsgruppene startet som en oppfølging av arbeidet som ble utført i Rapport til fylkesrådsleder og fylkesråd april 2014. Oktober 14 Fylkestingene behandler forslagene til mandat for utredningen. September 2013 Stortingsvalget.

5 Intensjonsplan – et politisk dokument
Mål og delmål Regionens navn og fylkesmerke En del om representanter, valgkretser, styringsform dvs. politiske forhold osv. Samisk språkområde m.m. SAMT VIKTIGE BESTEMMELSER ANGÅENDE ANSATTE Et viktig mål med sammenslåingen er å skape bedre forutsetninger for en kompetent og effektiv administrasjon og tjenesteproduksjon, med attraktive og utviklende arbeidsplasser. Ingen som er ansatt i de to fylkeskommunene på sammenslåingstidspunktet skal kunne sies opp som følge av sammenslåingen. Endringer i stilling og arbeidsoppgaver må imidlertid påregnes. Medarbeidere som eventuelt måtte bli overtallige som følge av dublering eller behov for ny organisering osv, vil bli tilbudt annen passende stilling etter forutgående samtaler/drøftinger i samsvar med avtaleverket. Vernet mot oppsigelse av medarbeidere som eventuelt blir overtallige som følge av sammenslåingen, skal vare i 5 år fra sammenslåingsdato. Hvis lokalisering av administrative funksjoner medfører endret arbeidssted for nåværende ansatte, skal det legges til rette for fleksible overgangsordninger slik at den ansatte gis mulighet til fortsatt jobb i den nye regionen. Perioden for slike overgangsordninger skal ha 5 års varighet fra sammenslåingsdato. Generelle og spesielle overgangsordninger av denne typen fastsettes etter drøftinger med de som berøres og med tillitsvalgte

6 Mål En region med livskraft, bærekraft og konkurransekraft Et viktig mål med sammenslåingen er å skape bedre forutsetninger for en kompetent og effektiv administrasjon og tjenesteproduksjon, med attraktive og utviklende arbeidsplasser.

7 Prinsipper som bl.a. legges til grunn
Helhet skal ivaretas av strategisk ledergruppe Ikke geografisk inndeling Alle sentrale administrative funksjoner skal som hovedregel ha ansatte både i Steinkjer og Trondheim. Rådmannsfunksjonen skal være lokalisert i Steinkjer. Det betyr at den strategiske ledelsens faste, felles lederaktiviteter som hovedregel skal foregå i Steinkjer. Lederne skal ha tilstrekkelig tilstedeværelse hos ansatte både i Steinkjer, Trondheim og i ytre enheter. Lederne skal bidra positivt til at Steinkjer utvikles som administrasjonsby Vi er alle samfunnsutviklere Sektoransvaret

8 Partssammensatt utvalg
Prosjektorganisering Fellesnemd Samferdsel Tannhelse Stab/støtte funksjoner Økonomi Arkiv IKT Agresso Regnskap Innkjøp Eiendom HR gruppe Lønn Kommunikasjon Politisk sek Opplæring Regut/KRUA Arbeids utvalg R intern Prosjekt ledelse R ekstern Partssammensatt utvalg Kick off etter vedtak – alle som er med i grupper. Begge lederne deltok i gruppene og samarbeidet om prosessen. Likeverdige parter Prosjektledere fra begge fylkeskommunene Tydelig mandat med rapportfrist Tett dialog med Prosjektledelsen, avhengig av å delta på møter med hele toppledelsen – forankring Prosjektverktøy – Prince – prosjektweb. Tett dialog med Prosjektledelsen, avhengig av å delta på møter med hele toppledelsen – forankring Arbeidsgrupper og prosjektgrupper Prosjektweb 50 prosjekter på weben Rapporter til prosjektledelsen februar Innhold? Arbeidsgruppenes hovedoppgave er å beskrive fremtidig organisering og oppgaveløsning innenfor de respektive områdene, samt å jobbe med alle de praktiske forholdene som må være på plass innen

9 Organisering HR (Personal/lønn)
HR-gruppa Lønn/agresso HMS Oppretting av HR avdeling Digitalisering av ansettelsesprosesser Kompetansestyring - ansattopplæring Referansegruppe 7 hovedtillitsvalgte Tre delt mandat: Arbeidsgiverpolitikk og ivaretakelse av medbestemmelse i omstillingsprosessen Lage nye styrende dokumenter Slå sammen avdelingene personal/org/lønn

10 Intensjonsavtalen - ansatte
Endringer i stilling og arbeidsoppgaver må påregnes Vern mot oppsigelse i 5 (3)år fra sammenslåingsdato Hvis lokalisering av administrative funksjoner medfører endret arbeidssted for nåværende ansatte, skal det legges til rette for fleksible overgangsordninger Steinkjer er administrasjonssted med rådmannsfunksjonen Ordførerfunksjonen er lagt til Trondheim Administrasjon skal være lokalisert både i Steinkjer og i Trondheim (Steinkjers andel av de adm. stillingene skal minimum være på dagens nivå) Et viktig mål med sammenslåingen er å skape bedre forutsetninger for en kompetent og effektiv administrasjon og tjenesteproduksjon, med attraktive og utviklende arbeidsplasser. Ingen som er ansatt i de to fylkeskommunene på sammenslåingstidspunktet skal kunne sies opp som følge av sammenslåingen. Endringer i stilling og arbeidsoppgaver må imidlertid påregnes. Medarbeidere som eventuelt måtte bli overtallige som følge av dublering eller behov for ny organisering osv, vil bli tilbudt annen passende stilling etter forutgående samtaler/drøftinger i samsvar med avtaleverket. Vernet mot oppsigelse av medarbeidere som eventuelt blir overtallige som følge av sammenslåingen, skal vare i 5 år fra sammenslåingsdato. Hvis lokalisering av administrative funksjoner medfører endret arbeidssted for nåværende ansatte, skal det legges til rette for fleksible overgangsordninger slik at den ansatte gis mulighet til fortsatt jobb i den nye regionen. Perioden for slike overgangsordninger skal ha 5 års varighet fra sammenslåingsdato. Generelle og spesielle overgangsordninger av denne typen fastsettes etter drøftinger med de som berøres og med tillitsvalgte

11 Omstillingsdokumentet-formål
Et overordnet arbeidsgiverpolitisk styringsdokument: Ivareta en god medinnflytelse og medbestemmelse i prosessen Gi nærmere overordnede retningslinjer for hvordan omstillingsprosessen skal gjennomføres for å sikre ryddig og prosess Skape felles plattform og spilleregler for organisasjonsendring Medvirke til at den enkelte tilsatte har trygghet i arbeidsforholdet under omstilling

12 Drøftet og vedtatt (juni 2016) kort tid etter vedtaket om sammenslåing
Omstillingsdokument – arbeidsgiverpolitikk i omstillingsperioden juni 2016 – Drøftet og vedtatt (juni 2016) kort tid etter vedtaket om sammenslåing Medbestemmelse og medinnflytelse Informasjon Organisasjons- og bemanningsplan Overtallighet Ledige stillinger Kompetanse Organisasjonskultur

13 Medbestemmelse og medinnflytelse
Partssammensatt utvalg Felles informasjons- og drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte Fylkeshovedverneombudene har møte- og talerett Informasjonsmøter med plasstillitsvalgte i sentraladministrasjonene Deltakelse i arbeidsgrupper Både ansatte og tillitsvalgte Referansegruppe til HR-gruppa Workshop i utarbeidelse av styrende dokumenter Ekstra frikjøp av hovedtillitsvalgte og fylkeshovedverneombud

14 Tillitsvalgtes deltakelse
Tillitsvalgte fikk anledning til å delta i alle prosjekt Tillitsvalgte deltar også i en del underprosjekt 27 tillitsvalgte har deltatt/deltar i en eller flere grupper 254 % ekstra frikjøp av tillitsvalgte Felles informasjons- og drøftingsmøter I tillegg: 2 tillitsvalgte er medlem av partssammensatt utvalg Drøfting av innplassering av ledere Tillitsvalgte opplever å bli hørt.

15 Verneombud Fylkeshovedverneombudene deltar i HMS-gruppe
Ekstra frikjøpsressurs av fylkeshovedverneombud i NTFK Møte og talerett i informasjons- og drøftingsmøtene Har vært et informasjonsmøte med verneombudene på de to fylkeshusene I Trøndelag fylkeskommune vil det være ett fylkeshovedverneombud Vurdere om det skal være vara i en overgangsperiode Frikjøp av hovedverneombud

16 informasjon Frikjøp av informasjonsrådgiver
Felles hjemmeside og intranett Nyhetsbrev Allmøter Ledere informerer på personalmøter Informasjon på arbeidsmiljøutvalg

17 Forslag til informasjonsplan fra 1.1.2016-1.5.2016
Særskilte drøftingsmøter i NTFK og STFK tema: informasjonsplan og Intensjonsplanen informasjon sendes til alle ansatte Intensjonsplanen behandles i lokale AMU for Fylkeshusene Høringsfrist Trøndelagsutredningen: Intensjonsplanen behandels i Hovedarbeidsmiljøutvalgene Risikovurdering av arbeidsmiljøene i en omorganiseringsprosess. februar-mars 2016 Fylkestingene samles til tema Trøndelagsutredningen Felles informasjonsmøte til hovedtillitsvalgte Allmøte på Fylkeshusene og informasjons ut til øvrige ansatte Behandling i administrasjonsutvalgene medio april 16 Fylkestingene behandler søknad om å sende søknad ti lsTortinget vdr. Trøndelag

18 Stillingskontroll og overtallighet
Laget egne retningslinjer for innplassering og overtallighet i omstilling Stillingskontroll og felles stillingsbank ble innført Bemanningsplaner Oversikt over dagens stillinger Alle skal innplasseres, ingen overtallig før 2023 (bortsett fra ledere) Bemanningsplanene justeres ved bl.a stillingskontroll Prosedyrer for innplassering Kartleggingssamtaler – alle. Omstillingssamtaler med ledere som omplasseres Drøfte med tillitsvalgte Egne kriterier for lederinnplasseringer Tilsetting av prosjektleder / fylkesrådmann Lage organiseringen under FRM innplassering av fylkesdirektører des 2016 Lage organiseringen nivå 2 innplassering av seksjonsledere april 2017 Innplassering av alle ansatte juni 2017

19 Utvelgelse av ledere Følgende kriterier skal vektlegges ved utvelgelse av ledere: * Formalkompetanse * Relevant ledererfaring * Personlig egnethet: o Motivasjon og evne til nytekning o Rolleforståelse o Relasjonskompetanse o Resultatoppnåelse

20 Prosess innplassering av ledere
Kartleggingssamtaler Referanser Personvurdering Innstilling – som drøftes med to tillitsvalgte

21 VEGEN VIDERE 22.12.16 Innplassering av ledere i strategisk ledergruppe
Uke 9 -17 Formelle drøftinger med TV om organisering av neste nivå (seksjoner) Uke 23/ Innplassering av alle medarbeidere Prosjektrapporter oversendes prosjektledelse Uke 13/14- 17 Innplassering av seksjonsledere Konstituering av fylkesting for Trøndelag

22 Kompetanse Retningslinjer for kompetanseutvikling i omstilling
Hindre overtallighet Sørge for at Trøndelag har riktig kompetanse Endringsledelse for ledere Kurs i «naturlige reaksjoner ved omstilling»

23 Avstandsdimensjoner i ledelse
Type avstand Hvordan måle Geografisk avstand Meter, kilometer Sosial avstand Tillit, hvor godt man kjenner hverandre, hvor lenge man har jobbet sammen, Kognitiv avstand Hvor likt tenker man, felles utdanning og erfaring. Organisasjonsavstand Regler, verdier og normer. Interaksjonskvalitet Hvor ofte har leder og medarbeider kontakt, med hvilke medier, kvalitet, forventninger, svartid på henvendelser KS Agenda Arild Stana ble engasjert.

24 Ansattopplæring i Trøndelag
Styre ansattopplæringen ved bruk av roller og kompetanseplaner Ta i bruk mye e-læring Besluttet KS-læring og Dossier kompetanse Ekstraressurser tilført for å lage opplæringsmateriell og brukerveiledninger (e-læring). Lærere med pedagogisk og IKT kompetanse midlertidig ansatt.

25 Oversikt over stillingsressurser med kompetansekrav
Bemanningsplaner pr Oversikt over stillingsressurser med kompetansekrav Frist for bemanningsplan for 2018 kommer senere Intensjonsplan, omstillingsplan og retningslinjer for innplassering og overtallighet sier: - vern mot oppsigelser i 5 år - overtallighet kan meldes fra 2022 - Stillingskontroll Prosjektleder Mjøen har antydet evaluering av organiseringen i 2019 Det antas at bemanningsplanene kan endres flere ganger fra

26 Innplassering av andre ansatte
Bemanningsplan drøftes og vedtas av prosjektleder Kartleggingssamtaler - nåværende arbeidsoppgaver, kompetanse og ønsker Innplassering av ansatte - kompetanse - tjenesteansiennitet - sosiale forhold Alle skal innplasseres før sommeren

27 Styringssystem i Trøndelag fylkeskommune
Balansert målstyring

28 Styrende dokumenter Arbeidsgiverpolitikken og verdier utarbeides i 2018 Andre styrende dokumenter vil stort sett utarbeides i 2017 Lønnsharmonisering – lages plan Reservasjon mot særavtaler Oppsigelser Drøfte / forhandle nye Obs. tannhelse (bonus/provisjon)

29 Mandat for HMS- gruppa HMS-gruppens hovedoppgave var å levere et begrunnet forslag til prosjektledelsen om hvordan HMS-arbeidet bør innrettes i det nye Trøndelagsfylket. Dette vil bl.a. omfatte organisering, geografisk struktur, bemanning, kompetanse, anlegg, maskiner, programvare mv.  Det skal også angis hvordan overgangen fra gammel til ny løsning skal skje, og hvor lang tid den skal ta. Forslaget skal først og fremst sikre at saksområdet er operativt fra , men bør også angi løsninger på lengre sikt, gjerne slike som kan gjøre Trøndelag til en ledende referanseregion på saksområdet.  Prosjektgruppa besto av: 2 HTV Bjørn Aspaas UDF, Britt Austad FF, 2 FHVO Pål Magne Svarlien, Bjarne Berre pg rådgiverne Svein Erik Innset, Eva Holthe Mathisen og Ann Christin Eidsmo som ledet gruppa.

30 Gruppen skal se spesielt på følgende områder:
Organisering (inkludert geografisk struktur), ansvar, myndighet og medvirkning Styrende dokumenter Kompetanse og opplæring Prosesser i HMS-arbeidet  Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav i HMS-lovgivningen. Kartlegginger og risikovurderinger av farer og problemer Registreringer av skademeldinger og avvik Tiltak på grunnlag av risikovurderinger og avviksmeldinger Evaluere og etablere system som ivaretar register over personer som er eksponert for helseskadelige stoffer Evaluere bruk av eksisterende bedriftshelsetjeneste og etablering av ny. Systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt (Revisjon av HMS-arbeidet).

31 Risikovurdering med tiltak på overordnet nivå
HMS gruppa Risikovurdering med tiltak på overordnet nivå Risikoanalyse med tiltak på avdelingsnivå i sentraladministrasjonene Kartlegginger – anonym spørreundersøkelse i sentraladministrasjonene. Vår og høst 2017 Anbud bedriftshelsetjeneste Ny struktur vernetjenesten Nye styrende dokumenter Risikofaktorer: Iboende faktorer ved jobben (stor arbeidsmengde, tidspress, høye kvalitative krav) Rollestress Karriereusikkerhet Relasjoner Organisasjonskultur Ved utforming av tiltak anbefaler Arbeidstilsynet å ta hensyn til: Bevissthet om lokale normer Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Leders tilgjengelighet Tidlig rolleavklaring Konstruktiv konflikthåndtering

32 Beredskap Beredskapsorganisering og planer må være på plass fra dag 1

33 Digitalisering av ansettelser
Søknadssystem (webcruiter) integrert med kompetansekartleggingssystem (Dossier) Digitale arbeidskontrakter – digital signering

34

35 Risikovurderingen vi gjorde før sammenslåingen
Iboende faktorer ved jobben (stor arbeidsmengde, tidspress, høye kvalitative krav) Rollestress Karriereusikkerhet Relasjoner Organisasjonskultur Ved utforming av tiltak anbefaler Arbeidstilsynet å ta hensyn til: Bevissthet om lokale normer Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Leders tilgjengelighet Tidlig rolleavklaring Konstruktiv konflikthåndtering Risikofaktorer som kan før til uheldige hendelser Konsekvens og sannsynlighet og tiltak for å forebygge uheldige hendelser Rollestress: gjøre andre oppgaver, usikkerhet om plass i endringsprosessen, nye arbeidsoppgaver, nye kolleger Karriereusikkerhet: frykt for å miste arbeidet og trussel om overtallighet Relasjoner: nye arbeidsgrupper – miste tilhørighet til en gruppe Organisasjonskultur: kommunikasjon, informasjon , rykter

36 Bow-tie modellen Bow-tie modellen har fått navnet sitt fordi den ligner på en tversoversløyfe

37 To faser Fase 1 Fase 2 2017 2019 2020 Omstillingsfase
Fokus på samordning, fellesskap, identitetsskaping Fase 2 Vurdere justering av organisasjons-struktur Evaluering

38 Rom ble ikke bygd på en dag. Ting tar tid
Utfordringer Rom ble ikke bygd på en dag. Ting tar tid Verdier og visjon kommer sent Etiske retningslinjer og ny arbeidsgiverpolitikk i 2018 Utrygghet og uro i korte perioder – fordi Drakamper med opplevelse av tap Informasjon!! Aldri nok Overtallighet i 2023? Kompetansetap? Innplassering skaper kanskje få karrieremuligheter i fk. Virker datasystemene som forventet? Opplæring viktig, ny måte å jobbe på gjennom digitale løsninger Obs: Fag-organisasjonene bør jobbe parallelt med egen organisasjon.

39 Profilering

40 Visjon- Vi skaper historie
Vedtatt av fylkestinget 14. desember 2017

41 VI SKAPER HISTORIE VI SKAPER FORTSATT HISTORIE

42 VI SKAPER HISTORIE VI SKAPER HISTORIE. Foto: Johan Arnt Nesgård
Foto: Oddveig Forfot

43 Verdiene våre Under utarbeidelse….. Åpen og nysgjerrig i holdning
Modig og ansvarlig i handling

44 Evaluering

45