Seminar om spillemiddelordningen for idrettslag i Asker.

Presentasjon om: "Seminar om spillemiddelordningen for idrettslag i Asker."— Utskrift av presentasjonen:

1 Seminar om spillemiddelordningen for idrettslag i Asker.
Spillemidler til bygging av idrettsanlegg, friluftsanlegg og nærmiljøanlegg Seminar om spillemiddelordningen for idrettslag i Asker. 4.April 2017/17.oktober 2017

2 Spillemidler Hva er spillemidler?:
Deler av overskuddet fra Norsk Tipping går til bygging av idrettsanlegg, nærmiljøanlegg og friluftslivsanlegg. Kulturdepartementet har ansvaret for ordningen, Fylkeskommunene er delegert tildelingsmyndighet. Kommunene er delegert saksbehandleransvaret for søknader i de respektive kommunene. Sender inn søknader samlet. Idrettslagene og andre søkere er ansvarlig for å utarbeide søknad. Søknad skal være komplett.

3 Søknad om spillemidler
Slik søknad er digital ( Vi pleier å instruere de ulike søkerne i programmet, og kommer også til å gjøre det fremover. Alle dokumentene i søknad om forhåndsgodkjenning er dokumentasjon som skal benyttes i forbindelse med søknad om spillemidler. Det hender (sjelden) at søknadene ikke er komplett når de er sendt inn til fylket, og det er avvisningsgrunn. Ofte får disse søkerne anledning til å sende inn manglende dokumentasjon. Men Natur og Idrett følger søkere opp slik at dette unngås.

4 Frister Sendes 10.juni, Prosjekt til HP:
Melde prosjekt inn til Kommunen, v/Natur og Idrett - for å få det inn på lista i Handlingsprogrammet til Kommunestyret. Planlegg i god tid før dette. Prosjekt skal også som hovedregel stå i en kommunal plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. Senest 1.oktober: Søknad om idrettsfaglig forhåndsgodkjenning Merk at du kan søke om FG hele året, men skal du søke spillemidler innen 15.1 påfølgende år, så er siste frist 1.10. Senest 1.november: Søknad om spillemidler Søknadsprosess er digital. Dokumentene i søknad om FG skal være med i søknad. Kommunen har mange søknader – både private og kommunale prosjekt, så vær ute i god tid. Senest 15.januar – Kommunenes frist for spillemidler: Kommunen sender alle søknadene over til Fylkeskommunen

5 Rutinebeskrivelse – ulike faser
Ide- og planleggingsfase: Hva vil dere?, samskaping med egen klubb/medlemmer, grunneierforhold, styrevedtak, finansiering, offentlige tillatelser. Sjekk alltid med plan- og bygningsavdelingen om et anlegg er byggemeldingspliktig, og ikke begynn å bygge før dette er ivaretatt. Prosjekteringsfase: Detaljprosjektering – nb: skal utføres av offentlig godkjent aktør (arkitekt eller lignende). Råd: Engasjer en arkitekt! Søknad om Forhåndsgodkjenning – nb: Før dere begynner å bygge. Dette er absolutt! (eksempel Ullensaker som tapte 8 mill) Søknad om byggetillatelse Søknad om Spillemidler

6 …forts. Gjennomføringsfase Ferdigstilling:
Klokt og nødvendig å engasjere en prosjektleder/byggeleder. Mange fallgruver. NB: Hvis dere får mer en 50 % offentlige tilskudd så skal dere følge Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Husk at alle tillatelser må på plass før dere bygger (idrettsfunksjonell godkjenning, byggetillatelse, lån, evt. leieavtale for grunn etc.) Ferdigstilling: Ferdigstillingsattest skal innhentes – enten fra Plan- og bygningsavdelingen, alternativt en «overtakelsesprotokoll» fra entreprenør.

7 Finansiering Ulike finansieringskilder: Godtas ikke:
Spillemidler – egne satser for ulike anlegg. Hovedregel er 1/3 av totalkostnadene oppad begrenset til en sum (se bestemmelsene) Nærmiljøanlegg 50%, inntil ,- per søknadsenhet. Egenkapital/Egenfinansiering – skal dokumenteres med bankutskrift. Lån – (noen søker om Kommunal lånegaranti) Dugnad – skal dokumenteres med det som en entreprenør el. hadde gjort samme jobben for Godtas ikke: Gaver og rabatter – er nå ute Momskompensasjon godtas ikke som del av finansiering.

8 Søknad om forhåndsgodkjenning (FG)
= idrettsfaglig forhåndsgodkjenning av anlegg det skal søkes spillemidler til. Må ikke forveksles med byggetillatelser fra Plan-, og bygg, som kommer i tillegg Søknad om FG skal inneholde: - Oversendelsesbrev. - Behovsoppgave (hvorfor dere skal bygge..) - Oversiktskart, Situasjonsplan og Utomhusplan. - Plantegninger, Snitt-tegninger, fasadetegninger og baneplan - Tverrprofil, drensplan og snitt av eks. grunnforhold - Kostnadsoverslag, finansiering (skriftlig dok.) og plan for drift - Anlegget må stå i HP – liste over spillemiddelsøknader – ev. i KIF- planen. - Godkjenning byggesak (Plan- og bygg) - Dokumentasjon eie/leieforhold av tomt

9 Eksempel Kostnadsoppsett

10 ….forts…….søknad om FG Søknad om FG sendes:
Asker kommune, Natur og Idrett, PB. 353, 1353 Asker Store anlegg/spesielle anlegg: Søknad om FG sendes videre til Kulturdepartementet. I retur får dere et svarbrev med forhåndsgodkjenning, og stemplede dokumenter. Dette brevet, og alle dokumentene i søknad om FG er dokumenter som skal benyttes i søknad om spillemidler.

11 Spillemiddeltildeling – utbetalinger…
Fylkestinget ved Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse i Akershus Fylkeskommune vedtar i juni hvert år årets tildeling. Søkere som har fått tildeling av spillemidler får utbetalt ca 80 % ved byggestart. Siste 20 % utbetales når anlegget er ferdigstilt og når et sluttregnskap er revidert og sendt inn.

12 SLUTTREGNSKAP Sluttregnskap er et krav for å få utbetalt og beholde spillemidler Kapittel 5 i Bestemmelsene om spillemidler handler om regnskap og kontroll. Det forutsettes at tilskuddsmottakere setter seg inn i disse Den som fører regnskapet må ha nødvendig kompetanse og kjenne til kapittel 5 Tilskuddsmottakere bør benytte en egen bankkonto for alle utbetalinger/innbetalinger vedrørende anleggsinvesteringen Det skal føres eget Anleggsregnskap, og dette skal holdes atskilt fra øvrige regnskap, dvs. at regnskap bør føres med prosjektkode som gjør det mulig å skille ut egen rapport som viser hvilke bilag som vedrører anlegget. HUSK! Det er tilskuddsmottaker som er ansvarlig for at midlene er brukt i tråd med søknad og godkjenning, OG for at regnskapet er ført i tråd med bestemmelsene i kap. 5. Kommunen vil være behjelpelig med tips og råd og prøve å kvalitetssikre i forkant for oversendelse til revisor. Det anbefales å bruke regnskapssystem eller et tilstrekkelig spesifisert regneark. Idrettsforeninger skal følge NIFs bestemmelser om regnskapsføring, og kommunen forutsetter at dette er overholdt i tillegg til kap. 5 i Bestemmelsene om Regnskap og Kontroll

13 SLUTTREGNSKAP Regnskapet skal være ført slik at det kan sammenlignes med godkjent kostnadsoverslag og finansieringsplan fra spillemiddelsøknaden. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som postene i det godkjente kostnadsoverslaget. Regnskapsskjema skal fylles ut (regnskapssammendrag for bygging av anlegg) , finnes på Kostnader skal dokumenteres. NB: slikt sluttregnskap er nå også et krav som dokumentasjon hvis dere skal søke om momskompensasjon for bygging av idrettsanlegg. Frist for søknad er 1. mars hvert år. Regler om søknad for momskompensasjon finner her: Ang. 1. og 2. punkt: Det kan være hensiktsmessig å lage et hjelpeark i Excel for å vise hvordan man har gruppert regnskapsposter for å komme frem til beløp som fylles inn i regnskapsskjemaet. Ang. pkt. 3 og 4: Hvis noen undres over at det er 10 års oppbevaringsplikt, har dette sammenheng for de som samtidig søker mva-kompensasjon hvor justeringsreglene i kompensasjonsloven har 10 årsregel.

14 Krav til dokumentasjon sluttregnskap
Krav til dokumentasjon av utbetalinger og innbetalinger Det skal foreligge bilag over alle utbetalinger og innbetalinger. Bilagene skal vise: • hva utbetalingen/innbetalingen gjelder • hvilken konto som er belastet • hvem som har anvist • hvem som har attestert • bilagsnummer Bilag over utbetalinger som omfatter merverdiavgift, skal være i samsvar med kravene i bokføringsforskriften (forskrift av 1. desember 2004 nr om bokføring), kap. 5. Attestasjon og anvisning skal ikke gjøres av samme person. Tilskuddsmottaker plikter å oppbevare bilagene og regnskapene i 10 år. NB! Bilag må attesteres og anvises av 2 forskjellige personer som har myndighet fra klubben/vellet (F.eks. økonomiansvarlig og styreleder) Må enten fysisk påføres bilaget, eller vise hvordan dette er ivaretatt elektronisk i regnskapsprogrammet.

15 …...Sluttregnskap og revisjon
Sluttregnskap på bilagsnivå skal leveres kommunen. Dette skal revideres av Kommunens revisor når tilskuddsbeløpet overstiger kr Avsluttet regnskap, regnskapsbøker, bilag og kontoutskrifter skal uoppfordret overleveres til revisor for kontroll. Sammen med regnskapet skal det følge utfylt regnskapsskjema. Leveres kommunen, v/Natur og Idrett. Revisor skal også få tilgang til endelig godkjent søknad med vedlegg (fra kommunen eller fylkeskommunen). For tilskuddsbeløp under kan enhetens valgte revisor revidere og signere på regnskapsskjemaet NB! Tilskuddsbeløp under kr kan revideres av klubben/vellets egen revisor. NB! NB! Hvis klubben/vellet likevel ønsker at kommunens revisor skal revidere, selv om tilskuddsbeløpet er under kr , forbeholder kommunen seg rett til å viderefakturere revisors honorar til klubben/vellet.

16 AIRs rolle Anleggsprioriteringer
AIR har hvert 4.de år en prosess med lagene der de prioriterer nyanlegg. Sist dette ble gjort var i forbindelse med utarbeiding av KIF-planen. AIR jobber med et eget program for prioritering. Godkjenning av prioriteringsrekkefølge spillemiddelsøknader Spillemiddelsøknadene settes opp i en prioriteringsrekkefølge. Denne gjøres av kommunen, AIR gir en uttalelse. Det gjennomføres en kronologisk rekkefølge på spillemiddelsøknadene. Et prosjekt kommer inn på listen nederst og jobbe seg oppover etter hvert som de over får spillemidler. Alle har like god grunn til å stå høyere på listen, så vanskelig å prioritere noen foran andre. Kronologi er derfor av rettferdighetshensyn.