Medarbeiderkartlegging 2017

Presentasjon om: "Medarbeiderkartlegging 2017"— Utskrift av presentasjonen:

1 Medarbeiderkartlegging 2017
Driftsenhet / Avdeling Dato Nordland fylkeskommune gjennomfører medarbeiderkartlegging for alle ansatte annen hvert år. Sist gjennomføring var i 2015, og høsten 2017 skal det igjen gjennomføres ny kartlegging. Tidspunkt for gjennomføring er oktober 2017. Begrunnelsen for at kartleggingen er annen hvert år er at det skal være tid nok å følge opp resultatene på en god måte før neste kartlegging gjennomføres. Samtidig er det hensiktsmessig at det ikke går for lang tid, for å sikre kontinuitet og godt sammenligningsgrunnlag. PLANLEGGINGSFASEN: Ledelsen går gjennom arbeidet med medarbeiderkartleggingen fra Handlingsplan fra 2015 gjennomgås med fokus på hvilke tiltak som er gjennomført og resultater som er oppnådd. Det er viktig å involvere tillitsvalgte og hovedverneombud når tidligere arbeid gjennomgås og ved planlegging av videre arbeid med medarbeiderkartleggingen. Foto: Rune Nilsen/News on Request

2 Medarbeiderkartlegging
Et verktøy for å kartlegge medarbeidernes opplevelse av viktige sider ved sin arbeidssituasjon; det som påvirker trivsel, engasjement og rammer for å gjøre en god jobb. Kunnskapen skal brukes til å videreutvikle et godt arbeidsmiljø og enda bedre kvalitet på tjenestene. Kartlegge Analysere Utvikle    Spørsmålene som er utformet er vurdert og vært gjennom faktoranalyser. Ved utarbeiding av medarbeiderkartlegginger er ikke spørsmålene tilfeldig valgt eller tilfeldig satt sammen for å måle en indikator. Presenter arbeidet som er gjort siden sist gjennomføring av medarbeiderkartlegging (2015). Det er viktig for ansattes motivasjon at arbeidet blir prioritert og fulgt opp. Nå er det ny kartlegging, og det er mulighet for å fortsette med det som var positivt ved planlegging, gjennomføring og oppfølging i 2015, evt. endre dersom det er behov for justeringer i forarbeidet, gjennomføringen eller analysen og oppfølgingen av medarbeiderkartleggingen. Ny leverandør: Rambøll Management Consulting er ny leverandør av medarbeiderkartleggingen til Nordland Fylkeskommune. Rambøll bistår med tilpasning av innhold, teknisk gjennomføring, analyser og rapportering, samt opplæring og presentasjon av overordnet resultat.

3 Nordland: Sammen skaper vi attraktive og inkluderende lokalsamfunn
Visjon: Nordland: Sammen skaper vi attraktive og inkluderende lokalsamfunn Start med en forankring av medarbeiderkartlegging. Hva er overordnet arbeid som gjøres i NFK og hvor kan vi forankre arbeidet med medarbeiderkartleggingen? En helsefremmende arbeidsplass kjennetegnes av fornøyde arbeidstakere som gjør en god jobb. Både ledere og ansatte tar et felles ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø og trivsel på arbeidsplassen. Gode ledere tar hensyn til hele mennesket med utgangspunkt i individuelle behov og livssituasjoner. De ser den enkelte ansatte, og gir positive og korrigerende tilbakemeldinger når det er behov for det. Gode ledere kommuniserer tydelig, og tar ansvar for et godt arbeidsmiljø. Gode medarbeidere tar et selvstendig ansvar for seg selv og for helheten. De er motivert til å gjøre en god jobb, har stor grad av selvledelse og tar ansvar for sitt eget arbeidsmiljø og sin egen arbeidssituasjon. Gode medarbeidere sier fra når arbeidsplassen ikke er helsefremmende. Godt arbeidsmiljø kjennetegnes blant annet av gode relasjoner mellom mennesker, et godt sosialt miljø, tydelige ansvarsområder og roller, arbeidsglede, arbeidslyst. Alle ansatte påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet, og vice verca. God kommunikasjon innebærer å være bevisst på hvordan vi snakker med hverandre. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har et felles ansvar for god kommunikasjon, som skal preges av tillit, åpenhet og respekt. God helse er delvis et personlig ansvar. For at den ansatte skal ha god arbeidshelse, skal Nordland fylkeskommune legge til rette for et sunt og godt kosthold, og muligheter for flere former for fysisk aktivitet.

4 Tillit – åpenhet - lojalitet
Visjon: Sammen skaper vi attraktive og inkluderende samfunn Verdier: Åpenhet, tillit og lojalitet Tillit – åpenhet - lojalitet

5 Hvorfor medarbeiderkartlegging?
Vi må vite hvordan du som medarbeidere i dag opplever egen arbeidsplass og arbeidsmiljøet du er en del av Oppleves arbeidsmiljøet trygt? Opplever du å få brukt din kompetanse på en god og utviklende måte? Er det grep vi bør gjøre slik at vi blir en enda bedre arbeidsplass? En medarbeiderkartlegging skal brukes som grunnlag for å jobbe målrettet med eget arbeidsmiljø. En medarbeiderkartlegging er en kilde til informasjon Andre kartlegginger som gjennomføres er bl.a vernerunder, avviksmelding og forbedringsforslag, medarbeidersamtale m.m Andre kartlegginger som gjennomføres: Ledelsens gjennomgang (leders gjennomgang av informasjon og statistikk fra kvalitetssystemet SfKS), Ulike møtearena (avdelingsmøter, seksjonsmøter) Møter mellom leder og verneombud Avvik/forbedringsforslag Medarbeidersamtale – et verktøy for individuell kartlegging, og samlet tilbakemelding fra hele arbeidsgruppen. Vernerunder: Spørsmål om bl.a inneklima og fysiske forhold kartlegges gjennom vernerunder.

6 Rolleavklaring I Nordland fylkeskommune skal arbeidsmiljøet preges av profesjonalitet og et positivt menneskesyn, og holdninger som er fri for diskriminering Leders rolle Ansattes rolle Verneombudets rolle Tillitsvalgtes rolle Medarbeiderplattformen gjelder for alle ansatte i NFK – både ledere og medarbeidere. Medarbeiderplattformen og lederplattformen finner du i kvalitetssystemet og på intranett. Fra lederplattformen: En leder har ansvar for å bygge fellesskap, godt arbeidsmiljø, samarbeid og organisasjonskultur Fra medarbeiderplattformen/lederplattformen: I arbeidslivet er det et gjensidig ansvar mellom arbeidsgiver og medarbeidere til å bidra til et godt arbeidsmiljø og gode arbeidsprosesser. Hver medarbeider har betydning for arbeidsmiljøet og er med på å prege egen og kollegaenes arbeidsdag. Det er dermed viktig å ha et bevisst forholdt il sin rolle som medarbeider og bidra aktivt til fellesskapet. Leders rolle – Leder har ansvar for å gi informasjon i forkant, legge til rette for gjennomføring og sørge for oppfølging av resultatene. Ansattes rolle – Alle ansatte har en medvirkningsplikt! Gjennomføring av medarbeiderkartlegging er et arbeidsmiljøtiltak! Ansatte må tilegne seg nødvendig informasjon i forkant av gjennomføring. Delta i gjennomføringen, ved å svare på spørreskjema som du får tilsendt på e-post. Aktivt delta i oppfølgingen hvor tiltak skal planlegges og iverksettes. Verneombudets rolle – Hovedverneombud involveres av øverste leder når rapport og resultat skal gjennomgår. Øvrige verneombud involveres på avdelingsnivå/klinikknivå/seksjonsnivå, som del av oppfølgingen. «Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid», jf. § 3-1 Tillitsvalgtes rolle – Gode og forankrede beslutninger tas i samarbeid med de ansattes representanter. Tillitsvalgte skal kjenne til fylkeskommunens rutiner og være en støttespiller for at hensiktsmessig oppfølging planlegges og iverksettes. Tillitsvalgte blir involvert av øverste leder for å gå gjennom rapporter og resultater. Alle tillitsvalgte skal få kopi av aktuelle rapporter.

7 En anonym kartlegging Medarbeiderkartleggingen er en anonym kartlegging. Det vil si at det vises ikke svar for avdelinger der antall besvarelser er under 5. Vi trenger dine tilbakemeldinger for å sikre best mulig grunnlag for å jobbe sammen om vårt arbeidsmiljø. Anonymitet for å sikre ærlige svar Alle rådata lagres hos Rambøll Ingen hos NFK har tilgang til rådata Ingen rapporter på grupper med mindre enn fem svar

8 Begrepsavklaring Nærmeste leder Med nærmeste leder menes den leder som har personalansvar for deg Toppledergruppen Min øverste leder og tilhørende ledergruppe Enhet Den seksjonen/avdelingen/klinikken du jobber i til daglig Brukere De som er avhengige av din jobb og at denne løses på en god måte; dette kan være eksterne (eks. elever, kunder) eller interne (dersom du jobber i stab) Under tema ledelse blir medarbeiderne bedt om å svare på spørsmål som angår nærmeste leder med personalansvar for deg. Det er viktig at det blir tatt opp og diskutert slik at enheten har en felles forståelse for hva som legges i benevnelsene. Derfor er det viktig at dette avklares i forkant av medarbeiderkartleggingen, slik at medarbeiderne vet hvem de skal svare for. Toppledergruppen: Det er ett spørsmål om toppledergruppen. Det vil være informasjonstekst i tilknytning til spørsmålet, men det er viktig med en tidlig avklaring hvem denne ledergruppen er for den enkelte. Nfk har ulik organisering og det er utfordrende å lage en lik definisjon for alle. Videregående skoler – Rektor og tilhørende ledergruppe Tannhelse – Distriktsleder med tilhørende stab Avdelinger i fylkesadministrasjonen – Etatsleder og tilhørende ledergruppe Scene 8 – leder og tilhørende ledergruppe Enhet må defineres slik at alle har en felles forståelse! Den gruppe som rapporterer til din nærmeste leder, og som du normalt jobber nærmest med Viktig at den enkelte vet hvem enhet er. Noen jobber i en seksjon eller i en stor avdeling uten ytterligere oppdeling. Eks: Vi på HR er en seksjon i Stabsavdelingen. Når vi svarer er enheten vår seksjon. Dere må avklare dette for den ansatte – hvem er Enhet. For tannhelse må det gjøres lokale avklaringer om ansatte svarer for klinikken eller klinikkområdet? Organisasjonsstrukturen er godkjent av øverste leder og her er det lagt inn om det er klinikk eller klinikkområde som danner grunnlag for rapportene.

9 Spørsmål i kartleggingen
Varsling av mobbing, trakassering og uønskede hendelser gjøres ikke gjennom medarbeiderkartleggingen – her følges egne varslingsrutiner. Medarbeideroppfølging vs. medarbeidersamtale Spørsmål om medarbeidersamtale er ikke med i årets kartlegging. Fokuset i årets kartlegging ligger på medarbeideroppfølging, ikke på medarbeidersamtale som skal gjennomføres en gang per år. Mobbing, trakassering og uønskede hendelser Fylkeskommunen har egne rutiner for varsling om mobbing, trakassering og uønskede hendelser. Slike hendelser er viktig at blir meldt i fra om og fulgt opp. En medarbeiderkartligging gjennomføres annen hvert år, og er ikke riktig verktøy for å melde fra. Varsling av kritikkverdige forhold har sine egen prosedyrer. Medarbeideroppfølging vs. medarbeidersamtale Spørsmål om medarbeidersamtale er ikke med i årets kartlegging. Fokuset i årets kartlegging ligger på medarbeideroppfølging, ikke på medarbeidersamtale som skal gjennomføres en gang per år. Vernerunder: Spørsmål om bl.a inneklima og fysiske forhold kartlegges gjennom vernerunder.

10 Utdanning For pedagogisk personell er det tilleggsspørsmål som omhandler motivasjon og forutsetninger, klasseledelse og regler og adferd. Svarene på disse tilleggsspørsmålene blir sett i sammenheng med elevenes svar i elevundersøkelsen. Dette lysbildet er kun aktuelt for videregående skoler.

11 Planlegging Gjennomføring Oppfølging Informasjon Sett av tid
Kvalitetssikre og godkjenne org.strukturen Planlegging 11-25.oktober Alle mottar e-post Gjennomføring Opplæring Rapporter – analyse av resultater Lokale prosesser og plan for videre arbeid Oppfølging Leder er ansvarlig for medarbeiderkartleggingen, både planlegging, tilrettelegging og gjennomføring og oppfølging. Alle medarbeidere og ledere har medvirkningsplikt i hele prosessen knyttet til medarbeiderkartleggingen Planlegging Informasjon om medarbeiderkartleggingen ligger på intranett. Når skal vi sette av tid for gjennomføring? Informasjon til ansatte (og presentasjon av denne PowerPointen) er en del av planleggingsfasen. Gjennomføring oktober Sett av tid på eks fellesmøter hvor ansatte svarer på kartleggingen. Alle medarbeidere som er med i kartleggingen vil motta en e-post når kartleggingen starter. I denne e-posten er det oppgitt både url og brukernavn som de skal logge seg inn med. Dette er en personlig link til spørreskjema. Linken skal ikke videresendes. I e-posten er innloggingsinformasjon til kartleggingen. Det sendes ut påminnelse på e-post Oppfølging Resultat og rapport er interne arbeidsdokument. Oppfordrer til å ha respekt for resultatene og rapportene, og at disse skal følges opp av de det gjelder. Etter gjennomført kartlegging gjennomføres kurs for øverste leder og skypeopplæring for alle ledere med personalansvar I all analyse og fortolkning er det viktig å ha fokus på både de områder det står bra til med og på forbedringsområdene Arbeidsmiljøutvalget skal gjennomgå rapporten som gjelder hele driftsenheten (ikke den enkelte avdeling). Arbeidsmiljøutvalget skal gi råd i forhold til prioriteringer og tiltak Det kan være aktuelt å involvere andre for bistand til analyse og oppfølging. HR, bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenteret kan bistå i oppfølgingen. Dette kan være involvering på gruppenivå og/eller individnivå. Tiltak registreres i egen tiltaksmodul hvor mål, tiltak, tidsfrist og ansvarlig fremkommer. Informasjon om tiltaksmodulen og handlingsplaner blir sendt ut når dette er aktuelt å ta i bruk.