11 Nettverksmøte for LP Oppfølging og regnskapsføring av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

22 Agenda – 09.40: Orientering om kartleggingsarbeid som analyserer BOA i sammenheng med øvrig virksomhet ved NTNU – 10.00: Krav til oppfølging og regnskapsføring av BOA, reglement og instrukser – 10.15: Pause – 11.10: Praktisk bruk av kontoplan og regnskapsføring innen BOA, teori og praktiske eksempler – 11.30: Informasjon om ulike aktiviteter i Prosjektprosessen, Hva jobbes det med for tiden?

33 Oppfølging og regnskapsføring av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Bakgrunn Nytt reglement fra Kunnskapsdepartementet setter sterkere krav til oppfølging og regnskapsføring av BOA Økt fokus på å se BOA i sammenheng med bevilgningsøkonomien og den totale økonomien ved NTNU (egen arbeidsgruppe med controllere analyserer spesielt BOA i sammenheng med den øvrige virksomheten ved NTNU) Tilbakemelding fra dere som LP’er med ønske om gjennomgang i praktisk bruk av kontoplan og regnskapsføring innen BOA

44 Krav til regnskapsføring av bidrags- og oppdragsfinansierte aktivitet - retningslinjer Økonomistyring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter reguleres på overordnet nivå av: -Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (fastlagt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra ). NTNU har egne retningslinjer for økonomistyring av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter som utfyller det overordnede regelverket: -Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret med virkning fra ) -Økonomiinstruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor gjeldende fra )

55 Departementets nye reglement Kap. 2.2 a) om organisering av BOA internt ved institusjonen: ”All bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap for disse. Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader, og ellers ta høyde for oppdrags- og/eller bidragsyters spesifikke krav til budsjettering og regnskapsførsel”.

66 Departementets nye reglement forts. Kap. 2.2 c) om organisering av BOA internt ved institusjonen: ”For bidragsfinansiert aktivitet skal institusjonen søke å avklare direkte og indirekte kostnader som prosjektet fører med seg. Dersom institusjonen skal delfinansiere bidragsfinansiert aktivitet skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. Institusjonens vurderinger skal dokumenteres”.

77 NTNUs interne retningslinjer/instrukser NTNUs økonomiinstruks kap : ”Prosjektregnskapet skal vise alle direkte og indirekte kostnader som medgår til å fullføre prosjektet, inkludert lønnskostnader som ikke belastes prosjektregnskapet ved utbetaling. Prosjektregnskapet skal på inntektssiden vise inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell egenandel og annen egeninnsats.”

88 - Finansiering fra ekstern finansieringskilde - Egenandel indirekte kostnader (på bidragsprosjekter) - Egeninnsats (på bidragsprosjekter) = Sum Inntekter (finansiering) - Lønn og sosiale kostnader - Indirekte kostnader - Andre direkte kostnader (investeringer, drift, reise- og representasjon) = Sum Kostnader Krav til prosjektregnskap - Oversikt

99 Bruk av kontoplan og regnskapsføring Inntektsføring på prosjekter - Viderefordeling av eksterne inntekter (Bruk av konto 9601) - Regnskapsføring av egeninnsats Kostnadsføring på prosjekter - Synliggjøring av ressursbruk/arbeidsinnsats på prosjekter - Regnskapsføring av indirekte kostnader - Andre kostnader (lab-virksomhet, interne transaksjoner)

10 Regnskapsføring på eksterne prosjekter 1.Finansiering av prosjekter (prosjektinntekter) 1.1 Finansiering fra ekstern finansieringskilde Inntekter fra den eksterne finansieringskilden genereres ut fra faktura utarbeidet i Maconomy (akonto eller basert på registrert salgspris) Eksterne inntekter som skal omfordeles fra et eksternfinansiert prosjekt til et annet, skal regnskapsføres gjennom ompostering ved bruk av konto 9601 (konto benyttes både som godskrivning og belastning og kun mellom eksternfinansierte prosjekter, og ikke mellom RD/RSO/RD69 og eksternfinansierte prosjekter) Eks: - Omfordeling av inntekter fra hovedprosjekt til ulike delprosjekter - Omfordeling av NFR-bevilgninger på tverrfaglige prosjekter (prosjekter som tilhører ulike fakultet/institutter)

11 Eksterndriftsprosjekter: Kompensasjon fra EFV til BFV. Per Inge Andresen Illustrasjon over pengestrømmen ved NTNU Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter (herunder NFR-prosjekter) Ramme/drift Driftsregnskap Interne prosjekter Strategi- og omstillings- prosjekter Ramme- bevilgning Strategi- og omstillingsmidler Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (BOA) Statlig grunnbevilgning (BFV) Prosjekter Registreres i Maconomy Prosjekter Registreres i OF Prosjekter – kun ved behov for oppfølging av enkeltaktiviteter Registreres i OF

12 Regnskapsføring – krav og anbefalinger 1.2 Egenfinansiering (egeninnsats) fra NTNU Egenandel av indirekte kostnader (bidragsprosjekter) Egenandel av indirekte kostnader beregnes på grunnlag av regnskapsførte lønnskostnader (lønn og sosiale kostnader). Denne type egeninnsats er automatisert gjennom en månedlig rutine i Maconomy og på prosjektet blir dette regnskapsført på følgende måte: Eks: Et stipendiatprosjekt får dekket 25% indirekte kostnader av ekstern finansieringskilde. Månedslønn inkl. sosiale kostnader for stipendiat: kr Følgende kostnader blir regnskapsført på prosjektet: - Lønnskostnad for stipendiat (månedslønn) DB – konto 5xxx – kr Brutt belastning, indirekte kostnader (40%) DB – konto 9113 – kr Egenandel av indirekte kostnader (15%) CR – konto 9053 – kr 6 000

13 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Egeninnsats som avtalt del av totalbudsjettet (bidragsprosjekter) Egeninnsatsen knyttes ikke til bestemte kostnader i prosjektet, men er spesifisert som en andel av totalbudsjettet (avtalt kronebeløp eller prosentsats) for å fullfinansiere prosjektet (eks: Småforsk-prosjekter og Posisjoneringsmidler til EUs 7.rammeprogram finansiert av NFR). Denne form for egeninnsats regnskapsføres på følgende måte: /9151: Lokal egeninnsats fra fakultet/institutt /9156: Sentral egeninnsats (Studieavd., Økonomiavd., Rektors kontor osv.) Eks: Posisjoneringsmidler til EUs 7.rammeprogram med følgende finansiering: - 50% fra NFR (kr ) - 50% fra egeninnsats ved NTNU, Rektors kontor (kr ) Regnskapsføring av egeninnsats fra NTNU blir som følger: - Egeninnsats Rektors kontor (belastes prosjekt RD/RSO) DB Konto 9156 – kr Godskrevet egeninnsats på eksternfinansiert prosjekt CR Konto 9056 – kr

14 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Egeninnsats knyttet til bestemte ytelser på et prosjekt (bidragsprosjekter) I enkelte tilfeller skal bestemte ytelser i et prosjekt dekkes som egeninnsats i tillegg til eventuell egenandel av indirekte kostnader. Eksempler på dette kan være synliggjøring av arbeidsinnsats (timeføring) og bruk av laboratorier som benyttes i et prosjekt. Mht oppfølging og rapportering anbefales det at denne form for egeninnsats regnskapsføres på egne delprosjekter. Dette vil gi en enklere oversikt over egeninnsatsen og behovet for postering av dekningen.

15 Eks: Et institutt ved NTNU skal selv dekke prosjektleders ressursbruk på prosjektet inkludert indirekte kostnader tilhørende denne ressursbruken. Hvordan regnskapsføre dette på prosjektet? Grunnlag for NTNUs egeninnsats: - Timeføring prosjektleder belastet prosjektet: DB Konto 9501 – kr Indirekte kostnader, belastet prosjektet (40%):DB Konto 9113 – kr Egenandel ind. kostn, godskrevet prosj.(40%):CR Konto 9053 – kr Regnskapsføring av NTNUs egeninnsats: - Belastning av enhetens RD/RSO/RD69: DB Konto 9151 – kr Godskrevet egeninnsats på eksternt prosj.:CR Konto 9051 – kr

16 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Eksempel på synliggjøring av egeninnsats (egenfinansiering) i NFR- kontrakt:

17 Eksempel: Synliggjøring av egeninnsats Eks: I et større NFR-prosjekt forutsettes det at NTNU skal finansiere 2 stipendiater gjennom egeninnsats av RSO-midler og at 2 stipendiater finansieres av NFR. Hvordan regnskapsføres dette? Alle stipendiatene, også de 2 RSO-finansierte stipendiatene, regnskapsføres på eksternfinansierte prosjekter (hver av stipendiatene anbefales regnskapsført på hvert sitt delprosjekt). Dette gjøres for å tilfredsstille kravet om å synliggjøre alle ressurser som medgår for å gjennomføre prosjektet uavhengig av finansieringskilde (NFR eller egeninnsats fra NTNU). Egeninnsatsen vil da bli synliggjort på det eksternfinansierte prosjektet.

18 Eks. forts. Hvordan gjøres dette i praksis? NFR-finansierte stipendiater: Regnskapsføres på vanlig måte med belastning av lønn, indirekte kostnader, egenandel av indirekte kostnader og driftsmidler på det eksternfinansierte NFR-prosjektet. NTNU-finansierte (RSO) stipendiater: - Lønnskostnader og driftsmidler belastes på det eksterne prosjektet - Påslag på indirekte kostnader settes = 40% Egenandel av indirekte kostnader settes = 40% Netto påslag på indirekte kostnader blir da 0 - Egeninnsats fra RSO-prosjektet omposteres og godskrives det eksterne prosjektet slik at det eksterne prosjektet går i 0. DB Konto 9151 – RSO-prosjekt CR Konto 9051 – Eksternfinansiert prosjekt Omposteringer bør gjøres jevnlig, minimum tertialvis, for å få et oppdatert prosjektregnskap og oversiktlig regnskap knyttet til bevilgningsøkonomien.

19 Regnskapsføring på eksterne prosjekter 2. Kostnader 2.1. Lønnskostnader All ressursbruk som medgår for å gjennomføre et prosjekt skal regnskapsføres. Dette kan gjøres ved følgende alternative måter: Ved direkte lønn som belastes prosjektet gjennom utbetaling til prosjektmedarbeidere (regnskapsføres i kontoklasse 5 gjennom fast lønn eller lønn for time/overtidslister, P6-skjema) Ompostering ved bruk av konto 9021/9121 (refusjon av lønnskostnader hvor beregningsgrunnlaget må inkludere lønn og sosiale kostnader). NB! Disse kontoene inngår også i det automatiske beregningsgrunnlaget for indirekte kostnader i Maconomy. Ompostering ved bruk av konto 9022/9122 (NB! Omposteringsbilaget må inkludere lønn, sosiale kostnader og indirekte kostnader). Skal i utgangspunktet benyttes ifm bruk av laboratorier og lignende.

20 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Timeføring (bruk av konto 9501). Timeføring er et nyttig redskap for å synliggjøre medgått ressursbruk på prosjekter for prosjektmedarbeidere som ikke er lønnet direkte på prosjektene. Prosjektmedarbeidere fører timer i Maconomy. Kostnadene belastes prosjektene etter antall timer og kalkulert timepris. Instituttet/enheten godskrives sitt 69-prosjektnummer med samme beløp. Timeføring i Maconomy genererer ikke lønnsutbetaling. Lønnsutbetaling genereres gjennom P6-skjema som belastes enhetens 69-prosjektnummer Belastning av timer bestemmes av antall timer og oppgitte timepriser som registreres med en kostpris og salgspris i Maconomy.

21 Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.2 Indirekte kostnader Indirekte kostnader er felleskostnader som ikke kan henføres direkte til det enkelte prosjekt og omfatter blant annet følgende: - Arealkostnader - Administrative tjenester (bibliotek, lokal og sentral administrasjon) - IKT og annen infrastruktur - Avsetning til dekning av syke- og velferdsfravær Indirekte kostnader dekkes i utgangspunktet av NTNU gjennom universitetets rammebevilgning. Det er imidlertid en målsetting at bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter i størst mulig grad selv skal dekke disse kostnadene. For oppdragsprosjekter er det et krav om at alle indirekte kostnader skal dekkes av finansieringskilden, dvs minimum et påslag (netto overheadsats) på 40% som beregnes av lønn og sosiale kostnader.

22 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Ved NTNU beregnes og posteres de indirekte kostnadene på de eksterne prosjektene automatisk gjennom en rutine styrt av den sentrale regnskapstjenesten hver måned ved periodeavslutning Følgende konti inngår i det automatiske beregningsgrunnlaget: , , 9021, 9121 og 9501 Indirekte kostnader belastes prosjektene og godskrives den enkelte enhets 69- prosjektnummer som oppgis når prosjektet opprettes i Maconomy En eventuell egenandel (på bidragsprosjekter) beregnes og posteres samtidig slik at netto belastning blir differansen En eventuell fordeling (av godskrevne indirekte kostnader) mellom institutt og fakultet posteres i OF som samleposteringer uavhengig av Maconomy Ved manuell belastning av indirekte kostnader på eksterne prosjekter benyttes konto 9115 (belastning indirekte kostnader) og konto 9055 (egenandel indirekte kostnader). Disse kontoene tar høyde for salgspris.

23 Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.3 Andre direkte kostnader Investeringer (kontoklasse 4) Regnskapsføring av større enkeltkjøp og anskaffelser på over kr og med begrenset levetid (aktivering og avskrivning). Det finnes egne retningslinjer og regelverk for innkjøp og anskaffelser mht aktivering og avskrivning av eiendeler. Dette berøres ikke i prosjektregnskapet. Driftskostnader (kontoklasse 6) Regnskapsføring av mindre driftskjøp og anskaffelser. NB! Vær spesielt oppmerksom på bruk av konto 6717 (kjøp av FoU-tjenester i NFR-prosjekter hvor NTNU kjøper tjenester fra andre norske universiteter, høgskoler og institutter som betraktes som underleverandør i prosjektet)

24 Regnskapsføring – krav og anbefalinger Reise- og representasjonskostnader/andre kostnader (kontoklasse 7) Regnskapsføring av reise- og representasjonskostnader, tilskudd og andre kostnader som ikke er benevnt i kontoklasse 4, 5 og 6. NB! Vær oppmerksom på at konto 7796 (gjennomstrømningsmidler) skal benyttes når midler/bevilgninger skal videreføres til eksterne samarbeidspartnere på prosjekter hvor NTNU er koordinator (eks: prosjekter finansiert av NFR og SIU) Interne transaksjoner (kontoklasse 9) - Interne kjøp og salg av tjenester - Indirekte kostnader - Egeninnsats - Timeføring (konto 9501) - Omfordeling av eksterne inntekter (konto 9601) - Avslutning av prosjekter

25 Regnskapsføring – krav og anbefalinger 2.4 Laboratorie-kostnader All ressursbruk som medgår for å gjennomføre et prosjekt skal regnskapsføres. For laboratoriekostnader på et prosjekt kan dette gjøres ved: Ompostering ved bruk av konto 9022/9122 (Internt kjøp av tjenester) Timeføring i Maconomy ved at utstyret/laboratoriet registreres i systemet på samme måte som prosjektmedarbeidere med tilhørende pris pr time/dag Belastningen av laboratoriekostnadene føres på det eksterne prosjektet, og godskrives enhetens/laboratoriets 69-prosjekt (eventuelt 39-prosjekt).

26 Regnskapsføring på eksterne prosjekter – praksis i dag? Generelt mangelfull belastning av arbeidsinnsats/lønnskostnader på prosjekter, spesielt på oppdragsprosjekter. Medfører mangelfull belastning av indirekte kostnader. Konto 9081/9181 (diverse interne inntekter/kostnader) benyttes ofte ved ompostering av det meste (også ved ompostering av lønn/arbeidsinnsats som da medfører feil belastning av indirekte kostnader). Dette gir misvisende og lite nyttig informasjon i regnskapet og MÅ UNNGÅS!! Bruk derfor andre interne kontoer så langt dette er mulig. Konto 9601 benyttes feil ved at den også benyttes i bevilgningsøkonomien. Skal kun benyttes mellom to eksternfinansierte prosjekter, og skal heller ikke budsjetteres med i Maconomy Det belastes generelt for lav overheadsats på bidragsprosjekter. Satsen på15% er gammel NFR-sats som ikke lenger er retningsgivende. Overheadsats og andel egeninnsats må vurderes i hvert enkelt prosjekt, og vurderingen skal mht nytt reglement dokumenteres.

27 Hva jobbes det med i Prosjektprosessen? Utarbeidelse av nye standard kontraktsmaler for bidrags- og oppdragsprosjekter. Utkast til nye kontraktsmaler planlagt ferdigstilt i løpet av juni måned. Arkivering og bruk av prosjektnummer i ePhorte: - Etablering av nye rutiner for arkivering av saker tilknyttet eksternfinansierte prosjekter, herunder koble prosjektnummer i Maconomy til relevante saker i ePhorte tilknyttet prosjektet (søknader, kontrakter, tilsettinger, rapporter osv..) - Lesetilgang for Sentral prosjektstøtte (SP) for saker i ePhorte slik at kontrakter/avtaler kan hentes ut i ePhorte av SP. Forutsetter at lokal enhets delarkiv gir SP lesetilgang til den aktuelle journalpost.

28 Hva jobbes det med i Prosjektprosessen? Bruk av prislister ved timeføring i Maconomy: - Oppdatering av prislister basert på nye lønnstabeller planlagt utført og implementert i mai måned. Utsettes til juni måned av hensyn til lønnsoppgjøret som foretas 22.mai. - Informasjon om implementering og praktisk bruk av prislistene ifm budsjettering og timeføring i Maconomy blir foretatt i neste nettverksmøte 5.juni. Utarbeide felles budsjettmaler: - Felles mal for bidragsprosjekter - Felles mal for oppdragsprosjekter - Felles mal NFR-prosjekter

29 Hva jobbes det med i Prosjektprosessen? Fokus fremover i 2008: Opprette lokale LP-nettverk ved hvert fakultet/VM Møte med innføringsledere i mai/juni med status for prosjektprosessen så langt (rolle-innplassering, gjensidig utveksling om prosess og fremtidige behov/ønsker) Arbeide videre med å få på plass felles rutiner/maler, verktøy og hjelpemidler, herunder prosjektportal Opplæring/informasjon og involvering av prosjektledere: Nødvendig forutsetning for å lykkes med prosjektprosessen!

30 Neste nettverksmøte Torsdag 5.juni (Auditorium H1, Hovedbygget – Gløshaugen) -Informasjon om EU-tjenesten og håndtering av EU-prosjekter ved NTNU -Informasjon om implementering og praktisk bruk av nye prislister ifm budsjettering og timeføring i Maconomy

31 Analyser totaløkonomi LP-forum 8. mai 2008

32 Litt om bakgrunnen En egen arbeidsgruppe med controllere fra fakultet og sentralt ser nærmere på Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) og hvordan denne henger sammen med den øvrige virksomheten på NTNU Målsetning: –Beskrive denne sammenhengen for styret i oktober 2008 Lover og regler Praksis ved NTNU –Vurdere og eventuelt foreslå nødvendige endringer Hensikt med orientering i dag: –Gi en status på arbeidet så langt

33 Hvor står vi i dag? Innenfor bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet har vi i dag god oversikt over: –Omsetning –Antall prosjekter og hvordan disse fordeler seg på enheter/kategorier –Prosjektgjeld –Ansatte

34

35

36 Omsetning 500 mill. 24 % Omsetning 430 mill. 57 % Omsetning 90 mill. 74 %

37 Prosjektgjeld Hvorfor har vi så stor prosjektgjeld? –Utnytter vi denne virksomheten optimalt? –Er dette et uttrykk for dårlig regnskapsføring? –Mangler vi ressurser til å gjennomføre aktivitet? –Er dette uttrykk for at beslutningsveiene er annerledes? –Tilføres prosjektene for mye egeninnsats? –Vet vi om vi har et riktig nivå på incentivene til de vitenskapelig ansatte? –Er prosjektgjelden relativt mindre for NFR-prosjekter som følge av strengere krav til avtaler, rapportering og resultater?

38 Prosjektgjeld Hvorfor har vi så stor prosjektgjeld? –Mangler vi ressurser til å gjennomføre aktivitet? –Utnytter vi denne virksomheten optimalt? –Er dette et uttrykk for dårlig regnskapsføring? –Er dette uttrykk for at beslutningsveiene er annerledes? –Tilføres prosjektene for mye egeninnsats? –Vet vi om vi har et riktig nivå på incentivene til de vitenskapelig ansatte? –Er prosjektgjelden relativt mindre for NFR-prosjekter som følge av strengere krav til avtaler, rapportering og resultater?

39 Prosjekt X START / SLUTT START: Vurderes en egeninnsats på 25% som styrer posteringer mellom økonomiene SLUTT: Eventuelt overskudd reduserer den opprinnelige egeninnsatsen I den grad prosjekter ikke blir avsluttet vil det ligge inne en netto overføring til instituttet på 15%. Litt mer om egeninnsats

40 Prosjekt X START / SLUTT START: Budsjett: Inntekt Lønn Drift Overhead (40%) Egeninnsats+ 905 (25%) Resultat 0 Eksempel: Prosjekt, 3 stipendiater, varighet fra Finansiert ved NFR-rundsum SLUTT: Regnskap: Inntekt Lønn Drift- 593 Overhead (40%) Egeninnsats+ 909 (25%) Resultat + 812

,- tas til inntekt på instituttets overheadkonto (69-prosjekt) ved prosjektavslutning i Virkelig egeninnsats blir 2,7 %, og ikke 25 % - Dette kan være problematisk i forhold til det nye reglementet, som er tydelig på at egeninnsats skal dokumenteres. Vi har funnet tilfeller der avslutning av prosjektene skjer direkte eller indirekte mot andre 69-nummer (”private”). Det medfører at den ubenyttede egeninnsatsen gis som incentiv til den vitenskapelige ansatte. - Er instituttene bevisste i disse valgene? - Er dette god økonomistyring?

42 Andre funn Gjennomsnittlig egeninnsats i Maconomy: –24 % på NFR-prosjekter –27 % på andre bidrag Nettobidraget fra BOA til BFV er vesentlig større –Diverse 9-arter brukes til å justere dette (I hovedsak ved avslutning av prosjekter) –Variasjon i hvilke 69-prosjekter som tilføres nettobidraget (prosjektleder vs institutt) Budsjettavvik innenfor BOA i 2007 var på 263 mill. Konsulentkjøp vs egne ansatte –Stor variasjon mellom enhetene –Handler vi med de rette leverandørene?

43 Veien videre –Analysere praksis nærmere –……