Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere? Karin Habbestad Information Manager Statkraft Energi AS

Hvem er jeg? Karin Habbestad Utdannet bibliotekar ved Statens Bibliotek- og informasjonshøgskole 1992 Kværner Engineering 1992-1998 Nestleder Infosenteret / Support på store prosjekter Statkraft AS:1998–mai 2005 Avdelingsleder Informasjonsforvaltning Juni 2005 – mars 2008 Intranettredaktør 1. Mars 2008 – Information Manager i PG (Power Generation) Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Innhold Statkraftkonsernet – en kort orientering Flere forsøk på innføring av elektronisk arkiv i Statkraft Hva er viktig å konsentrere seg om Veien fra papir til elektronisk dokumenthåndtering Arkivarens nye roller Mange nye ord og hva betyr de egentlig? Nytt regelverk og ISO 15489 Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Statkraftkonsernet Størst i Europa innen fornybar energi Produserer og utvikler vannkraft, vindkraft, gasskraft, solkraft, biokraft og fjernvarme 277 kraft- og fjernvarmeverk med en samlet installert effekt på rundt 15 800 MW Vannkraftverkene har en samlet produksjonsevne på litt i overkant av 50 TWh årlig  Satser på innovasjon og utvikler marin energi, saltkraft og andre nye energiløsninger Betydelig aktør på de europeiske energibørsene og har spisskompetanse innen fysisk og finansiell krafthandel Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Statkraftkonsernet forts Leverer strøm og varme til om lag 600 000 kunder i Norge og Sverige Eier 67 % av overføringskabelen Baltic Cable mellom Sverige og Tyskland Bygger ut vannkraft i vekstmarkeder utenfor Europa gjennom selskapet SN Power Over 100 års erfaring som leverandør av ren energi Heleid av den norske stat Konsernet hadde i 2009 en omsetning på 26 milliarder kroner 3400 medarbeidere og virksomhet i over 20 land Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Statkraft som arkivskaper Statkraft er 100% eid av staten, men drives 100% etter forretningsmessige prinsipper Ingen krav i forhold til Arkivloven Må ikke følge NOARK eller Offentlighetsloven Det er ingen spesielle lover eller regler som gjelder spesielt for kraftsektoren når det gjelder fagområdet dokumenthåndtering. Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven, arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven og personopplysningsloven ISO 15489 gir overordnede føringer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Arkiv- og dokumenthåndtering i Statkraft 1 arkivar (Statkraft AS) med ansvar for Sakarkiv 1 Information Manager (Statkraft Energi AS) Arkiv-/dokumenthåndteringsansvarlige i hver region 4 regioner i Norge, 1 i Sverige og 1 i Tyskland/UK Information manager har fagansvar for regionsansvarlige Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Hva har skjedd i Statkraft? 1992 Statkraftverkene deles og det blir opprettet to statsforetak. Kraftproduksjonen legges til Statkraft SF, overføringsnettet til Statnett SF. Stort papirarkiv som blir delt Første forsøk på å innføre elektronisk arkiv 2004 1. oktober blir Statkrafts virksomhet omorganisert fra statsforetak til aksjeselskap og konsernet Statkraft AS etableres. Staten eneeier Andre, tredje og fjerde forsøk på å innføre elektronisk arkiv Arkivyrket profesjonaliseres mer og mer med krav om høy utdanning og ekspertise på flere områder. Rundt om i hele verden finnes det såkalte kunnskapsintensive bedrifter som satser mye av sin kapital på å lagre kritisk og pålitelig informasjon. For å kunne forvalte en voksende dokumentasjon som omhandler virksomhetens aktiviteter er det behov for arkivarer som mestrer flere oppgaver. I dag er det stort behov for profesjonelle informasjonsarbeidere. En av arkivarens viktigste oppgaver er å kvalitetssikre saksbehandlingsprosessene. Det er behov for arkivarer som er nytenkende og utadvendte, som kan ta i bruk ny teknologi og tilpasse arkivvirksomheten til utviklingen. Arkivaren er også en formidler av informasjon, fra historisk trykt materiale til relevante nettsteder. Arkivaren må derfor ha god kunnskap om sine kilder og kunne kommunisere disse til sine brukere. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

En liten kuriositet Informasjonseksplosjonen er kraftig. Faglig og vitenskapelig informasjon vokser eksponentielt og fordobles hvert femte år. Denne utviklingen kan illustreres slik: De 10 bud bestod av 297 ord Den amerikanske uavhengighetserklæringen bestod av 300 ord Et EU-direktiv vedr. eksport av egg består av 30 000 ord Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Elektronisk dokumenthåndtering – hvorfor er dette et slit å få til? Ikke sterk nok fokus fra ledelsens side Ikke tydelig nok i bedriftens overordnete strategier Manglende visjoner og målsetting Personlig vegring Jeg vil ikke (les: orker ikke lære noe nytt, jeg vil jobbe som jeg alltid har gjort) Jeg vil ikke at alle skal se mine dokumenter (les: jeg er litt usikker) Det er ikke min jobb å arkivere (les: jeg har viktigere ting å gjøre) Og mange andre vikarierende argumenter Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

. Ikke helt på skinner med forretningsprosessene Systemtekniske feil Begrensninger i systemet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

1. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? Ganske dårlig Fordi: Ble bestilt av innkjøpsavdelingen. Hyllevare. ”Vi kjøper systemet først, så får brukerne lære seg å bruke det” Hver region sin database – ikke innsyn på tvers av organisasjonen ”Dette er sikkert lurt å ha”. Vi kjøper systemet først, så brukerne lære seg å bruke det. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

2. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? Veldig dårlig – prosjektet ble terminert og delt opp i 4 mindre prosjekter Hvorfor? Prosjektet vokste utover alle grenser Altfor mange involverte med liten kompetanse på fagområdet (men som selvsagt mener å inneha denne kompetansen) For dårlig forankring i ledelse og organisasjon Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

3. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? Bedre enn de to andre gangene Hvorfor? Liten prosjektgruppe med riktig sammensatt kompetanse Tett samarbeid med leverandør Større vilje og forståelse i organisasjonen – spesielt i Produksjonsdivisjonen Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Pågår nå Vi er spent på hvordan dette går Hva har vi lært av tidligere prosjekter? Vi må ha: Forankring – forankring - forankring Klar visjon og målsetting Klare avgrensninger Tydelige hovedstrategier Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Handler ikke om system men 90% organisasjonsutvikling 10 % system Opplæring i informasjonsforståelse Hvorfor Hvordan For hvem osv Arkivarer jobber i ulike typer etater i det offentlige og i ulike private virksomheter. Mange forbinder nok allikevel yrket først og fremst med offentlig sektor. Det er imidlertid et faktum at den private sektoren i sterkere grad trenger kompetanse i arkivering. Bakgrunnen for dette er økning i saksmengden og større krav til dokumentasjon. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Hvordan bør dette gjøres? Overordnet forankring Deltakelse i strategimøter med ledelsen (i det minste få komme med innspill) Strategien skal plassere arkivtjenesten som et av flere strategiske virkemidler for konsernet til å oppnå sine strategiske mål Strategien knyttes direkte opp mot konsernets overordnede mål Arkivstrategien må eies av konsernledelsen og forvaltes av Arkivtjenesten. Utarbeide klar visjon / målsetting Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

forts Klare avgrensninger Forbered organisasjonen Eks. ikke regnskapsdokumentasjon og annen informasjon som konsernet finner mer hensiktsmessig lagres i fagsystemer Forbered organisasjonen Foreta prosess- og behovsanalyser Involvér folket – informér og lytt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Arkivtekniske forberedelser Sakarkiv (all forretningskritisk dokumentasjon) Vurdere skarpt periodeskille på saksarkivet registrere alle eksisterende saker med henvisning til det fysiske hvorvidt man skal skanne inn alt eller kun skanning ved forespørsel Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

forts. arkivtekniske forberedelser Dokumentarkivet – alt det andre… Utarbeid enkle kjøreregler Definér hva som skal forventes å gjenfinnes i dokumentarkivet, eks. møtereferat hvor beslutninger er tatt Opptil den enkelte å vurdere hvorvidt en del dokumentasjon skal lagres sentralt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Systemet Brukervennlighet må stå i høysetet Integrerte maler Metadata eks. Tittel, Emneord , Type, Prosjektnr., Arkivnøkkel? +++ Roller må defineres Enkle tilgangskontrollmatriser Mailintegrasjon Integrasjon med andre fagsystemer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Eksempler på en arkivars mange roller i en elektronisk hverdag Kvalitetssikring (av lov- og regelverk, rutiner og saksbehandling) Nettredaktør/Informasjonsarkitekt Utvikle og strukturere nettsider Informasjonsspesialist Rådgiver/Konsulent Formidle egen kompetanse Opplæringsansvarlig Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Hva er viktig – hvor ta tak? Forstå forretningsprosessene Sett deg inn i hvordan folk jobber, knytt kontakter Bruk forretningsforståelsen til å sette opp systemene riktig Skap en enklere hverdag for folket Compliance - Følge lover, regler og standarder Sett deg inn hva som gjelder og bruk det for hva det er verdt! Lover og regler NOARK, Moreq, offentlighetsloven, arkivloven, Sox, Eurosox Hjulet er funnet opp! – du behøver ikke bry deg med det. Få med kravene i standardene i kravspec’en Forretningsprosessene Vis folk at du er interessert og lytt og lær – skap gode forbindelser og bruk dem Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Compliance - Hva er nå det? ”Compliance” betyr egentlig etterlevelse eller overholdelse av regler Mye av grunnlaget for å være ”compliant” er at organisasjonen kan redegjøre for hvem som tok hvilke beslutninger på hvilket tidspunkt og samtidig kan dokumentere hvorfor man tok beslutningen. Samtidig er ”dokumentbegrepet” omfattende. Det er vanskelig å tenke seg hvordan en slik dokumentasjon kan håndteres uten en effektiv arkiv- eller dokumenthåndteringstjeneste i organisasjonen. Men det holdes utallige seminarer i Norge om ”compliance” som ikke nevner dokumenthåndtering som system overhodet. Derfor er det viktig for oss å forstå disse nye begrepene for å kunne fortelle våre organisasjoner hva vi kan tilby av dokumenthåndtering. Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Hva er viktig forts. Lag en enklere hverdag for deg og andre som jobber med/drifter systemet/ene Du må forstå kompleksiteten i systemintegrasjonen, dvs. mest mulig oppdateringer av felles grunnlagsdata på et sted Få folk til å dra nytte av systemet Lær folk enkle nyttige triks for lagring og gjenfinning – bruk systemet! Fornøyde brukere Det får du ved å opptre profesjonelt og sikkert (driv gjerne en aktiv ”pp-tjeneste”) Få folk til å forstå at dokumenthåndtering er en prosess i prosessen Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

.. Lær deg å utarbeide kravspesifikasjoner Bidra med faglig kunnskap inn der hvor beslutninger skal fattes Trykk på med compliance - det du kan om SOX, Eurosox, NOARK, Moreq, Offentlighetsloven +++ Skaff deg et nettverk utenfor egen bedrift som du kan utveksle erfaringer med – sug til deg kunnskap! Vær løsningsorientert, ikke problemorientert - Ikke syt og klag – bidra! Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Hva er viktig fokus? Hva ønsker vi å gjøre, å arbeide med ? KLARGJØRE forståelsen og betydningen av dokumenthåndtering/ informasjonshåndtering SIKRE bedriftens virksomhetshukommelse FORBEDRE informasjonskvaliteten ØKE topp- og bunnlinje med flere % Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Ny rolle Bidragsyter til etatens/virksomhetens suksess. Pådriver til enhetlig informasjonsbehandling. Medspiller til informasjonsgjennfinning Bistand til saksbehandlere / brukere Kommissærer for beste praksis Ikke lenger overvåker av saksbehandler / brukere (restanser mm), men veileder og kvalitetssikrer Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Ny rolle forts. Arkivarene eier de nye søkemotorene ! Arkivaren er ansvarlig for hovedintegratoren i virksomheten! Arkivaren er en av fler som ser etter muligheter for gevinst! Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

”Vill ni se en stjärna, se på mej” ! (Zarah Leander) Vis hvem du er og hva du kan! Heng deg på i alle sammenhenger der det er snakk om elektronisk dokumenthåndtering! Opparbeid deg god IT-kunnskap og bli spesialist på EDM! Lær deg ”butikken” Lær deg enkle triks innenfor pedagogikk og psykologi Vær hyggelig og blid Få deg alliansepartnere Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Fra kvantitet til kvalitet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Mange skjær i sjøen mot målet ! Integra- sjoner mot andre systemer Strategi, styrende dokumenter Nye versjoner, systemutvikling Opplæring og informasjon Drift og vedlikehold Samhandling internt og eksternt Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Ligger svarene i noen av begrepene nedenfor? Records Management Document Management Content Management Enterprise Content Management Knowledge Management Information Management Business Intelligence Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Overordnete forretningsstrategier og -mål Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer Information Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon IM Business Intelligence BI = beslutningsstøtte Knowledge Management = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) kapital i organisasjonen KM Enterprise Content Management = innholdshåndtering for hele virksomheten CM Content Management = innholdshåndtering Document Management DM = dokumenthåndtering Records Management RM = arkivdanning Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Kort og oppsummert om trendordene Document Management = Dokumenthåndtering, behandling av alle typer dokumenter, både arbeidsdokumenter og arkivdokumenter Content Management = Innholdshåndtering, behandling av all type innhold (dokumenter og data) i en organisasjon Knowledge Management = Kompetanseledelse, bevisst utvalg og forvaltning av eksplisitt informasjon og human kapital Information Management = Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens interne informasjon og kontakt utad (Internett, tilgang til ekstern informasjon) Records Management = Arkivbehandling, håndtering av arkivverdig dokumentasjon Business Intelligence = Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som underlag for viktige forretningsvurderinger og beslutninger Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Aktuelt regelverk for privat sektor SOX (Sarbanes-Oxley Act) EuroSox - EUs 4., 7. og 8. direktiv ISO 15489 Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

SOX SOX (underskrevet av Bush 30. juli 2002) oppstod i kjølvannet etter ENRON og Arthur Andersen skandalene i USA Gjelder for børsnoterte selskaper i USA Eksempelvis er Telenor børsnotert i USA (skal ha kostet dem 6-700 millioner å rette seg etter SOX) Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

SOX SOX består av 11 seksjoner og omfatter bl.a. Krav til styresammensetning og kompetanse Nye standarder for bokføring, finansiell auditering og revisjon Krav til styremedlemmers og ledelsens troverdighet Krav til revisorers uavhengighet Krav til kommunikasjon Etiske standarder Etablering av Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) for å sikre at revisorbransjen overholder lovgivningen og standardene utvikles og tilpasses Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

EUs 4, 7 og 8 direktiv (EuroSOX) Den europeiske varianten av SOX Omfattende regelverk for god risiko- og virksomhetsstyring Omhandler Regnskapsloven Revisjonsloven Aksje-/bokføringsloven Høringen er gjennomført, men ligger fortsatt i Finansdepartementet Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

ISO 15489 – Information and documentation – Records management Den første internasjonale standarden som setter opp et sett med ”universelle” krav til en forsvarlig arkivdanning Den identifiserer de overordnede kravene til det organisatoriske rammeverket en forsvarlig arkivtjeneste skal virke under Helt overordnede krav til et elektronisk arkiv og til viktige elementer som må oppfylles for at man skal ha en forsvarlig arkivtjeneste Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

Viktig å vite I et hierarki er forholdene mellom kravene følgende Helt overordnede krav til arkivdanning Også systemkrav ISO 15489 Funksjonell kravspesifikasjon for et elektronisk arkiv Moreq (Model Requirements EU 2001 / 2002) Teknisk kravspesifikasjon for et elektronisk arkiv Noark-standarden Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

. Takk for oppmerksomheten Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010