Arkivlederseminar, IKA Kongsberg Noark 5 og fagsystemer Arkivlederseminar, IKA Kongsberg 20. november 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet

Hva er et fagsystem? Begrepet har ingen entydig definisjon Vanlig oppfatning: Alt som ikke er sakarkivsystemer (eller Noark-systemer) er fagsystemer Sakarkiver er arkiver som inneholder saksdokumenter. Men kan ikke også fagsystemer inneholde saksdokumenter? Definisjon i Arkivhåndboka: System for å håndtere en bestemt type saksbehandling (en enkelt arbeidsprosess) Kommunene har et stort antall fagsystemer. Men kan alle IT-systemer som ikke er Noark-systemer, kalles fagsystemer? SAMDOK-prosjekt: Kartlegging av fagsystemer (Ingrid Nøstberg)

Hovedtyper arkivsystemer "Rene arkivsystemer" (Noark 5-kjerne, Sverige: E-arkiv ). Tradisjonelle sakarkivsystemer med generell saksbehandlingsfunksjonalitet ("Noark-systemer") Fagsystemer med spesialisert saksbehandlingsfunksjonalitet, og som inneholder journalføringspliktige dokumenter Fagsystemer med ikke-journalføringspliktige dokumenter Fagsystemer som dokumenter helsehjelp (pasientjournaler) Andre spesialiserte fagsystemer, f.eks. regnskapssystemer Fagsystemer med strukturert informasjon (databaser)som dokumenter saksbehandling (men som ikke oppfyller arkiv-faglige krav til dokumentfangst, frysing av metadata mm.) Registre, informasjonssystemer , "rene databaser", dokumenter ikke saksbehandling

Saksbehandling Begrepet saksbehandling har heller ikke en entydig definisjon Et mer generelt og klarere definert begrep er prosess Tradisjonelle Noark-systemer er en blanding av (generell) saksbehandlingsfunksjonalitet og arkivfunksjonalitet Utviklingen på IT-området går mot et klarere skille mellom saksbehandlingssystemer og arkivsystemer Saksbehandling: utførelse av (arbeids)prosesser Arkiv: dokumentasjon av prosesser Spesialisert saksbehandlingssystem - fagsystem (én prosess) Generelt saksbehandlingssystem (mange prosesser) Rene arkivsystemer: Noark 5-kjerne, mellomarkiv og depotarkiv (f.eks. E-arkiv i Sverige)

Når er integrering med Noark 5-kjerne obligatorisk? Dersom arkivdokumentene er journalføringspliktige. Journal-føringsplikten (Arkivforskriften § 2-6, § 2-9) omfatter: Saksdokumenter (Offentleglova § 4) Inn- og utgående dokumenter, dvs. ekstern korrespondanse (+ enkelte organinterne dokumenter, jf. Offentleglova) Er gjenstand for saksbehandling Har verdi som dokumentasjon Unntak (Riksarkivarens bestemmelser § 2-2): Dersom fagsystemet ble utviklet før bestemmelsene kom Der Noark-kravene er urimelige for fagsystemet Dersom dokumentene skal kasseres før det har gått 10 år

Forutsetning for integrasjon med Noark 5-kjerne Fagsystemer med ikke-journalføringspliktige dokumenter kan også integreres med Noark 5-kjerne. Forutsetning: Data består av arkivdokumenter (records) og metadata. Arkivdokumenter: Avgrenset informasjonsmengde, oftest ustrukturert informasjon (dokumentformat). Oppstår når aktiviteter (i saksbehandling eller andre prosesser) utføres, og dokumenterer at aktiviteten har skjedd. Metadata: Strukturert informasjon (databaseformat). Tilleggsinformasjon om arkivdokumentenes innhold, kontekst og struktur. Sikrer dokumentenes autentisitet og tilgjengelighet (bl.a. søkemuligheter) for framtiden.

Hva med databaser? All informasjon er her strukturert (ingen dokumentformater). Kan innholdet i databasen likevel deles opp i arkivdokumenter (records i form av definerte tabellfelter) og metadata? Hvis ja, vurder muligheten for integrering med Noark 5-kjerne Hvis nei - og det samtidig er klart at dette er et arkivsystem (dokumenterer aktiviteter), oppfyller systemet sannsynligvis ikke arkivfaglige krav og bør erstattet med et nytt Dreier det seg om registre, informasjonssystemer eller andre hjelpemidler til bruk ved saksbehandling, er det ikke et arkivsystem - men det kan likevel være bevaringsverdig Bevares i form av dokumenterte tabelluttrekk (ADDML, SIARD – Arne Kristian Groven)

Noark 5-kjerne i fagsystemet Anbefales normalt ikke, fordi arkivskaper da må da forholde seg til mange forskjellige arkiver

Grensesnitt: GUI eller API SAMDOK-prosjekt: Tjenestegrensesnitt for Noark 5 (Web Services) kommer i neste versjon. Bygger på Noark 4 Web Services og Geointegrasjonsstandarden.

Integrering fagsystem og Noark 5-kjerne Mange forskjellige saksbehandlingssystemer/fag- systemer kan integreres med samme arkivkjerne

In-place records management Dokumentene kan lagres i mange forskjellige fag- systemer, Sharepoint, e-postkasser, "skyen" osv.

Sverige: E-arkiv En variant av synkron overføring Arkivdokumenter og metadata overføres til E-arkiv først når saksbehandlingen (prosessen) er ferdig, dvs. saken er avsluttet FGS: Förvaltningsgemensamma specifikationer (dvs. grensesnittet mellom fagsystem/mellomarkiv/depotarkiv )