Fra Bestilling til Betaling BtB-prosessen – Dag 1 Opplæring for Bestillere Regnskapsopplæring Kursholdere Kjetil Skog Birgit Lande Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) 2010 Oppdatert: onsdag 22. april 2010

Dagsplan Bestiller – opplæring 2 dager BtB Teori – dag 1: Teori innkjøp og regnskap 09:00 – 11:30 Kjetil Skog 11:30 – 12:00 Lunsj 12:00 – 13:30 Kjetil Skog 13:45 – 15:00 Signe Marie Bjordal BtB – Systemgjennomgang - dag 2: Teoretisk Systemgjennomgang PM og IP 09:00 – 11:00 Birgit Lande 11:00 – 12:00 Signe Marie Bjordal Systemopplæring PM v/PC (rom 1211) 12:30 – 15:00 Birgit Lande

Regnskapsgjennomgang Økonomisystemene ved UiB Fakturaadresse UiB Regnskapsforståelse Kontering, utstyrsregistrering, mva, toll, regnskapskorreksjoner Periodisering Avvikshåndtering Manglende varemottak, flere firma, feil firma, kreditnota Håndtering av Purringer, rentenota og inkasso Brukerstøtte Issue tracker Intranett Økonomiportalen

Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Skanning (E&H) Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Faktura (IP) Bestilling (PM) Leverandørreskontro (AP) Utgifter Anleggsregister (FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro (AR) Inn- kjøps- system Personalsystem Prosjekt-modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Ressurser

Oversikt over Oracles Økonomisystemer – hvilke systemer har vi ? Oracle Application (OA) Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem – alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus (henter data fra OA og BW) ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA)

Alle fakturaer sendes til sentral fakturamottak ved Regnskapskontoret Fakturaadresse Alle fakturaer sendes til sentral fakturamottak ved Regnskapskontoret Adressen til UiB: Adressen til Uni Research AS: Universitetet i Bergen Uni Research AS Felles fakturamottak Felles fakturamottak Postboks 7800 Postboks 7800 5020 BERGEN 5020 BERGEN NB- fakturaen må ALLTID VÆRE MERKET med Enten Bestillingsnummer eller Bestillingskode

Unntak - faktura skal IKKE sendes Felles fakturamottak Selvstendig næringsdrivende Arbeidsoppdrag (tjeneste) Fakturaadresse til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: ”næring - lønn?” – vurderingsskjema skal legges ved dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved anvisningsskjema ”???”,attestert, kontert og anvist sendes lønnskontoret

Leveringsadresse UiB og Uni Research AS Alle varer skal leveres til enhetene NB!! - husk å oppgi leveringsadresse til leverandøren

Bestillerkode = første fakturamottaker Hver Bestiller har en tallkode i BasWare – 6 siffer Vi har tatt utgangspunkt i Stedkodene våre – 4 første siffer Vet hvor dere hører til organisatorisk Bestillerkoden behøver ikke være en stedkode som faktisk finnes Flere bestillere kan ha samme kode Avhengig av hvilken arbeidsflyt enheten har Eksempel: Sted: 126000 Institutt for biologi Bestillerkode ved Institutt for biologi: Alle 1260* NN 126001 KK 126002 AA 126003 …. HH 126008 HUSK: Gjentakende fakturaer skal være merket med Bestillerkode

Faktura som ikke er generert av bestilling i PM – får ikke bestillingsnummer (PM10XXXXX) Eksempler: Abonnement Lisenser (NRK, data) Leieavtaler Telefonabonnement, Strøm, Kommunale avgifter Serviceavtaler Genererer gjentakende faktura Reiser – Berg-Hansen -> gjøres opp v/reiseregning Honorarer (selvstendig næringsdrivende/lønn) Husk å oppgi Bestillerkode

Regnskapsforståelse Kontering – sette på kontosteng ”UiB”- og ”PA - kontering” ”FA- registrering” Utstyrsregistrering -> ”FA - registrering” info til FA modulen Mva Toll Regnskapskorreksjoner Refusjon av utlegg

UiBs kontostreng er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes Først noen begreper: Kontosegment: Et felt en kan kontere i - f.eks. sted eller art Kontere: Betyr å registrere verdier i kontosegmenter Kontostreng: Rekken av segmenter som tilsammen utgjør en konto Hovedkonto: Det segmentet som regnskapsmessig er viktigst i økonomisystemet. Artskonto: Verdiene i ART. Vanligste begrepet for hovedkonto utenfor staten. I UiBs internregnskap er ART hovedkonto Statskonto: Verdiene i kontosegmentene KAP / POST og UUP. Disse er hovedkonto i Statsregnskapet. Kontostrengen ved UiB består av 10 segment på til sammen 43 posisjoner. Les gjennom de ulike segmentene Analyse og formål - har vært omtalt som analyse 1 og analyse 2. A-ene i margen betyr at disse kommer automatisk. XX XXXX XXXXXX Firma (2) Art (4) Prosjekt (6) Sted Analyse Motpart (2) Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-6800-000000-125000-246012-00-000000 12

Kode som angir hvilket firma det konteres på. Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB 02 - 04: Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Arter i artsklassene 4 – 8 (kun ett fåtall i kl. 5 og 8) brukes ved kontering (sette på kontosteng) i PM og IP 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1 - 2 RESULTATARTER: klasse 3 - 9 NB!! Bruk aldri Artskl. 1 Klasse 3 Driftsinntekter Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds-/ombygningskostnader Klasse 5 *) Kostnader for arbeidskraft Klasse 6 Andre Driftskostnader Klasse 7 Andre driftskostnader Klasse 8 *) Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9 Interne transaksjoner *) kun få arter i klasse 5 er lov å bruke i PM og IP 13

Artsklasse 5 Er hovedsaklig forbeholdt lønnsystemet PAGA Skal brukes til lønnsutgifter/ - kostnader Dvs: Artene fra 5000 - 5799 skal IKKE brukes i PM og IP Kan brukes: Artene 5800 – 5999 5901 Gaver til ansatte 5961 Velferdstilskudd 5999 Andre personalkostnader

To typer kontering og tilleggsinfo til FA-modul NB - velg kun en type pr. konteringslinje ”UiB – kontering” UiBs vanlig kontosteng slik den ser ut i GL Hovedbok 32 posisjoner ”PA – kontering” Utvidet kontering – registreres i PA-modulen (Prosjektmodulen) Tilleggsinformasjon ved utstyrsregistrering FA Anleggsmodul Utvidet FA- registrering i artsklasse 4 ? Spm ? vedr. FA-registrering -> kontakt Issue Tracker /Regnskap

”UiB-kontering” UiBs vanlige kontostreng: Firma- Art- Prosjekt-Sted-Analyse-Aktivitet-Motpart Eks: 01-6522-000000-125000-246012-00-000000 Oppgis det ingen siffer gir det verdien ”00” eller ”000000” Obligatoriske felt: Art og Sted

”PA- kontering” Skal utgiften belastes et PA-prosjekt? PA- kontering skal benyttes Såkalt ”bred postering” (= kontering) PA- konteringen består av disse feltene på konteringslinjen i PM og IP PA-Prosjekt PA-ProsjektNavn PA-Aktivitet PA-Organisasjon PA-Utg.Nr PA-Utgiftstype ? Spm ? vedr. PA-kontering -> kontakt PA – økonom/leder din enhet

Anleggsregistrering i BasWare Anleggsmidler skal aktiveres når (både-og) Beløpet tilsammen er > kr. 30.000 Levetid > 3 år unntak: Audiovisuelt utstyr og datakjøp < 30.000 Aktivering av eiendeler Utgiften blir balanseført som Eiendel (artskl. 1) og Gjeld (artskl. 2) Avskrivninger blir automatisk belastet resultatregnskapet hver mnd (artskl.3 og 6) Artsklasse 4 skal brukes når en konterer bestillingen/ fakturaen Direkte utgiftsføring av utstyr – bruk artklasse 6 og motpart 81 Beløp < kr 30.000 Levetid < 3 år Mer info finner dere på interanett på https://intranett.uib.no/uPortal/Link?id=9026

Anleggsregistrering i BasWare forts… aktivering uten hensyn til beløpsgrensen på kr 30.000 (dvs. når beløp er lavere enn kr 30.000) IKT/audio/teleutstyr Vurderes som en gruppe uansett beløp Artskonto: 4721, 4722 eller 4724 Eks.: PC, Server, Printer, Skanner, Telefonsentral Mindre kjøp innen IKT/audio/teleutstyr Direkte utgiftsføring Artskonto 6521, 6522 eller 6524 Eks.: Mus, kabler, tilbehør til data og audiovisuelt utstyr,mobiltelefon

FA - registrering FA- registrering skal benyttes i artsklasse 4 FA- registreringen har disse feltene på konteringslinjen i PM og IP FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenummer FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Tellekortnummer FA-serienummer

MVA - koder MVA Navn 00 Ikke fradrag 01 25% mva 02 8% mva 08 14% mva 26 Mva utenlandskjøp uten fradrag - UiB 27 Mva utenlandskjøp med fradrag -UiB 31 Mva EU-Prosjekt 25 % UiB belastes sentralt 32 Mva EU-Prosjekt 8 % UiB belastes sentralt 36 Mva EU-Prosjekt Selvdeklarering UiB belastes sentralt 38 Mva EU-Prosjekt 14 % UiB belastes sentralt Skaff deg oversikt over Mva-prosjekter/-områder av Controller ved enheten

Toll Tollvesenet – innførsel og utførsel av utenlandske varer Tolldeklarasjon v/ innførsel Mva-innkreving: legger på 25% mva Gebyr Toll Hver innførsel belaster UiBs tollkonto En samlefaktura sendes UiB hver mnd Interne rutiner UiB Faktura belastes UiB Sentralt Internfakturerer enhetene Utførsel? Krev mva tilbake Ta kontakt m/ Tollvesenet eller Speditør

Selvdeklarering av Mva Gjelder for utenlandske tjenester Siden Tollvesenet/Spedisjonsfirma ikke har foretatt tolldeklarering må vi gjøre det selv. Eks.: programvare fra utland, språkvask, lab. analyser, tilgang til databaser.. Interne rutiner: Bruk riktig mva-kode ved kontering av faktura Kode 26: Mva utenl. kjøp u/fradrag Kode 27: Mva utenl. kjøp m/fradrag Regnskapskontoret innbetaler til myndighetene Viser til Mva-kurs mandag 26. april

Periodisering Hovedregel for regnskapsførsel ved UiB: Inntekter og kostnader skal inntekts- og kostnadsføres i den periode den oppstår eller blir brukt BasWare utgiftssiden: Kostnaden er påløpt i en periode Faktura er kostnadsført i en annen periode Korrigeres ved å periodisere Gjøres hvert tertial

Regnskapskorreksjoner Har dere kontert feil kan feilen rettes Skjema - regnskapskorreksjoner ..to MÅTER å gjøre det på Elektronisk - originalt anvist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på Issue Tracker Manuelt – Originalt anvist bilag i POSTEN

Avvikshåndtering Manglende varemottak Dersom ikke varemottak blir tatt i PM Vil ikke fakturaen bli matchet mot bestillingen Fakturaen går til IP på vanlig sirkulasjon: Grunnlagskontroll Kontering Attestering Anvisning

Avvikshåndtering Skal kostnaden for en vare eller tjeneste deles mellom flere firma (Eks. mellom UiB og Uni Research AS) To alternative løsninger: Bestilling gjøres/faktura utstedes til ett av firmaene Faktura belastes da dette firmaet Dere sørger for viderefakturering til neste firma for den andelen som dette skal betale Dere legger inn to bestillinger hos leverandøren /utstede to faktura En faktura til hvert av firmaene pålydende hvert sitt delbeløp

Avvikshåndtering Er faktura utstedt til feil firma? En faktura skal være utstedt til det firma som skal betale for varen Kontakt leverandør og be om kreditnota og ny faktura utstedt til rett firma. Avtal at denne fakturaen vil bli holdt tilbake inntil kreditnota og ny faktura er tilsendt. Hold/lås faktura hos dere i BasWare IP inntil dere også har kreditnotaen. Send så begge to til annullering med kommentar om hvorfor. Den nye fakturaen utstedt til rett firma konteres, attesteres og anvises på vanlig måte.

Avvikshåndtering Kreditnota Registreres i IP BasWare med ’ – ’ (minus) foran fakturabeløpet Skal konteres, attesteres og anvises som vanlige faktura (negativt beløp) Kreditnota skal av Regnskapskontoret være registrert i IP BasWare med forfallsdato = kreditnotadato Hvis dere mottar faktura som ikke skal betales pga. feil fakturering: Kontakt leverandør Be om å få tilsendt kreditnota Avtal at faktura vil bli holdt tilbake inntil kreditnota er tilsendt Hold/lås faktura i BasWare IP inntil dere også har kreditnotaen Konter, attester og anvis både fakturaen og kreditnotaen i IP INGEN kreditnota eller faktura skal kastes eller annulleres, så lenge de er utstedt til rett firma!!! Dette betyr at dere ikke skal avtale med leverandør om at en faktura ikke skal betales ved feilfakturering. Leverandør skal da sende oss en kreditnota på beløpet!

Regler for håndtering av … Purringer, rentenota og inkassokrav Purringer har også adresse ”felles fakturamottak” - dvs de kommer til Regnskap Regnskap sjekker orginalfaktura i IP Mangler orginal Leverandør kontaktes Skanner fakturakopi Sendes ut på vanlig sirkulasjon For sen betaling og vi har originalfaktura: Vi skanner rentenotaen Kun rentebeløpet evt purregebyr blir registrert Hvis kravet ikke er reelt: Regnskapskontoret kontakter leverandør Kravet blir ikke skannet i IP BasWare Arkiveres i egen perm på Regnskap

Betalingsrutiner for utgående fakturaer Regnskapskontoret foretar betaling etter følgende hovedplan: Innenlandske fakturaer UiB og Uni Research: mandag – onsdag – fredag Utenlandske fakturaer (alle firma): onsdag Randsoner: torsdag Fakturaene blir sendt til banken Banken betaler faktura ved forfall

Intranett - Økonomiportalen OKAs hjemmeside Innkjøp Innkjøpsportalen Regnskap Skjemabank – skjema og maler Rutinesamlinger

Brukerstøtte ved ØKA Innkjøp og Regnskap: bruk Issue Tracker http://bs.uib.no Regnskap har 2 brukerstøttetelefoner: Regnskap generelt: tlf 8-3500 BOA/PA spørsmål: tlf 8-3015 Intranett: Hvem svarer på hva