«Forbedringsprosess(en)» Britt Elin Steinveg Ass universitetsdirektør

Den store balanse-kunsten Nødvendig spørsmål Er det riktig at nærmere 48% av andel finansierte stillinger over statsbevilgningen er teknisk-adm. stillinger? Leverer vi de riktige administrative tjenestene? Er kvaliteten på tjenestene god nok, og når er de god nok? Benytter vi ansattes kompetansen riktig? Utnytter vi mulighetene som ligger i de administrative systemene? Har vi den riktige balansen mellom oppgaver og områder? Den store balanse-kunsten 04.04.2017

UiT har 34% administrative stilinger av totalen (nest høyest av universitetene) 1/3 er i den sentrale administrasjonen, men 2/3 er på fakultet og institutt UiT har den minste sentrale administrasjonen sammenlignet med de øvrige universitetene og den største andelen på nivå 2 og 3 (NIFU) 04.04.2017

Forts. Påstand 1: Vi kan bruke våre totale administrative ressurser mer effektiv Påstand 2: Skal vi få dette til, må den enkelte ansatte bidra i utviklingsarbeidet Ad 2: 2/3 av de administrative 04.04.2017

Beskriv den fremtidig situasjon Metode Velg en prosess som kartlegges Sett sammen ett team som skal gjennomføre gjennomgangen Skisser nå-situasjon Analyser delprosesser, materialflyt og informasjonsflyt Identifiser problemområder og unødige stopp-punkter Beskriv den fremtidig ønskede situasjon Prioriter tiltak og utarbeid handlingsplan Gjennomfør Prosess Kartlegg nåsituasjon Beskriv den fremtidig situasjon Størrelsen på fokusgruppa: 10-15 deltakere Handlingsplan/ tiltak 04.04.2017 5

… forts Definere tjenestenivå (“resultatmål”) Kartlegge nåsituasjonen og beskrive ønsket tilstand Planlegge nye arbeidsprosesser: Sikre flyt i prosessene Vurdere roller, arbeidsdeling og ressursbehov Prioritere tiltak (kort og lang sikt)   Implementere Definere tjenestenivå (“resultatmål”) Arbeidsflyt-beskrivelse Designe ny arbeidsprosesser Inn i linja Kontinuerlig forbedring   04.04.2017

MEDANSVAR Vi har tro på at medarbeiderne som jobber med et oppgave eller problemstilling, er den som har best kompetanse på feltet Vi ønsker at arbeidet skal bygge på den enkeltes ansvar og den som jobber på et området aktivt er med i arbeidet Vi er derfor avhengig av den enkeltes medansvar for egen arbeidsplass og at den enkelte deltar med sin kompetanse og engasjement for at vi skal lykkes 04.04.2017

Jakten på kontinuerlig forbedring FRAMDRIFTSPLAN Hva Dato 30.8.12 1.9 - 15.9.12 Fra 15.9.12 Oppstartsseminar Møte med fakultetene Opplæring av ledere, prosessveiledere og tillitsvalgte Opprette Arbeidsgrupper (3-8 områder) Prosess 1 Prosess 2 Prosess 3 Hvilke er avhengig av innspill fra dette seminaret Jakten på kontinuerlig forbedring Jakten på kontinuerlig forbedring 04.04.2017

Forts. Sentral arbeidsgruppes rolle framover: Sortere forslag som kommer inn Nedsette arbeidsgrupper i samarbeid med fakultets-direktørene og avdelingsdirektørene Sikre opplæring av prosessledere Informere om arbeidet i ulike ledergrupper Sikre at nødvendige beslutninger blir tatt Sikre overføring av kunnskap +++ Se: Forbedringsprosessen på UiTs hjemmeside 04.04.2017

GRUPPEOPPGAVE 04.04.2017

Gruppeoppgaver Vi ønsker innspill/forslag på ARBEIDSOPPGAVER/-PROSSER som kan bidra til: Bedre tjenester for brukerne Bedre kvalitet på arbeidet Og bedre hverdag for den enkelte av oss Fyll ut vedlagte skjema – et skjema pr arbeidsoppgave/-prosess!!! 04.04.2017