HMS-modulen Februar – Mai 2014 | Kurs i HMS-modulen for UDE - Oslo kommune| EVRY

Kursansvarlig (UDE - Oslo kommune) Velkommen til kurs Kursholder (EVRY) Tor Sigmund Brekke / Christoffer Sørum Helgesen Kursansvarlig (UDE - Oslo kommune) Maria Tandberg / Olav Nesheim

HMS-modulen Mål På kurset vil du lære å registrere og følge opp sykefravær i HR-systemet. Du vil videre lære hvordan du registrerer og følger opp saker som omfatter skader, ulykker, trusler og vold. Etter fullført kurs skal du kunne: Registrere meldinger i begge prosessene Registrere og følge opp saker og tiltak i begge prosessene Målgruppe Ledere og HR-ansatte som arbeider innenfor HMS-området.

Bakgrunnskunnskap og deres egne lokale rutiner Merk Dette er opplæring i selve systemet og det forutsettes at du har tilstrekkelig kompetanse innenfor HMS- området. Systemet er designet med overordnede krav til oppfølging. Egne rutiner vedrørende oppfølging kan legges til/spesifiseres når dere tar i bruk systemet.

Agenda for dagen Klokkeslett Innhold 08.15 Velkommen, Introduksjon til HMS modulen – gruppe 1 08.25 Skadeoppfølging del 1 -  opprette en HMS-melding, omgjøre HMS-melding til HMS-sak 5 min Pause 09.15 Skadeoppfølging del 2 -  oppdatere HMS-tiltakene fra NAV og OF -  avslutte HMS-sak, eventuelt om skademelding 10 min 10.15 Sykefraværsmelding del 1 opprette sykefraværsmelding, oppdatere sak med ny melding Loggføring 11.15 Sykefraværsoppfølging del 2: -  Oppretter oppfølgingsplan med tilretteleggingstiltak -  Forhåndsvisning og arkivering, se på arkiveringstiltaket 12.00 Avslutning

Agenda for dagen Klokkeslett Innhold 12.30 Velkommen, Introduksjon til HMS modulen – gruppe 2 12.40 Skadeoppfølging del 1 -  opprette en HMS-melding, omgjøre HMS-melding til HMS-sak 5 min Pause 13.15 Skadeoppfølging del 2 -  oppdatere HMS-tiltakene fra NAV og OF -  avslutte HMS-sak, eventuelt om skademelding 10 min 14.15 Sykefraværsmelding del 1 opprette sykefraværsmelding, oppdatere sak med ny melding Loggføring 15.15 Sykefraværsoppfølging del 2: -  Oppretter oppfølgingsplan med tilretteleggingstiltak -  Forhåndsvisning og arkivering, se på arkiveringstiltaket 16.15 Avslutning

Målekort

KPI

Drill

Overvåke og følge opp sykefravær HMS inneholder to obligatoriske prosesser Overvåke og følge opp sykefravær Håndtere og redusere skader, ulykker, trusler og vold

HMS benytter seg av standard ABW-komponenter Roller og brukere Arbeidsflyt Intell Agent Dokument-arkiv Fleksifelt Browser Data-kontroll / DIA HMS benytter seg av standard ABW-komponenter

Ulike meldingstyper: Arbeidsulykke Trussel/Vold Tiltak Sak Melding Ulike meldingstyper: Arbeidsulykke Trussel/Vold Nestenulykke Sykmelding Egenmeldt fravær Meldinger kan registreres av både ansatt og leder i HMS-modulen. Fraværsmeldinger registreres ikke av alle.

Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger. Tiltak Sak Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger. ARBEIDSSIDEN Sak følges opp med obligatoriske og/eller egendefinerte tiltak

- Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt Melding Sak Tiltak - Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt - Tiltak kan defineres for å støtte interne HMS-prosesser - Tiltak må lukkes før sak kan ferdigstilles.

Arbeidsulykke/-skade Melding opprettes Leder mottar melding og vurderer alvorlighet av denne Hvis alvorlig oppretter leder en sak som genererer HMS-tiltak Leder vurderer ytterligere HMS-tiltak Saken ferdigbehandles Verneombud bistår leder i vurdering av melding og opprettelse av sak

Sykefraværsoppfølging – varsler Oppretter egenmelding/sykemelding Varsel til leder første dag. Sak registrert på sykefravær Varsel til leder etter 4 dager om oppfølging av sykefravær Varsel etter 9 dager: be om sykemelding Varsel etter 20 dager. Opprett oppfølgingsplan Varsler til leder ved registrert sykefravær ihht gjeldende regler rundt sykeoppfølging Varsler ved manglende oppfølging av fravær Varsel til leder hvis HMS sak ikke er opprettet, men fravær registrert Varsel til leder hvis fravær ikke er registrert, men HMS melding opprettet Varsel til leders leder etter 20 dager hvis sak ikke er opprettet

Registrere en melding

Arbeidsulykke Meldingsbildet tilpasses ved valg av meldingstype I skillekortet Involverte kan du registrere skadet og eventuelle vitner

Opprett en HMS melding som ansatt. Oppgave 1 – Skadeoppfølging, opprette melding Opprett en HMS melding som ansatt. Bruk meldingstypen Arbeidsulykke. Fyll inn meldingsdetaljer og alvorlighetsgrad Gå til skillekort Involvert og registrer opplysninger om skaden Husk å lagre når meldingen er registrert ferdig NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset

Opprette sak fra melding Endre status fra klar til Opprett sak og deretter lagrer du Status endres fra Opprett sak til Sak opprettet når du lagrer. Du får bekreftelse ved opprettet saksnummer (Grønt)

Omgjør en HMS-melding til en HMS-sak, som leder Oppgave 1 forts. – Skadeoppfølging, opprette sak Omgjør en HMS-melding til en HMS-sak, som leder Gå til Mine meldinger (ansvarlig) i menyen og hent frem meldingen du har mottatt. Endre status på meldingen fra Klar til Opprett sak Husk å lagre meldingen

Risikovurdering Leder må først vurdere alvorlighetsgrad på saken. Det skilles mellom Alvorlighetsgrad (Melders vurdering) og Alvorlighetsgrad (saksbehandlers vurdering). Det gis dermed mulighet for ulik tolkning av risikonivå fra den som melder (ansatt) og den som saksbehandler (leder).

Oppgave 2a Skadeoppfølging – risikovurdering Du er ikke enig i risikovurderingen til melder og legger inn en annen vurdering Velg verdier som til sammen endrer risikonivået i forhold til det risikonivået som ligger inne som fra før (melders vurdering).  

Pause 5 minutter

Behandling av tiltak Det genereres automatisk to tiltak ved opprettelse av en sak innen arbeidsulykker og trussel/vold. Disse tiltakene er NAV yrkesskade og OF yrkesskade som støtter prosessen med å utarbeide meldeskjemaer som skal sendes til NAV og Oslo Forsikring.

Forhåndsvisning For å se forhåndsvisning av skjema, markere man linjen og trykker på knapp for forhåndsvisning.

Arkiver skjema Når tiltaket skal arkiveres markeres linjen for tiltaket og deretter trykkes det på knapp for arkivering. Skjema er lagret i dokumentarkiv. Trykk på Dokumenter for å hente frem arkivet.

Oppgave 2b-d Skadeoppfølging – oppdatere sak Under skillekortet Tiltak finner du to forhåndsdefinerte tiltak som støtter prosessen med å sende meldeskjemaer til NAV og Oslo Forsikring. Ferdigstill HMS-tiltaket til NAV. Husk å lagre. Gå deretter til tiltaket OF skadeskjema for å oppdatere dette. Når tiltakene er lagret kan du trykke på forhåndsvisning for å se at tiltakene er oppdatert i skjema.   Arkivere HMS-tiltakene

Avslutte sak Gå til skillekort Tiltak for å ferdigstille igangsatte tiltak. Alle tiltak må være ferdigbehandlet (eventuelt terminert) før saken kan avsluttes.  Saken avsluttes når status endres til Ferdigbehandlet og deretter lagres

Oppgave 3 Skadeoppfølging, avslutte sak Du skal avslutte en HMS-sak. Du ønsker å få en oversikt over HMS-tiltakene og ferdigstille disse før du avslutter HMS-saken.    Klikk på linjen med de forskjellige tiltakene. Angi når tiltaket ble utført i feltet Utført. Endre status for tiltaket under tiltaksdetaljer til Ferdigbehandlet.   Kontroller at status for alle HMS-tiltakene er satt til Ferdigbehandlet. Endre status for hele HMS-saken til Ferdigbehandlet. Husk å lagre saken.

Pause 10 minutter

Fraværsoppfølging Overordnet mål for prosessen er å forebygge og følge opp sykefravær med elektronisk oppfølging. Dette skal bidra til lavere fravær og sikre at tidsfrister overholdes i tråd med lovens krav. 

Opprette fraværsmelding Bildet for fraværsmelding hentes opp og tilpasses utfra valget du tar i feltet meldingstype Når all informasjon er fylt ut kan meldingen lagres.

Fraværsmelding og -sak opprettes ved lagring Når fraværsmeldingen lagres vil det generes både et meldingsnummer og et saksnummer. Hvis fraværsmeldingen er opprettet av andre enn leder vil leder få et varsel om dette.

Opprett en fraværsmelding på en ansatt du er leder for. Oppgave 1 Fraværsoppfølging – opprette melding Opprett en fraværsmelding på en ansatt du er leder for. Velg egenmeldt fravær under meldingstype Hent frem ansattressursen du er tildelt på kurset Angi sykefravær fra dagens dato og to dager frem i tid NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset. 

Forlenge fraværet Hent opp fraværssaken og gå til feltet Ny melding. Du føres deretter til registrering av ny fraværsmelding. Informasjon om ressursen er allerede fylt inn

Registrer sykmelding Ved registrering av sykemelding vil det i tillegg være mulig å registrere informasjon om sykmeldingsgrad og sykmelder

Opprett en sykmelding på ansattressursen du er tildelt Oppgave 2 Fraværsoppfølging – forlenge fraværet Opprett en sykmelding på ansattressursen du er tildelt Hent opp eksisterende sak på personen via menyen, Mine saker (ansvarlig) Registrer en ny sykmelding som forlenger fraværet via knappen Ny melding Angi sykemeldingsperiode to uker utover eksisterende fravær Sett sykmeldingsgrad til 100 % Vurder om tilrettelegging er aktuelt og om sykefraværet er arbeidsrelatert Legg inn informasjon om sykmelder  

Loggføring Loggføring er en viktig del av gjeldende rutiner for å kartlegge kontakt med ansatte som er sykmeldt Klikk på skillekortet Loggføring for å loggføre kontakt med ansatt. Registrer dato for kontakt, kontaktens art og dato for neste kontakt

Oppgave 3 Fraværsoppfølging – Opprette loggføring Opprett en logg på den ansatte du registrerte sykefravær på i forrige oppgave Hent opp eksisterende sak på den ansatte via Mine saker (ansvarlig) Gå til skillekortet Loggføring Oppgi dato for kontakt og legg inn en kort kommentar til dette. Legg også inn dato for når dere har avtalt neste kontakt.

Pause 10 minutter

Tiltak – Oppfølgingssamtale Hent opp saken og gå til skillekortet Tiltak for å oppdatere disse Klikk på linjen med tiltaket Oppfølgingssamtale for å åpne tiltaksdetaljene som gjelder oppfølgingssamtale. Når du trykker på tiltaket vil det utvide seg med nødvendige felter for det aktuelle tiltaket

Oppfølgingssamtale Ved valg av Møte avholdt: Avholdt utvides skjermbildet med følgende detaljer

Tilretteleggingstiltak Nederst i tiltaket oppfølgingssamtale kan man legge til nytt tilretteleggingstiltak Tilretteleggingstiltak er et viktig verktøy for oppfølging av fraværet. Informasjonen som fylles ut i tilretteleggingstiltakene vil vises og oppdateres i samme skjema som oppfølgingssamtalen

Oppgave 4 Fraværsoppfølging – Gjennomføre tiltak Gjennomfør et tiltak om oppfølgingssamtale og legg ved et tilretteleggingstiltak Hent opp eksisterende sak på personen og gå til tiltaket oppfølgingssamtale Fyll ut oppfølgingssamtalen (husk å lagre) Legg til et nytt tilretteleggingstiltak Fyll ut tilretteleggingstiltaket (husk å lagre) Se forhåndsvisning av oppfølgingsplanen

Avslutte sak – Ferdigstille tiltak Gå inn på skillekortet Tiltak for å gå gjennom tiltakene som er utført og for å sjekke at det ikke er igangsatte tiltak som ikke er gjennomført og ferdigstilt. Tiltak som skal ferdigstilles må få status ferdigstilt og dato for når tiltaket ble utført Sjekk at tiltak som skal arkiveres er arkivert

Avslutte sak Når tiltakene er ferdigstilt kan saken avsluttes. For å avslutte en fraværssak må dato for Arbeid gjenopptatt registreres og status på saken må settes til ferdigbehandlet. Husk å lagre.

Oppgave 5 Fraværsoppfølging – Avslutte sak Avslutt en HMS-sak og arkiver tiltakene knyttet til saken Hent opp eksisterende sak på den ansatte og gå til skillekortet tiltak Sjekk at alle tiltak er ferdigstilt. Arkiver tiltak som er ferdigstilt Avslutt HMS saken

Intranett: Verktøykasse for opplæring Verktøykasse for opplæring Utdanningsetaten, TAVLA – HR-systemet http://utdanningsetaten.oslo.kommune.no/personal_hms_hr/nytt_hrsystem/ HR-prosjektet http://oslo.kommune.no/hrprosjektet Verktøykasse for opplæring Egentrening E-læring Tips og presentasjoner Kursmateriell og brukerdokumentasjon

Takk for i dag!