4. Hva bør vi sjekke før reisekjøring 04.04.2017

Sjekk før siste reisekjøring Alle BR-bilag på feilkonto er ferdig korrigert Evt. blir ferdig korrigert på siste kjøring Siste reisekjøring er årets siste mulighet for utgiftsrefusjoner Dette er nytt i år – så de ansatte kan trenge en påminnelse

Sjekk kontering når natten kjøring er overstått Se eget hjelpeark med tips Sjekk at alle poster i kontoserie 5, 6 og 7 har gyldige verdier i K-element 4 Med mindre din etat har unntak fra dette Sjekk at alle anvendte konteringsobjekter er gyldige og at det er logisk sammenheng mellom bruken av dem

Dersom feil i kontering eller annet oppdages Finner du feil må reisen rettes omgående Reisen godkjennes på nytt og ditt DFØ konto må få liste over hva som er rettet, slik at disse korrigerte reisene kan kjøres på nytt Dette må gjøres før remitteringen (kl 12:00, 11. desember), dersom korrigeringen gjelder beløpsmessige endringer Fullservicekunder kontakter sitt DFØ-kontor, som fortar rettingen

Sjekk utbetalingsreskontroen i SAP Benytt transaksjonskode FBL1N Kontrollen gjøres før hovedlønnskjøring i desember Det som skal sjekkes er om det finnes poster som ikke har utligningsbilag Åpne kreditposter Posten er uteglemt på et remitteringsforslag Avregningsretur er ikke blitt lest inn Utbetalingskort er ikke hevet og dermed utløpt Åpne debetposter Den ansatte kan ha sluttet og skylder penger. Virksomheten må følge opp mot den ansatte og sørge for at pengene tilbakebetales Den ansatte kan være skyldig penger men er fortsatt ansatt. Beløpet kan trekkes i lønn ved inntrekk av negativ netto (både i reise og lønn)

Sjekk utbetalingsreskontroen i SAP FBL1N - Legg inn firmakode/dagens dato - åpne poster vises

Sjekk utbetalingsreskontroen i SAP Åpne debetposter vedr. BR-posteringer? Kan f.eks. skyldes korreksjoner, for høye reiseforskudd etc. som har gitt et negativt resultat på reisen(e) Dersom det ikke ligger nye reiser klar til utbetaling på neste reisekjøring, må det vurderes å trekke beløpet i hovedlønn desember (husk beskjed til lønnstaker) Registrere og godkjenne en ny post til utbetaling på reisen med utgiftstype NEGN og debetbeløpet på reskontroen. I IT0015 registreres beløpet som trekk på hovedlønn med lønnart 8021 Få hjelp fra ditt DFØ kontor dersom du er usikker på rutinen