Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert 17.02.2009.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert 17.02.2009."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert

2 2 Innhold 1. Kontoplan 2. Kategori, finansiering 3. Kontostreng, kontering 4. Omposteringer 5. Internhandel 6. Frikjøp 7. Overhead/dekningsbidrag 8. Prosjektavslutning 9. Periodisering 10. Årsavslutning 11. Avregning/IB 12. Avregning/IB 13. Bilagskontroll* *Hva ser vi etter, utenom attestasjon og godkjenning av BDM-person? Appendix: Nyttige linker Viktige punkter i forbindelse med validering av bilag i ADI

3 3 1. Kontoplan Fokus Gruppeinndeling Kommentarkolonne Sperrer Oppdatert web-versjon Link: KontoplanKontoplan

4 4 Kontoplanens oppbygging Kontoplanen er bygget på norsk standard tilpasset universitet og høgskole sektoren: Delt inn i følgende klasser: 1.Eiendeler 2.Gjeld og egenkapital 3.Driftsinntekter 4.Investeringer og vedlikehold 5.Kostnader for arbeidskraft 6.Andre driftskostnader 7.Andre driftskostnader 8.Finansinntekter/-kostnader, ekstraordinære inntekter/kostnader 9.Interne transaksjoner Klassene er delt opp i grupper, undergrupper og konti For hver konto følger kolonner som inneholder: 1.Kontonavn 2.Evnt. S for sperret. Kun til bruk for RS eller LS 3.Forklaring/kommentar/hensvisning til andre konti eller noter/linker 4.Mva kode Link: KontoplanKontoplan

5 5

6 6 Unntak fra regelen om sperrede arter I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter som er spesielt knyttet til disse handlingene. Disse bilagene blir alltid kontrollert av regnskapsseksjonens økonomistyringsgruppe. Spesielle regler for denne type bilag: De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. De er alltid begrenset til bestemte tidsrom. Unntak fra regelen om sperrede arter I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter i tilknytning til disse handlingene. Spesielle regler for denne type bilag: De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. Det er alltid knyttet tidsbegrensning til når man har anledning til å sende inn bilag som inneholder disse artene.

7 7 Klasse 1, Eiendeler & Klasse 2, Gjeld og egenkapital Av kontrollhensyn er tilgangen til balanseartene begrenset til bruk av Regnskapsseksjonen og Lønningsseksjonen. Det finnes unntak for noen balanseartene som brukes i forbindelse med periodiseringer, 1850 og 2850, samt noen få andre, se ellers nærmere i kontoplanen. NB! Regnskapsbilag fra andre enheter enn Lønningsseksjonen og/eller Regnskapsseksjonen, som inneholder balansearter skal alltid kontrolleres/avstemes av en person ved Regnskapsseksjonen. Link: KontoplanKontoplan

8 8 Link: KontoplanKontoplan Link: MVA siderMVA sider Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter Hoveddelen av UiOs inntekter stammer fra bevilgning og tilskudd fra offentlige myndigheter herunder hovedbevilgning fra KD og forskningsmidler fra Forskningsrådet NFR konteres i kontoklasse slik inntekt ligger utenfor mva-lovens virkeområde Alle andre inntekter, uavhengig av hvem som faktureres, skal vurderes opp mot reglene om plikt til å beregne merverdiavgift herunder alle prosjektinntekter og all inntekt som genereres som følge av aktivitet på basis slike inntekter skal konteres i kontoklasse , og medfører påslag for mva med riktig sats (enten 8%, 14% eller 25%) avhengig av type vare/tjeneste som inntekten gjelder eksempler på slike aktiviteter ved UiO: konsulenttjenester, forskningstjenester, salg av kioskvarer når inntekten er pliktig, kan man ha man rett til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 (forts neste side) Hovedregel: All inntekt som genereres på bakgrunn av levering av varer eller ytelse av tjenester mot vederlag, skal faktureres med tillegg av merverdiavgift

9 Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter (forts.) Fritak: enkelte typer aktivitet/varer er fritatt avgift, og plikter ikke å legge til mva ved fakturering slike inntekter skal faktureres i kontoklasse eksempler på slik aktivitet ved UiO: salg av bøker til forbruker, forskningstjenester til utenlandsk oppdragsgiver hvor resultatene er til bruk i utlandet når inntekten er fritatt, opprettholdes retten til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 Unntak: enkelte typer aktivitet/varer er unntatt avgift, og vi plikter ikke å legge til mva ved fakturering slike inntekter skal faktureres i kontoklasse eksempler på slik aktivitet ved UiO: undervisningstjenester, tannlegetjenester, salg av suvenirer når inntekten er unntatt, mister man retten til fradrag for inngående avgift, selv om alle de andre krav for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 Viktig i forbindelse med utfakturering! På utgående faktura er det kun inntektslinjen som skal konteres. Man må aldri kontere direkte i MVA linjen, heller aldri direkte i reskontro MVA og reskontro må aldri overstyres. Inntektsarten styrer merverdiavgiftsbehandlingen Se kontoplan

10 10 Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: KontoplanKontoplan

11 11 Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: KontoplanKontoplan Hvis anskaffelse i sin helhet fyller betingelsene for å bli definert som investering, men kostnaden skal fordeles på flere enheter, som for eksempel ved innkjøp av inventar til flere enheter, skal kostnaden bokføres som investering i hver enkelt enhets regnskap, selv om enkeltbeløpene er mindre enn kr ,00. I kontrollskjemaet opplyser hver enkelt enhet om at kostnaden er en del av et større innkjøp. Begge betingelsene må være tilstede

12 12 Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: KontoplanKontoplan Link: Omposteringsskjema for lønn, reiseregninger og refusjoner, Refusjon utleggOmposteringsskjema for lønn, reiseregninger og refusjonerRefusjon utlegg Når det gjelder artene, som i hovedsak er oppgavepliktige så er disse merket med en rød S i kontoplanen. Her må omposteringer gjøres via lønningsseksjonen sine skjemaer for ompostering av lønn, reiseregninger og refusjoner

13 Inngående merverdiavgift ved kontering på arter i kontoklasse 4 og 6 Hovedregel: UiO har kun fradrag for inngående merverdiavgift når varen eller tjenesten vi kjøper inn selges direkte videre til ekstern tredjepart og dette skjer innenfor avgiftsområdet (altså enten med påslag for mva eller fritatt). Dette innebærer en meget begrenset rett til fradrag, og det er i praksis snakk om en håndsfull kjente tilfeller ved UiO som faller inn under denne definisjonen. Mener du at ditt institutt kan ha rett til fradrag, bes dere ta kontakt med RS for avklaring.

14 Tjenestekjøp i utlandet – Omvendt avgiftsbehandling Ved kjøp av tjenester fra utenlandsk leverandør, skal vedkommende fakturere UiO uten merverdiavgift. UiO plikter selv å legge til norsk mva på dette kjøpet. Dette gjøres ved å kontere på art 6797, som er forbeholdt utenlandske leverandører av tjenester. Kontering på denne arten medfører korrekt avgiftsbehandling Merk: kjøp av elektroniske leverte tjenester/databaser/programvare kjøpt i utlandet (for eksempel på utenlandsk nettsted, vil også falle inn under denne regelen, og skal konteres på egne arter i klassene 657X og 658X.

15 15 Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5891 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: KontoplanKontoplan Hvis en inngående faktura, i tillegg til vare- eller tjenestekostnaden, inneholder gebyr/ morarenter for for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av varekostnaden, men med en egen kostnadsart. Hvis en utgående faktura, i tillegg til inntekten for varen- eller tjenesten, også omfatter gebyr/ morarenter for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av inntekten for varen- eller tjenesten, men med en egen inntektsart.

16 16 2. Kategori, finansiering Fokus Kategorisering av inntektskilde Link: Klassifisering av inntekterKlassifisering av inntekter

17 17 BFV EFV Bevilgningsfinansiert virksomhet Ekstern finansiert virksomhet

18 18 BFV EFV Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet

19 19 BFV EFV Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Eksterntfinansiert virksomhet 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 341 Inntekter fra UFD, utenom avgiftsområde: Bevilgnings finansiert 3410 Inntekter fra KD – ordinær bevilgning – utenom avgiftsområde – BFV 3411 Inntekter fra KD – tilleggsbevilgning – utenom avgiftsområde – BFV 3412 Inntekter fra KD – BFV prosjekter – utenom avgiftsområde 3413 Inntekter fra KD – på Felles kap (0281) – – utenom avgiftsområde – BFV Inntekter fra KD – utgiftsgodtgjørelse BFV – utenom avgiftsområde

20 20 BFV EFV Bevilgningsfinansiert Virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 342 Inntekter fra andre departement, direktorat og NFR 3420 Inntekter fra andre departement og direktorat – BFV 3421 Inntekter fra NFR – BFV 3422 Mottatte NFR midler etter prosjektavslutning 3423 NFR - midler via 3 part statlig sektor 3424 NFR - midler som blir videre formidlet til 3. part Offentlig og privat sektor.

21 21 BFV EFV Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Øvrige eksterne kilder Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV Ekstern finansiert virksomhet 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 343 Andre inntekter (BFV) 3430 Andre inntekter – bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder Med dette menes tilskudd fra en ekstern kilde, det være seg for eksempel et konsern, som vil gi et mindre beløp til et prosjekt som er kategorisert som bevilgningsfinansiert. Tilskuddet kommer m.a.o. ikke fra det offentlige, men gis til et offentlig finansiert prosjekt.

22 22 Artskoder for BFV- Bevilgningsfinansiertvirksomhet Kunnskapsdepartement- KD Artskoder : 3410, 3411, 3412, 3413, Andre departementer og direktorater Artskode: 3420 Norges Forskningsråd - NFR Artskoder : 3421, 3422, 3423 og (3423 er NFR midler mottatt fra en tredjepart som er statlig sektor), (3424 er NFR midler som UiO gir videre til en tredjepart) Hvis ordinær virksomhet eller et bidragsprosjekt får støtte fra øvrige eksterne kilder (andre kilder enn KD, NFR eller andre departementer/ direktorater) konteres beløpet på artskode andre inntekter - Bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder.

23 23 BFVEFV Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet KD Andre dept. og direkte. NFR Hvis oppfyller kriteriene for oppdrag

24 24 BFVEFV Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte. 30 Salgsinntekter, avgiftspliktige 303 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftspliktige – EFV-o 3030 Inntekter oppdrag fra andre oppdragsgivere – avgiftspliktige – EFV-o 3031 Inntekter oppdrag fra KD – avgiftspliktige – EFV-o 3032 Inntekter oppdrag fra NFR – avgiftspliktige – EFV-o 3033 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftspliktige – EFV-o

25 25 BFVEFV Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte. 31 Salgsinntekter, avgiftsfrie 313 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftsfrie – EFV-o 3130 Inntekter oppdrag fra andre eksterne kilder – avgiftsfrie – EFV-o 3131 Inntekter oppdrag fra KD – avgiftsfrie – EFV-o 3132 Inntekter oppdrag fra NFR – avgiftsfrie – EFV-o 3133 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftsfrie – EFV-o

26 26 BFVEFV Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte. 32 Salg, utenom avgiftsområde 322 Inntekter/tilskudd utenom avgiftsområde: Ekstern finansiert – EFV-b 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV-b 3221 Inntekter fra KD til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b 3222 Inntekter fra NFR til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b 3223 Inntekter fra andre Dep og direktorater til EFV bidragsprosjekter – utenom avgiftsområde – EFV-b

27 27 EFV/BFV  Det er kun avsluttede oppdragsprosjekter som kan etablere egenkapital.  EFV bidragsprosjekter avsluttes mot eierkostnadsted, dermed kommer saldo under basis ved prosjektavslutning.

28 28 Prosjektopprettelse Bruker SB RS (Økonomikonsulenter som er autoriserte brukere) sender søknad om prosjektopprettelse til SB, med forslag om det er oppdrag eller bidrag Oppretter prosjektet med klassifisering EFV-BFV Klassifiseringen kan ikke endres etter prosjektopprettelse hvis det er ført noe på prosjekt RS: Regnskapsseksjonen SB: Superbruker Under hver fakultet som er autorisert av RS.

29 29 3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti: 3290/ /5892 – 5893/5894 – 3611/6354 Motpart 01 på parkonti Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen Link: KontoplanKontoplan Link: Brev om Kontostreng og bokføringKontostreng og bokføring Link: KonteringsskjemaKonteringsskjema

30 30 Link: Kontostreng og bokføringKontostreng og bokføring Skjermdump fra sider i brev: Kontostreng og bokføring

31 31 3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti Riktig motpart Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen Husk – det er ikke bare den som lager bilaget, som skal forstå hva en føring i regnskapet omfatter. Ansatte i mange ledd ved UiO skal ha den samme muligheten. Saksbehandlere ved din enhet, ansatte ved regnskapsseksjonen, ledelsen ved universitetet og sist, men absolutt ikke minst, Riksrevisjonen – bare for å nevne noen. Underbilag er viktig, men kun som supplement til bilaget. I regnskap stilles det krav om god informasjon i linjebeskrivelsen – og dette kravet gjelder for alle typer bilag. Still deg selv derfor spørsmålet: Hva kan andre lese ut av denne linjebeskrivelsen? Er revisjonssporingen god nok?

32 32 Segmenter i en kontostreng  Art Type inntekter/kostnader. Delt inn i klasser, grupper, undergrupper, art. Link: ArtskontoplanArtskontoplan  Sted En organisasjonsdel med separat aktivitet og ansatte, som det er ønskelig og nødvendig å måle. Link: StedkodetabellStedkodetabell  Prosjekt To hovedkategorier: BFV og EFV. Link: ProsjektkoderProsjektkoder  Tiltak En underspesifikasjon av stedsegmentet, tilnærmet et internt prosjekt. Link: TiltakskoderTiltakskoder  Motpart Skiller mellom interne transaksjoner (01) og eksterne transaksjoner (00). M.a.o, hvem er motpart?  Aktivitet Segment som er forbeholdt evnt. framtidig bruk  Firma Angir hvilket firma som det føres regnskap for. Uio = 01 NB! For å oppnå best mulig skriftstørrelse i segmentene for de viktigste delene av kontostrengen, inneholder de fleste eksemplene forkortelser for segmentbetegnelsene: motpart (Mot), aktivitet (A) og firma (F). Kolonnen for aktivitet skal alltid inneholde verdien Denne verdien er av samme hensyn erstattet med -0-.

33 33 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , tilskudd januar ,00 Tilskudd januar 2008 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Tilskudd januar ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd Tilskuddet kommer inn på bankkonto Fakultetet viderefordeler til sine enheter Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50

34 34 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , tilskudd januar ,00 Tilskudd januar 2008 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Tilskudd januar ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd Tilskuddet kommer inn på bankkonto Fakultetet viderefordeler til sine enheter Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd Alltid debet/kredit 3410 i videre- fordeling av KD-tilskudd til basis Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50

35 35 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , tilskudd januar ,00 Tilskudd januar 2008 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Tilskudd januar ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd Tilskuddet kommer inn på bankkonto Fakultetet viderefordeler til sine enheter Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd Alltid prosjektkode Dette er basismidler. Enhetene kan evnt. ompostere til internprosjekt. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50

36 36 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , tilskudd januar ,00 Tilskudd januar 2008 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Tilskudd januar ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd Tilskuddet kommer inn på bankkonto Fakultetet viderefordeler til sine enheter Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd Viderefordeles til hovedtiltak Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Da kan inntekter og kostnader sammenstilles på samme hovedtiltak i regnskapet

37 37 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , tilskudd januar ,00 Tilskudd januar 2008 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Tilskudd januar ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ,00 Hovedtildeling ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd ,00 Viderefordeling pr. mnd Tilskuddet kommer inn på bankkonto Fakultetet viderefordeler til sine enheter Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd Motpart 00. Dette er ingen internhandel, men en viderefordeling av midler. Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50

38 38 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , ,00 Norges forskningsråd Link: KontoplanKontoplan ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 NFR 2. tertial 2008 totalt ,00 NFR 2. tertial /V ,00NFR 2. tertial /S30 Tilskudd kommer inn på bankkonto Fordeling sentralt (av regnskapsseksjonen) til fakultet/enheter  Art: 1941 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3421 Inntekt direkte fra NFR – BFV  Motpart 00  Kategori Omposteringer Tilskudd fra NFR, tertialtilskudd Fordeles sentralt i tertialets siste måned

39 39 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått  Art 3421 Inntekter fra NFR - BFV 1510 Kundefordringer  Linjebeskrivelse : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR.  Motpart: 00 Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad Link: KontoplanenKontoplanen

40 40 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått  Art 3421 Inntekter fra NFR - BFV 1510 Kundefordringer  Linjebeskrivelse : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR.  Motpart: 00 Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad Link: KontoplanenKontoplanen Linjebeskrivelsen inneholder fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. For å se hva som står i tekstfeltet for fakturaen må man søke opp fakturaen i OA eller se på papirkopien.

41 41 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Enheten søker om støtte fra, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til x. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått  Art 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde - EFV 1510 Kundefordringer  Linjebeskrivelse : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren.  Kategori: Utgående faktura  Motpart: 00 Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. Link: KontoplanenKontoplanen

42 42 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Enheten søker om støtte fra, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått  Art 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV 1510 Kundefordringer  Linjebeskrivelse : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren  Kategori: Utgående faktura  Motpart: 00 Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. Link: KontoplanenKontoplanen Viktig i forb. med utfakturering. Tilskuddet kommer fra en ekstern bidragsyter. For å unngå at systemet automatisk evnt. sender bidragsytere purring og deretter inkasso- varsel, er det viktig at of-kunde får melding om at de legges inn som bidragsytere i kunderegisteret. Disse merkes med (B) etter navnet. Dersom kunden allerede ligger inne, er det viktig å sjekke at den er lagt inn som bidragsyter.

43 43 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as ,00 Ingen avgiftsbehandling , Sted har kontert en inngående faktura fra et datavarefirma. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått.  Art: 6420 Datautstyr – leie 2410 Leverandørgjeld  Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: (Fakturaens endelig bilagsnummer)  Motpart: 00 Inngående faktura. Varekjøp. Link: KontoplanKontoplan Hva kostnaden gjelder. Leverandør

44 44 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,50 Skranke og stol til resepsjonen ,00 Morarente faktura fra Containergoods as ,00 Ingen avgiftsbehandling , Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer purregebyr/morarente. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått.  Art: 6535 Kontormøbler - driftskjøp 8171 Rentekostnader leverandør 2410 Leverandørgjeld  Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: (Fakturaens endelig bilagsnummer)  Motpart: 00 Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr Link: KontoplanKontoplan

45 45 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,50 Skranke og stol til resepsjonen ,00 Morarente faktura fra Containergoods as ,00 Ingen avgiftsbehandling , Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer purregebyr/morarente. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått.  Art: 6535 Kontormøbler - driftskjøp 8171 Rentekostnader leverandør 2410 Leverandørgjeld  Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: (Fakturaens endelig bilagsnummer)  Motpart: 00 Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr Link: KontoplanKontoplan Hva kostnaden gjelder. Fakturanummer. Leverandør.

46 46 4. Omposteringer Det er i de aller fleste tilfelle ikke nødvendig å ompostere bilag i sin opprinnelige helhet, men kun radene det gjelder. Fokus: Grunnlagt på en reell transaksjon Opprinnelig kontostreng, inkl. opprinnelig motpart Rad for rad, ikke samlebeløp Parkonti 3290/7211, 5891/5892, 5893/5894 & 3611/6354 Kombinasjon art/motpart Hvorfor omposteres det mellom prosjekter? Forsøk på ulovlig prosjektsaldering? Linjebeskrivelse skal inneholde: Opprinnelig bilagsnummer Forklaring på hva omposteringen gjelder, hva man omposterer til. Underbilag : Minstekrav: Rapport DH10 eller DH17 (for kontroll av opprinnelig føring) NB! Tenk revisjonssporing! Link: Web rapporter/prosjekterWeb rapporter/prosjekter LinK: KontoplanKontoplan

47 47 Forskjell på Discover rapport DH 10 og DH 17 Begge rapporter inneholder data som er viktige for sporing av bilag: som art, prosjekt, tiltak, motpart, Linjebeskrivelse, hovedboksnummer og hovedboks dato. Imidlertid er kun DH 17 bygd opp med riktig kontostrengoppsett, og kan derfor kopieres og limes i Excell regneark for bruk i omposteringer. Derav navnet Ompostering av alle bilag. Spesielt for DH 10 Viser leverandør/kundenavn/fakturanummer Mangler debet/kredit kolonne Viser ikke fullstendig kontostreng, mangler segment firma Egner seg ikke til kopiering for bruk i omposteringer Spesielt for DH 17 Har debet og kredit kolonne Har fullstendig kontostreng Egner seg til kopiering for bruk i omposteringer

48 48 Søk i leverandørmodul etter brukbar art i forbindelse med en ompostering. ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,52 Hbnr f Ompost til art ,52 TV lisens Hbnr f Resultat av søket: Art 6349 – Andre offentlige avgifter. 2.(Førespørselsemenyen) Søk på leverandørnavn, leverandørnummer eller linjebeskrivelse for å finne evnt. andre lignende føringer som kan gi et tips om hvilken art som passer. 1. DH Ompostering

49 49 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Hbnr faktura Feilpunchet prosjektkode. Omp... til ,00 Hbnr Faktura , NFR. Omp. fra Systemføring vises grått  Art 3421 Inntekter fra NFR – BFV  Linjebeskrivelse for debetering: : GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da den ble overført fra AR til GL : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR.  Kategori: Ompostering  Motpart: 00 Link: ProsjektkoderProsjektkoder ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Ompostering av prosjektkoden: Opprinnelig kontering:

50 50 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Hbnr faktura Feilpunchet prosjektkode. Omp. til ,00 Hbnr Faktura , NFR. Omp fra  Art 3421 Inntekter fra NFR – BFV  Linjebeskrivelse for debetering: : GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da den ble overført fra AR til GL : Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR.  Kategori: Ompostering  Motpart: 00 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Ompostering av prosjektkoden: Opprinnelig kontering: Hb. nr. Fakturanummer. Kunde. Omp. fra Hovedboknummer. Fakturanummer. Hva omposteringen gjelder. Link: ProsjektkoderProsjektkoder

51 51 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,22 Korr Faktura 5621, Datadilldall as. Omp. til art ,22 Hbnr Skanner til bibliotek. Datadilldall as. Omp. fra art 6420 Systemføring vises grått  Art: 6420 Datautstyr - leie 6520 Datautstyr - driftskjøp  Linjebeskrivelse kredit: GL bilagsnummer (tildelt ved overførsel fra AP): , fakturanummer samt leverandørnavn. 5621: Fakturanummer.  Kategori: Ompostering  Motpart: 00 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as ,00Ingen avgiftsbehandling , Ompostering av kostnadsart/inngående faktura Ompostering av kostnadsarten: Opprinnelig kontering: Link: KontoplanKontoplan

52 52 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,22 Korr Faktura 5621, Datadilldall as. Omp. til art ,22 Hbnr Skanner til bibliotek. Datadilldall as. Omp. fra art 6420  Art: 6420 Datautstyr - leie 6520 Datautstyr - driftskjøp  Linjebeskrivelse kredit: GL bilagsnummer (tildelt ved overførsel fra AP): , fakturanummer samt leverandørnavn. 5621: Fakturanummer.  Kategori: Ompostering  Motpart: 00 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as ,00Ingen avgiftsbehandling , Ompostering av kostnadsart/inngående faktura Ompostering av kostnadsarten: Opprinnelig kontering: Hovedboknummer. Fakturanummer. Leverandør. Hva omposteringen gjelder. Link: KontoplanKontoplan Hva kostnaden gjelder. Leverandør. Ompostert fra

53 53 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 B.nr Omp til art ,00 Hbnr Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen. Omp. fra art 6730  Art: 6730 Undervisningstjenester - kjøp 6860 Kurs  Linjebeskrivelse kredit: , GL bilagsnummer. Forklaring på hvorfor man omposterer  Kategori: Ompostering  Motpart: 01 NB! Motparten fra opprinnelig internhandel må beholdes! Link: KontoplanKontoplan ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen ,00Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen Ompostering av kostnadsart i en internhandel Ompostering av kostnadsarten: Opprinnelig kontering:

54 54 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 B.nr Omp. til art ,00 Hbnr Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen. Omp. fra art 6730  Art: 6730 Undervisningstjenester - kjøp 6860 Kurs  Linjebeskrivelse kredit: , GL bilagsnummer. Forklaring på hvorfor man omposterer  Kategori: Ompostering  Motpart: 01 NB! Motparten fra opprinnelig internhandel må beholdes! ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen ,00Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen Ompostering av kostnadsart i en internhandel Ompostering av kostnadsarten: Opprinnelig kontering: Hovedboknummer. Hva omposteringen gjelder. Hva kostnaden gjelder. Ompostert fra. Link: KontoplanKontoplan Opprinnelig motpart.

55 55 Når kan omposteringer mellom prosjekt forekomme?  Korreksjon av en transaksjon  Fordeling av midler mellom NFR prosjekt av samme kategori  Internhandel Som for eksempel frikjøp med art 5892/5892

56 56 5. Internhandel Fokus: Kombinasjon art kredit/art debet Motpart 01 Forklarende linjebeskrivelse Underbilag For eksempel deltagerliste ved kurs og lignende Link: KontoplanKontoplan

57 57 Internhandel – regnskapsføring og budsjettering, side 1 Det har fremkommet en viss usikkerhet om bruken av internhandelsbegrepet (motpart = 01) i budsjetteringen og regnskapsføringen ved UiO. Vi vil nedenfor søke å klargjøre denne bruken. Regnskapsføring Internhandel er definert som kjøp og salg av varer og tjenester mellom enheter ved UiO. Enheten som selger varer eller tjenester inntektsfører disse i artsklasse 3 (inntekter), mens enheten som kjøper varen eller tjenesten kostnadsfører denne i korrekt artsklasse i forhold hva en anskaffer. Denne typen føringer skal ALLTID kodes 01 i motpartssegmentet. Bruk alltid motpart 01 når du regnskapsfører transaksjonen som gjelder: - Kjøp/ salg internt av analyser, kopier, konsulenttjenester, undervisning m.m. - Intern husleie - Beregning av overhead på ekstern finansiert virksomhet - Fri kjøp av personell - Omposteringer og korrigeringer hvor det opprinnelig er benyttet motpart

58 58 Internhandel – regnskapsføring og budsjettering, side 2 Bruk aldri motpart 01 når du regnskapsfører transaksjonen som gjelder: - Alle transaksjoner med ekstern motpart (utenfor UiO) - Omposteringer og korrigeringer hvor det opprinnelig ikke er benyttet motpart - Fordeling mellom enheter av inntekter gitt over statsbudsjettet MERK: Fordeling av inntekter skal ikke posteres som internhandel på artene 3410 inntekter fra KD – ordinær bevilgning og art 7799 diverse kostnader, men uten internhandel som en inntektsreduksjon (debet art 3410) ved fordelingsstedet og en inntektsøkning (kredit art 3410) ved mottagerstedet. Hovedregel : En inntekt skal inntektsføres kun en gang i regnskapet.

59 59 ArtStedProsjektTiltakMotpartAktivitetFirma Internhandel Kjøp og salg av varer /tjenester mellom enheter ved UiO. M.a.o. ikke friske midler fra ekstern kilde.

60 60 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, S Jacobsen En enhet har holdt et kurs og skal ha betalt for dette av deltagere på kurset.  Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt kurset og skal ha inntekten.  Linjebeskrivelsen: Navnet på kurset Hvem innbetalingen kommer fra  Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse.  Linjebeskrivelse. Navnet på kurset Navnet på deltager  Arter: 3250 Kursinntekter 6860 Kurs  Kategori: Internhandel  Motpart 01 Internhandel Link: KontoplanKontoplan

61 61 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen ,00 Kursavgift ”Bli smartere”, S Jacobsen En enhet har holdt et kurs og skal ha betalt for dette av deltagere på kurset.  Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt kurset og skal ha inntekten.  Linjebeskrivelsen: Navnet på kurset Hvem innbetalingen kommer fra  Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse.  Linjebeskrivelse. Navnet på kurset Navnet på deltager  Arter: 3250 Kursinntekter 6860 Kurs  Kategori: Internhandel  Motpart 01 Internhandel Link: KontoplanKontoplan Hva internhandelen gjelder. Hvem innbetalingen kommer fra. Hva internhandelen gjelder. Hvem som har deltatt.

62 62 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 U-4252/ ,00 IT-konferanse Laholmen, E.Kolstad En enhet har holdt en konferanse og skal ha betalt for dette av deltagere.  Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt konferansen og skal ha inntekten.  Linjebeskrivelsen: Fakturaangivelse som forteller hva fakturaen gjelder  Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse.  Linjebeskrivelse. Navnet på konferansen Navnet på deltager  Arter: 3199 Diverse inntekter - avgiftsfritt 6861 Konferanser/kongresser  Kategori: Internhandel  Motpart 01 Internhandel Link: KontoplanKontoplan Linjebeskrivelsen refererer til enhetens utgående interne faktura, som innheholder opplysningene om hva intern- handelen gjelder og hvem betalingen kommer fra. Fakturaen kan for eksempel også ha en egen serie med betegnelser, i tillegg til egen tiltakskode, som forteller selger hva internhandelen dreier seg om. Hva internhandelen gjelder.

63 Intern handel ved videre salg Enkelte ganger er det hensiktsmessig at en felles enhet i UiO kjøper noen felles produkter til et felles lage Når Informasjonsavdelingen videreselger vinglas, krus, julekort etc fra et felles lager på UiO til andre enheter. Juridisk fakultet kjøper et parti vinglass i forbindelse med en bursdagsfeiring. Det vil da bli foretatt en intern handel mellom informasjonsavdelingen (310500) som lager en faktura som sendes til Juridisk fakultet (120200) på Kr: 575,-, JUR. fyller ut kostnaden på skjemaet og attesterer og bdm. fakturaen. Bilaget sendes til regnskapsseksjonen som registrerer bilaget i OA, se ovenfor.  Art: 3199 Diverse inntekter, og 5960 Gaver til ansatte  Kategori: Internhandel  Motpart ArtStedProsjektTiltakMotAFDebet KreditLinjebeskrivelse ,00 Vinglass ,00 Vinglass

64 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebet KreditLinjebeskrivelse ,00 Vinglass ,00 Vinglass Når Informasjonsavdelingen videreselger vinglas, krus, julekort etc fra et felles lager på UiO til andre enheter for eks Juridisk fakultet som kjøper et parti vinglass i forbindelse med en bursdagsfeiring. Det vil det bli da foretatt en intern handel mellom informasjonsavdelingen (310500) som lager en faktura som sendes den til Juridisk fakultet (120200) på kr: 575,-, som fyller ut kostnaden, og attesterer og bdm. fakturaen, Bilaget sendes til regnskapsseksjonen som registrerer bilaget i OA. se ovenfor.  Art: 3199 Diverse inntekter, og 5960 Gaver til ansatte  Kategori: Internhandel  Motpart 01 ’Intern handel ved videre salg Når Informasjonsavdelingen foretar felles innkjøp av gaver, så debiterer de kostnadsart 7350 Markedstiltak, når de mottar fakturaen på dette innkjøpet. Når informasjonsavdelingen selger videre til Juridisk fakultet i fra dette så krediteres art 3199, sted , prosjekt 00000, tiltak , med motpart 01. For finne verdien på disse varene, blir det foretatt en vareopptelling tre ganger pr. år (hvert tertial). Juridisk fakultet debiterer kostnadsart 5960.

65 65 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebet KreditLinjebeskrivelse ,00 NR ,00 Flytende Nitrogen 6/05, A.Einstein Enkelte ganger er det imidlertid hensiktsmessig å bruke samme art debet/kredit i en internhandel. Slik kan for eksempel enheten som har hatt kostnaden i forbindelse med innkjøp av lageret til enhver til se hvor stor kostnaden i virkeligheten er. Eksemplet på konteringen over er hentet fra Kjemisk institutts hovedlager for kjemikalier. Sted forbruker flytende nitrogen fra et hovedlager. Sted , som har kostnaden ved det opprinnelige innkjøpet, sender intern faktura nr på uttaket til sted Fakturanummeret forteller dem hva inntekten gjelder. Sted fyller ut debeteringen og sender bilaget til Regnskapsseksjonen.  Art: 6563 Gass flytende - driftkjøp  Kategori: Internhandel  Motpart 01 Internhandel samme art

66 66 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebet KreditLinjebeskrivelse ,00 NR ,00 Flytende nitrogen 6/05, A.Einstein Enkelte ganger er det hensiktsmessig å bruke samme art debet/kredit i en internhandel. Slik kan for eksempel enheten som har hatt kostnaden i forbindelse med innkjøp av lageret til enhver til se hvor stor kostnaden i virkeligheten er. Eksemplet på konteringen over er hentet fra Kjemisk institutts hovedlager for kjemikalier. Sted forbruker flytende gass fra hovedlageret. Sted 15120, som har kostnaden ved det opprinnelige innkjøpet, sender intern faktura nr på uttaket til sted Fakturanummeret forteller dem hva inntekten gjelder. Sted fyller ut debeteringen og sender bilaget til Regnskapsseksjonen.  Art: 6563 Gass flytende - driftkjøp  Kategori: Internhandel  Motpart 01 Internhandel samme art Kreditert kostnadsart: reduksjon av kostnad for enheten som er besitter av lageret. Kjemisk institutt har lagt ut for innkjøp av kjemikalier. Dette er en kostnad for dem, helt til de får ”solgt” hele lageret. Saldo på art 6563 forteller dem hvor stor denne kostnaden til enhver tid i virkeligheten er. De kan også ved å kreditere kostnaden måle hvor mye de har igjen på lager, slik at de i god tid i forkant kan kjøpe inn mer. Saldo blir m.a.o. en beholdningsrapport som erstatter en vareopptelling Debetert kostnadsart: Kostnad for enheten som bruker av lageret.

67 67 6. Frikjøp Fokus Sosiale kostnader i tillegg til lønn: 38% for fast ansatt*, 28% for ikke fast ansatt *inkl. pensjon Parkonti 5891/5892*, ordinær drift/eksternt prosjekt & 5893/5894, ordinær drift/ordinær drift * 5892/5892 brukes i forbindelse med frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt Linjebeskrivelse: Hvem frikjøpet gjelder. Husk: kun navn. Tidsrom Hva frikjøpet gjelder Link: KontoplanKontoplan Link: ProsjektkoderProsjektkoder

68 68 Frikjøp av personell fra ordinær drift til eksternt prosjekt F rikjøp er betegnelsen som brukes når bruk av personell ”kjøpes” av et annet sted enn der hvor lønnsavsetningen er bokført. Det er m.a.o. en form for ompostering av lønn. Det mest vanlige er at personell som er lønnet på ordinær drift, belaster denne med arbeidstid brukt til arbeid knyttet til et eksternt prosjekt. Lønnskostnadene inkl. overhead (se kap.7) for dette, skal ordinær drift (overheadstedet) ha refundert av prosjektet. Dette gjøres som en internhandel mellom bokføringsstedene.  Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel.  Motpart 01 Link: KontoplanKontoplan

69 69 Veiledende skjema for frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Overhead debiteres automatisk prosjekt og krediteres Automatisk prosjekts overheadsted ihht. Prosjektets Overheadsprosent. Se tabellen: Prosjektkoder for overheadsprosent og overheadsted

70 70 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,23 Frikjøp N. Bø timer ,23 Frikjøp N. Bø timer. Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Eksempel En ansatt ved sted bruker 47 timer av sin arbeidstid på prosjekt Personen får sin lønn fra sted , ordinær drift. Dette stedets ordinære drift ”sender” derfor en internhandel til prosjekt for å få refundert lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for disse timene.  Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan

71 71 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,23 Frikjøp N. Bø timer ,23 Frikjøp N. Bøe timer. Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Eksempel En ansatt ved sted bruker 47 timer av sin arbeidstid på prosjekt Personen får sin lønn fra sted , ordinær drift. Dette stedets ordinære drift ”sender” derfor en internhandel til prosjekt for å få refundert lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for disse timene.  Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan Link: ProsjektkoderProsjektkoder Art 5892 aktiverer økonomisystemet til automatisk å beregne overheadkostnadene til prosjektet, i hht. prosjektets overhead- prosent. Inntekten krediteres overheadstedet; det stedet som opprinnelig bærer infrastrukturkostnadene som prosjektet belaster. Se tabellen: Prosjektkoder for overheadprosent og overheadsted.

72 72 Programføringer i forbindelse med frikjøpart 5892 Arter: 3290 – Overheadinntekter, 7211 – Overheadkostnader, 2492 – Programkonto oppdrag

73 73 Frikjøp av personell fra et steds ordinære drift til et annet steds ordinære drift. Dersom f rikjøpet gjelder mellom ordinær drift på to steder kan artene 5893/5894 brukes. Overheadberegning er ikke nødvendig, da prosjektkode ikke inneholder noen overheadprosentsats som systemet kan beregne ut fra.  Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning.  Kategori: Internhandel.  Motpart 01 Link: KontoplanKontoplan

74 74 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,25 Frikjøp R. Ås timer ,25 Frikjøp R. Ås timer. Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Eksempel En ansatt ved sted bruker 40 timer av sin arbeidstid på sted I begge tilfelle dreier det seg om ordinær drift. Sted , som den ansatte mottar lønn ifra, sender en internhandel til sted for å få refundert 40 timers lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. I.o.m. at frikjøpet er mellom to enheters basisvirksomhet, foretas ingen overheadberegning.  Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan

75 75 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,25 Frikjøp R. Ås timer ,25 Frikjøp R. Ås timer. Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Eksempel En ansatt ved sted bruker 40 timer av sin arbeidstid på sted I begge tilfelle dreier det seg om ordinær drift. Sted , som den ansatte mottar lønn ifra, sender en internhandel til sted for å få refundert 40 timers lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. I.o.m. at frikjøpet er mellom to enheters basisvirksomhet, foretas ingen overheadberegning.  Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan Siden frikjøpet er mellom to enheters basis, beregnes ikke overhead av økonomisystemet. Parkonti for frikjøp uten overheadberegning.

76 76 Frikjøp av personell fra et eksternt prosjekt til et eksternt prosjekt Dersom f rikjøpet gjelder mellom to eksterne prosjekter, kan dette gjøres ved å debetere og kreditere beløpet på frikjøpart Selgers overheadinntekten og overheadkostnad, som ble generert lønnsavsetningen, vil da bli reversert, og kjøper vil bli debetert overheadkostnad på sitt prosjekt og kreditert overheadinntekt på sitt overheadsted.  Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning ihht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel.  Motpart 01 Link: KontoplanKontoplan

77 77 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,63 Frikjøp NN timer ,63 Frikjøp NN timer. Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Eksempel En ansatt ved sted blir lønnet på eksternt prosjekt Personen bruker 60 timer av sin arbeidstid på eksternt prosjekt Prosjekt sender en internhandel til eksternt prosjekt for å få refundert lønnskostnadene inkl. sosiale kostnader for 60 timer. Ved å kreditere prosjekt på art 5892, vil overheadkostnaden som dette prosjektet hadde i forbindelse med den opprinnelige lønnsføringen bli tilbakeført. Samtidig vil overheadinntekten, som overheadstedet opprinnelig ble kreditert, bli debetert. Ved å debetere prosjekt på art 5892, vil overheadkostnadene bli belastet riktig prosjekt. Overheadinntekten vil bli kreditert prosjektets overheadsted.  Arter (parkonti): 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan

78 78 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,63 Frikjøp NN timer ,63 Frikjøp NN timer. Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Eksempel En ansatt ved sted blir lønnet på eksternt prosjekt Personen bruker 60 timer av sin arbeidstid på eksternt prosjekt Prosjekt sender en internhandel til eksternt prosjekt for å få refundert lønnskostnadene inkl. sosiale kostnader for 60 timer. Ved å kreditere prosjekt på art 5892, vil overheadkostnaden som dette prosjektet hadde i forbindelse med den opprinnelige lønnsføringen bli tilbakeført. Samtidig vil overheadinntekten, som overheadstedet opprinnelig ble kreditert, bli debetert. Ved å debitere prosjekt på art 5892, vil overheadkostnadene bli belastet riktig prosjekt. Overheadinntekten vil bli kreditert prosjektets overheadsted.  Arter (parkonti): 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan Art 5892, i kombinasjon med prosjekt, vil generere overheadberegning. Prosjekt blir debitert overheadkostnad og overheadsted blir kreditert overheadinntekt. Art 5892 på kreditt og debitt siden Brukes når en person er blitt frikjøpt fra et prosjekt til et annet prosjekt. Art 5892, i kombinasjon med prosjekt, vil generere overheadberegning. Med beløpet i kredit, vil overheadkostnadene som ble debitert prosjekt ved lønnsavsetning, bli kreditert (tilbakeført) prosjektet. Samtidig vil overheadstedet bli debitert (tilbakeført) overheadinntekten.

79 79 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Frikjøp NN til HF ,00 Frikjøp NN fra HKM Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Eksempel KHM har ”solgt” bruk av en arkeolog som er lønnet på et KHM-prosjekt, til et prosjekt som tilhører HF. I.o.m. at det dreier seg om frikjøp mellom to forskjellige steder og to forskjellige prosjekt av samme kategori, kan ikke parkonti 5891/5892 brukes. Men ved å bruke konto 5892, som genererer overheadberegning, både ved debetering og kreditering, vil overheaden bli debitert selgers overheadsted og kreditert selgers prosjektet samt kreditert kjøpers overheadsted og debitert kjøpers prosjekt. M.a.o. betaler KHMs overheadsted tilbake til sitt prosjekt, lønnskostnader og overhead som ikke skal belastes prosjektet i den perioden den ansatte har vært brukt på et annet steds prosjekt.  Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan

80 80 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Frikjøp NN til HF ,00 Frikjøp NN fra HKM Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Eksempel KHM har ”solgt” bruk av en arkeolog som er lønnet på et KHM-prosjekt, til et prosjekt som tilhører HF. I.o.m. at det dreier seg om frikjøp mellom to forskjellige steder og to forskjellige prosjekt av samme kategori, kan ikke parkonti 5891/5892 brukes. Men ved å bruke konto 5892, som genererer overheadberegning, både ved debetering og kreditering, vil overheaden bli debitert selgers overheadsted og kreditert selgers prosjektet samt kreditert kjøpers overheadsted og debitert kjøpers prosjekt. M.a.o. betaler KHMs overheadsted tilbake til sitt prosjekt, lønnskostnader og overhead som ikke skal belastes prosjektet i den perioden den ansatte har vært brukt på et annet steds prosjekt. Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: KontoplanKontoplan Selgers sted (prosjektets eiersted) krediteres lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Art 5892, som genererer overheadberegning, vil også sørge for at overheadinntekter blir tilbakeført. Kjøpers sted (prosjektets eiersted) debiteres lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Art 5892, som genererer overheadberegning, vil også sørge for at overheadkostnader blir tilbakeført.

81 81 7. Overhead/dekningsbidrag Fokus Prosjektets DB-satser EU-prosjekt Additional cost modell Parkonti 3290/7211 Overheadinntekter/overheadkostnader Link: Prosjektkoder (se arkfane: DB-satser)Prosjektkoder

82 82 Overhead/Dekningsbidrag I tillegg til lønnskostnadene må enheten som lønner arbeidstakeren også ha refundert alle andre kostnader forbundet med arbeidet som utføres. Som for eksempel bruk av datautstyr, kopiering, telefon, fax, papir, husleie, strøm osv.  Overhead utgjør en prosentandel av lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Sosiale kostnader for fast ansatt (inkl.pensjon): 38%, for ikke fast ansatt: 28%  Utregningen gjøres automatisk av systemet hver gang transaksjoner gjøres med følgende arter i kombinasjon med et eksternt prosjekt: , , og Periodiseringsart 5188 er unntatt./ Utregning gjøres heller ikke i forbindelse med artene 5810/5811 (refusjon av sykepenger/refusjon av arbeidsgiveravgift av sykepenger og 5820/5821 (refusjon av svangerskapslønn/refusjon av arbeidsgiveravgift av svangerskapslønn).  I forbindelse med EU-prosjekt, additional cost modell, er omfanget utvidet til å gjelde følgende arter: , og  I forbindelse med fullkost modell, beregnes overhead kun av lønnsarter  Den automatiske utregningen sørger for at kostnaden (7211) blir belastet prosjektet og inntekten (3290) tilfaller ordinær drift på prosjektets overheadsted, tiltak  Art: 3290/7211 Overheadinntekter/overheadkostnader. NB! Dette er parkonti som alltid skal gå i balanse.  Kategori: Internhandel  Motpart: 01 Link: ProsjektkoderProsjektkoder

83 83 Fastlønn ordinær drift Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5010 – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 00 – – 01 16,92 K:FASTREM – – – – 00 – – 01 16,92 N N – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 00 – – 01 28,20 K:FASTREM – – – – 00 – – 01 28,20 N N /1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn ) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepenger/Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon

84 84 Fastlønn i forb.m. prosjekt som har 50% overheadberegning. Side I Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5010 – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 01 – – ,00 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – – – – 01 – – ,00 Overheadberegning balansekonto sted – – – – 01 – – ,00 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – ,00 Overheadberegning balansekonto 5190 – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 01 – – 01 60,00 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – – – – 01 – – 01 60,00 Overheadberegning balansekonto sted – – – – 01 – – 01 60,00 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – 01 60,00 Overheadberegning balansekonto 5410 – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 01 – – 01 70,50 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – – – – 01 – – 01 70,50 Overheadberegning balansekonto sted – – – – 01 – – 01 70,50 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – 01 70,50 Overheadberegning balansekonto 5010/1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn ) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepengerPåløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon 3290/2492 Overheadinntekter/Programkonto oppdrag 7211/2492 Overheadkostnader/Programkonto oppdrag

85 85 Fastlønn i forb.m. prosjekt som har 50% overheadberegning. Side II Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5411 – – – – 00 – – 01 16,92 K:FASTREM – – – – 00 – – 01 16,92 N N – – – – 01 – – 01 8,46 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – – – – 01 – – 01 8,46 Overheadberegning balansekonto sted – – – – 01 – – 01 8,46 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – 01 8,46 Overheadberegning balansekonto 5420 – – – – 00 – – ,00 K:FASTREM – – – – 00 – – ,00 N N – – – – 01 – – ,00 Overheadkostnad 2492 – – – – 01 – – ,00 Overheadkostnad 3290 – – – – 01 – – ,00 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – ,00 Overheadberegning balansekonto 5412 – – – – 00 – – 01 28,20 K:FASTREM – – – – 00 – – 01 28,20 N N – – – – 01 – – 01 14,10 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – – – – 01 – – 01 14,10 Overheadberegning balansekonto sted – – – – 01 – – 01 14,10 Overheadinntekt fra prosjekt – – – – 01 – – 01 14,10 Overheadberegning balansekonto Sum overheadkostnader: kr.753, /1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn ) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepenger Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon 3290/2492 Overheadinntekter/Programkonto oppdrag 7211/2492 Overheadkostnader/Programkonto oppdrag

86 86 Manuell bokføring av overhead på art 3292 Automatisk beregning av overhead genereres som kjent hver gang lønnsarter er kombinert med prosjektkoder for eksterne prosjekt. Overhead blir med andre ord automatisk beregnet av økonomisystemet for personer som er registrert i UiOs lønnssystem. Dersom kostnaden for arbeidskraft skal dekkes av en bidragsyter, skal ikke dette bokføres som reduksjon av lønn, men som et tilskudd bokført på en inntektsart som forteller hvilken inntektskategori tilskuddet gjelder. Den delen av tilskuddet som gjelder dekning av overheadkostnader bokføres på egen linje med art  Arter: 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert  Kategori: Utgående faktura  Motpart 00 Link: KontoplanKontoplan

87 87 Eksempel Et privat fond, under forvaltning av Unifor (Forvaltingsstiftelsen for fond og legater ved UiO), gir tilskudd til et ekstern finansiert prosjekt. Tilskuddet gjelder dekning av lønnskostnader. Medisin sender en faktura til Unifor på beløpet, samt for å få refundert overheadkostnader. Tilskuddet krediteres prosjektet og prosjektets eiersted. Refusjon av overheadinntekten krediteres prosjektets overheadsted og basis  Arter: 3220 Inntekter fra andre bidragsytere - utenom avgiftsområde - EFV-b 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert  Kategori: Utgående faktura  Motpart: 00 Utfakturert overheadinntekt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura

88 88 Eksempel Et privat fond, under forvaltning av Unifor (Forvaltingsstiftelsen for fond og legater ved UiO), gir tilskudd til et ekstern finansiert prosjekt. Tilskuddet gjelder dekning av lønnskostnader. Medisin sender en faktura til Unifor på beløpet, samt for å få refundert overheadkostnader. Tilskuddet krediteres prosjektet og prosjektets eiersted. Refusjon av overheadinntekten krediteres prosjektets overheadsted og basis Link: ProsjektkoderProsjektkoder  Arter: 3220 Inntekter fra andre bidragsytere - utenom avgiftsområde - EFV-b 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert  Kategori: Utgående faktura  Motpart: 00 Utfakturert overheadinntekt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Inntekt konto for faktura ,00 Avgift konto for faktura ,00 Kundereskontro konto for faktura Tilskuddet til dekning av overheadkostnader bokføres på prosjektets overheadsted. Tilskuddet til dekning av lønnskostnader bokføres på prosjektets eiersted

89 89 Når er det nødvendig å ompostere arter 3290/7211? Artene 3290; overheadinntekter og 7211; overheadkostnader, er parkonti som automatisk blir kreditert og debetert når systemet beregner overhead i forbindelse med transaksjoner på lønnsarter i kombinasjon med prosjektkoder for eksterne prosjekt. Enkelte ganger kan det imidlertid være nødvendig å ompostere disse automatføringene:  I forbindelse med refusjon av sykepenger etc. på artene 5810/5811 & 5820/5821 Økonomisystemet genererer ikke overheadberegning på disse lønnsartene i kombinasjon med prosjektkode for eksternt prosjekt.  Dersom et prosjekt har endret overheadprosent og dette har tilbakevirkende kraft.  Ompostering av art 3290 dersom prosjektet har endret overheadsted og dette har tilbakevirkende kraft.  Ompostering av art 3290 dersom man har foretatt en manuell 3290-føring på feil overheadsted.  For å korrigere overheadbeløpet i forbindelse med at et EU-prosjekt feilaktig har blitt kategorisert som et fullkost prosjekt og ikke som et additional cost prosjekt. Ved fullkost kategorisering er beregningsgrunnlaget kun lønnsarter, mens beregningsgrunnlaget for et additional cost prosjekt, som alle EU-prosjekter skal kategoriseres som, er utvidet til å gjelde følgende arter: , og  Arter Overheadinntekter (alltid prosjekt og tiltak ) 7211 Overheadkostnader NB! Dette er parkonti som alltid skal gå i balanse.

90 90 8. Prosjektavslutning Fokus Avslutning mot prosjektets eiersted BFV og EFV-bidrag Avsluttes mot art 8990 EFV-oppdrag Avsluttes mot art Opptjent kapital, som styret ved UiO fritt kan disponere, føres på art Se ellers nærmere beskrevet side 99.

91 91 Prosjektavslutninger gjøres sentralt av regnskapsseksjonen:  Prosjekt blir avsluttet mot eiersted  Prosjektets eiersted må be RS om evnt. forlengelse. Søknad om forlengelse må sendes RS minst en måned før sluttdato.  Prosjektets eiersted må be RS om å avslutte prosjektet tidligere en fastsatt.  Prosjektopprydding 15 mai og 15 november av prosjekt som ikke har hatt aktivitet, d.v.s. som ikke har hatt kostnadsføringer, i løpet av det siste halve året.  Melding om prosjektavslutninger, utenom dem som eierstedet selv har bedt om, sendes alltid ut fra of-omposter ca. 1½ mnd. i forkant. Link: ProsjektkoderProsjektkoder Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger Link: Informasjonsside for prosjekterInformasjonsside for prosjekter

92 Prosjektavslutning EFV oppdrag: I UiO har vi innført en vekslingsmodell som fungerer slik: EFV oppdragsprosjekter avsluttes mot opptjent egenkapital Tilbakeføring av resultat til enheter føres mot konto 3995 – Tilbakeført resultat for avsluttet oppdragsprosjekt. Resultat fra avsluttende oppdragsprosjekter som ligger på konto 3995 kan disponeres av enheter ved å bruke vanlig kostnadskonti innenfor BFV. Se ellers eksempler som vi vist tidligere i dette kapitelet. 92

93 93 Melding til of-brukere om avslutningsdato Vi minner om at: 1) Uvirksomme prosjekter skal avsluttes den 15.mai. Vennligst kontroller listen over uvirksomme prosjekter og eventuell sende til FA endrede prosjektkontrakter. Se liste over uvirksomme prosjekter på web adressen: Melding til of-brukere sendt om prosjektopprydding Vennlig hilsen Prosjekter til avslutning i mars-april-mai 2008 ses i egen oversikt: Fristen for forlengelse av prosjekter med sluttdato i april-08 er satt til: 6. mai 2008 (bilagsfristen) ellers oppdatert prosjektoversikt per

94 94 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB BFV-NFR  Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag  Tiltak blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene.  Kategori: Omposteringer  Motpart: 00 Underskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Overskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter

95 95 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB BFV-NFR  Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag  Tiltak blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene.  Kategori: Omposteringer  Motpart: 00 Overskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Underskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter Overskuddet krediteres enhetens basis. Tiltak hvis ikke enheten har oppgitt et annet tiltak

96 96 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB BFV-NFR  Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag  Tiltak blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene.  Kategori: Omposteringer  Motpart: 00 Overskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Underskudd på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter Underskuddet debeteres enhetens basis Tiltak , hvis ikke enheten har oppgitt et annet tiltak

97 97 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00EFV-Oppdrag  Art: 3996 IB EFV-oppdrag 2045 Annen Egenkapital 9000 Avsluttede prosjekter EFV-oppdrag  Tiltak hvis ikke annen tiltakskode blir oppgitt av enhetene Saldo på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Saldo på prosjekt (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00EFV-Oppdrag Oppgjør av saldo, trinn 1:  Kategori: Omposteringer  Motpart 00 Prosjektavslutning EFV-oppdrag. Trinn 1 Oppgjør av saldo.

98 98 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning Mai 2005 oppd.pro.  Art: 3995 Tilbakeført resultat for avsluttet oppdragsprosjekt  Sted : Fellesadministrasjon  Tiltak : Egenkapitalavsetning  Kategori: Ompostering  Motpart 01 Bilaget sendes til Universitetsdirektør for godkjenning. Enhetene kan benytte vanlig kostnadskonti innenfor BFV mot 3995 og motpart 01 Transaksjonene som ved trinn 1, oppgjør av saldo, ble bokført eierstedene på art 2045, bokføres også enkeltvis på art Netto bokføres som motpost på samme art, men til sted Prosjektavslutning EFV-oppdrag. Trinn 2. Link: ProsjektavslutningerProsjektavslutninger Månedlig: 3995-føring på eiersted av saldi pr. prosjektavslutning, og netto til /fellesadministrasjon

99 99 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse xxxx ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ,00 Prosjektavslutning ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse xxxx ,00 Prosjektavslutning ,00Prosjektavslutning ,00Prosjektavslutning ,00Prosjektavslutning Eksempel som viser prosjektavslutning for EFV-o prosjekt pr. prosjekt. Prosjekt : Prosjekt : Resultatet til prosjekt tilbakeføres , basis Resultatet til prosjekt tilbakeføres basis Prosjekt Salderes Prosjekt salderes RS_AV_FIN03.xml

100 Periodisering Fokus Hva skal periodiseres Vesentlighet: Ingen begrensning nedad – beløpet er avhengig av hva enheten ser på som vesentlig for sin drift. Periodisering skal ikke gjøres med nettobeløp (differansen mellom inntekter og kostnader). Inntekter og kostnader skal periodiseres hver for seg. Nytt fra 2007, er at enhetene selv skal validere periodiseringene i ADI, se ellers rundskriv til regnskapsavslutningen ved tertial/årsavslutning. Link: PeriodiseringPeriodisering

101 101 Periodisering Universitetet i Oslo benytter følgende overordnede regnskapsprinsipp: ”Inntekter skal bokføres/registreres i den perioden (måned/tertial/år/) hvor den er opptjent. Kostnader skal bokføres/registreres i den perioden (måned/tertial/år) de er påløpt i forhold til tredjepart, intern så vel som ekstern.” Se og rundskriv til regnskapsavslutning vedr. periodiseringer  Tabellen over viser hva som skal og hva som ikke skal periodiseres innenfor de ulike delene av enhetenes virksomhet.  Kostnader regnes, i motsetning til inntekter, som regel som sikre. Kostnader skal derfor alltid periodiseres. Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)Eksternfinansiert virksomhet (EFV) Inntekter fra KD, NFR, og Andre DEP Andre inntekter KostnaderBidragsprosjekterOppdragsprosjekter NEIJA InntekterKostnaderInntekterKostnader NEIJANEIJA Områder som skal være gjenstand for vurderinger i forhold til periodiseringer Link: ÅrsavslutningÅrsavslutning

102 102 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat- regnskapet og med art 1850 i balansen. Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Kategori: Omposteringer Motpart: 00  Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering

103 103 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat- regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debeteres og 1850 krediteres. Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Kategori: Omposteringer Motpart: 00  Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering

104 104 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Odont – ,00xx.xx ,00xx.xx.05 Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat- regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debeteres og 1850 krediteres. 3. Periode 5. Pasientinntekter kommer inn på bankkonto og krediteres inntektsart Som fradrag til kredit-beløpet på art 3750 kommer debet-beløpet på art Netto pasientinntekter i periode 5 blir dermed dem som blir inntektsført i perioden minus dem som ble inntektsført som utestående (periodisert) i periode 4.  Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering 3750 Pasientinntekter Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Inntekter bokføres Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Kategori: Omposteringer Motpart: 00

105 105 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Odont – ,00xx.xx ,00xx.xx.05 Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat- regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debiteres og 1850 krediteres. 3. Periode 5. Pasientinntekter kommer inn på bankkonto og krediteres inntektsart Som fradrag til kredit-beløpet på art 3750 kommer debet-beløpet på art Netto pasientinntekter i periode 5 blir dermed dem som blir inntektsført i perioden minus dem som ble inntektsført som utestående (periodisert) i periode 4.  Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering 3750 Pasientinntekter Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00Utestående pasientinntekter , OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Inntekter bokføres Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Periode 5 inneholder både den tilbakeførte periodiserte inntekten (art 3888/debet) og den bokførte reelle inntekten (art 3750/kredit). Netto inntekt på art 3750 i periode 5 blir dermed differansen mellom beløpet man periodiserte og det reelle beløpet til inntekten pluss nye inntekter i perioden.

106 106 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 4: Periodisering av kostnader 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat- regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. Periodisering av kostnader Kategori: Omposteringer Motpart: 00  Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering

107 107 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 4: Periodisering av kostnader 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat- regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debeteres. Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Periodisering av kostnader Kategori: Omposteringer Motpart: 00  Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering

108 108 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 4: Periodisering av kostnader 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat- regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debiteres. 3. Periode 5. Fakturaen mottas og debiteres kostnadsart Som fradrag til debet-beløpet på art 4620 kommer kredit-beløpet på art Netto kostnader i periode 5 blir dermed dem som blir kostnadsført i perioden minus dem som ble periodisert i periode 4.  Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering 4620 Bygningsarbeider Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00Diverse kostnader, ombygging april ,00 Diverse kostnader, ombygging mai , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Kostnader bokføres Periodisering av kostnader Kategori: Omposteringer Motpart: 00

109 109 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 4: Periodisering av kostnader 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat- regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debiteres. 3. Periode 5. Fakturaen mottas og debiteres kostnadsart Som fradrag til debet-beløpet på art 4620 kommer kredit-beløpet på art Netto kostnader i periode 5 blir dermed dem som blir kostnadsført i perioden minus dem som ble periodisert i periode 4.  Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering 4620 Bygningsarbeider Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse , ,00 Diverse kostnader, ombygging april , diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Kostnader bokføres Periodisering av kostnader Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Periode 5 inneholder både den tilbakeførte periodiserte kostnaden (art 4888/kredit) og den bokførte reelle kostnaden (art 4620/debet). Netto kostnad på art 4620 i periode 5 blir dermed differansen mellom beløpet man periodiserte og det reelle beløpet til kostnaden pluss nye påløpte kostnader i perioden

110 Årsavslutning Fokus Opprydding av prosjektføringer på feil eiersted Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: ProsjektkoderProsjektkoder Link: Web-rapporter/prosjekterWeb-rapporter/prosjekter

111 111 Opprydding av transaksjoner ført på feil prosjekt. Prosjekter avregnes som kjent mot eiersted ved årsavslutningen. Per i dag er det mange prosjekter som har postert inntekter/kostnader på flere stedkoder (i tillegg til eiersted). Dette er feilføringer. Enheter som ikke har fulgt opp prosjektene gjennom året kan få en utilsiktet virkning ved avregningen/årsoppgjøret. For å hjelpe enhetene med oppryddingen har ØPA/Regnskapsseksjonen lagt ut en Discoverer-rapport "D.Kontroll av eiersted mot bokførtsted", som lister prosjektnummer, bokført sted og beløp for alle avvik fra eiersted. Viser ellers til kontrollpunkt 7.13 I kontrollprogrammet. Denne kontrollen må gjøres før perioden stenges. Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: ProsjektkoderProsjektkoder

112 112 Avregning benyttes som begrep på den regnskapsmessige behandling av prosjekter og BFV i forbindelse med periodeavslutningen. Det gjøres oppmerksom på at alle prosjekter i forbindelse med årsavslutningen vil bli avregnet pr eiersted og IKKE pr bokført sted. Interne prosjekter avregnes mot bokførtsted. Tabellen nedenfor skisserer forløpet i forbindelse med den forestående årsrapporteringen, samt arbeidsfordelingen mellom lokalt enhets – og sentralt nivå. Årsaken til det valgte skille mellom lokal og sentral utføring er behovet for å få til en rasjonell gjennomføring, en risikoavveiing og et tidsmessig hensyn knyttet til at virksomheten har relativt kort tid på avslutning, avstemming, konsolidering og rapportering i forbindelse med årsoppgjøret. Det gjøres oppmerksom på at sentralt utførte posteringer skjer i periode 13 og ikke vil bli synlige i enhetenes ordinære regnskaper. Link: Regnskapsavslutning for 2005Regnskapsavslutning for 2005 Link: ProsjektkoderProsjektkoder Forløp og arbeidsfordeling i forbindelse med årsrapportering

113 UtføresProsses LokaltFullstendige, nøyaktige og gyldige transaksjoner Lokalt+- Periodiseringer = Resultat før avregning og sentrale kompenserende periodiseringer Sentralt+- Kompenserende sentrale periodiseringer Sentralt+- Avregning av aktive prosjekter EFV – B Sentralt+- Avregning av aktive prosjekter EFV-O Sentralt+- Avregning av prosjekter BFV (NFR, KD og Andre Dep). Sentralt+- Avregning øvrige BFV = Resultat rapportert til KD 113

114 Avregning/IB Fokus Prosjektets eiersted Prosjektkategori Bokført sted for prosjektkode Link: Regnskapsavslutning for 2005Regnskapsavslutning for 2005 Link: ProsjektkoderProsjektkoder

115 Avregning Avregningen er en form for inntektsperiodisering Avregning gir et bilde av status på prosjekt og basis på avregningstidspunktet Hvordan foregår avregningen: 1.EFV-b underskudd belastes eiersted, da det anses som UiOs egenandel. 2.EFV-b overskudd føres i balansen som kortsiktig gjeld. 3.EFV-b underskudd og overskudd legges i balansen som henholdsvis fordring og gjeld. 4. BFV-prosjekter avregnes mot eiersted og legges i balansen som ”Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet” (utsatt aktivitet). 5. Basis, interne prosjekter og småforsk avregnes mot bokførtsted og legges i balansen som ”Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet” (Utsatt aktivitet). 115

116 Avregning/IB Fokus Prosjektkategori Prosjektets eiersted Bokført sted for prosjektkode Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: ProsjektkoderProsjektkoder

117 117 Overføring av resultat for 2007 til 2008 (utdrag av skriv til økonomilederne) kkkkkkkkkk

118 118 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG EFV-OPPDRAG: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Arter: 1770 Underskudd, avregnet, EFV-O, løpende 2950 Overskudd EFV-O, løpende 3550 Avregning/IB løpende EFV-O 3996 IB EFV - O Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 EFV OPPDRAG ,00EFV OPPDRAG ,00 EFV OPPDRAG ,00EFV OPPDRAG ,00EFV OPPDRAG ,00EFV OPPDRAG EFV-oppdrag: Avregning/IB i periode 13: IB pr. 01/01:  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak

119 119 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD ,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD ,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD EFV-BIDRAG, overskudd: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Arter: 2951 Overskudd avregnet EFV-B, løpende 3560 Avregning/IB løpende EFV-B overskudd 3998 IB EFV – bidrag, overskudd Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00EFV BIDRAG OVERSKUDD ,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD ,00EFV BIDRAG OVERSKUDD EFV-bidrag, overskudd: Avregning/IB i periode 13 IB pr. 01/01  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak

120 120 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD EFV-BIDRAG, underskudd Arter: 1770 Underskudd, avregnet, EFV-O, løpende 2950 Overskudd EFV-O, løpende 3997 IB EFV – bidrag, underskudd NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00EFV BIDRAG UNDERSKUDD ,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. IB pr. 01/01 EFV–bidrag, underskudd: Avregning/IB i periode 13

121 121 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3991 IB KD basis NB! Enhetene kan ompostere sted, prosjekt til internt prosjekt og tiltak ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE ,00 KD - BASIS, PROSJ. = INTERNE  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. IB pr. 01/01: KD - Basis, prosjekt = interne: Avregning/IB i periode 13

122 122 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG KD, øvrig Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3992 IB KD øvrige NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG ,00KD ØVRIG ,00KD ØVRIG ,00KD ØVRIG ,00 KD ØVRIG  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. IB pr. 01/01 KD, øvrig: Avregning/IB i periode 13

123 123 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP BFV - ANDRE DEP Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3993 IB Andre departementer NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP ,00BFV ANDRE DEP ,00 BFV ANDRE DEP  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. IB pr. 01/01 BFV - andre dep: Avregning/IB i periode 13

124 124 ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKredit Linjebeskrivelse ,00 BFV – NFR ,00 BFV – NFR ,00 BFV – NFR ,00 BFV – NFR ,00 BFV – NFR ,00 BFV – NFR BFV - NFR Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3994 IB NFR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak ArtStedProsjektTiltakMotAFDebetKreditLinjebeskrivelse ,00BFV – NFR ,00BFV – NFR ,00 BFV – NFR ,00BFV – NFR ,00BFV – NFR ,00 BFV – NFR  Tiltak : Periodiseringer sentralt  Kategori: Omposteringer  Motpart 00  Periode JANUAR Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. IB pr. 01/01 BFV - NFR: Avregning/IB i periode 13

125 Bilagskontroll Fokus Hva ser vi etter, utenom attestasjon og godkjenning av BDM*-person? * budsjettdisponeringsmyndighet

126 126 Viktige kontrollpunkter  Art Riktig kombinasjon inntektsart/prosjektkategori Riktig kombinasjon av arten for krediteringen og arten for debeteringen i en internhandel Riktig klasse i forb.m. kostnader. Vær obs. på verdigrense og varighet At parkonti alltid går i balanse, og alltid er kombinert med motpart 01: 3290/7211 Overheadinntekter/Overheadkostnader 3611/6354 Interne husleieinntekter/Intern husleie 5891/5892 Refusjon vedr.frikjøp av personell/Kostnader vedr.frikjøp av personell 5893/5894 Refusjon vedr.frikjøp av personell, ordinær drift/Kostnader vedr.frikjøp av personell, ordinær drift  Prosjekt Riktig eiersted Flytting av beløp mellom prosjekt er i hovedsak ulovlig Er omposteringen et forsøk på ulovlig saldering av et prosjekt? Prosjekt i kombinasjon med 3290  Tiltak Tiltak i kombinasjon med 3290  Motpart Riktig motpart i omposteringer, husk: motpart i en ompostering av en internhandel skal være 01 Riktig motpart i internhandel, alltid 01  Debet/kredit kolonne Ikke samlebeløp i en ompostering. Den må gjøres transaksjon for transaksjon/rad for rad. Det skal ikke være noe problem å spore beløpene i en ompostering.  Linjebeskrivelse Henvisning til opprinnelig bilagsnummer i forb.m. omposteringer. Forklarende linjebeskrivelse  Underbilag Rapport DH10 eller DH17 som viser nødvendig info i forb.m. en ompostering. Rapport som viser nødvendig info i forb. m. frikjøp.

127 127 Appendix Nyttige linker: KontoplanKontoplan – for å forvisse seg om at man bruker en oppdatert kontoplan Konteringsskjema Konteringsskjema – for å bruke i forb. med interhandelbilag eller som mal for omposteringsbilag som skal valideres i ADI. Kontostreng og bokføring – brev Kontostreng og bokføring – brev – for en kortfattet gjennomgang av hva man skal legge vekt på i forbindelse med bokføring Lønningsseksjonens omposteringsskjema Lønningsseksjonens omposteringsskjema – for å laste ned og bruke ved ompostering av lønn ProsjektkoderProsjektkoder – for å forvisse seg om prosjektets eiersted, at det er aktivt og hvilken kategori det tilhører. Her kan du også finne prosjektets overheadprosent. ProsjektavslutningProsjektavslutning – for å få forklaring på hva som skjer med overskudd/underskudd når prosjekt blir avsluttet. TertialavslutningTertialavslutning – for en kortfattet gjennomgang av hva en tertialavslutning innebærer. Web rapporter/prosjekterWeb rapporter/prosjekter – for å få et raskt overblikk over hvilke transaksjoner som har blitt ført på et prosjekt. Det er også her lett å oppdage om det evnt. finnes føringer utenom eiersted. Årsavslutning Årsavslutning – for en kortfattet gjennomgang av årsavslutningens handlingsforløp og hva den innebærer NB! Du må stå i Power Points lysbildemodus for å aktivere linkene.

128 128 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 1. Riktig base: oaprd1 eller oaprd2

129 129 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 2. Avkryssing i dialogboks ”Definere regnearkoppsett”. Dersom feltet ”Beskrivelse”, under fanen ”Linjer”, ikke er krysset av vil linjebeskrivelse ikke komme med. I stedet vil det stå: ”Bilagsimport opprettet”. Klikk i avkryssingsfelt for beskrivelse. Klikk i: Rediger oppsettet.

130 130 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 3. Riktig kategori. Det er kun ”Bevilgning”, ”Intern handel” og ”Omposteringer” som skal brukes av enhetene ved validering.

131 131 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 4. Riktig dato. Husk det er alltid dagens dato som automatisk kommer opp i ADI bildet. Det er denne datoen som bestemmer hvilken måned bilaget blir bokført i. Dersom et bilag valideres etter at måneden det skal bokføres i er utløpt, men ennå ikke lukket, må siste dato i foregående måned velges fra plukkliste.

132 132 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 5. Avmerking i ”Alle rader”. Resultat dersom ”Alle rader” ikke er avmerket: Regnearket blir validert og vil du få et ”Sist lastet gruppe-ID” nummer. Men du samtidig å opp en melding om at ”Ingen rader ble vellykket lastet”. Husk å merke av Alle rader

133 133 Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 6. Beløp basert på formelutregning. Dersom beløpene i et regneark skal være utregninger basert på valutakurs, antall, prosent, og lignende, må disse gjøres med en avrundingsformel for å bli godtatt i ADI validering. Hvis ikke, vil Excel oppfatte en ”uendelig” rekke med desimaler og varsle i ADI-bildet at regnearket ikke er i balanse. Selv om summeringslinjen viser noe annet. Det hjelper ikke å formatere celleverdien til å vise 2 desimaler. Avrundingsformel, som vist under, må brukes – eller desimalene må reduseres manuelt. Godtatt validering med avrundingsformel: =ROUND(SUM(A2:C2)*$B$6;2) Formel uten avrunding. Resulterer i feilmelding i ADI validering


Laste ned ppt "1 BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert 17.02.2009."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google