R.Vaagan: internkontroll Internkontroll n Herbert Snyder & Julia Hersberger n Library Quarterly, Volume 67, January 1997, No. 1, pp. 1-23 n Public libraries.

Presentasjon om: "R.Vaagan: internkontroll Internkontroll n Herbert Snyder & Julia Hersberger n Library Quarterly, Volume 67, January 1997, No. 1, pp. 1-23 n Public libraries."— Utskrift av presentasjonen:

1 R.Vaagan: internkontroll Internkontroll n Herbert Snyder & Julia Hersberger n Library Quarterly, Volume 67, January 1997, No. 1, pp. 1-23 n Public libraries and embezzlement: An examination of internal control and financial misconduct.

2 R.Vaagan: internkontroll Bakgrunn n Nasjonalt utvalg av 10 amerikanske delstater 1983-92 n Inkl. én mer inngående studie av delstaten Indiana n Internkontroll (internrevisjon) n Formålet dels å forstå hvordan underslagene skjedde, dels å foreslå bedrete rutiner for å avverge flere underslag

3 R.Vaagan: internkontroll 2 hovedfunn n Underslag (svindel, økonomisk utroskap, men ikke simpelt tyveri) et vedvarende problem innen offentlige, amerikanske bibliotek n Bibliotekarer og styremedlemmer må ha bedre trening i økonomiforvaltning

4 R.Vaagan: internkontroll Underslag har lang tradisjon n Myte at amerikanske bibliotek økonomier er så små at de er uinteressante n I 1993 var gj.sn.regnskapet for et småbibliotek (10-25.000 brukere) 230.000 USD

5 R.Vaagan: internkontroll Metode n Søk i databasene Library and Information Science Abstracts, Library Literature, Lexis og Nexis n Valgte ut 5 delstater med registrert underslag pluss tilfeldig kontrollgruppe på 5 delstater som ble sjekket for underslag n Telefonintervjuer med bibliotekansatte

6 R.Vaagan: internkontroll Resultater n 8 av 10 delstater hadde registrert underslag n Til sammen 16 konkrete tilfeller 1983-92 rapportert

7 R.Vaagan: internkontroll Hvorfor Indiana? n Underslagene typiske for alle 16 tilfeller n Underslag hyppigst her (5 tilfeller), både basert på telefonintervju og databasesøk n Forskerne hadde bedre kontakter her og fikk mer informasjon om et ømtålig emne enn de ville ha gjort andre steder

8 R.Vaagan: internkontroll Informanter, kilder n Føderale revisorer (2), bibliotekstyremedlemmer (3), bibliotekledere og -ansatte (5), alle anonyme (jf. kildevern) n Styreprotokoller, revisjonsberetninger, avisartikler, domsprotokoller, undersøkelses- protokoller

9 R.Vaagan: internkontroll Analyse av de 16 tilfellene (tab. 1) n Aktuelle parametre: n Antall tilfeller, stilling, måte, beløp, hvordan oppdaget, kontrollrutiner, revisjonsbestemmelser

10 R.Vaagan: internkontroll Hvordan kunne det skje? n Internkontroll: ”the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business to safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, and encourage adherence to prescribed managerial policies” (s.7)

11 R.Vaagan: internkontroll Standardprosedyrer n skille ansvarsområder n rask dokumentasjon n uavhengig eksternkontroll n egnete prosedyrer og autorisasjoner n ansvarsforsikring,jobbrotasjon og tvungen ferie n fysisk sikring av eiendeler og verdier n rekruttere/velge pålitelig personell

12 R.Vaagan: internkontroll Skille ansvarsområder n Risikoen for underslag reduseres betraktelig ved å skille ansvaret for bokføring, regnskap og autorisasjon av inn/utbetalinger fra ansvaret for å kontrollere eiendeler og verdier

13 R.Vaagan: internkontroll Rask dokumentasjon n Inn/utbetalinger må dokumenteres umiddelbart n Oppdatert regnskapsføring

14 R.Vaagan: internkontroll Uavhengig eksternkontroll n Regelmessig vurdering av interne kontrollrutiner av utenforstående

15 R.Vaagan: internkontroll Egnete prosedyrer og autorisasjoner n Klare retningslinjer for internkontroll, ikke enhver skal kunne foreta inn- og utbetalinger, lagerhold osv.

16 R.Vaagan: internkontroll Ansvarsforsikring, jobbrotasjon og tvungen ferie n Ansvarsforsikring(bonding) kan være egnet for sentrale stillinger, men har en pris n Hvis enhver ansatts funksjoner overtas av andre under (tvungen) jobbrotasjon og/eller ferie, reduserer dette muligheten for underslag

17 R.Vaagan: internkontroll Fysisk sikring av eiendeler og verdier n Ikke tatt med her fordi definisjonen av underslag ikke tar med simpelt tyveri

18 R.Vaagan: internkontroll Rekruttere/velge pålitelig personell n Ikke tatt med her fordi de som begår underslag begynner som ærlige arbeidstakere og forandrer atferd over tid. Generell personalpolitikk faller utenom her

19 R.Vaagan: internkontroll Resultater 1 n Underslag er ganske utbredt n Anslås at 75% av tilfellene ikke avdekkes (!) n Beløpene som underslås er store: 40.000 - 100.000 USD n Måtene underslagene skjer på er relativt enkle

20 R.Vaagan: internkontroll Resultater 2 n I de fleste av de 16 tilfellene forfalsket bibliotekansatte sjekker, benyttet falske betalingsanvisninger eller tusket til seg ikke-bokførte likvider n I de fleste tilfellene var det rutinerevisjon (ekstern 3-årig) eller mistanke fra ansatte som ledet til avsløringen n Bibliotekene hadde ulike økonomisystemer og delstatlige tilknytningsformer n I alle 16 tilfeller var det slapp internkontroll

21 R.Vaagan: internkontroll De 5 underslagene i Indiana (tab. 2) n I alle 5 tilfeller begått av én person som arbeidet alene n I 4 av 5 tilfeller en direktør/bibliotekleder n 3 mønstre: a) bruk av bibliotekmidler til private utgifter, b) inflaterte lønns- og utgiftssjekker og c) tiltusking av likvider tiltenkt bibliotekkonti

22 R.Vaagan: internkontroll n Beløpene varierte fra 10.000-400.000 USD og underslagene vedvarte 2-6 år n Ingen tilfeller oppdaget via vanlige rutiner n I 3 av 5 tilfeller var underslageren den eneste som attesterte/anviste regninger, skrev ut sjekker, leverte dem oppover til styret og sto for bokføring/regnskap n 2 av bibliotekene hadde overhodet ingen regnskapsføring (!) Forbrytelse …..

23 R.Vaagan: internkontroll …. og forbrytelse…  De 2 tilsynsorganene ( Library board of trustees og State board of accounts) hadde delegert treasurer-funksjonen til bibliotekledelsen, dvs. frasagt seg daglig økonomiansvar  Spesielt fravikelse av kravet om 2 personers sjekksignaturer samt praksisen med forhåndssignerte blanco- sjekker åpnet for underslag,  Krav om forsikring (bonding) også fraveket

24 R.Vaagan: internkontroll … og straff  Samfunnstjeneste, prøvetid, bøter, fengsel, husarrest, erstatning, betinget dom…

25 R.Vaagan: internkontroll Lærdommen  Stort sett usofistikerte, naive underslag  Oppdaget ved første eksternkontroll  Ville vært avdekket langt tidligere om bibliotek var vanlig forretningsdrift  Alvorlig at det fikk fortsette så lenge (2-6 år)

26 R.Vaagan: internkontroll Årsakene  Bibliotekansatte og styremedlemmer ikke klar over verdiene (kontanter)  Begge manglet kompetanse om økonomiforvaltning

27 R.Vaagan: internkontroll Konklusjoner  Underslag ikke uvanlig innen offentlige amerikanske bibliotek  Redusert mulighet for underslag når bibliotek er del av større økonomi- /regnskapssystem  Bibliotekarer og styremedlemmer må bli mer oppmerksomme på risikoen for underslag  De trenger bedre kompetanse i økonomiforvaltning, men dette er ikke del av bibliotekarutdanningen

28 R.Vaagan: internkontroll Hva med Norge?  Mangler empiri (NBF ukjent med fenomenet)  Langt mindre pengestrøm/- konsentrasjon enn i USA  Fagbiblioteket del av et større system  Kompetanseperspektivet aktuelt også her (jf. UB og større krav til likviditetsstyring)  Primært et bibliotekaretisk problem overfor leverandører, bygg, samlingsutvikling?