Innholdet i arrangørhåndboka

Presentasjon om: "Innholdet i arrangørhåndboka"— Utskrift av presentasjonen:

1 Innholdet i arrangørhåndboka
Søkeprosess Ved tildelt arrangement Markedsføring av arrangementet Sponsorarbeid Logistikk Storskjerm Skytebane Smørebod Akkreditering

2 Søkeprosessen vedr NM/NC/HL
På større nasjonale renn skal klubbene sende sine søknader inn til sin krets, som igjen gjør en prioritering ved flere søkere innenfor samme krets og sender søknadene videre til NSSF. Teknisk komité innstiller hvilke arrangører som skal få arrangement, og til slutt vedtar forbundsstyret dette.

3 Søkeprosessen arrangement generelt
Alle arrangører som skal arrangere renn må søke via innen 15. september hvert år. Rennsøknaden kan enten legges inn av leder i klubben eller arrangementsansvarlig. En klubb kan ha flere arrangementsansvarlige og dette kan leder i klubben tildele. Ta kontakt med IT support på ved spørsmål.

4 Ved tildelt arrangement NM/NC/HL
Når forbundsstyret har tildelt arrangøren et arrangement eller mesterskap, sendes det ut kontrakt mellom arrangøren og NSSF. Det blir også sendt ut en kontrakt mellom arrangøren og en reservearena ved avlysning på grunn av snømangel, kulde osv. Begge disse kontraktene må sendes inn til forbundet så fort som mulig etter tildelt arrangement.

5 Ved tildelt arrangement
NSSF utnevner to Tder til hvert arrangement. Det er Tdens ansvar å ta første kontakt med arrangør. Det er også ønskelig at TD sammen med NSSFs har en befaring i anlegget og oppstartsmøte med arrangøren der hvor man finner dette nødvendig. Det blir årlig arrangert en Arrangørkonferanse vanligvis i månedsskifte oktober/november og her blir ulike temaer tatt opp fra år til år.

6 Markedsføring av arrangement

7 Markedsføring av arrangement
Vær tidlig ute å annonser tildelt arrangement «vi fikk tildelt NM senior i konkurranse med 5 andre søkere» Dernest kan man lage pressemeldinger til lokale og regionale medier av ulike type arter, f.eks lokale utøvere, dugnader, arrangementsdato, stor sponsor på plass osv.. Det anbefales å lage f.eks bannere, plakater, annonser osv.

8 Marked og sponsorarbeid
Det kan være lurt å avtale et møte med samarbeidspartnere for å presentere det man ønsker å selge inn. Det er mange ting man kan selge inn på arrangement, se forslag til liste under. Får man ikke til et salg i første møte, husk å avtale et nytt møte før dere går hver til sitt. Noen ganger er det ikke praktisk mulig å møtes ansikt til ansikt. Da kan det være lurt å sende en e-post for å presentere hva man har å tilby, samt å følge opp samarbeidspartneren på telefon. Sjekk alltid ut hva du som arrangør kan selge, før salgsarbeidet starter.

9 Marked og sponsorarbeid
Forslag til hva man kan selge på arrangement: Startnummer og lårnummer Arenareklame og logovegg Reklameskilt over skivene Reklame over tallen på standplass-skilt Storskjerm-annonser, logoer, filmer og tekstplakater Varer til f.eks kiosken eller premieutdeling Annonse i rennprogram og/eller klubbprogram

10 STADIONREKLAME 12 meter 4 meter 4 meter 4 meter Det bør være minimum 12 meter reklame av samme sponsor etter hverandre, før neste sponsor. Dette for å få mest mulig effekt ut av hver partner.

11 før og etter målstreken
Målområdet på DNB Cup før og etter målstreken DNB Portal Statkraft x 3 Arrangøren x 3 Logovegg Løyperetning Utgang DNB Portal Statkraft x 3 Arrangøren x 3

12 Logistikk ved NM/NC/HL
NSSF har alt av startnummerserier som trengs disse arrangementene. Vanlige startnummer fra og stafettnummer 1-90 med 4 etapper. Det er til en hver til noen av NSSFs partnere som er dekorert på disse startnumrene. I tillegg stiller NSSF med lårnummer, gule ledertrøyer og sikkerhetsnåler. Det vises til skjemaet for mer info av hva som kommer når.

13 Logistikk ved NM/NC/HL
Arrangøren må melde inn kontaktperson og leveringsadresse hvor alt utstyr skal leveres. Det blir sendt ut et skjema fra NSSF på hva som kommer, hvor det kommer fra og til hvilken adresse utstyret skal sendes videre. Det er arrangørens ansvar å påse at alt utstyr har ankommet og sendt videre – meld i fra hvis noe mangler så raskt som mulig. Ta vare på kvittering av frakt og send dette inn til NSSF for refusjon.

14 Storskjerm

15 Storskjerm Når en arrangør blir tildelt NM, NC eller HL, så får de mulighet til å leie storskjermen til en redusert markedspris via NSSF frem til og med sesongen. Det er en egen storskjermkontrakt som blir utarbeidet mellom NSSF og arrangør, se mer detaljert info i kontrakten. Arrangører ut over dette kan ta direkte kontakt med leverandør og får tilbud noe under markedspris:

16 Storskjerm Arrangøren må sende inn en kontaktperson for storskjerm til NSSF i god tid før arrangementet. Dette for å avklare plassering av storskjerm, sende inn logoer/videoer osv som skal ut på skjermen med mer. NSSF sammen med arrangør og leverandør bestemmer når skjermen ankommer og hentes fra arrangørsted. Vanligvis kommer skjermen dagen før offisiell trening.

17 Fakta om storskjermen 24 kvm stor
veier rett over 3 tonn og blir fraktet på henger skjermen blir levert med to pcer og 4 kameraer inkl. kabler og kamerastativ krever 30 kw ved oppstart og bruker i gjennomsnitt 9 kw, samt krever 400 volt og sikring type D (dette er viktig) skjermen leveres med 25 meter strømkabel, 3 fas 5 leder-system, 63 amper, 400volt. Arrangøren må stille med kabler ut over dette.

18 Skytebanen

19 Oppsett skytebane Norges Cup og NM forutsatt 30 skivers anlegg
1 person koster matter og 1 person drar opp skiver 6 5 4 3 2 1 Kontroll: Tastekontroll Kontroll: Manuell skriving Kontroll: Tastekontroll Kontroll: Manuell skriving Leder-roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive 16-30 Antall funksjonærer: 43 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

20 Oppsett skytebane HL forutsetter 30 skivers anlegg
1 person koster matter og 1 person drar opp skiver. Disse to er også behjelpelig med å fjerne våpen fra våpenstativ underveis i konkurransen. 6 5 4 3 2 1 Kontroll: Tastekontroll Kontroll: Manuell skriving En person til å legge ut våpen Kontroll: Tastekontroll Kontroll: Manuell skriving En person til å legge ut våpen Leder-roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive 16-30 Antall funksjonærer: 45 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

21 Organisering av skytebanen
Rolleavklaring: Skytebanesjef er øverste leder av skytebanen som deltar på rennkomité-møter på vegne av skytebanen og rapporterer til rennleder. Skytebanesjefen deltar på evt jurysaker hvis vedkommende blir kalt inn til det. Ass skytebanesjef har hovedansvar innenfor sine skiver. De har også ansvaret for å løse caser som oppstår for eksempel kryss-skyting, flytting av våpen, stenge defekt skive.

22 Organisering av skytebanen
Denne organisering bør føre til: Raskere resultatservice via speaker, storskjerm og liveresultater Mindre etterkontroll av skyteresultat Tidligere klar med offisiell liste Tidligere klar med premieutdeling Tidligere ferdigstilling av startliste til neste dag (f. eks. jaktstart) som igjen vil føre til tidligere kveld for de som skal pakke startnummer…

23 Smøreboder - utstyrsleverandører
Arrangøren tilrettelegger for best mulig forhold for smørere og utstyrsleverandører

24 Smøreboder - utstyrsleverandører
Arrangørens forpliktelser: Opplyse om kontaktperson som utstyrsleverandører kan kontakte via nettsiden/innbydelse Legge til rette for gode arbeidsforhold God nok strømkapasitet Nærme løyper/utøvere Nødvendig info som værmeldinger, opplyse om evt endringer i rennprogram, startlister, resultatlister og annen relevant info. Brøyte og evt strø i området utstyrsleverandørene er.

25 Smøreboder - utstyrsleverandører
Utstyrsleverandørens forpliktelser: Kontakte arrangøren på et tidlig tidspunkt for å melde sin ankomst Meld i god tid til arrangøren på hvilke tidspunkt du ankommer (ukurrante tider). Delta på lagledermøter og følge de retningslinjer som arrangør gir.

26 Smøreboder - utstyrsleverandører
Prisliste: * makspris kan være et litt lenger arrangement som f.eks onsdag-søndag. Type Grunnpris Pris per dag Maks. pris * Leie av strøm og plass 0,- 500,- 2.500,- Leie av smørebod på arena inkl strøm 1.000,- 3.500,- Leie av brakke inkl. strøm (ved innleide brakker) 5.000,-

27 Akkreditering På NM/NC/HL er det en akkreditering for å komme inn på skytebanen. Hovedregelen er at det er 2 akkrediteringsvester pr. skive pr. krets. Vestene skal kvitteres inn og ut pr. arrangement Alle skoler og team som har meldt inn sitt behov før sesongen får egne vester gjennom hele sesongen. Skoler/team kvitterer ut vester på første Norges Cup og inn igjen på siste Norges Cup