Prosjekt Trøndelagsarkivet

Presentasjon om: "Prosjekt Trøndelagsarkivet"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjekt Trøndelagsarkivet
Kommunikasjons- og informasjonsplan

2 Mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet
Mål: Kommunikasjonsarbeidet skal spre kunnskap om prosjektet, sørge for involvering underveis og bidra til å skape forankring og felles forståelse hos alle målgrupper Informasjon om prosjektet er tilgjengelig på hjemmesiden til Trøndelag fylke Under følger en grov oversikt over målgrupper/interessenter Hvem som skal informeres, konsulteres m.v. vil variere underveis avhengig av hvilken fase prosjektet er inne i Ledere har et spesielt ansvar for å informere innenfor sine ansvarsområder

3 Interessenter Interne Eksterne Prosjekteier/Styringsgruppe Innbyggeren
Enhets-/virksomhetsledere Media Funksjons-/avdelingsledere Samarbeidsparter Tillitsvalgte og verneombud Andre offentlige instanser Superbrukere arkiv og saksbehandling Leverandører Arkivmedarbeidere IKT-medarbeidere Personalmedarbeidere 360 brukere

4 Målgrupper internt Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Ansvarlig
Prosjekteier Rapportering framdrift, budsjett, utfordringer Muntlig/skriftlig Ved behov Prosjektleder Prosjektdeltakere Oppdatering helhetsbilde Møter Månedlig (Del)Prosjektleder Enhets-/vh ledere Prosjektets mål og nytteeffekter Ledermøter Hvert halvår Funksjons-/avdelingsledere IKT-medarbeidere Beslutninger Muntlig Tillitsvalgte og verneombud Endringer og utfordringer Prosjektmøter Møteplan Superbrukere Konkret og motiverende fremtidsbilde Nye prosedyrer og rutiner Fellesmøter, fysisk eller Skype Hvert kvartal Arkivmedarbeidere Personalmedarbeidere Tilgang til personalopplysninger ansatte Arbeidsmøte 360 brukere Opplæring Kurs En gang

5 Målgrupper eksternt Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Ansvarlig
Innbyggeren Arkivets fremtidige rolle og servicenivå Innsyn Hjemmesiden til Trøndelag fylke (Intranett) En gang Prosjektleder Media Samarbeidsparter Informasjon og involvering Møter Ved behov Andre offentlige instanser Organisering Postmottak, fysisk og elektronisk Leverandører Beslutninger i forhold til systemoppsett Workshop Muntlig (tlf), skriftlig (e-post)