Mva komp. og litt om prosjekter

Presentasjon om: "Mva komp. og litt om prosjekter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Mva komp. og litt om prosjekter
Samling avd. leder drift/øk.sjef vgs, 18. april 2018 Merete J. Kielland, budsjettleder

2 Varig fordeling mva-kompensasjon fra 1.1.2017
Ved innføring av ordningen i 2004 ble TFK trukket om lag 70 mill. kroner i rammetilskudd Mesteparten at nedtrekket ble fordelt mellom sektorene første driftsår etter innføring av ordningen Sak 90/16 pkt 12c ble i budsjettarbeidet 2017 fulgt opp ved at rest til fordeling, 7,9 mill. kroner, ble varig fordelt Fordelingen tok utgangspunkt i en relativ fordeling mellom sektorene i forhold til faktiske merinntekter, som sektorene hadde hatt på mva, de siste tre årene: 6,14 mill. kr - drift- og eiendomssenteret 1,25 mill. kr - samferdsel 0,56 mill. kr - utdanning. Konsekvens av endringen: Varig nedtrekk er innarbeidet i sektorenes budsjetter (2017V) Mva-kompensasjonen beholdes ved interne budsjettreguleringer og ved utarbeiding av prosjektbudsjetter (NYE brukerveiledninger) Fra 2017 er mva-kompen en del av finansieringen (både i drift og investering)

3 Bruk av mal – Prosjektbudsjett, eksterne midler Tromsfylke > Ansattportal > Støttefunksjoner > Økonomi > Budsjett > Prosjektbudsjett Mal for prosjektbudsjett og brukerveiledninger finnes i Ansattportalen Mva-kompensasjon beholdes i prosjekt som del av inntektsgrunnlag Anbefalt styringsverktøy som Vgs. bør bruke ved: Eksterne tilskudd direkte til skolen, ikke via Utdanningsetaten (Lysark 4 - 9) Bruk av egne midler til prosjektarbeid (Lysark 10 – 13). Mva-kompensasjon beholdes i sektoren (og kan brukes i prosjektet) Økt fokus på økonomisk oppfølging av prosjekter Blant annet budsjett på avsetning/bruk av bundne fond i busjettoppfølging per oktober. Netto utgifter = 0 ved 100 % ekstern finansiering

4 Prosjektbudsjett – eksterne midler
Bruk korrekt kontostreng, inkl. korrekt prosjektnummer Kriterier fra tilsagnsgiver (prosjektleder) Prosjektperiode Rapportering Revisorattestasjon Budsjett/plan Avsetning til bundet fond, bruk av avsatte midler Tilbakebetaling Mva-kompensasjon (bruke i prosjektet)? Interne økonomirutiner (samarbeid økonomi) Prosjektnummer opprettes (kontakt økonomisenteret) Kontering lønn/reiser meldes PO/Satsansvarlig personal Økonomioppfølging i Unit 4 – Rapport B002 B-kontroll prosjekt/ansvar Mva. kompensasjon beregnes av nettobeløpet

5 Budsjettoppfølging – eksterne midler
Prosjektet beholder mva-kompen: Endre budsjett til realistiske forventninger (avsetning fond)?. I Rapport B002 vil sum inkl. mva. komp være 0 på budsjett (grønn rad)

6 Årsavslutning – Avsetning bundet fond
Prosjektet beholder mva-kompen: Ved reelt mindreforbruk – avsetning fond ? Rapport B002 viser at sum prosjekt skal være 0 både i budsjett og regnskap etter avsetning til bundet fond (grønn rad) Når det settes av til bundet fond, avrundes avsetning til nærmeste hele krone.

7 Årsavslutning – Bruk av bundet fond
Prosjektet beholder mva-kompen: Ved reelt merforbruk – bruk av fond ? Rapport B002 viser at sum prosjekt )som hovedregel? er 0 både i budsjett og regnskap etter bruk av bundet fond (grønn rad) Blant annet ved intern finansiering vil budsjett ha en sum annet enn 0.

8 Brukerveiledning posteringer og omposteringer Tromsfylke > Ansattportal > Støttefunksjoner > Økonomi > Unit4 (UBW > Web Hovedbok (e-bilag) Vedlegg - avsetning bundet fond: Tilsagnsbrev el. fra ekstern giver hvor det fremgår beløp, formål og for hvilken periode tilskuddsmidler er gitt. Unit 4 regnskapsrapport hvor det tydelig fremgår at det gjenstår ubrukte midler som kan settes av på bundet fond (anbefalt rapport: B002 – B – kontroll prosjekt/ansvar) Vedlegg - bruk av bundet fond: Henvisning til bilagsnummer hvor avsetning ble gjort Unit 4 regnskapsrapport hvor det tydelig fremgår behov for bruk av fondsmidlene (anbefalt rapport: B002 – B – kontroll prosjekt/ansvar)

9 Tilbakebetaling – eksterne midler
Her avsluttes prosjekt uten at avsatte midler er brukt som planlagt. Ved tilbakebetaling skal det anmodes om faktura fra tilskuddsgiver. Opplyse om merking av faktura, prosjektnr. og ressursnr. i feltet «ref» Husk å budsjettregulere!

10 Bruk av mal – Prosjektbudsjett, interne midler
Mal for prosjektbudsjett og brukerveiledninger finnes i Ansattportalen Mva-kompensasjon beholdes i prosjekt som del av inntektsgrunnlag Netto utgifter = kostnadsrammen ved 100 % intern finansiering

11 Prosjektbudsjett – interne midler
Prosjektets kostnadsramme dekkes av midler fra eget ansvar (blå rad) Når bør det utarbeides prosjektbudsjett ? Interne prosjekter som går over en bestemt periode og som har en kostnadsramme (bidrar til bedre oversikt og «eierforhold» til prosjektet) Interne økonomirutiner (samarbeid økonomi) Prosjektnummer opprettes (ta kontakt med økonomisenteret) Kontering lønn/reiser meldes PO/Satsansvarlig personal Økonomioppfølging i Unit 4 – Rapport B002 B-kontroll prosjekt/ansvar

12 Budsjettoppfølging – interne midler
KAN endre budsjett i henhold til forventninger. Rapport B002 viser prosjektbudsjett inkl. mva-kompen som del av finansieringen (grønn rad)

13 Årsavslutning – interne midler
Rapport B002 viser et mindreforbruk og at mva-kompen inngår som en del av prosjektets totalramme (grønn rad)