Statens innkjøpssenter 22. Mai 2018 Fagdirektør: Barbro Bottheim

Presentasjon om: "Statens innkjøpssenter 22. Mai 2018 Fagdirektør: Barbro Bottheim"— Utskrift av presentasjonen:

1 Leverandørkonferanse - Statlig fellesavtale om faglig og juridisk bistand i offentlige anskaffelser
Statens innkjøpssenter 22. Mai 2018 Fagdirektør: Barbro Bottheim Prosjektleder: Henriette F.V. Torgersen Analyse: David Behrens

2 Henriette F.V. Torgersen
Barbro Bottheim Fagdirektør Henriette F.V. Torgersen Prosjektleder David Behrens Analyse

3 AGENDA Statens innkjøpssenter (Barbro Bottheim)
Hvem er vi Vårt mandat Prosesser Konkurransen (Henriette F.V. Torgersen) Status Formål Utfordringer Spørsmål

4 Statens innkjøpssenter
En seksjon i Difi/ANS med 10 ansatte Fullmakt til å inngå og forvalte statlige fellesavtaler Ordningen er obligatorisk for virksomhetene 190 virksomheter omfattet -> ca ansatte Prøveperiode på 4 år

5 Statens innkjøpssenter: Samfunnsoppdrag
«Inngå og forvalte fellesavtaler for statlige virksomheter» - Den største forvaltningspolitiske nyheten i statsbudsjettet

6 Hvem er kundene Avtalene kan omfatte ca ansatte i statlige virksomheter. Virksomhetene vil tre inn i avtalen etter hvert som egen eksisterende  avtaler utløper. Enkelte virksomheter vil kunne ta fravalg.

7 Formålet med anskaffelsene
Riktig behovsdekning for brukerne Viktig for at virksomhetene skal få funksjonelle gode avtaler Gode avtalebetingelser Forventer å oppnå de beste betingelser som man kan få i markedet Bevare konkurransen i markedet Vi kan IKKE skape monopolsituasjoner. Ivareta andre statlige lovpålagte hensyn Miljø, arbeidsmiljø, korrupsjon, skatteregler mm Lov og regler (LOA/FOA) Formålet med anskaffelsene er primært å dekke brukernes behov gjennom avtalene – inngår vi avtaler som ikke oppleves å gi merverdi for virksomhetene har vi ikke gjort en grundig nok jobb i behovsfasen Som en stor aktør forventer vi å oppnå de beste betingelsene i markedet – dette er også viktig for at brukerne skal oppleve avtalene som gode PÅ lang sikt helt avhengige av å opprettholde eller utvikle et sundt konkurransedyktig leverandørmarked der vi opererer. Derfor bruker vi mye tid på markedsanalyser før vi kunngjør en konkurranse – og nei vi kommer nok aldri å inngå avtale med kun en leverandør, Naturligvis skal alt vi gjør være innenfor regelverket – det skal sitte i ryggmargen på alle som jobber hos oss

8 Avtalene er obligatoriske
Vi lager avtalene – virksomhetene skaper resultatene Forutsetning for gevinst er at man bruker avtalene Obligatoriske avtaler Aktivt fravalg – ikke fra selve ordningen men fra enkeltkonkurranser Det er flere som frivillig har tilsluttet seg innkjøpsordningen, deriblant riksrevisjonen, Stortinget, forsvaret? For å kunne hente ut gevinstene er det viktig at virksomhetene bruker avtalene våre. Vi har avtaleforvaltere som sammen med ansvarlig innkjøper for respektive avtale, som under hele avtaleperioden vil følge opp avtalelojaliteten til virksomhetene og bruke kontrakten som et styringsverktøy - leveransene fra leverandørene

9 individuell tilpasning
Styringsprinsipper Felles-avtalene Like behov Stort volum Lite individuell tilpasning Økonomiske gevinster Opprettholde konkurranse

10 Statens innkjøpsråd Statens innkjøpsgrupper Innkjøpsgruppenes referansegrupper Statens innkjøpsforum Brukermedvirkning: Behovskartlegging gir bedre behovsdekning Erfaringsutveksling gir økt innkjøpskompetanse Statistikker gir «mer verdi for pengene» Forankring gir statusløft av innkjøpsfaget Gevinster:

11 Hvordan sikre konkurranse i markedet?
Dialog med markedet i planleggingen av anskaffelsen Analyser av omfanget av statlig fellesavtale, helheten av markedet/relevant marked og konkurransesituasjonen Innrette konkurransen slik at relevante tilbydere kan inngi tilbud Konkrete vurderinger i det enkelte tilfelle knyttet til størrelse på kontrakt, konkurransestrategi og antall leverandører Eksempler: 1) Reisebyråtjenestene ble besluttet fordelt på to leverandører. 2) IKT-området er besluttet delt opp i tre separate anskaffelser med totalt 9 kontrakter. Eksempelvis kan dynamiske innkjøpsordninger stimulere til økt konkurranse

12 Overordnet anskaffelsesprosess
1 2 3 4 5 6 *Ja *Nei Planlegging og analyse Tilbudseval. og inngå kontrakt Implementere avtale Oppfølging Måling og evaluering *Forlenge? Gjennomføre konkurrnse AVTALEFORVALTNING INNKJØP Forprosjekt Kartlegging Prosjektmandat Ja Innkjøpsråd Nei

13 Status statlige fellesavtaler pr mai 2018
Forprosjekt kategoristrategi Kategoristrategi Reiser Planlegging og analyser Faglig og juridisk bistand i offentlige anskaffelser Klienter (PCer) Skjermer Fasttelefoni Tilbudsevaluering og inngå avtale Mobiltelefoner Avtaleforvaltning Forbruksmateriell Reisebyråtjenester Internrevisjon bistand Mobiltelefoni Faser: Innkjøps- område: Leveranser: Godkjent konkurransestrategi Godkjent meddelelsesbrev Anskaffelsesprotokoll Signert fellesavtale Informasjon om avtalene Implementeringsplan Referat Statusmøter Rapportering, KPI etc. Godkjent kategoristrategi

14 Hvordan bestille fra avtalene?
Avropsmekanismer tilpasses den enkelte avtale Katalogbestilling Statens innkjøpssenter sender ut katalog med produkter som virksomhetene importerer inn i sitt innkjøpssystem Uten avrop Avtale med én leverandør som implementeres Minikonkurranse Der hvor det kan være behov for spesialtilpasning Konsulentavtaler eller avtaler tjenesten som skal utføres må tilpasses for hvert avrop Avtaler med avtaleprodukter som er i rask utvikling, og gjenstand for hyppig endring DPS?

15 Konkurranse - Statlig fellesavtale om faglig og juridisk bistand i anskaffelser

16 Status og fremdriftsplan
Prosjektet er igangsatt. Det er etablert en innkjøpsgruppe. Karlegging av behov. Markedsanalyse. Konkurransestrategi skal foreligge i løpet av juni Kontrakt planlagt inngått i Q4

17 Bakgrunn for anskaffelsen
Bistand i anskaffelser ble meldt inn som behov og ønske fra flere virksomheter ved opprettelsen av Statens innkjøpssenter. Kontinuerlig innmeldte behov til Innkjøpssenteret. Ble utredet som del av «generelle konsulenttjenester» og lagt frem i beslutningsgrunnlag for Statens innkjøpsråd. Avtaleområdet er prioritert av Difi for 2018 etter møte i Statens innkjøpsråd.

18 Formål med anskaffelsen
Difi/Statens innkjøpssenter ønsker å dekke de statlige virksomhetenes behov for faglig og juridisk bistand i gjennomføring av sine anskaffelser.

19 Behovet Virksomhetene har behov for bistand gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det er behov for bistand på strategisk og operativt nivå i tillegg til juridisk bistand på fagområdet offentlige anskaffelser.

20 Ulike brukere og behov 180 forskjellige virksomheter
Store, mellomstore, mindre Veldig forskjellige kjernevirksomheter Varierende modenhetsgrad innenfor anskaffelser Forskjellige behov for bistand Kapasitet Kompetanse Strategisk Operativt

21 Formål med denne leverandørkonferansen
Hovedformålet er dialog med markedet. Vi ønsker bland annet å: Ivareta konkurranse og marked Informere markedet om at prosessen er i gang Unngå konkurransevridende krav Få best mulig behovsdekning Få avklart forhold vi lurer på Få innspill på muligheter Unngå kostnadsdrivende krav Utarbeide et konkurransegrunnlag som gir oss sammenlignbare tilbud

22 UTFORDRINGER SPØRSMÅL

23 Markedet Hvordan er konkurransen i markedet?
Er det mange leverandører? Er det i hovedsak store leverandører eller også små og mellomstore? Hva mener dere er viktig for å kunne åpne for bred konkurranse i denne anskaffelsen? Må vi dele opp kontrakten for å ikke ekskludere noen?

24 Kontrakten – tematisk oppdeling
Hvordan bør vi dele opp kontrakten? Juridisk bistand Anskaffelsesfaglig bistand Strategisk? Operativ? Kompetanse (generell og ekspertkategorier)?

25 Kontrakten – geografisk oppdeling
Regioner eller landsdekkende avtale? Hvor kan dere levere i Norge? Hele landet? Deler? Varierer kostnadene fra landsdel til landsdel?

26 Har dere noen innspill til anskaffelsesform?

27 Statistikk Vi er avhengig av statistikk som underlag for å få gode analyser. Hva estimerer dere størrelsen på totalmarkedet til? Hva estimerer dere størrelsen på det statlige markedet til? Kan vi få tilgang på detaljert statistikk?

28 Spørsmål Vi er helt avhengig av deres innspill for å kunne gjennomføre en god anskaffelse. Påmelding til en til en dialog og svar på spørsmålene kan sendes til: Se også:

29 t Troms – 3,7 % 2 150 ansatte Nordland – 5,3 % 3 031 ansatte
Finnmark – 2,5 % 1 417 ansatte Svalbard og Jan Mayen – 0,1 % 67 ansatte Sør-Trøndelag -6,2 % 3 575 ansatte Nord-Trøndelag – 2,1 % 1 185 ansatte Møre og Romsdal – 4 % 2 303 ansatte Oppland – 2,8 % 1 626 ansatte Sogn og Fjordane – 2,4 % 1 378 ansatte Hedmark – 3,2 % 1 842 ansatte Hordaland – 8,2 % 4 703 ansatte Buskerud – 4,1 % 2 348 ansatte Rogaland – 6,1 % 3 481 ansatte Akershus – 3,9 % 2 209 ansatte Oslo – 31 % ansatte Vest-Agder – 2,3 % 1 307 ansatte Østfold – 3,6 % 2 057 ansatte Aust-Agder – 1,7 % 994 ansatte Telemark – 2,5 % 1 450 ansatte Vestfold – 3,7 % 2 131 ansatte PFT

30