Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Presentasjon om: "Innkjøpssjef Arnt Ove Hol"— Utskrift av presentasjonen:

1 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 01.02.2013
Anskaffelser offentlig sektor Opplæring ledere/innkjøpere i de videregående skolene Arnt Ove Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

2 Anskaffelser i offentlig sektor
Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

3 Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen
Gudmund Lode Juridisk sjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Gunnhild Goksøyr Eirik Jenssen Arnt Ove Hol Innkjøpssjef Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

4 Hovedmål for anskaffelser i fylkeskommunen
Anskaffe organisasjonenes/brukernes behov for varer og tjenester på en bedriftsøkonomisk optimal måte og i samsvar med anskaffelsesregelverket Frigjøre ressurser (tid og budsjettmidler) som kan benyttes til de oppgaver fylkeskommunen er satt til å forvalte av politiske myndigheter og fylkestinget Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

5 Ansvarsområde for innkjøpsavdelingen
Overordnet: Ansvar for at regelverket for offentlige anskaffelser i Møre og Romsdal fylkeskommune blir fulgt I det daglige: Gjennomføring av større enkelt anskaffelser/rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler/leverandørkontakt Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

6 Innkjøpsstrategi Innkjøpsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune ( ) Være en profesjonell og seriøs kunde (omdømme) Sikre konkurranse i markedet (regionalt, nasjonalt) Optimal ressursutnytting (budsjettoptimalisering) Ny innkjøpsstrategi på plass i løpet 2013 Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

7 Instruks for innkjøpere
Skal ha kjennskap til regelverket om off. anskaffelser Skal kjenne til folkekommunenes innkjøpsprosedyre Ha oversikt over fylkeskommunens rammeavtaler Sikre avtalelojalitet mot våre rammeavtaler Sørge for gode innkjøpsrutiner Hver skole/virksomhet skal oppnevnte dedikerte innkjøpere/bestillere (rektor delegerer fullmakt) Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

8 Rammebetingelser ved anskaffelser
Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

9 Rammeverk for offentlige anskaffelser
Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Veileder for offentlige anskaffelser Offentlighetsloven Forvaltningsloven Regjeringens handlingsplaner For bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene For miljø og samfunnsansvar i anskaffelsessaker For universell utforming i anskaffelsesprosessen Mot sosial dumping Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

10 Grunnleggende i alle offentlige anskaffelser
Konkurranse = Lovlig anskaffelse Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

11 Konkurransekravet LoA § 5, 2. ledd (hovedregel):
Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, dvs. konkurranse på alle anskaffelser uansett størrelse i NOK FoA § 3-1, 5.ledd (forholdsmessighetsprinsippet): Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller også tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte én leverandør Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

12 Hovedregelen for alle offentlig anskaffelser – LoA §1
Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling.” Offentlige innkjøpere skal ta forretningsmessige hensyn i stedet for politiske hensyn (ikke favorisere lokalt næringsliv) Rapport fra : Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

13 Lov om offentlige anskaffelser (3)
Grunnleggende krav (LoA §5): God forretningsskikk (etikk) Konkurranse (kunngjøring) Forutberegnelighet (konkurransegrunnlag) Gjennomsiktighet (dokumentasjon) Etterprøvbarhet (dokumentasjon) Leverandør skal velges på objektive og ikke-diskriminerende kriterier skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

14 Forskrift om offentlige anskaffelser
§ 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser … skal være basert på konkurranse … skal ikke diskriminere noen på grunn av lokalisering … ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket … likebehandling av leverandørene … konkurransen skal stå i forhold til anskaffelsen (proporsjonalitetsprinsippet – krav skal stå i rimelig forhold til anskaffelsen) Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

15 Offentlighet/rett til innsyn
FoA - § 3-5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova Offentleglova § 3 - Hovedregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Jesper Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

16 Unntak for innsyn Offentleglova § 23 - Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. … Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort FoA - § 3-6 Taushetsplikt …opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde Forvaltningsloven - § 13, 1. ledd, 2) Taushetsplikt tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår Jesper Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

17 Ulovlig direkte anskaffelse
Unnlat kunngjøring/gjennomføre konkurranse Feil anvendelse av regelverket => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (maks 15%) Erstatning Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme Kjøp utenfor rammeavtaler => Konsekvenser for innkjøper: frata vedkommende innkjøpsfullmakten økonomisk ansvar for avdeling/virksomhet Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

18 Hvem kontroller av fylkeskommunen gjøre sin anskaffelser i tråd med regelverket?
Markedet/leverandørene KOFA på bakgrunn av klage fra leverandører – uttalelse/ikke dom Fylkesrevisjon – intern revisjon Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

19 Rapport fylkesrevisjonen 12.03.2008
Rapporten fra fylkesrevisjonen legger spesielt vekt på to forhold som gjelder brudd på regelverket om offentlige anskaffelser: Kjøp uten konkurranse/kunngjøring Kjøp utenfor rammeavtaler Det vesentlige av bruddene er påvist i de videregående skolene Verdi på anskaffelser ikke iht. regelverket: NOK 2,2 mill. manglende dokumentasjon på innhenting av tilbud, ingen protokollføring Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

20 Anskaffelsesprosedyrer
Verdi av anskaffelsen: < > Prosedyrer FOA Del I FOA Del II FOA Del III Forenklet forespørsel (min3 leverandører) Åpen anbudskonkurranse Ja Begrenset anbudskonkurranse (m/prekvalifisering) Konkurranse m/forhandling Nei Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

21 Anskaffelsesprosedyrer – formelle krav
Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Forskriftens del I Direkte anskaffelser Del I Strenge prosedyrekrav Kunngjøring Doffin/TED Krav om frist (antall dager) 1.600/40.000 1.600/40.000 500 Del I Krav om prosedyrer Kunngjøring Doffin Krav om frist (rimelig tid) 500 Grunnleggende krav, LoA § 5 Ingen krav til prosedyre Over NOK : HMS –egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

22 Gjennomføring av konkurransen
Ansvarsdeling Behovs-/leveransebeskrivelse Beregne kontraktens verdi(terskelverdier) Avgjørende for hvilke del av FOA som brukes Valg av anskaffelsesprosedyre Utarbeide konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon Kvalifikasjonskrav/Tildelingskriterier Kunngjøring=> e-post/Mercell, DOFFIN/TED Evaluering/valg Kontrakt/bestilling Prosjekteier Prosjekteier/innkjøp Prosjekteier/innkjøp Prosjekteier/innkjøp Prosjekteier/innkjøp Prosjekteier/innkjøp Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

23 Kvalifikasjonskrav – krav til leverandør
Formålet med kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandørene er egnet til å gjennomføre kontrakten Kan sikres ved å stille minimumskrav til leverandøren med hensyn til organisatoriske, tekniske, økonomisk og finansielle forhold Spesielt viktig ved rammeavtaler (inntil 4 år) Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

24 Spesifisering av kvalifikasjonskrav
Obligatoriske og ufravikelige krav Skatt/mva. attest HMS-egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Firmaattest – lovlig etablert foretak Gjengs lønnsvilkår/ILO konvensjonen Finansiell gjennomføringsevne Regnskap Rating fra godkjent ratingselskap (D&B) Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet Kvalitetsstyringssystem Miljøstyringssystem Anskaffelser over NOK ,- Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

25 Hva er et tildelingskriterie?
”Tildelingskriterier er konkurranseelementer som avgjør hvem av de kvalifiserte tilbydere som skal vinne konkurransen” Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

26 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal foretas på grunnlag av en vurdering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende på bakgrunn av hvilket tilbud som har lavest pris Lavest pris: evaluerer bare på kriteriet pris Økonomisk mest fordelaktige: i tillegg til pris kan det benyttes kriterier som er tilknyttet kontraktsgjenstanden: funksjonsmessige egenskaper kompetanse gjennomføringsevne etc. Arnt Ove Kvalitative egenskaper Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

27 FoA krav til tildelingskriterier, § 13-2, (2)
Alle kriterier som er lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget Prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

28 Eksempel på utslag i evaluering ved bruk av forskjellige vekter på tildelingskriterier
Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

29 Evaluering av tildelingskriterier
Priskriteriet: Evalueringen av pris blir gjort ved en lineær tilnærmingsmetode. Kvalitative kriterier: Evalueringen av de kvalitative tildelingskriteria blir gjort skjønnsmessig der det beste tilbudet innenfor kvart tildelingskriterium gis karakter 10. De øvrige tilbudene gis skjønnsmessige karakterer lavere enn 10 slik at det gjenspeiler oppdragsgivers vurdering av tilbudets relative egenskaper i forhold til det beste tilbudet innenfor hvert enkelt tildelingskriterium basert på en skala fra 1 til 10 Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

30 Innkjøpsfaglig skjønn (regelbundet skjønn)
KOFA-sak 2010/358: «I si drøfting av klaga strekar klagenemnda under at ho berre i avgrensa grad kan prøve det innkjøpsfaglege skjønet som oppdragsgjevaren har. Nemnda kan berre overprøve dersom det er brot på reglane, dersom dei grunnleggjande prinsippa ikkje er følgde, dersom oppdragsgjevaren har lagt feil faktum til grunn eller dersom skjønet syner seg å vere usakleg, sterkt urimeleg eller vilkårleg». Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

31 Intranett/innkjøp sin nettportal
Det er viktig at alle regelmessig er innom innkjøp sine sider på intranett og spesielt er oppdatert på våre rammeavtaler og at disse blir brukt for alle kjøp av varer og tjenester som inngår på disse avtalene. Ledere og innkjøpsansvarlige i de enkelte avdelingene/virksomhetene har et overordnet ansvar for å sikre at de ansatte kjenner til innkjøpsseksjonen sine intranettsider og er lojale mot fylkeskommunens rammeavtaler og anskaffelsesregelverket bestemmelser. Viktig at aller ansatte har felles startside – Mi side på intranett Arnt Ove Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen

32 Dere finner oss på: www.mrfylke.no/innkjop
Takk for oss! Dere finner oss på: Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen