Sjekkliste – formøte med verneombud

Presentasjon om: "Sjekkliste – formøte med verneombud"— Utskrift av presentasjonen:

1 Sjekkliste – formøte med verneombud
Deltakere: leder og verneombud (lokale støttespillere som nestleder, kontorsjef). Evnt. lederstøtte fra ressursperson på fakultet/fellesadm. Gjennomgå FaktaARK I (Organisatoriske forhold) og Resultatrapporten (Psykososiale forhold) (se ephorte: Arbeidsmiljøundersøkelse 2017 enhetsforkortelse) Risikovurdering av forhold som kan innvirke på møtet og resultatene. Ha en beredskap for å takle det Definere roller – møteledelse, organisere gruppeprosesser, dokumentasjon av resultat Hensiktsmessig inndeling i grupper. Opplegg for oppsummering av gruppearbeid i plenum Skisse til tidsplan for utvikling og iverksetting av tiltak Rammene for oppfølgingsmøtet: Alle ansatte inviteres (oppmøteplikt) Tidsramme (se mal for oppfølgingsmøte over 3 timer og for heldagsopplegg) Utdeling av resultat i møtet (skriv ut notatversjon av lysarkene) God ytre ramme - egnet lokale, servering Strategisk ramme – avdelingsmøte eller strategiseminar? Sjekklisten er et verktøy som leder kan bruke i formøtet med verneombudet og planleggingen av oppfølgingsmøtet.

2 Trafikklys i psykososialt arbeidsmiljø
Hvilke «lys» kan beskrive situasjonen på deres enhet for tida? Enheten jobber med utvikling av arbeidsmiljøet og helsefremmende arbeid. Arbeidsmiljø med økte spenninger, hvor man jobber med forebyggende arbeid. Uforsvarlig arbeidsmiljø med fare for sykdom eller skade. Avvik eller konflikter er et faktum Det er et krav at en enhet skal jobbe systematisk på både gult og grønt kontinuerlig. Her må man kunne dokumentere planer og kontinuerlig evaluering av tiltak. Det er også helt naturlig at en enhet havner på rødt lys innimellom. Det er da viktig at man ved tiltak gjenoppretter et godt arbeidsmiljø så raskt som mulig. Søk råd hos HR-HMS om hvordan det kan være lurt å legge opp den videre prosessen i oppfølgingen av arbeidsmiljøundersøkelsen.

3 Behov for bistand Bistand underveis gis fortrinnsvis fra ressurspersoner/lederstøtter HMS-seksjonen psykososialt team v/ Linn Rasch Aune Mulig ekstern bistand i gjennomføring av tiltak (NTNU rammeavtaler) Headway Deloitte AFF Østlyng og Bjerke AS Ta gjerne kontakt med psykososialt team HMS seksjonen v/Linn som har faglig ansvar for bistand til arbeidsmiljøundersøkelsen sammen med eksterne leverandører i Gjøvik og Ålesund. HMS-seksjonen har også oversikt over de ulike eksterne tilbydernes kompetanse. I tiltaksfasen vil bistand til aktivitet som naturlig faller inn under bedriftshelsetjenestens ansvarsområde gis av bedriftshelsetjenesten ved NTNU og leverandører av bedriftshelsetjenester i Gjøvik og Ålesund.

4 Oppfølgingsmøte: 3 timer, 3 pluss eller World Cafè?
Kompetanse (30) kompetanse kompetanse Resultater (30) Resultater Resultater Gruppediskusjon (60) gruppediskusjon Tiltaksutvikling (45) gruppediskusjon Tiltaksutvikling (senere møte) Tiltaksutvikling Avhengig av mål og gruppens størrelse er det skissert tre forskjellige muligheter man kan velge for regi av resultatmøte. Sistnevnte: World Cafè finner man i detalj beskrevet i eget dokument som ligger på arbeidsmiljøundersøkelsen sin side på Innsida.

5 STANDARD FORSLAG TIL 3 TIMERS OPPFØLGINGSMØTE 3 +
5 min Velkommen, mål, rammer og roller 20 min Kompetansebygging: Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø (5 min summeoppgave) 30 min Presentere resultatstjerne og metode (30 min) (15 min selvstudie av resultat) eller presentere alle resultat (60 min) (bare oppklarende spørsmål) Dele ut resultatdel av ARK-powerpointene m/notatfelt i papir. 60 min 15 min Pause  15 min 50 min Gruppediskusjon om de viktigste funnene («kafémetoden») Diskuter hvert av de fem temaområdene: Hva mener dere at det er viktigst å bevare? Hva er nødvendig å forbedre?  55 min 10 min Pause/lunsj 1 time 45 min Tiltaksutvikling: 3 bevaringstiltak og 3 forbedringstiltak Utforsk og prioriter tiltak (40 min) Jobb videre med tiltak i utvidet ledergruppe eller på neste møte.  60 min Oppsummering og veien videre Leder ønsker velkommen. Mål for dagen: Hvor langt har vi kommet i utviklingen av vår enhet? Hva har vi fått til, og hva bør vi prioritere nå? Plan for oppfølging av tiltak. Rammer for dagen: kjøreregler for deltakelse, program for dagen Kompetansebygging: Hva er organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø? Summeoppgave (5 min): Hva bidrar til å utløse ditt jobbengasjement/oppleves som krevende? Få fram eksempler fra deltakerne. Introdusere de fem hovedområdene i arbeidsmiljøundersøkelsen før gjennomgangen av resultatene. Presentere resultatene. Dele ut rapport i papir med notatfelt (dvs. svarprosent, stolpediagram, stjerna). Tips til deltakerne: Noter hva du mener er viktigst å bevare og nødvendig å forbedre på hvert temaområde Pause. Kjør stram regi slik at det er mulig å ta pauser. Gruppediskusjon om de viktigste funnene (kafémetoden ved store enheter) Diskuter hvert av de fem temaområdene: Hva mener dere at det er viktigst å bevare? Hva er nødvendig å forbedre? Hva opplever dere er de fire viktigste områdene å jobbe videre med. Det er ulike måte å presentere i plenum og prioritere hva man skal jobbe videre med. Tips til dette finnes i notatene til resultatpresentasjonen og i manual for kafemetoden som kan brukes på store enheter. Tiltaksutvikling – bruk gjerne kraftfulle spørsmål for å utforske hva det handler om og hva dere skal prioritere Utforsk bevaringsområdene Utforsk forbedringsområdene Leder oppsummerer det viktigste og skisse av veien videre. Takke for engasjement og innspill. Gjerne refleksjon rundt egen opplevelse.