Instituttstyret på ILN

Presentasjon om: "Instituttstyret på ILN"— Utskrift av presentasjonen:

2 Instituttstyret på ILN
Tilsettinger fra A-Å av seniorrådgiver/jurist Greta Holm

3 Innhold Gangen i tilsettingssaker ved fakultetet
Instituttstyret som innstillende organ- hva betyr det? Habilitet Strategisk plan / årsplan ift rekruttering

4 Ulike måter å bli tilsatt på ved HF
Tilsettingsutvalget for vitenskapelige ansatte (TUV) Unntak: delegert til instituttstyret Forsker (SKO1108 uten doktorgrad), vitass og stipendiater (eksterne midler) Unntak: behandles av TU (Universitetsstyrets tilsettingsutvalg) professor (SKO 1013 ved kallelse), kunngjøring og tilsetting av professor for faglig ledelse (SKO1404). Klage på saksbehandlingen sendes TU til orientering. Tilsettingsutvalget for administrativt ansatte (TUTA) førstekonsulent, rådgiver, ingeniør, prosjektleder, administrativ leder etc., Administrativ tilsetting av leder vikariat inntil ett år TUV: hver 14 dag – 3 ukers innleveringsfrist! Protokoll legges ut på nett TUTA: hver 3 uke

5 Instituttstyrets rolle i tilsettingssaker
Innstillende myndighet for tilsettingsutvalget for vitenskapelige ansatte (TUV) lektor, førsteamanuensis, professor, professor II, postdoktor, stipendiater (interne midler), forsker (SKO1109 med doktorgrad) vedtak om rangering = forslag til TUV TUV kan ikke rangere andre, men kan bytte rekkefølge/ikke innstille Tilsettende myndighet forsker (SKO1108 uten doktorgrad), vitass og stipendiater (eksterne midler) er delegert til instituttstyret Intervjukomiteen er innstillende myndighet

6 Saksdokumenter Fremlegg – kort oppsummering av saken, med forslag til vedtak Vedlegg: kunngjøringstekst sorteringskomiteens vurdering sakkyndig komités vurdering kommentarer fra søkere intervjukomiteens vurdering søknad, cv, publikasjonslister Til stilling som førsteamanuensis Praksis – søkerlister, cv/publikasjonsliste for de innstilte 11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011

7 Kunngjøring vedtas i TUV legge ved stillingsplan (faste stillinger)
”best kvalifisert” –viktig å vite hva vi vil ha! Maler Instituttet beskriver fagfelt og arbeidsoppgaver, og hvilke fagfelt søker må ha kompetanse i Hvilke ansatte trenger vi for å nå «stjernene». Hva har vi og hva trenger vi`? Stillingsplan – må være godkjent før de får lyse ut (5 årige planer, kan revideres årlig). Kan revideres årlig/ ved behov. Må godkjennes av fakultetsledelsen. IAKH nå i gang med å lage ny plan. Gamle ferdig.

8 Sorteringskomité Når benyttes? – raskere tilsettingsprosesser
oppnevnes av instituttleder Komitésammensetning – 3 stk (instleder+ to faglige, kjønn, kompetanse på stillingens nivå) Mandat: 5-10 beste inviteres til å sende inn sine verker Summarisk begrunnelse for uaktuelle søkere som ikke går videre vurderingen sendes alle søkere for kommentarer (14 dager) Sakkyndig komité kan invitere flere søkere Vurdere å lyse ut på nytt hvis få søkere, få kvinner etc. Hensikt- raskere tilsettingsprosesser, (Mindre å sende inn av verker.) sikrer at det legges vekt på siste 5 år, mer kvinner? Summarisk begrunnelse for uaktuelle søkere (gruppebegrunnelser, evt enkeltbegrunnelser) Mal – deles ofte inn i tre grupper: tetgruppen A, kvalifisert med ikke blant de beste B, ikke kvalifisert C. (synes er verst- tydelig på hva de ikke er kvalifisert etter (si hvis doktorgrad i feil fagfelt) Se på siste 5 års produksjon (vektlegges mest)

9 Sakkyndig komité Når benyttes? Oppnevnes av instituttleder
Minst tre sakkyndige, minst en må ha professorkompetanse, et medlem fra et annet land, begge kjønn, faglig kompetanse Administrator oppnevnes (helst intern) Levere felles vurdering innen tre måneder, dissens må framgå. Minst tre søkere rangeres – disse blir innkalt til intervju Uttale seg hva som skiller de rangerte fra de andre søkerne. Alle søkerne som er sendt til vurdering skal omtales. Sendes søkerne for evt kommentarer (14 dager) Ikke klagerett i tilsettingssaker, men kommentarene følger saken. Sakkyndig vurdering undergitt meroffentlighet Forslag til mal Når benyttes? Førsteam/professorstillinger – oppnevnes i tide, kortere leveringsfrist? Oppnevnes: innstillingsmyndigheten eller den som bemyndiges (instituttleder iht hfs reglement ”Retningslinjer for intervu og prøveforelesning ved tilsetting i vitenskapelige stillinger ved HF) Søkerne underrettes om hvem som er oppnevnt som sakkyndig. Spesielt med sakkyndig: uttale seg i forhold til kunngjøringstekstens krav (ikke alltid de gjør) for eksempel legge mest vekt på siste 5 års produksjon, internasjonalt, samarbeid etc. MAL- elektronisk vurderingsskjema som hos forskningsrådet. Jobbes med.

10 Intervjukomité Når benyttes? Alle tilsettingsprosesser
Oppnevnes av instituttleder 3-5 faglig representative personer Instituttleder/stedfortreder, vitenskapelig ansatt og student (evt annen faglig) Komiteen skal kontrollere opplysninger gitt om tidligere erfaring via intervju/referanseintervju, samt vurdere egnethet. Prøveforelesning hvis undervisningsstilling – pedagogisk egnethet Forskningsseminar – vise fram relevant forskning (kun IKOS) Førsteamanuensis: kun rangerte søkere i sakkyndig vurdering som innkalles Søkere kan få innsyn i fakta i innstillingen (ikke vurderingen eller rangeringen) Komiteens medlemmer har taushetsplikt Ofte samme som sorteringskomiteen, Student er med hvis undervisning. Prøveforelesning-så reelle som mulig, se på formidlingsevne, variasjon i undervisningsformer, lengde, nivå og lignende) Egnethet ift undervisningsstilling: Det er ikke saklig å legge avgjørende vekt på at en av søkerne vurderes som glimrende forsker hvis søker ren undervisningsstilling. Likt- kan forskning telle positivt. Hvis vektlegger noe ift en søker, må alle vurdere for dette kriteriet. Egnethet: lederegenskaper, samarbeidsevner, formidlingsevner, miljøskaper innovative evner, motivasjon, visjoner. Spør gjerne om eksempler på vellykket samarbeid etc. Forelesning: samme emne eller selvvalgt emne, emnet og målgruppe oppgis, to uker i forveien. Søkerne kan høre på hverandre.

11 Interjvukomiteen fortsetter
Utsilingsprosessen Inndeling i grupper (hvis mange søkere) Alder (stipendiat) Har doktorgrad fra før (innen samme fagfelt) (Stipendiat) Overkvalifisert Ikke legge avgjørende vekt på glimrende forsker, hvis undervisningsstilling Hvis et moment vektlagt, må vurderes for alle kandidater Stipendiater- skille prosjekt og gjennomføringsevne Forelesningstema- så reell som mulig, offentlig Stipendiat: skille prosjektet og egnethet, ikke krav om at de skal ha skrevet prosjektet selv. Gjennomføringsevne etc. Bruk argumenter fra faglig vurdering (karakterer, studieprogresjon, etc) og referanse. Forelesningen –få studenter og ansatte til å gå på den. Søkerne kan høre på hverandre.

12 Instituttstyrebehandlingen
Medlemmene kan ha sittet i komiteene, vervkombinasjoner tillatt. Kan også sitte i TUV. Er saken tilstrekkelig opplyst, evt feil som må rettes? Dissens og begrunnelser for rekkefølgen Innstillingen er unntatt offentlighet Søkerne: innsyn i innstilte kandidater, fakta i innstillingen styrets medlemmer har taushetsplikt Viktig å være godt forberedt til møtet. Noe av det viktigste vi gjør, da ansatte Tillit til komiteene. Returner til ledelsen OFFENTLIG: søkerliste, sakkyndig vurdering Dissens: Hvis en eller flere velger å rangere annerledes enn det som naturlig fremgår av innstillingen, bør det legges ved en begrunnelse som kan følge saken . Gis i møtet.

13 Tilsettingsutvalget 5 medlemmer tilsettende myndighet
dekan, to vitenskapelige tilsatte, en ansatt i teknisk administrativ stilling og en student (Utgår fra fakultetsstyret) Administrasjonen (Monica Bakken og Greta Holm –referent + kan svare på spørsmål) tilsettende myndighet ”best kvalifiserte” hva er krav i kunngjøringen?, hva skal/kan vektlegges? Helhetsvurdering. Sakens dokumenter: samme som instituttstyret protokoll fra instituttstyret begrunnelser fra instituttstyret Hvis saken ikke er tilstrekkelig opplyst, sendes den i retur TUs tilsynsfunksjon (UiOs tilsettingsutvalg) Etter vedtak i instituttstyret: Saken sendes til personalkonsulent som forbereder saken innen frist (3 uker før) Sakene gjennomgås og evt stoppes hvis feil, noe mangler Sakene gjennomgås av dekanatet Sendes til TUVs medlemmer en uke i forveien Hvis saken ikke er tilstrekkelig opplyst, sendes saken i retur til instituttet Tid: Førsteamanensisstilling – gjenomsnittlig ett år. Klage: sivilombudsmannen + rettssak, de får se alle papirene.

14 Habilitet Forvaltningsloven § 6
Automatisk inhabilitet (selv søker, eller gift med søker, slektskap med mer ) Skjønnsmessig: ”Andre særegne forhold” som er egnet til å svekke tillitten til en beslutning hvis vedkommende deltar? Hensyn og formål -Hindre at offentlige tjenestemenn med personlige interesser i utfallet fatter avgjørelser eller tilrettelegger grunnlaget for dem. -sikre bedre og riktigere avgjørelser- motvirke usaklighet og forskjellsbehandling -sikre allmenhetens tillit til forvaltningen -verne tjenestemenn mot ubehag ved å måtte håndtere saker de har et for nært personlig forhold til Virkning Inhabil tjenestemann skal ikke fatte avgjørelser eller tilrettelegge grunnlaget for den. Avgjørelser av inhabil tjenestemann kan bli ugyldige. Forskningsrådet har laget egen veileder som vi kan se etter. Skiller 3 år tilbake i tid ift veiledningsforhold. Særlig vedlegg 2: veiledning til vurdering av habilitet Ikke inhabil: En enkelt artikkel –lenge siden, fagredaktør, jobbet på prosjektsammen Samforfatterskap- søker vil kanskje sende inn denne boka/artikkelen til vurdering… Inhabilitet –strengere vurdering jo vanskeligere, viktigere og mer skjønnspreget en sak er og når den enkeltes mulighet til å påvirke saken er stor Kan tas hensyn til praktiske ulemper (små fagmiljø), men grunnleggende krav om forsvarlig saksbehandling. kan brukes hvis umulig/svært kostbart, saken ikke kan utsettes. Samarbeid –hva innebærer de konkrete samarbeidsrelasjonene, arten av samarbeidet? Når? Mer enn 3 år tilbake i tid, normalt ikke inhabil, hvis ikke ført til mer varlig nær relasjon. Forskningssamarbeid kan innebære en bekreftelse på eget arbeid/anseelse, og må derfor vurderes strengere enn annet samarbeid. Små fagmiljøer-alle kjenner alle, viktig med åpenhet omkring personens tilknytning til saken og at det er adgang til å imøtegå vedkommendes uttalelse, - Samforfatterskap- antall sampublikasjoner, utgivelseshyppighett, redaksjonsansvar normalt ikke inhabilitet, nær3 år tilbake i tid-kan være avslutett også før det kom på trykk EKSEMPLER: -faglig samarbeid : utarbeidet faghefte sammen, bidratt til et kapittel i lærebok, sittet i styrer sammen= ikke inhabil ifølge lovavdelingen pga skal mye til før kontakt grunnet arbeid innenfor samme fagfelt fører til inhabilitet, var åpen om tilknytningen til parten. -Samarbeid i tjenesten-a+b arbeidet ved samme kontor 6 år, nært og godt faglig og politisk samarbeid, vært sporadisk hjemme hos hverandre= ikke inhabil. Nært vennskap-skal foreligge et virkelig nært vennskap. Vanlig godt vennskap og samarbeid medfører normalt ikke inhabilitet. Må se på helhetsvurdering. Ofte flere momenter spiller inn. Personlig eller faglig motsetningsforhold- uttyrkt sterke, negativt ladede personkarakteristikker Konkurranseforhold-

15 Momenter i habilitetsvurderingen
Må være noe «særegent»-skilles fra det normale, særinteresse? Nært personlig vennskap eller uvennskap (faglig uenighet ikke nok) Nært faglig fellesskap, som samforfatterskap (ikke redaktøransvar) Vært veileder for stipendiat av nyere dato (siste tre år) (ikke masterstud, vittas) Omfang, varighet og nærhet i tid (aktivt, faglig samarbeid av nyere dato?) Mulighet for personlig vinning/tap/ulempe Om inhabilitetsinnsigelse er reist (kun grenseland, før vedtak) Praktiske ulemper (små fagmiljø), og mulighet til forsvarlig gjennomføring Hvis flere forhold opptrer samtidig fører det lettere til inhabilitet Skal noe til å bli inhabil Hvor viktig og skjønnspreget avgjørelse Forsvarlig saksbehandling (åpenhet) Masterstudenter og vittas. Forskningsrådet har en regel på siste tre år. Aktuell problemstilling: Kan prosjektleder sitte i komiteen hvis veiledet stipendiat? Andre enheter på UiOs praksis. ”Andre særegne forhold” som er egnet til å svekke tillitten til en beslutning hvis vedkommende deltar? Særlig grad engasjert seg i en sak Konkurranseforhold Styrken av interesser saken angår Må være særlig nært og omfattende Samforfatterskap- indikasjon på nært faglig fellesskap

16 Sivilombudsmannsavgjørelse
Sak: Seksjonsleder vært veileder for en stipendiat i seks år, det var et halvt år siden avsluttet, medforfatter på 11 publikasjoner. Inhabil. Begrunnelsen : jo mer omfattende veiledning, jo mindre skal til for å bli inhabil, her seks år, nylig avsluttet. I vitenskapelig miljø vil det være naturlig og kanskje uunngåelig at fagpersoner både samarbeider og omgås. Men høyskolen har ikke opplyst at det vil medføre store vanskeligheter med å sette en annen person til oppgaven. Kravene til habilitet vil være strengere jo vanskeligere og mer skjønnspregede de vurderingene som skal foretas er. Og i hvilken grad C kan påvirke endelig resultat. Her innstillingsmyndighet alene, og det dreide seg om to søkeres kvalifikasjoner. Disse forholdene taler for at kravene til habiliteten som innstillende myndighet må være relativt strenge. 2. Faglig samarbeid- laget faghefte sammen, bidratt til et kapittel i partens lærebok, sittet sammen i flere styrer og grupper. Betydelige elementer av skjønn. Ble lagt vekt på at det skal mye til før kontakt grunnet arbeid innenfor samme fagfelt fører til inhabilietet. Og at det hele tiden har vært åpenhet om tilknytningen til parten. Ikke inhabil. 3. Samarbeid i tjenesten- Arbeidet på samme kontor i 6 år på 90 tallet. God og nært faglig samarbeid. Fra igjen kontakt, beskrives som faglig og politisk nært. Sporadisk hjemme hos hverandre gjennom årene. Vanlig godt vennskap og samarbeid leder ikke til inhabilitet. Det må alltids foretas en helhetsvurdering fordi det i praksis ofte foreligger andre tilknytningsmomenter enn bare vennskapet.

17 Habilitet fortsetter Hvis instituttleder er inhabil, kan underordnede forberede saken men ikke fatte avgjørelse (intervjukomité tar avgjørelse) Oppnevning, forberedelser, vedtak Vervkombinasjoner som hovedregel uproblematisk Ikke kritikkverdig å være inhabil, men å ikke ta konsekvensene av det Avgjør selv spørsmål om habilitet, kan forelegge spm for nærmeste overordnede (habilitetserklæring underskrives) Forsvarlig saksbehandling – vise at man har vurdert sin inhabilitet, for eksempel ikke behandlet søker X. Åpenhet- viktig at det som kan tenkes av inhabilitet blir diskutert, åpenhet som kan dokumenteres i ettertid vil kunne styrke tilliten til at det er foretatt en forsvarlig behandling. Laget en habilitetserklæring – med litt veiledning. Praktiske ulemper- stipendiat og postdoktorstillinger- hatt med inhabilt komitemedlem – ikke vurdert den man er inhabil ovenfor. Bisitter. Klagesak til universitetsstyret- TU finner ikke at det er begått saksbehandlingsfeil i tilsettingssaken». Andre fakulteters praksis: hatt med komitemedlemmer som har vært veiledere, hvis deres prosjekt, de best til å vurdere søkerne (Medisin, Medfak)

18 Habilitet fortsetter Medlemmene skal opplyse administrator om slike forhold. Komiteen bør gjøre rede for temaet og konklusjonen Ved tvil kontakt fakultetet. Styrebehandling: kollegialt organ – den mulig inhabile går ut på gangen når habilitet behandles. Hvis funnet inhabil – skal fratre under behandlingen av saken. Hvis ikke funnet inhabil –skal behandle saken. Hvis inhabilitet oppdages på senere tidspunkt, må saken gjenopptas der hvor inhabilitet startet Husk vara innkalles for å bli vedtaksført (minst halvparten tilstede) Praktisk: lite fag- alle inhabile. Den inhabile vurderer ikke den enkelte søker, men kun de andre.

19 HFs årsplan og strategiske planer
Kortere tilsettingsprosesser i vitenskapelig stilling Mål: 10 måneder fra utlysningsfrist til tilsettingsvedtak i TUV Tidsplaner Strategiske planer: Likestilling (minimum 40% av underrepresentert kjønn) Internasjonalisering (minimum 30% med utenlandsk doktorgrad) IMV- tidsplaner på nett, finne komitemedlemmer på tidlig tidspunkt Pilot på nye elektroniske maler? Opplæring- intervjuteknikk, administratorrollen, Svært mange tilsettingsprosesser siste tre årene: 24 ( % kvinner) 28 ( % kvinner), 15 (2014-over 50% kvinner) Målet om minimum 30% utenlandske- med god margin (høy internasjonal rekruttering) % utenlandske førsteam. Handlingsplan for likestilling- IMV mannsdominert. Jobbe ekstra for å få frem kvinnene. Hvis tilnærmet like kvalifikasjoner, kvinner rangeres foran. Mål minimum 40% av begge kjønn.