Redaksjonsrådet UiT 31.10.2014.

Presentasjon om: "Redaksjonsrådet UiT 31.10.2014."— Utskrift av presentasjonen:

1 Redaksjonsrådet UiT

2 Agenda Strategi UiT 2020 og nettarbeid Intranett.uit.no - status
Ny søkeløsning – status Responsivt design og utvikling av uit.no Presentasjon av innhold på nett ved hjelp av html 5 - rike medier Kartlegging fra arkiv om nettrelatert innhold ved UiT Runde rundt bordet Eventuelt

3 Strategi UiT 2020 og nettarbeid
Drivkraft i nord – tematiske satsninger Tagging av forskningsgrupper og prosjekter – eksempel på utlisting Løsningen tar høyde for mer detaljerte kategorier Andre områder enn forskningsgrupper og prosjekter kan også tagges hvis det er hensiktsmessig Innspill/spørsmål ?

4 Intranett og enhetssider intranett
Fra årsplanen KSA: Mål: Intranett skal bli den foretrukne kommunikasjonskanalen internt Tiltak: Initiere et prosjekt for å motivere ansatte og ledere til digital samhandling med mål om å få flest mulig av de ansatte til å ta i bruk intranett og de verktøyene/løsningene som finnes der. Inkludere vurdering av hvordan drift av intranett og pådriver for intern kommunikasjon skal organiseres ved UiT.

5 Ressursgruppe Intranett
Hanne Karde, KSA Lars Nordmo, KSA Bjørn-Håkon Solberg, KSA Grethe Karlsen, UTA Lillian Abelsen, POA Elin Svendsen, formidling Helsefak Elisabeth Dahlberg, forskning Helsefak Annikken Steinbakk, Jurfak Trine Sand Bakken, UB Jon Fagertun, ITA

6 Forandringsanalyse – Metodikk:
Beskrivelse av nåværende situasjon Beskrivelse av ønsket situasjon (dagens virkelighet) Sammenlign og prioriter (beskrivelse av de viktigste endringer) Skap ideer om alternative løsninger (alternativer) Velg tiltak og lag handlingsplan

7 Bouvet – suksesskriterier for å lykkes med intranett/digital samhandling:
Informasjon Digital modenhet og opplæring Gode retningslinjer Moderatorer/Superbrukere Organisasjonsendring Engasjement Gode digitale løsninger

8 Informasjon hvilke muligheter gir digital samhandling
Informasjon hvilke muligheter gir digital samhandling ? muligheter i det enkelte verktøy? hva skal/bør brukes når ? Nåsituasjon: -Informasjon om intranett til ansatte i felles e-post desember Informasjon på enheter før/etter lansering. Antageligvis store variasjoner i hva/hvordan dette er kommunisert. -Informasjon om intranett vs. Sharepoint – uklart hva som er kommunisert og hvordan brukerne oppfatter informasjonen. Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

9 Digital modenhet og opplæring Trygghet, kurs og support
Nåsituasjon: -Digital modenhet - antagelig store variasjoner. Alder, type stilling og andre faktorer kan spille inn. -Opplæring til bruk av intranett tilgjengelig via ppt og videoer på intranett.uit.no. Det er ikke gjennomført noen kurs/opplæringstiltak utover dette fra KSA. Usikkert hva som er gjort på enhetsnivå. -Support fra superbrukere. Er dette avklart og evt. kommunisert ? -Språk – ikke tilpasset engelskspråklige ansatte. Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

10 Gode retningslinjer Best practice, regler og henstillinger
Nåsituasjon: -Regler og henstillinger ivaretatt delvis gjennom info på –Kom i gang- -Beste prakis er ikke ivaretatt ? -Skjønner brukerne hva som bør brukes når ? Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

11 Moderatorer/superbrukere bindeledd mellom systemeier, ledelse og brukerne
Nåsituasjon: -Superbrukere ved enhetene er naturlige for en slik rolle – men er det kommunisert noe rundt dette slik at det oppfattes slik ? -Vet ledelse og sluttbrukere hvem de kan kontakte om intranett ? -Er UiT rigget for support og utvikling ? Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

12 Organisasjonsendring Krav til innhold, prioriteringer og arbeidsdeling
Nåsituasjon: -Innholdet og prioriteringer defineres i dag i stor grad av hvilke moduler som vises på siden (nyheter, tavla osv.) Er disse egentlig tilpasset brukernes behov ? -Vi kommuniserer på en rekke arenaer (se egen oversikt). Forvirrende for avsender og mottaker ? Arbeidsdeling mellom systemer, enheter og personer bør avklares enda bedre? Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

13 Engasjement Nåsituasjon: -Relativt få innholdsprodusenter og sluttbrukere -Kritisk masse for et levende intranett er ikke nådd. -What`s in it for me ? Tilbakemelding om at brukerne ikke ser nytten av å bruke intranett. -Manglende engasjement fra ledere og andre som kan påvirke. Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

14 Gode digitale løsninger Systemer må fungere som forventet og gjerne litt til !
Nåsituasjon: -Ikke integrasjon mellom intranett og Sharepoint/andre Microsoft produkter. -Publisering – fungerer dette tilfredsstillende ? -Mange muligheter med modulbasert og personifisert system. Forvirrende og for mange muligheter ? -Funksjoner som ikke virker – aktivitetsstrøm ? Ønsket situasjon: Prioriterte oppgaver: Løsninger:

15 Ny søkeløsning for uit.no
Jobbes med å etablere Solr søkeløsning for uit.no i samarbeid med vår leverandør Evita Mulighet for å koble på flere søkekilder f.eks Wordpress. Tekniske og organisatoriske avklaringer må gjøres i forhold til hva løsningen skal omfatte Oppgradering til ny versjon av iKB skal gi oss mer funksjonalitet og lette arbeidet med å tilpasse søkemotor til våre behov Innføring av ny søkeløsning er avhengig av kompetanse og kapasitet fra ITA og KSA

16 Responsivt design og uit.no
Innholdsmodell for uit.no er grunnlaget for hvilket innhold som vises og hvordan vi organiserer dette på nettsidene. Vi jobber ut fra hovedområdene Utdanning, Forskning, Formidling og Om UiT. I tillegg egne innganger for TMU, UB og målgruppesider. Brukertesting av nettsidene legger føringer for utvikling av uit.no. Gjennomført våren 2014 på studiesøkere, studenter, forskere og publikum. Testing på forskjellige plattformer (PC, nettbrett og mobil) Introduksjon til Responsivt design Demo: uit.no – Responsivt design

17 Html 5 – rike medier på nett
Mulighet til å kombinere tekst, bilder, lyd, video og grafikk på nettsider. Godt egnet for å visualisere historier Tilpasset forskjellige plattformer (PC, nettbrett og mobil) UiT ser på hvordan dette kan utnyttes Mulig pilot – Kunnskapsmagasinet Labyrint Demo

18 Forespørsel fra arkiv om kartlegging av mangfoldiggjort materiale
Utdrag fra e-post datert fra arkivtjenesten til et utvalg personer: Noe som vil være til stor hjelp i vårt arbeide er om dere kan gi oss en grov oversikt over hva som produseres på deres enhet. Dersom dere er et fakultet er vi interessert i både fakultets- og instituttnivå. Gjennom en oversikt vil vi få et bedre grunnlag til å skrive retningslinjer og etter hvert rutinebeskrivelser. Nedenfor følger eksempler på hva slags materiale vi er ute etter/kjenner til: Nettsider: pressemeldinger, nyhetssaker, blogger, brukerveiledninger, strategidokumenter Studietilbud: Studiekatalogen, brosjyrer, flyers, plakater Promoteringsmateriale til arrangementer som Forskningsdager, Karrieredag, konserter, utstillinger Bøker, hefter, ymse publikasjoner Magasiner: Labyrint, Ottar, Podium Pensumlister (i ePhorte og FS) Interne rundskriv/høringer Master- og ph.d.-oppgaver finnes allerede i ArkivMunin og blir arkivert her.