Registreringspraksis og organisering i PasDoc Trude Fagerli, leder avdeling for aktivitetsdata og analyse.

Presentasjon om: "Registreringspraksis og organisering i PasDoc Trude Fagerli, leder avdeling for aktivitetsdata og analyse."— Utskrift av presentasjonen:

1 Registreringspraksis og organisering i PasDoc Trude Fagerli, leder avdeling for aktivitetsdata og analyse

2 Agenda Medisinsk ansvarlig enhet Rapporteringsformat Oversikt over lovpålagte rapporteringskrav Litt om finansieringsordning Hva må vi tenke på i PasDoc

3 Hva er medisinsk ansvarlig enhet Vi er pliktig å rapportere ”episode-data” til NPR. For RH tilsvarte dette ”Seksjonsopphold” For Ullevål tilsvarte dette opphold på org-enhet

4 Hvorfor innføre ett nytt begrep? Det har vært en nivå-forskjell i rapportering mellom RH og Ullevål I prinsippet har RH rapportert i forhold til medisinsk ansvar (seksjon), mens Ullevål har rapportert i forhold til stedet pasienten har blitt behandlet ved (post) Når begge enheter skulle ta i bruk samme system, kom det frem ulik forventning om hvordan data skulle håndteres.

5 Medisinsk ansvarlig enhet

6 Definisjoner Medisinsk ansvarlig enhet Den enhet som har det koordinerende ansvaret for pasientbehandlingen ved et avdelingsopphold, samt ansvar for epikrise og medisinsk koding for oppholdet. Avdelingsopphold Et avdelingsopphold er å anse som en sammenhengende periode ved en medisinsk ansvarlig enhet (avdeling/seksjon) som varer fra oppholdets start til oppholdets slutt. Subkontakt Når pasienten i løpet av avdelingsoppholdet befinner seg i en kort periode, mindre enn 24 timer, på et annet sted enn den opprinnelige seksjonen/sengeposten, f.eks operasjon, postoperativ eller poliklinikk.

7 Avdelingsopphold Et avdelingsopphold er en sammenhengende periode ved en medisinsk ansvarlig enhet. Hvert avdelingsopphold har et selvstendig og avsluttende behandlingsopplegg fra oppholdets start til oppholdets slutt. Avdelingsoppholdet skal være definert med en medisinsk ansvarlig enhet og et tilhørende prosedyre- og diagnosekodesett.

8 Sted/lokalisasjon Sted/lokalisasjon beskriver hvor pasienten til enhver tid befinner seg og er hentet fra organisasjonsstrukturen ved Oslo universitetssykehus. Betegnes ofte som post eller poliklinikk. Sted kan være uavhengig av medisinsk ansvarlig enhet All undersøkelse og behandling registreres under den kontakten der pasienten fysisk befinner seg.

9 Subkontakt Subkontakt benyttes når pasienten har et midlertidig fravær fra sengeposten, f.eks operasjon, postoperativ eller poliklinikk. Enheter som benyttes som subopphold, skal på forhånd være definert i det pasientadministrative systemet. Oppholdstid ved enheter som er definert som subkontakt er vanligvis under 24 timer.

10 Avdelingsoverflytting Avdelingoverflytting benyttes dersom pasientens sykdomsforløp tilsier at en annen medisinsk ansvarlig enhet skal overta den videre behandlingen

11 Hvorfor er det viktig hvordan vi rapporterer? Det er prinsippet to ”steds”-dimensjoner vi kan rapportere data fra Medisinsk ansvar (avdeling/seksjon) Stedet pasienten behandles (post/poliklinikk)

12 For de helt spesielt interesserte: I NPR-meldingen var det planlagt å legge inn mulighet både for rapportering av sted og medisinsk ansvar MEN, pga et krav om et en-til-en forhold mellom sted og ansvar, har få institusjoner klart å utnytte denne muilgheten.

13 Hvem bestemmer hva vi skal rapportere? Eier (Helsedepartementet) De regionale helseforetakene Helseforetakets styre og direktør Klinikkledere/avdelingsledere Noe av rapportering er lovpålagt, og noe er interne og eksterne ønsker

14 Oversikt over lovhjemler for innhenting og dokumentasjon av somatisk virksomhet (somatisk spesialisthelsetjeneste) Lov om spesialisthelsetjeneste §5.6 Regulerer hva vi skal rapportere og til hvem Helseregisterloven Forskrift om ventelisteregistrering Rundskriv IS-10/2009 Ventelisterapportering Journalforskriften

15 Helseregisterloven § 10. Særlig om plikt til å innrapportere data til statistikk Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak pålegge regionale helseforetak og helseforetak, fylkeskommuner og kommuner å innrapportere avidentifiserte eller anonyme data til statistikk, herunder gi nærmere regler om bruk av standarder, klassifikasjonssystemer og kodeverk.

16 …og det har norsk pasientregister gjort Spesifikasjonene på hva vi er pliktige å registrere er samlet i Beskrivelse av innhold i NPR- meldingen Denne spesifikasjonen ligger samlet på helsedirektoratets side: http://www.helsedirektoratet.no/norsk_pasientregister/registrering_rapportering/informasjo n_sykehus_leverandore/npr_melding_versjon_47_0_4_574394

17 Slik ser NPR-meldingen ut:

18 Prinsippet for NPR-meldingen Data legges inn i en hierarkisk struktur, og aktivitetsdata er knyttet til henvisninger Nye kontakter legger seg under henvisning helt til man har avsluttet henvisningen. Kontakter kommer ikke med uten at det er opprettet en henvisning. Det er ikke et krav om fast lengde på feltene, og xml-strukturen anses som robust som rapporteringsform

19 Hvordan kjenne igjen data fra registrering til rapportering? NPR-meldingen benyttes av både eksterne og interne for å gi en oversikt over aktivitet internt ved sykehuset. NPR- meldingen er grunnlag for flere av rapportene i LIS NPR-meldingen er grunnlag for SAMDATA, ventelistekuber, DRG-kube hos Helsedirektoratet

20 Hvorfor kjenner vi ikke alltid igjen tallene? Det er flere lag av organisasjonsstruktur, både sted og ansvar DRG-systemet ”lager” sykehusopphold, dette er ikke noe dere nødvendigvis ser når dere registrerer. Det er tatt i bruk fordelingsnøkler i (intern) visning av data, spesielt når det gjelder DRG-poeng. Noen variable vi rapporterer på registreres ikke direkte i PasDoc, men via koblingstabeller som ligger i systemet.

21 Kodeverk i NPR-meldingen I spesifikasjonen av NPR-meldingen vises det til kodeverk med et nummer. Dette nummeret er søkbart på den nasjonale kodeverkssiden www.volven.no Siden driftes av KITH

22 Noen svakheter ved NPR-meldingen Meldingene blir svært store, Ullevål sin fil alene for 2009 var på ca 1GB Meldingene kan være uoversiktlige i forhold til det tidligere rapporteringsformatet ascii (flatfil)

23 Hva brukes data i NPR-meldingen til? Data i NPR-meldingen brukes blant annet som grunnlag for aktivitetsbasert finansiering av somatiske sykehus – ISF-finansiering

24 Formål med innsatsstyrt finansiering (ISF) Formålet med innsatsstyrt finansiering er å stimulere til oppnåelse av de aktivitetsmål myndighetene setter på en effektiv måte. Dersom produksjonen av helsetjenester blir lavere enn forutsatte mål, får det økonomiske konsekvenser. De regionale helseforetak mister inntekter. På den annen side vil kostnadene ved økt aktivitet bare delvis kompenseres gjennom ordningen med innsatsstyrt finansiering (ISF-ordningen). Et viktig hensyn ved innføring av innsatsstyrt finansiering i 1997 var å stimulere til økt aktivitet for å redusere ventetider ved somatiske sykehus. Dette målet har endret seg. Siden 2003 har ambisjonsnivået vært å opprettholde aktivitetsveksten på omtrent samme nivå som året før. Helse- og omsorgsdepartementet utrykker sine krav til aktivitetsnivå gjennom sine årlige styringsdokumenter til de regionale helseforetak. ISF er et finansieringssystem rettet mot det regionale helseforetakene. Det er viktig å være oppmerksom på at ISF ikke er, og heller ikke er ment å være, et system for treffsikker finansiering av enkeltpasienter eller enkeltavdelinger. Innsatsstyrt finansiering skal sammen med øvrige finansieringsordninger understøtte de regionale helseforetakenes ”sørge-for”-ansvar.

25 I tillegg er vår virksomhet også finansiert via: Takstbasert oppgjørsordning (lab, fysioterapi, tannbehandling o.l.) Enhetsrefusjon for radiologisk behandling (Norako-koder) Rammefinansiering. Ca 60 % av kostnadene til den somatiske virksomheten dekkes av rammetilskudd.

26 Noen punkter å være oppmerksom på Registreringspraksis kan være ulik mellom ulike enheter, Det kan være svakheter ved systemet som gjør at vi ikke fyller de lovpålagte krav

27 Ansiennitetsdato (mottaksdato for henvisning) Det er ikke mulig å registrere den opprinnelige mottaksdatoen i PasDoc dersom vi får videresendt en henvisning fra en annen spesialisthelsetjenesteinstitusjon. Dette vil bli rettet på sikt.

28 Inn fra sted Når pasienten kommer til behandling skal det registreres hvor pasienten kommer fra. I PasDoc avledes dette med en mappingtabell fra Innlagt- fra kodeveket. Når det gjelder poliklinikk, settes dette default ”fra bosted” http://www.volven.no/produkt.asp?id=123908&cat ID=3&subID=8

29 Debitorkoder Dette registreres ikke direkte i PasDoc, men det kan være greit å være kjent med at finansieringen avhenger av hvordan pasienten registreres. Feltet avledes blant annet fra kommune-nummer og landskode. I følge Csam er det behov for en gjennomgang av disse kodene.

30 Registrering av kommune og bydeler Her er det svært viktig å være oppmerksom på korrekt registrering. Utlandske pasienter (ikke medlem av den norske folketrygden) som har bostedsadresse i Oslo, skal ikke registreres med kommune 9999 og en bydel i Oslo For å søke opp riktig bydel i PasDoc, må adressen skrives helt riktig.

31 Pasientens samtykke til sending av epikriser I dag er det ikke mulig å registrere dette i PasDoc, på sikt bør vi vurdere om dette skal registreres i PasDoc, eller om det er tilstrekkelig at det ligger i Doculive, og at feltet hentes der til offisiell rapportering.

32 Oppholdstype I PasDoc må man for inneliggende pasienter registrere hvilken enhet pasienten ligger på, om denne er knyttet til en heldøgnpost som driftes 7 dager pr uke, merkes den f.eks H7 (vet ikke hvordan ledsager registreres i forhold til dette?) I andre systemer er det vanlig å velge oppholdstype i eget felt, som ikke er knyttet til post.

33 Kontakttype Kodeverdier som er spesifisert i NPR-meldingen, disse er det pt ikke helt samsvar med fra PasDoc, Csam melder at det kan være hensiktsmessig å rydde i dette 1 Utredning 2 Behandling 3 Kontroll 5 Indirekte pasientkontakt. Arbeid eller aktivitet knyttet til helsehjelpen som gis til en pasient uten at pasienten deltar. 12 Pasientadministrert behandling 13 Opplæring av pasienter og/eller pårørende. Inkludert lærings- og mestringsaktiviteter.

34 Indirekte pasientkontakt Her har det vist seg at det er ulik registreringspraksis i PasDoc i forhold til Infomedix. Dette gjelder f.eks telefonkonsultasjoner, medisinske uttalelser, second opinion

35 Henvisningsformalitet NB! Dette gjelder psykisk helsevern Kodeverket er ikke oppdatert i PasDoc, men vil bli det. Pt kan man ikke rapportere korrekt for bruk av tvang innen psykisk helsevern

36 Det er sikkert flere felter….. Gi oss (avdeling for aktivitetsdata og analyse) gjerne tilbakemelding dersom det dukker opp spørsmål i forbindelse med undervisningen på RH.

37 Hva brukes de data vi registrer til?