ehandel Sogn Regionråd, 12. april

Verktøy for konkurranse-gjennomføring Kva er ehandel? Doffin efaktura Verktøy for konkurranse-gjennomføring www.sfj.no

Verktøy for konkurranse-gjennomføring Kva er ehandel? Doffin efaktura Verktøy for konkurranse-gjennomføring ehandel www.sfj.no

Korleis skjer ehandel? www.sfj.no Sende ordre i Visma Attestere, kontere Tilvise Ordre verdt sendt til leverandør Registrere i visma motteken vare Fakturamottak og automatisk avvikssjekk Faktura vert betalt www.sfj.no

Føremålet med ehandel Regjeringa: «meir effektiv offentleg sektor» www.difi.no Sogn og Fjordane: «å betre styringa med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett. Innføringa skal bidra til betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør» www.sfj.no

Resultatmål/delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp basert på «beste praksis» (jamfør føresetnadar i ehandel-/Visma-løysninga) Innføre og ta i bruk ehandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Ha fokus på leverandørar vi har rammeavtaler med som allereie er aktivert på ehandelsplattformen av stor verdi vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk ehandelsplattformen på alle innkjøp Drift av ehandel skal verte overlevert til ein driftsorganisasjon innan eitt år. www.sfj.no

Effektmål Færre og definerte bestillarar Lågare transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Reduserte innkjøpskostnadar Få levert rett vare til rett kvalitet Betre budsjettkontroll Betre statestikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) www.sfj.no

Når? Første styringsgruppemøte 22. april - godkjenne prosjektplan www.sfj.no

Kor mykje? www.sfj.no

Utgifter for ein kommune 2013 2014 2015 Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen 60 000 Visma Enterprise eHandel ? Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen kr 20 000, start 1. sept 5 000 20 000 Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen 2 400 9 600 Årleg lisens Visma Drifting av Visma Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet SUM utgifter www.sfj.no

Felles budsjett 2013 2014 2015 Inntekter Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar 650 000 Overføring frå Innkjøpstenesta SFj 100 000 85 000 Sum inntekter 750 000 735 000 Utgifter Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar 50 000 Møtekostnadar skipingsmøte 15 000 Diverse 35 000 Sum utgifter Resultat www.sfj.no

Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar Inntekter Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar Søknadsfrist 1. juni http://www.fylkesmannen.no/Sogn-og-Fjordane/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/ Samarbeidsprosjekter Ikkje til drift – det vil si lisensar og konsulenttimar www.sfj.no

Kven? www.sfj.no

Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styringsgruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe www.sfj.no

Kva nå? Velje ein representant til styregruppa prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar Velje ein representant til prosjektgruppa sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring Forankring i eigen kommune prosjektleiar, arbeidsgruppe tillegg til prosjektplan www.sfj.no

www.sfj.no

Målet med innføring av eHandel www.sfj.no

…. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør www.sfj.no

Toppen!? Sjå litt glade ut da! www.sfj.no

Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde! www.sfj.no

Delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt leverandørar vi har rammeavtaler med leverandørar som allereie er aktivert på eHandel leverandørar av stor verdi leverandører vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp www.sfj.no

Enklare Betre Sikrare Effektmål / gevinstar Færre og definerte bestillarar Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med Betre budsjettkontroll Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) Enklare Betre Sikrare www.sfj.no

Prosjektplan: Leverandøraktivering Identifisere aktuelle leverandører ut fra volum, antall fakturaer og antall brukere Hvilke leverandører skal aktiviseres og i hvilken rekkefølge Sjekke erfaring fra andre kommuner ang egnede områder ERFARING Vurder alle rammeavtaler som skal reforhandles fortløpende og nye avtaler som skal inngås. Se på mulighetene. For å nå målet må en i tillegg til å øke lojaliteten på eksisterende avtaler vurdere nye avtaler på e-handel Ut fra historikk, vær ærlig. ( fane5) den forteller mye Ikke alle avtaler egner seg for e-handel (børsvarer)Benytt ekstern nettbutikk. Ved nye avtaleinngåelser Tenk nytt!! Ja det KAN kreve omorganisering og nytt tenkesett, men. Gjør det! Det kan gi stor organisatorisk besparelse. Eks arbeidstøy omsorg 9 prod ink 2 par sko, 11 til kokk ink sko og 19 på alt utstyr omsorg ink skittentøysekk.!!! En bestiller!! Eks vaktmestrer klær leker og formingsmateriell

Prosjektplan-leverandøraktivering; egnede leverandøravtaler Størst organisatorisk effekt og besparelse med: Avtaler som dekker hele eller store deler av organisasjonen, med mange småbeløp og stort antall fakturaer Avtaler med forhandla produkt(80/20 regelen) Størst økonomisk effekt med: Avtaler med stort verdi Avtaler som dekker hele organisasjonen/store deler av organisasjonen Virker oppdragende. Erfaringstall viser at skole/barnehage at de er lojale mot andre avtaler også Stor besparelse «automatisk faktura og « renning i butikk»

Prosjektplan: Leverandøraktivering valgte områder Arbeidsklær og institusjonstøy omsorg Leker og formingsmateriell. Skule og barnehagar It-utstyr m/tenester Medisinsk forbruksutstyr + inkontinens Renholdsartikler, plast, papir Disse ble valgt ut fra at det skulle lages nye rammeavtaler på disse områdene .(Arbeidsklær og institusjonstøy. Før halvdagstilling, masse tidsforbruk på liker ikke liker varme og kalde farger og kaos i vaskeriert. ) Å ka forutsetning har de for å ver innkjøparar? Besøk av selgarar?? De e proffe NEI. Sikre leveransar?? Vi har nå en bestiller, rasjonalisert i vaskeri, alt i samme vaskemaskin, redusert stryking m.m og spart tid blant ansatte på prøving. Klesgodgjørsle Leker og formingsmateriell (tenk på all den tiden til å renne rundt!!??) Ekstern nettbutikk

Prosjektplan: Teknologi og løsning Punch-out/ekstern nettbutikk. Igangsatt på IT kommer på matvarer Fritekstkjøp. Mulig men ikke igangsatt Leverandørkataloger: Synonymer og bilder. Konstant Visma søkemotor. Visningsflate og sortering. Her har vi sett på noen områder og en del gjenstår til høsten Begrense katalogtilgang. Må ses på da det er utfordring med avtaler som kun gjelder noen(også ved overlappende avtaler. Skole kjøpte batteri hos Asko.storhusholdn leverandør, lastebil-fikk ikke leevransen)  Fritekstkjøp ifm investeringer og og andre ikke-katalog-kjøp . Finne gode områder  Lag oversikt over løsningens beste forbedringspotensiale Forbedre leverandørkataloger: Synonymer, bilder, mv. Sjekke samhandlingsavtaler

Prosjekt kodeknekk-foreløpig resultat- avtalelojalitet Time 2011 Time 30.06.12 Klepp 2011 Klepp 30.06.12 Gjesdal 2011 Kontor og inst .møbler 0,6 6% 1% 0,5 0,1 Bøker og media 47,9 190% 93% 274% 61,9 162 Kontor rekvisita 39,9% 61% 76% 80% 91,5 106,5 Storhusholdn. (snitt) 0,7 19,3% 23,6% 11,1 7,1 Medisinsk forbruksutstyr/ renholdsprod. 1,8 26% 17% 42% 75,3 It-utstyr /tenester NY ekstern nettbut. 4% 31,7(starta i juni) Leker og formingsmateriell 83% 11% 24% Arb. klær og inst. tøy 10% Snitt 13,5 39% 31% 30% 24,4 40,66 Men resultatet, allerede!!!n Se på den utviklingen!!!!!!! Dette e jo bare gøy!!!!! Å te dokke tallfolk ikkje bry dokke, det e mulig med 274%  (forskyvning i tall-se på kvartal, halvår og HELE ÅRET)

Prosjekt kodeknekk-foreløpig resultat Kjøp via e-handel    Time  Klepp  Gjesdal  Kjøp via e-handel 2011 0,8% 3,8% 3,3 % 2012 Akkumulert per 30.06 3% 8,4% 6,3 % 2012 Juni måned 8% 18,9% 20,2 % YES!!!!!!!!!!!! Og tenk koss den ordinære rammeavtalelojaliteten og må auka Me e på vei!!!! Å me ska i 30% elle 40% e-handelsandel , å 100% avtalelojalitet  Å Time kommune ska donka de andre kommunane!!!!!

Prosjekt kodeknekk-fordeler ved samarbeid Ulik bakgrunn og kompetanse, erfaringsutveksling Formalisert og forpliktende Erfaringsdeling på mange plan Eg vil gjerna te slutt sei noge om dette prosjektet og fordelene med samarbeid. Sjøl kunne/kan eg ingenting i Visma.Styrke med varierende kompetanse i gruppa: Kunnskap om intern organisasjon, Visma, økonomi, organisering av innkjøp 1.Fordelen med et formalisert og forpliktende samrbeid. Har stort utbytte av kompetansedeling og fordeling av ansvar/oppgaver.( Time kommune motto: me ska gjera kvarandre gode har ialfall eg hatt utbytte av-om dei andre har fått en promille av det eg har fått så e det bra!! (Målene forsvinner lett i en travel kverdag.) Og me har aldri nok tid til fokus. Prosjektet forplikte 3. Møtene sklir litt ut som de ikkje ska, men me er enige om å bruka litt tid. Eks Klepp når me snakke SKAL bruka verktøyet(har brukt mange gonge) Deler strategiplanar Sist delte planar for anbud som kommer 2013-felles rammeavtalar d) Planar om felles innkjøpsvilkår og konkurransemalar KONKURRANSEINNSTINKT!!!!! Me har revidert prosjektplan og rydda litt då dette er et levande produkt. Vil fortsetta til me e i 100% avtalelojalitet og 40% e-handel i kommunen? Det blir kjekt å se Presenter Torhild Jorunn Bjørn Ove Bente og Bodil

…forslag til eit konkret mål Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget 15% av berekningsgrunnlaget = 3,75% av Sum Driftskostnadar 25% av berekningsgrunnlaget = 6,25% av Sum Driftskostnadar Tall frå Stavangerkommuner 2011: 3% Prosjekt: Juni 2012 opp mot 20% Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 www.sfj.no

Prosjektplan - framdriftsplan Planlegging: organisering, gevinstplan, buyer-set-up, leverandøranalyse, innkjøpsanalyse, byrjing på kulturendring Uke 12 er første «innlevering» www.sfj.no

Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFj fk Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar SFj fk Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe www.sfj.no

Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert www.sfj.no

Styregruppa www.sfj.no

Styregruppa har ansvar for at… prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar www.sfj.no

Prosjektleiar skal kommunisere med alle partar rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk anvende leiingsprodukta som skildra av Difi leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) organisere felles opplæring www.sfj.no

Prosjektgruppe skal sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring www.sfj.no

Prosjektleiar i ein kommune skal gjere nødvendig analysearbeid endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar relevante arbeidsoppgåver www.sfj.no

Diskusjon www.sfj.no

www.sfj.no

Kva skal min kommune gjere i næraste framtid? www.sfj.no

Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar www.sfj.no

Leverandøraktivering SFFI-rammeavtalar Felles avgjersle Ansvar: SFFI-administrator Leverandørar aktivert på eHandels-plattformen Ansvar: Lokal administrator Kommunen avgjer Andre rammeavtalar/ leverandørar Ta opp skjemaet mitt her www.sfj.no

Leverandøraktivering Leverandør-analyse Samhandlings-avtale med leverandørar Trigger-dokument til CapGemini CapGemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert www.sfj.no

Innkjøpsanalyse SFFI - rammeavtalar Avtalekommunar og ordresum for 2012 Leverandørar allereie på eHandelsplattformen Sjå på skjemaet www.sfj.no

IBX Best praksis modell – Tre faser Leverandør evaluering Analysere leverandør reskontro Velg leverandører Bestem avropsmetode Forbered leverandøraktivering Spesifiser krav (SHA) Signer leverandøravtaler Informer leverandøren om ehandels initiativet Leverandør aktivering Aktiver leverandøren med valgt avropsmetode Sett opp ordre og/eller e-faktura metode Valider kvalitet          Tilgjengelige avropsmetoder: Katalog Fritekst (forhåndsdefinert) Brukerdefinert ordre (ikkje forhåndsdefinert) (denne sjekkes ut av Helle) External Webshop

Buyer-setup Treng Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) Namn på administrator Namn på teknisk kontaktperson IP-adresser Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen Sjå på skjemaet www.sfj.no

…andre ting Må være i Elma-registeret Innkjøpsroller i Visma osv www.sfj.no

Prosjekt kodeknekk-hindringer??? Klart det er hindringer!!det e fullt av hindringer og utfordringer i alt!! Ledelse Egen kompetanse Avtaler Organisasjon I teknonogi og løsninger Og ikkje minst resurrser TID. Men, dette bildet en tass eg kjenne som ikkje e ødelagt av allslags MEN; VISS og SKEPSIS.. Han går på med krum hals, liv og lyst og e kjempefornøyde for han he klart å spisa sjøl. Han he nådd målet og bryr seg ikkje om koss han kom dit. Instinktivt så ligge dette i han. Han må læra for å OVERLEVA. Sånn e det litt med e-handel i kommunane. Dette må me få te!! Gi gass, prøv og feil. Skaff mandat og gode samarbeidskommunar og sett i gang. Dersom det offentliga ikkje ORGANISERE sine innkjøp bedre så blir det svelt ihel i kommunekassen.

….da kan vi byrje!!! www.sfj.no

EHandel sprer om seg! www.sfj.no

Direktoratet for forvaltning og IKT Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige for de.] Presentasjon av status for anskaffelser i virksomheten. [Evt. referere til funn fra arbeid med anskaffelsesstrategi. Elementer som eks. lav avtalelojalitet, brudd på regelverk og dårlig økonomistyring bør med.] Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? [Hva vil man oppnå? Bedre, enklere og sikrere anskaffelser.] Hvordan innføre e-handel i virksomheten? [Metode bør referere til bruk av Prosjektveiviseren i samarbeid med Difi] Hva kan Difi bidra med? [Muligheter for konkret støtte fra Difi. Rådgivning og finansiell støtte] Direktoratet for forvaltning og IKT Dato

Direktoratet for forvaltning og IKT Status anskaffelser [Legg inn tekst som omhandler status for anskaffelser i virksomheten i dag. Hvis det er gjennomført en anskaffelsesstrategi så bruk gjerne funn fra denne. Det kan eksempelvis dreie seg om følgende områder: - Lav lojalitet til inngåtte rammeavtaler. - Brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. - Flere områder hvor det pr. i dag ikke er inngått rammeavtaler. - Dårlig økonomistyring - Få ressurser på anskaffelser gjør at det blir lite tid til å følge opp avtaleleverandørene.] Direktoratet for forvaltning og IKT Dato

Hva er elektronisk handel? Konkurranse-gjennomføring Ordre-håndtering Faktura-håndtering Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester: Verktøy for gjennomføring av konkurranser: Innkjøpssystem Fakturahåndteringssystem Ehandelsplattformen - meldingsformidling og tjenester + eventuelle integrasjoner mot andre system.

Hvorfor bruke elektroniske verktøy? Bruk av elektroniske verktøy er en forutsetning for god styring og kontroll på virksomhetens anskaffelser.

En stor andel av budsjettet… Anskaffelser = Alle kostnader - Lønn og godtgjørelser Anskaffelser av varer, tjenester, utstyr, eiendom, bygg og anlegg, utgjør typisk 30 – 60 % av budsjettet til en offentlig virksomhet Noen av disse kostnadene kan være vanskelig å påvirke, men må likevel håndteres bevisst

Fakturaprosess og bestillingskontroll Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Ordreprosess: Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Fakturaprosess: Økonomisystem Direktoratet for forvaltning og IKT

Gevinster ved e-handel Bedre innkjøp Øke lojalitet til inngåtte avtaler. Øke forhandlingsstyrke Mer effektive innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Sikre innkjøp Unngå ulovlige direkteanskaffelser. Redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura). Sporbarhet.

Gevinster for økonomiavdeling Færre leverandører i leverandørreskontroen. Automatisk kontroll av faktura mot innkjøpsordre. Reell anvisning av ordre før virksomheten har påtatt seg en forpliktelse. Tilgang til disposisjonsregnskap. Automatisk kontering som fører til langt færre feilkonteringer. Vesentlig redusert behandlingstid av fakturaer. - Korrekte fakturaer blir direkte overført til økonomisystemet for utbetaling. Direktoratet for forvaltning og IKT

Ordinær kommunikasjon Telefon / e-post / oppmøte Virksomheten Leverandører Desentralisert innkjøp og kontroll

E-handelsbasert kommunikasjon Ehandel.no (EHP) Virksomheten Leverandører Desentralisert innkjøp og sentral kontroll

Ehandelsplattformen ehandel.no

Hva kan Difi bidra med og hvordan lykkes? Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT Tiltak fra Difi Nytt veiledningsmateriell tilgjengelig på www.prosjektveiviseren.no . Nytt team i Difi som bistår med veiledning Økonomisk støtte til nye offentlige virksomheter på Ehandelsplattformen Tilskudd til revitalisering Ny funksjonalitet og lavere kostnader på ny e-handelsplattform Økonomisk støtte til nye leverandører på Ehandelsplattformen Direktoratet for forvaltning og IKT

Difi som strategisk samarbeidspartner Difi er nøytral i forhold til kunnskap. Vårt mål er å gjøre virksomheten kompetent og selvstendig gjennom samarbeid. Støtte til enkelte virksomheter og innkjøpssamarbeid. Metode, verktøy og erfaringsdeling. Reduserte oppstartskostnader. Leverandøraktivering. Godt grunnlag for å lykkes Direktoratet for forvaltning og IKT