Statistikk i ALEPH - nye muligheter og nye statistikker Presentasjon av Øystein Reiersen 26. september 2006 på ALEPH brukermøte 06 Denne sesjonen har vi tenkt i 3 deler; først litt informasjon om den nye statistikk-tillegget til ALEPH: ARC – ALEPH Reporting Center. Versjon 2 av ARC kommer på nyåret 2006, og vi må ta stilling til om denne skal hentes til Norge. Deretter blir det en gjennomgang av de Bibits-rapportene som er nye i versjon 16. Helt nytt er muligheten for å vise grafer i Bibits-rapport-miljøet. I tredje bolk ønsker vi bidrag fra dere: Input i forhold til om vi skal satse på å ta ARC til Norge, og Input på hvilke nye Bibits-rapporter dere ønsker dere.

ARC – ALEPH Reporting Center Stort utvalg av predefinerte rapporter Mulig å endre rapporter og å lage nye rapporter Ikke nødvendig å kunne SQL eller kjenne strukturen i ALEPH databasen Datavarehusarkitektur gjør at rapporter kan kjøres uten at det går utover svartider i ALEPH ARC bygger på 3. partsprogramvaren Cognos ReportNet ARC er som Bibits-rapportene et Web-basert verktøy. ARC har et stort utvalg av predefinerte rapporter, 98 i versjon 2.0. Brukerne kan selv endre disse rapporter og evt. lage nye egne rapporter med utgangspunkt i dem. Det skal ikke nødvendig å kunne SQL eller kjenne databasestrukturen i ALEPH databasen for å ha full nytte av ARC. Datavarehusarkitektur gjør at rapporter kan kjøres uten at det går utover svartider i ALEPH. ARC bygger på 3. partsprogramvaren Cognos ReportNet.

ARC er web-basert ARC er et web-basert verktøy og rapportene er ordnet i mapper for hvert emne. Nye mapper kan opprettes ved behov.

Avgrensninger oppgis ved kjøring Når man har valgt en rapport vil man som regel bli bedt om å oppgi eventuelle avgrensninger for rapporten på samme måte som for Bibits-rapportene. Datoer og filialer er veldig typiske avgrensninger.

Svaret kan presenteres grafisk En ARC-rapport kan bestå av både forskjellige typer diagrammer, tabeller og lister. En rapport kan bestå av mange slike objekter. Rapportene kan grupperes og sorteres on-the-fly. ARC kan også eksportere data i rent Microsoft Excel-format, samt mange andre filformater. Eksportene fra ARC kan inkludere diagrammer og grafikk.

Hvordan virker ARC? ARC datavarehus ALEPH database Rapporter kjøres mot ARC-datavarehus Data blir eksportert fra ALEPH med en ETL-prosess (Extract, Transform & Load) ALEPH-tabeller ARC-tabeller ARC kjører ikke rapporter direkte på den originale databsen, men data blir eksportert til en separat database ved hjelp av en såkalt ETL-prosess. (Extract, Transform & Load eller Eksporter, Konverter og Importer). På den ene sida har vi ALEPH konfigurasjonstabeller, mens vi har tilsvarende ARC-konfigurasjonstabeller på den andre sida. Og på den ene sida har vi datane slik de fortløpende lagres og brukes i ALEPH’s Oracle-database. På den andre sida har vi en egen ARC Oracle-database som blir ajourholdt av ETL-jobben. ETL-jobben settes opp til å kjøre periodisk, vanligvis når biblioteket er stengt. De aller siste transaksjonene mot ALEPH-databasen vil derfor ikke være med.   ARC’s webbaserte brukergrensesnitt kjører mot ARC’s egen Oracle-database. ALEPH database ARC datavarehus

Noen flere fakta om ARC Over 100 installasjoner av ARC på verdensbasis Versjon 2.0 av ARC slippes på nyåret Versjon 2.0 kommer med 98 predefinerte rapporter: Søking Utlån og konto Innkjøp og tidsskrifter Lånere Samlingsutvikling Katalogisering Nytt verktøy for å utveksle rapporter mellom kunder Etter at ARC nå har vært på markedet i et par år er det over 100 installasjoner av ARC på verdensbasis. Totalt finnes det mellom 700 og 800 ALEPH bibliotek. Versjon 2.0 av ARC slippes på nyåret, og da vil nok de fleste barnesykdommene være løst. Versjon 2.0 kommer med 98 predefinerte rapporter innefor gruppene Søking, Utlån og konto, Innkjøp og tidsskrifter, Lånere, Samlingsutvikling og Katalogisering. Det kommer også et nytt verktøy som skal gjøre det enkelt å å utveksle rapporter mellom kunder.

Hva koster og krever ARC? ARC er en særskilt priset modul Prisene i Norge er p.t. ikke klare ARC er beregnet på å kjøre på en egen Linux-server ARC krever utgifter til installasjon og opplæring? ARC standardrapporter er i utgangspunktet ikke tilpasset NORMARC, ARC må tilrettelegges for norske forhold ARC’s brukergrensesnitt må oversettes til norsk? ARC er en særskilt priset modul. Prisene i Norge er p.t. ikke klare. ARC er beregnet på å kjøre på en egen Linux-server, men kan i enkelte tilfeller kjøre på samme maskin som en ALEPH-database. ARC krever en ikke ubetydlig innsats på installasjon og konfigurering. Antagelig bør det også lages et strukturert opplæringsløp, men dette vet vi pr i dag ikke omfanget av. ARC standardrapporter er i utgangspunktet ikke tilpasset NORMARC, ARC må tilrettelegges for norske forhold. Hvis ARC selges til norske kunder må det avklares om ARC’s brukergrensesnitt må oversettes til norsk.

Nye BIBITS-rapporter i versjon 16 ABM-U-statistikken er flyttet til Web ABM-statistikk over utlån (bibits-40) ABM-statistikk over tilvekst (bibits-41) ABM-statistikk over avgang (bibits-42) ABM-statistikk over bestand (bibits-43) ABM-statistikk over innlån (bibits-44) Statistikk over nye lånere (bibits-23) Rapport over materiale som har vært purret et bestemt antall ganger (bibits-50) Rapport over poster med ukjent intellektuelt nivå eller ukjent skjønnlitteraturkode (bibits-51) Rapport over utlån i WebUtlån (bibits-60) Rapporter over bruk av eTjenester Rapport over fornyelser med eTjenester (bibits-61) Rapport over reserveringer med eTjenester av materialet på hylla (bibits-62) Rapport over reserveringer av utlånt materiale med eTjenester (bibits-63) ABM-U-statistikken er flyttet til Web. Dette er de samme rapportene som ble kjørt av BIBITS som årsstatistikker i tidligere versjoner. Utlånsstatistikken kjørte også ukentlig eller månedlig i en del bibliotek. Rapportene er forenklet og speedet kraftig opp pga nye muligheter til gruppering på bibliografiske opplysninger i versjon 16. Når ligger altså rapportene på web og kan kjøres når som helst av dere selv. Innlånsrapporten er ny, og tar utgangspunkt i bestillinger sendt, mottatt og returnert i fjernlånsmodulen. Fjernlån til andre bibliotek kan enkelt tas ut via Utlånsrapporten med avgrensning til lånerkategorier for bibliotek. Er det noen som trenger innlånsstatistikk, men ikke bruker fjernlånsmodulen? I så fall vil utlånsstatistikken med avgrensing til eksemplarstatuser for fjernlån gi en god pekepinn om innlånet, da den vil vise videreutlånet av innlånt materiale. Elers er det på oppfordring laget statistikk over nye lånere, rapport over materiale som har vært purret et bestemt antall ganger og rapport over poster med ukjent intellektuelt nivå eller ukjent skjønnlitteraturkode. Vi har også laget en rapport over utlån i WebUtlån og flere rapporter over bruk av eTjenester.

BIBITS-rapporter med grafer Jeg har de siste ukene eksperimentert med shareware-verktøy for å vise stolpediagrammer, linjediagrammer, kurvediagrammer og sektordiagrammer i BIBITS-rapporter Verktøyene jeg har funnet gir mindre ”fancy” diagrammer enn kommersielle verktøy, men de er kanskje gode nok? Foreløpig er følgende graf-rapporter laget: Utlån fordelt på år (graf) (bibits-70) Utlån fordelt på barn og voksne (graf) (bibits-71) Bestand fordelt på barn og voksne (graf) (bibits-72) Jeg har de siste ukene eksperimentert med shareware-verktøy for å vise stolpediagrammer, linjediagrammer, kurvediagrammer og sektordiagrammer i BIBITS-rapporter. Verktøyene jeg har funnet gir mindre ”fancy” diagrammer enn kommersielle verktøy, men de er kanskje gode nok? Foreløpig har jeg laget en grafrapport over utlån fordelt på år. Denne rapporten har et stort antall avgrensningsmuligheter og kan for eksempel gi et visuelt inntrykk av hvordan utlånet av VHS til barn har utviklet seg over tid eller hvordan utlånet av faglitterur for voksne utvikler seg. Jeg har også laget et par rapporter som viser sektordiagrammer over utlån og bestand fordelt på barn og voksne og fag- og skjønnlitteratur.

BIBITS-rapporter – fordeler Enkelt rammeverk som gjør utviklingstiden for nye rapporter kort Enkelt brukergrensesnitt med enkelt funksjonalitet - omfattende opplæring og øvelse er ikke nødvendig I versjon 16 er de viktigste MARC-feltene tilgjengelig i Oracle-tabeller: 008, 019$b, 020$a, 022$a, 082$a, 090$c, 1XX$a, 245$a og 260$c Plass til et par andre, ikke-repeterbare felt Rapportene utvikles med utgangspunkt i NORMARC-formatet og norsk bruk av ALEPH Rapportene har stort sett akseptable responstider alle kjører på mindre enn 5 minutter, selv i Stavanger Rapportene kjører i ALEPH’s egen database – alle data er alltid helt ajour Rapportene kjører på samme server som ALEPH – ingen ekstra hardware-kostnader Rapportene bruker ikke lisensiert programvare – ingen ekstra programvare-kostnader I ARC skal det være mulig for den enkelte bruker/bibliotekar å utvikle egne rapporter selv. BIBITS-rapportene må utvikles av BIBITS, men har et enkelt rammeverk som gjør utviklingstiden for nye rapporter kort. Det meste er mulig, selv om kjørehastigheten kan være en utfordring i noen sammenhenger. I versjon 16 er de viktigste MARC-feltene tilgjengelig i Oracle-tabeller og kan brukes i BIBITS-rapporter. Dette er omtrent de samme mulighetene på dette området som i ARC. BIBITS-rapportene utvikles med utgangspunkt i NORMARC-formatet og norsk bruk av ALEPH og blir gjort tilgjengelige for alle. Alle BIBITS-rapportene har stort sett akseptable responstider - alle kjører på mindre enn 5 minutter, selv i Stavanger. Rapportene kjører på samme server som ALEPH, det tilkommer ingen ekstra maskinvarekostnader. Rapportene bruker ikke lisensiert programvare, og det tilkommer ingen ekstra programvare-kostnader.

BIBITS-rapporter – hva mangler? Eksempler på utviklingspotensiale for BIBITS-rapportene: Søking Antall web-sesjoner, antall websøk, antall søk med 0 treff på web, antall fullpostvisninger på web Innkjøp/tidsskrifter Forbruk pr leverandør, purringer pr leverandør, eksemplarer som ikke er levert pr leverandør, antall tidsskriftabonnementer pr leverandør, gjennomsnittspris for innkjøpte bøker, lydbøker, DVD’er, CD-plater pr år Konto Utestående gebyrer pr gebyrtype, lånere som skylder mest Katalogisering Antall katalogiserte titler pr måned eller år, antall katalogiseringer pr ALEPH-bruker Tilvekstliste pr adm-bibliotek i konsortier Tilvekst og bestand basert på valgfritt CCL-søk Lånere Lånere pr postnummer Utlån 100 mest utlånte dok., fordelt på postnummer/kommune, låners alder, lånerstatus og/eller kjønn Utlån fordelt på dewey, postnummer/kommune, låners alder, lånerstatus og/eller kjønn Utlånsstatistikk basert på valgfritt CCL-søk BIBITS-rapportene kan i prinsippet utvikles til å vise mange av de samme rapportene som ARC. Unntaket er nok særlig knyttet til rapporter som vil ta for lang tid å kjøre på grunn av en mindre effektiv datastruktur i ALEPH enn ARC for statistikk-kjøringer. På foilen her har jeg forsøkt å ramse opp noen lett identifiserbare forslag til nye rapporter. Rent generelt mangler vi helt rapporter som går på søking og innkjøp, og det er nok det største savnet. Ellers hadde vi tidligere et prosjekt i Stavanger som het ”Fritt valg”. I ”Fritt valg var det et poeng å avgrense utlånsrapporter på Egen kommune/Andre kommuner og på aldersgrupper. Slik kunne man for eksempel se hvilke 100 titler som var mest utlånt til 10-12 åringer i Stavanger og 10-12-åringer i nabokommunene. Man kunne også se summen av utlån innen ulike deweygrupper til de ulike aldersgruppene innenfor og utenfor kommunegrensa. Problemet med ”Fritt valg” er at postnummer og poststed ikke samsvarer med kommunegrenser. For å lage slike rapporter avgrensbar til egen kommune/andre kommuner trenger vi egentlig at kommunen registreres i et eget felt i lånerregisteret. Alternativt kan rapporten lages avgrensbar til postnummer eller poststed, men dette vil være uoversiktlig for de større bibliotekene.

Spørsmål til workshop Skal vi satse på ARC eller BIBITS-rapporter? Hvor viktig er grafikk for BIBITS-rapporter? Er det aktuelt å betale for verktøy som kan generere penere grafikk? Hvilke NYE rapporter trenger vi? Utlån Bestand Konto Innkjøp/tidsskrift Fjernlån Lånere Katalogisering Spørsmålene mine til dere er da: Skal vi satse på ARC eller BIBITS-rapporter? Hvor viktig er grafikk for BIBITS-rapporter? Er det aktuelt å betale for verktøy som kan generere penere grafikk? Hvilke NYE rapporter trenger vi?