Notes for IT-ansvarlige og andre i hjelpefunksjoner Steinar Skogheim Sverre Didriksen

Steinar Skogheim, USIT Målet med dette kurset Målet er å gi en oversikt over hvordan Notes fungerer og brukes ved UiO, og komme med tips til løsning av de mest vanlige problemer. Notessidene ved UiO:

Steinar Skogheim, USIT Hva er IBM Lotus Notes ? E-post Kalender To Do Pluss veldig mye mer…

Steinar Skogheim, USIT Noen begreper Lotus er navnet på firmaet som lagde Notes. Kjøpt opp av IBM Domino-server. I 1997 begynte de å kalle serverne sine for Domino-servere. IBM Lotus Notes er en gruppevare, d.v.s. at det er et program som gjør det lettere for folk å jobbe sammen. ( Mail, kalendere m.m. ) iNotes gjør det mulig å bruke Notes fra en nettleser. user.id Template Traveler

Steinar Skogheim, USIT Hva er en template? Selve Notesklienten kan ikke gjøre noe alene, den trenger en template som inneholder programkoden. Det er viktig at du bruker samme hovedversjon av templaten som av klienten. Versjon er er siste versjon vi har lagt ut av klienten. Siste versjon av templaten er Det er mulig å skifte template selv. (Se UiOs Notessider)

Steinar Skogheim, USIT

Synk mot Cerebrum Oppretting av konto synkroniseres Passord synkroniseres Stedkode / OU synkroniseres Navnendring synkroniseres Sletting synkroniseres ikke Grupper synkroniseres ikke

Steinar Skogheim, USIT Notesklienter Det finnes to versjoner av Notesklienten: Standard Basic Vi bruker Basicklienten ved UiO Versjonen som brukes nå er Alle serverne (unntatt Statoil) er nå oppgradert til iNotes bruker templaten som nå er versjon 8.5.2

Steinar Skogheim, USIT

iNotes / Notes Notes og iNotes leser post og kalenderdata fra den samme filen, som heter brukernavn.nsf Denne filen ligger på en Domino-server som heter Maxbo. (Også på Cubus) Vi kan altså bruke Notesklienten og iNotes om hverandre.

Steinar Skogheim, USIT iNotes iNotes kjører vi fra en nettleser maxbo.uio.no cubus.uio.no

Steinar Skogheim, USIT Hvordan bli Notesbruker Ta kontakt med lokal IT IT-ansvarlige kan sette spread ved hjelp av bofh: Start bofh Sett spread på bruker med kommandoen: spread add account Notes_user hvor erstattes med den aktuelle brukerens brukernavn. F.eks. "spread add account ola Notes_user" Brukeren må skifte passord

Steinar Skogheim, USIT Retningslinjer for Noteskontoer Kun tillatt med en konto pr person Vi sletter doble kontoer Sjekk alltid om bruker har flere kontoer BOFH: person accounts brukernavn + user info brukernavn Bruk primærkonto Ved sletting av konto må vi varsles

Steinar Skogheim, USIT UiOs adressebok Hvis en bruker har to konti, blir det problemer.

Steinar Skogheim, USIT Grupper Gi beskjed til hvis dere vil opprette eller endre på en gruppe.

Steinar Skogheim, USIT Passordbytte Når UiO-passordet byttes, lages det en ny user.id som legges på hjemmeområdet i katalogen.notes

Steinar Skogheim, USIT Hvor ligger user.id ?

Steinar Skogheim, USIT Bytte id-fil

Steinar Skogheim, USIT "You are not authorized to perform that operation" Hvis navnet i adresseboka ikke stemmer med navnet i innloggingsboksen, er grunnen ofte at synkronseringen mellom Notes og Cerebrum har feilet. Bytt passord.

Steinar Skogheim, USIT Location Nå heter det Online

Steinar Skogheim, USIT Locationdokument Her ligger informasjon om server og brukers database, pluss en del mer. Feil her gir ofte feilmelding om at Notes ikke finner server eller brukers database Default navn er ”Online”, eller ”Office” på eldre versjoner eller oppgraderte Fane ”Servers”, felt ”Home/mail server” skal inneholde ”maxbo/srv/UIO” eller ”cubus/srv/UIO” Fane ”Mail”, felt ”Mail file” skal inneholde path til brukers database, ”mail\brukernavn.nsf”.

Steinar Skogheim, USIT Viktige filer Når du installerer Notesklienten blir noen filer liggende på et lokalt dataområde. Under File / Preferences / User Preferences... kan du se hvor dette området ligger:

Steinar Skogheim, USIT Viktige filer (2) bookmark.nsf names.nsf

Steinar Skogheim, USIT Installasjon av Notesklienten Manuell installasjon –XP pro, Vista og Win7 – Husk Run as admin … / UAC PXE ved installasjon av Windows –Notesklienten velges ved kjøring av PXE Tivolipakke –Det er tivolipakke for ND uio.sw.notes^8.5.1

Steinar Skogheim, USIT Oppgradering av Notesklienten Manuell oppgradering –Husk Run as admin … / UAC på Vista og Win7 Tivolipakken oppgraderer også UiO managed – sentral oppgradering –Dette gjøres av USIT og alle notesklientene oppgraderes –Databasedesign vil også bli oppgradert sentralt av notes-drift

Steinar Skogheim, USIT Hva kan vi sette inn i kalenderen vår? Vi har 5 forskjellige valg når vi skal sette noe inn i kalenderen vår.

Steinar Skogheim, USIT Mark Privat og Mark Available Mark Available ble i tidligere versjoner kalt Pencil In.

Steinar Skogheim, USIT Gruppekalender I en gruppekalender ser vi når medlemmene i gruppa er opptatt Vi ser ikke hva de gjør Det kan vi se i kalenderen til vedkommende, hvis den er åpnet for innsyn

Steinar Skogheim, USIT Busytime Kalenderen vår ligger i filen brukernavn.nsf sammen med mail og ToDo. Data fra kalenderen som forteller når vi er opptatt kopieres til en database som heter Busytime. Det er i denne basen Notes sjekker om vi er ledige. Så det at folk kan se når vi er opptatt er ikke det samme som at de ser kalenderen vår.

Steinar Skogheim, USIT

Arbeidstid

Steinar Skogheim, USIT Innstillinger / Preferences

Steinar Skogheim, USIT Hvem ser om jeg er opptatt?

Steinar Skogheim, USIT Hvem kan se kalenderen min? (1)

Steinar Skogheim, USIT Hvem kan se kalenderen min? (2)

Steinar Skogheim, USIT La andre skrive i kalenderen min

Steinar Skogheim, USIT Møterom i Notes

Steinar Skogheim, USIT Møterom Et rom kan ikke ligge både i Notes og Syllabus (FinnRom) Det jobbes med å løse dette.

Steinar Skogheim, USIT Andre applikasjoner Åpnes med File>Application>Open (ctrl-o), velg server og deretter app. Lag så snarvei. Sentralbord / resepsjon Tilpasset gruppekalender Ressurser / rom Felleskalender Felles adressebok

Steinar Skogheim, USIT Sentralbordoversikt

Steinar Skogheim, USIT Invitere til et møte

Steinar Skogheim, USIT Find Available Times

Steinar Skogheim, USIT Backup Det tas backup av alle data som ligger på server, dvs kalender, mail og todo. Privat adressebok og notater (journal.nsf) lagres lokalt på pc og omfattes derfor ikke av backup. Roaming user eller sync av adresser / notater til iNotes kan settes opp for å sikre lokale data Backup går ukentlig/daglig + løpende transaksjonslogg og restore kan kjøres til ethvert tidspunkt inntil ca 7 uker bakover. Data som er slettet for mer enn ca 7 uker siden kan ikke hentes frem. Ta alltid kontakt så raskt som mulig når restore trengs Normalt ligger slettede data 48 timer i Trash. Se der først etter det du savner.

Steinar Skogheim, USIT To adskilte postsystemer! Vi har to forskjellige postsystemer, og posten vil ikke uten videre utveksles mellom dem. Notes/iNotes- adressen vår er ikke den samme som internettadressen vår! Steinar Skogheim/OI/SAS/USIT/SADM/UIO

Steinar Skogheim, USIT Hvor går posten? Internett Brukerens postboks Domino01 UiOs postkontor Maxbo Cubus

Steinar Skogheim, USIT Videresending av posten til Notes I Brukerinfo kan vi sende posten videre til Notes- systemet. Adressen vil sende posten min videre til notes-systemet.

Steinar Skogheim, USIT Agent som varsler om notespost. Det er mulig å sette opp en agent i Notes som varsler deg i vanlig mail om at du har fått Notesmail. Anbefales ikke!

Steinar Skogheim, USIT

Nei takk! Ikke begge deler…. Hvis vi har aktivisert agenten, kan vi ikke videresende e- posten vår! Brevet vil gå i loop, og området vårt vil fylles opp!

Steinar Skogheim, USIT Lese Notesmeldinger i Thunderbird Et alternativ til å bruke en agent som varsler, er å lese Notesmeldingene i Thunderbird. kalender/kalender/hjelp/notes/thunderbird.html

Steinar Skogheim, USIT Lese Notesmeldinger i Thunderbird

Steinar Skogheim, USIT Synkronisering

Steinar Skogheim, USIT Synkronisering mot PDA Vi bruker programmet EasySync Pro når vi synkroniserer mot Palm Nokia PC Suite brukes for å synkronisere med mobiltelefon

Steinar Skogheim, USIT IBM Lotus NotesTraveler Trådløs synkronisering mellom Domino og mobile enheter.

Steinar Skogheim, USIT Traveler Traveler kom for Windows Mobile OS 5 og 6 i versjon 8 av Domino, og fra versjon 8.5 er det støtte for Symbian OS – Nokia S60 3rd Edition mobiler. (Nå også 5th Edition) Versjon kom med støtte for Traveler for iPhone har støtte for iPAD, iPhone4 og WM 6.5 Støtte for Android kom i 4.kvartal 2010

Steinar Skogheim, USIT Bruk av Traveler 26.september unike brukere 834 devicer 427 iPhone 136 iPad 6 iPod 199 Android 41 Nokia 24 Windows Mobile

Steinar Skogheim, USIT WLAN På veiledningssidene for Trådløst / WLAN ved UiO finner du hvordan du kan konfigurere mobilen din. Synkronisering mot UiOs WLAN (eller trådløst hjemmenett) koster ikke noe, men bruker du mobilnettet betaler du for datamengden du overfører. (Avhengig av mobilavtale)

Steinar Skogheim, USIT Autosync Hvis du aktiviserer autosync, vil mobilen si i fra til Dominoserveren, som så vil sende nye meldinger når de kommer. Det vil altså ikke foregå noen datatrafikk hvis det ikke skjer noe på Notesserveren. Det er lurt å sjekke om Autosync er default!

Steinar Skogheim, USIT Adressebøker i Notes Vår personlige adressebok Ligger i filen names.nsf og ligger lokalt hos brukeren på C: Contacts I iNotes heter adresseboka Contacts og ligger på serveren Disse adressebøkene kan synkroniseres

Steinar Skogheim, USIT Roaming User Ved bruk av Roaming User blir filene bookmark.nsf og names.nsf replikert mot serveren. Dette gjør at brukeren får samme oppsett uansett hvor han sitter. Hvis du vil klargjøres for Roaming User, tar du kontakt med

Steinar Skogheim, USIT Rask hjelp Når folk ringer er det ofte fordi de trenger å se kalenderen NÅ! Mange har glemt eller vet ikke om muligheten iNotes gir. Minn dem på at de kan gjøre det samme fra iNotes som fra Notesklienten. Brukes fra en nettleser med adressen cubus.uio.no eller maxbo.uio.no

Steinar Skogheim, USIT Hva du bør spørre brukeren om Virker Notesklienten? Virker iNotes? Hva er brukernavnet ditt? Har du byttet passord i det siste? Hvilken feilmelding får du, og når kommer den?

Steinar Skogheim, USIT Effektiv bruk av Notes 1.Alle må bruke Notes 2.Før alt inn i Notes (Også ting som bare er planlagt) 3.Bruk ”Check all Schedules” før du sender en invitasjon 4.Legg inn ”gåtid” 5.Legg inn riktig arbeidstid (Eks. en pendler) 6.Aktiver ”Display new (unprocessed) notices” 7.Sett fornuftige alarmer 8.Bruk ”Preferred Rooms” 9.Bruk ”Sentralbordapplikasjonen” 10.La ”alle” få tilgang til kalenderen din. (Merk heller noe Private) 11.La noen få skrivetilgang til kalenderen din 12.Lag dine egne gruppekalendere 13.Les Notesmeldinger med ditt ordinære e-postprogram 14.Synkroniser mot PDA eller mobil 15.Lær deg å bruke både Notesklienten og iNotes 16.Synkroniser adresseboken din 17.Gjør deg kjent med UiOs Notessider

Steinar Skogheim, USIT Spørsmål?