E-forvaltningsforskriftens (efvf) krav til elektronisk kommunikasjon Dag Wiese Schartum, AFIN

Utgangspunkter vedr. skriftlighet og elektronisk kommunikasjon i forvaltningsloven Skriftlig saksbehandling er hovedregelen for offentlig forvaltning, jf særlig Krav til vedtak og begrunnelse (jf fvl §§ 23 og 24) Underretning om vedtaket (jf fvl § 27) Klage på enkeltvedtak (fvl § 32) Høringsuttalelse (fvl § 37) § 2, g) skriftlig: også elektronisk melding når informasjonen i denne er tilgjengelig også for ettertiden; Det er gitt særregler om adgang til muntlig kommunikasjon: § 11d. (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger). I den utstrekning en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det, skal en part som har saklig grunn for det, gis adgang til å tale muntlig med en tjenestemann ved det forvaltningsorgan som behandler saken. […] Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opp- lysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser tjenestemannen gjør ved befaring m.m. § 2, h) nedtegning, nedskriving og protokollering: også elektronisk nedtegning når dette oppfyller hensynene bak nedtegningen i like stor grad som nedtegning på papir Jf § 2, f) dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring.

Efvf: Formål og virkeområde § 1. Forskriftens formål og anvendelsesområde (1) Forskriftens formål er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Den skal fremme forutsigbarhet og fleksibilitet og legge til rette for samordning av sikre og hensiktsmessige tekniske løsninger. Forskriften skal legge til rette for at enhver på en enkel måte kan utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige. (2) Forskriften gjelder for elektronisk kommunikasjon med forvaltningen og for elektronisk saks- behandling og kommunikasjon i forvaltningen når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov. (3) Denne forskrift gir ikke grunnlag for å gjøre unntak fra de alminnelige reglene om forsvarlig saksbehandling i forvaltningsloven. Fvl § 1 […] Som forvaltningsorgan reknes i denne lov et hvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Bestemmelsene er primært utformet med tanke på forvaltningens nettsider, men også epost er omfattet I spørsmål om allment innsyn må en også vurdere offentlighetsloven, jf forslag til ny offentlighetslov §§ 9, 10 og 30 .

Alminnelige krav til e-kommunikasjon i efvf Alle kan benytte e-kommunikasjon med forvaltningen slik forvaltningsorganet har anvist for den aktuelle type henvendelse, jf: Form og fremgangsmåter Elektronisk adresse Elektronisk kommunikasjon Er det ikke gitt noen særskilt anvisning kan generell e-adresse benyttes E-henvendelser skal ikke rettes direkte til enkeltperson, unntatt når det er lagt til rette for det eller avtalt Forvaltningsorganet bør legge til rette for at e-kommunikasjonen er brukervennlig og tilgjengelig for alle Det skal gis bekreftelse på mottatt e-henvendelse, og dette bør skje straks, efvf § 6 Forvaltningsorganet skal opplyse om eventuelle feil i henvendelsen og legge til rette for retting mv, efvf § 7 Alle kan benytte e-kommunikasjon uten bruk av sikkerhetstjenester eller -produkter, så lenge det ikke er fastsatt slike krav: for å bekrefte avsenders identitet eller fullmakter, jf efvf § 8 (2 og 3) for å forebygge mot uberettiget innsyn i taushetsbelagte opplysninger eller brudd på regler om sikring av personopplysninger, jf efvf § 5 i annen lov eller i medhold av lov Forvaltningsorganet kan fastsette sikkerhetskrav og skal gjøre tilgjengelig eller gi anvisning på slike sikkerhetstjenester og -produkter som kreves, jf efvf § 4 (4) Forskriften stiller en rekke andre krav til arbeid med informasjonssikkerhet, jf kap 3 - 6

Særregler vedrørende spesielle typer henvendelser Forhåndsvarsel om enkeltvedtak efvf § 8 (10), jf fvl § 16 Underretning om vedtaket efvf § 8 (1-9), jf fvl §§23 og 27 Elektronisk underretning hvis godtatt og oppgitt e-adresse (1) Sende varsel om at vedtak er truffet og gi informasjon om tilgang til vedtaket (2) Innholdet av vedtak skal gjøres tilgjengelig fra egnet informasjonssystem (3) Forvaltningsorganet skal forebygge risiko mot uberettiget innsyn (4) IS skal registrere tidspunkt for partens tilgang til vedtak og data som viser rett til å gjøre seg kjent med vedtaket (5) Når parten har skaffet seg tilgang til vedtaket, har det anses å ha “kommet frem” (6) Vedtak som ikke parten har skaffet tilgang til innen en uke etter varsel, skal gjøres kjent på “vanlig måte” (7) Nytt elektronisk varsel kan sendes dersom det ikke er tid til å benytte fremgangsmåten i forrige punkt (7) Klage på enkeltvedtak efvf § 8 (11) og 9, fvl § 32 Klage kan sendes elektronisk dersom forvaltningsorganet har lagt til rette for det, efvf § 9 Det skal gis informasjon om mulighet for å klage til e-adresse og angis hva denne adressen er efvf § 8 (11) Høringsuttalelser efvf § 11, fvl § 37 Høringsbrev kan sendes til e-adresser Høringsdokumenter kan gjøres tilgjengelige på nettet og opplyses om i melding Høringsuttalelser kan avgis elektronisk

Spesielt om innsyn (efvf § 10) Krav om innsyn kan sendes elektronisk Innsyn kan gis i elektronisk arkiv (etter samtykke el. anmodning) Må i tilstrekkelig grad kunne godtgjøre innsynsrett Forvaltningsorganet skal legge til rette for dokumentasjon overfor tredjemann § 9 Rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå ­databasar (i forslag til ny offentlighetslov) Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar. ******************************************************************************** § 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett (i forslag til ny offentlighetslov) Organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. Kongen kan gi forskrift om at organ som fører elektronisk journal, skal gjere han allment tilgjengeleg på Internett, og om korleis det skal gjerast. Organ som er omfatta av lova her, kan gjere dokument allment tilgjengelege på Internett, med unntak for opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov. Kongen kan gi forskrift om tilgjengeleggjering av dokument på Internett og om at visse typar personopplysningar, jf. person- opplysningsloven § 2 nr. 1, og dokument som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, ikkje skal gjerast tilgjengelege på denne måten. § 30 Korleis organet skal gi innsyn (i forslag til ny offentlighetslov) Organet fastset ut frå omsynet til forsvarleg saksbehandling korleis eit dokument skal gjerast kjent. Det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet.