BabelBank barnevern Avstemming i Agresso av personsensitive utbetalinger fra barnevernet/Familia Informasjon og opplæring mandag 16. desember 2013

Bakgrunnsinformasjon Oslo kommune benytter Agresso for bankavstemming. Ved utbetalinger fra Familia er navn på mottager taushetsbelagt informasjon. Kontoinformasjonsfil fra bank inneholder navn på mottager. Import av denne i Agresso medfører import av mottagers navn. Hva er BabelBank? BabelBank er en programvare levert av Visual Banking. BabelBank skal ved å kombinere avregningsretur og kontoinformasjon fra bank, erstatte navn på mottaker i kontoinformasjonsfilen med egenreferansen fra Familia. Kontoen kan da avstemmes i Agresso uten at mottagers navn importeres. Mål: Utbetalingene skal kunne avstemmes i Agresso uten brudd på kommunens regler for behandling av sensitive personopplysninger. Andel poster som avstemmes automatisk i Agresso skal økes vesentlig.

Skisse filflyt Familia DNB Connect Agresso BabelBank Regnskapsfil for avstemming Utbetalingsfil DNB Connect Agresso Modifisert kontoinformasjonsfil for avstemming BabelBank Avregningsretur Neste foil forklarer ytterligere hvem som gjør hva i filflyten, og hva som er nye vs eksisterende oppgaver/rutiner. Kontoinformasjonsfil

Skisse filflyt Familia DNB Connect Agresso BabelBank Utføres av barnevernet (som i dag) Overføres av barnevernet (som i dag) Familia Regnskapsfil for avstemming Utbetalingsfil DNB Connect Agresso Regnskap avstemmer i Agresso (som i dag) Modifisert kontoinformasjonsfil for avstemming BabelBank NY RUTINE for regnskap knyttet til å bestille/hente filer i nettbanken (Connect) BabelBank kjøres automatisk. Gir en modifisert kontoinformasjonsfil som legges på Agressos importområde Avregningsretur Endringer i rutiner/oppgaver markert med rødt Kontoinformasjonsfil

En kort beskrivelse av elementene DNB Nettbank Sikker: Fjerne avregningsreturer som allerede ligger til henting Bestille avregningsretur for korrekt periode/divisjon Bestille kontoinformasjonsfil for korrekt periode/divisjon Hente avregningsretur og kontoinformasjonsfil BabelBank: Babelbank starter automatisk og slår sammen de to filene til en modifisert bankavstemmingsfil Filen flyttes automatisk til Agressos importområde Det sjekkes automatisk hvert kvarter om filer er lastet ned fra DNB Agresso: Lese inn kontoutskrift og avstemme som før

OBS! Et par viktige detaljer.. Regnskap får altså ny prosedyre for å hente kontoinformasjonsfilen som skal leses inn i Agresso. Endringen gjelder kun avstemming av utbetalingene fra Familia. Brukeren må logge inn i nettbank via «DNB Nettbank sikker».

Filer fjernes ved å benytte Filoverføring – Hent filer manuelt 1 Filer fjernes ved å benytte Filoverføring – Hent filer manuelt 1. Fjerne alle gamle avregningsreturer (nytt) 1 2 Legg merke til divisjon (BXXBARNEV) og filtypen avregningsretur. Klikk på ikonet til høyre, og velg deretter Avbryt. Filer fjernes fra hente-valget.

Tips: Hvis du ikke får fjernet filene selv Ring DNB Kundeservice Tlf 22483200 Oppgi din bruker-ID Be om å få «fjernet alle avregningsreturer som ligger til henting på divisjon BXXBARNEV»

Filer bestilles under Filoverføring – Bestill filer – fane Bankavstemming 2. Bestille bankavstemmingsfil (nytt) Velg divisjon BXXBARNEV, ønsket periode (måned), konto og trykk Bestill filer. Obs: det kan ta 1-2 minutter før filen er klar til henting.

Obs: det kan ta 1-2 minutter før filen er klar til henting. Filer bestilles under Filoverføring – Bestille filer – fane Avregningsretur 3. Bestille avregningsretur (nytt) Velg divisjon BXXBARNEV, ønsket periode (måned) og trykk Bestill filer. Obs: det kan ta 1-2 minutter før filen er klar til henting.

Filer hentes under Filoverføring – Hent filer 4 Filer hentes under Filoverføring – Hent filer 4. Hente filer, totalt 2 stk (nytt) Det skal ligge 1 kontoinformasjonsfil og 1 avregningsretur til henting, divisjon BXXBARNEV. Velg filene, og klikk Hent. Filene vil da hentes ned fra nettbanken.

Når filene er hentet i nettbanken, starter en prosess som er usynlig for brukeren Når filene hentes i nettbanken, legges de på Oslo kommunes server Et script leter etter filer på serveren ca. hvert kvarter Når scriptet finner begge filene, startes programmet Babelbank automatisk Babelbank kombinerer de to filene og produserer en modifisert kontoinformasjonsfil (tar 1-2 minutter) Den modifiserte filen flyttes så automatisk til Agressos importområde. Filnavn: FirmanavnDatoKlokkeBVBANK.dat, for eksempel 59201312110905.dat Prosessen tar totalt ca. ½ time Når den modifiserte filen har lagt seg på Agressos importområde, kan avstemming foretas som normalt

Avstemming i Agresso Ingen endring – dette kan dere!

Mulige feilsituasjoner – nettbank «Filoverføringen gikk feil (525)» Denne feilmeldingen vises under Hente filer når bruker forsøker å hente filer som er >30 dager gamle. Bruker har antakelig ikke fått fjernet gamle avregningsreturer. Se punkt 1, fjerne gamle avregningsreturer, eller kontakt DNB Kundeservice for bistand med å fjerne gamle filer. «Mangler tilgang til filsti. Kontroller filstier. Denne feilmeldingen kan vises under Hent filer hvis bruker faktisk mangler tilgang til området filene legges på hos Oslo kommune, eller hvis bruker ikke har logget på i nettbank via DNB Nettbank Sikker. Hvis begge over er ok, restart pc og forsøk på nytt. Hvis feilmeldingen fortsatt dukker opp, kontakt HEL v/ familiahjelp@hel.oslo.kommune.no, alt. Heidi Myklebust (91671657) eller Lene Sandal (480 73 522) Det ligger flere filer (mer enn 1 av hver type) til henting Bruker kan ha bestilt flere filer, ikke fått fjernet alle gamle filer. Bruker kan fjerne gamle filer, ref punkt 1, eller kontakte DNB Kundeservice for bistand med å fjerne gamle filer.

Mulige feilsituasjoner – øvrig Ikke-anonymiserte data leses inn i Agresso Bruker kan ha gjort feil ved bestilling av filer i nettbanken, og bestilt filer for ulike måneder. Kontakt Agresso brukerstøtte Modifisert kontoinformasjonsfil dukker ikke opp på Agresso’s importområde Her kan flere ting ha gått feil; f. eks kommunens script, BabelBank, eller flyttingen av den modifiserte kontoinformasjonsfilen Kontakt HEL v/ familiahjelp@hel.oslo.kommune.no, alt. Heidi Myklebust (91671657) eller Lene Sandal (480 73 522)

Tips: de vanskelige 1000-lappene Barnevernet utbetaler mange like summer, som kan bli stående åpne i Agresso etter avstemming, hvor navn på mottaker mangler fra Benytt nettbanken: Velg Betaling, Betalingsoversikt, Historikk Søk opp konto/dag Se detaljer Se «Egenref» = klientID

Tilganger Alle som skal utføre avstemming som beskrevet i dette dokumentet, trenger tilganger som følger: DNB Nettbank Sikker: Tilgang gis via PRK, kontakt lokal IKT/1.linje brukerstøtte. Nettbank sikker ligger i PRK-skjemaet under Tilgang til applikasjon > Sektor > DNB Nettbank sikker I DNB Nettbank: Tilgang til å ‘se’ barnevernskontoen for bydelen, og ‘hente’ filer på divisjonen til barneverntjenesten i bydelen Tilgang gis på ordinært DNB tilgangsskjema. Skjemaet sendes inn via BOKS til Agresso brukerstøtte

Dokumentasjon og brukerstøtte Dokumentasjon legges ut på http://helseetaten.oslo.kommune.no/fagsystemer/bastian/rutiner_og_veiledere/ inntill videre. Viktig informasjon vil bli sendt til en kontaktperson i hver bydel (oppdatert liste på samme side som over) Brukerstøttehenvendelser som ikke er beskrevet i dette dokumentet rettes til familiahjelp@hel.oslo.kommune.no inntill videre.