Materialadministrasjon SIF8076 Planlegging og drift at IT-systemer Anders Christensen, IDI

Oversikt over utstyr  Hvor er utstyret på en gitt faktura?  Hvilket utstyr har vært reparert?  Hvilket utstyr har hvor lang levetid?  Hvor står alt utstyret?  Hva er på reparasjon/utlån?  Hvem er ansvarlig for hva?

Gitt en faktura Revisjon – hvordan er pengene brukt. 2. Dokumentasjon – vise at utstyret er en eget. Faktura Utstyr Revisor Økonomer Internktrl Tyveri Gjenbruk Garanti

Midler for oversikt  Nettverkskort – fra switch’er  Strekkodemerking – på bokser  Serienummer – på alle komponenter  Brennmerking – mot tyveri  Inventory – automatisk innsamlet  Databaser – manuelt oppdatert  Elektronisk – via brikker

Viktig å kunne svare på 1. Hva er typisk kostnad for ulike varianter av utstyr? 2. Hva er feilrate for utstyrstyper? 3. Hvilket utstyr kan gjenbrukes? 4. Hvor mye av utstyret er overkill? 5. Har vi nok lisenser (for få, for mange)

Levetidskostnader (TCO)  Innkjøpskost/levetid  Personellkostnader  Reservedeler  Overkapasitet  Brukt rekvisita  HW-oppgraderinger  SW-oppgraderinger  Nettverkskostnader  Tjenerkostnader  Strøm/kjøling  Opplæring  Egenadministrasjon  Ergonomiske kostn.  Arealkostnader

Eksempler på TCO  Typisk org: $7251 pr desktop pr år [Kauffman]  Høyeste: $ pr år (finansanlytikere og valutahandlere) [Kauffman]  NTNU NOK pr år (IDI)

Reservedelsstrategi + Kort TTR + Lavere transportkostnader – Lagerkostnader – Restlagre – Fall i pris/ytelse – Høyere forbruk JIT- innkjøp Minimale lagre Opprette og vedlikeholde et lager av alle relevante reservedeler.

Garantistrategi + Det er ”gratis” + Klare ansvarsforhold + Maskinen uten bindering + Teknisk standard – Må ”bevise” feilene – Standard reparasjonstid – Velger ikke reservedeler Kjøp utstyr som har lang garantitid med rask respons for alt utstyr

Lagerhold  Registrering av uttak  Kvitt deg med defekte deler  Minimaliser størrelsen på lageret  Evt legg gjenbrukbare deler på lager, men test dem først  Utnevn en eneveldig lagersjef

Avhending av utstyr  Det kan være dyrt å selge! • Garantiansvar • Fakturering • Annonsering  Datautstyr er spesialavfall • Husk at utstyret er merket! • Pris: 80 kr/kg (?)

Innkjøp – ta vare på 1. Kontakt med bruker 2. Tilbud (helst flere) 3. Bestilling – skriftlig 4. Ordrebekreftelse – med lev.dato 5. Fraktbrev ved levering 6. Pakkseddel med vareliste – sjekk! 7. Alle serienumre etc 8. Faktura 9. Listeskoder og betingelser

... og ikke glem... Merkantile momenter 1. Fraktutgifter 2. Gebyrer 3. Tollutgifter 4. Merverdiavgift (!) 5. Miljøavgift 6. Faktureringsgebyr 7. Ditt referansenr Tekniske momenter 1. Kabler 2. Batterier 3. Rekvisita 4. Distr.media 5. Dokumentasjon 6. Tomme media 7. Vedlikeholdsavtaler

Selgere og andre rare dyr...  Utnytter din iboende høflighet  Tåkelegger egne kostnader  Eksperter i å avslutte salg  Advarsel: leverandørkjeder  Er alltid villige til å selge  Faresignal: hyppig bytte av arb.giver

Modeller for PC-kjøp 1. Abonnere på det utstyret som en produsent kan levere (Dell, Compaq) 2. Kjøpe ferdigbygde PC-er med standard tredjepartskomponenter (Hatelco, Mips) 3. Kjøpe deler og bygge PC-ene selv 4. (Kjøpe en-og-en hos til enhver tid ”billigste” leverandør)

Tåkelegging av kostnader  Bundling av ekstra varer, så som kurs, support, opplæring, installasjon  Ekstragebyrer for f.eks transport  Med eller uten MVA?  Utdragning i tid?  ’Fiktive’ goder du aldri får benyttet  Sære betalingsordninger

Variantbegrensning Objektive brukerbehov Variasjon Utstyrsvarianter Subjektive brukerbehov Antall ulike systemer Kompetanse- behov Ombytt- barhet Reservedeler Skjult agenda? Varantbegrensning vs tilpassning?

To måter å få til variantbegrensning  Tvungen • Bruk pisken! • Planlegges i forkant • Funderes hos ledelsen • Må være klart for alle i org • Må håndheves!  Frivillig • Bruk gulrota • La dem selv betale • Annonser/lokk med de OK løsningene • Aksepter at ikke alle er med. • Hold statistikk

Reklamasjon  Avklar garanti på forhånd  Ha papirene i orden  Forlang skikkelig support  Ved innsending: ta vare på fraktbrev!  Ta tiden på dem  Ha oversikt over hva som er til rep  Klag ved systematiske typefeil