Rettslige krav til innsyn og offentlighet mv Dag Wiese Schartum

Oversikt over sentrale regler som gir offentlighet og åpenhet i forvaltningen Regler om: • rett for borgere til innsyn etter begjæring i informasjon hos det offentlige (innsyn) Innsyn for alle etter offl § 3 Rett for alle til å kreve databaseinnsyn, offl § 9 Rett til videre bruk av offentlig informasjon, offl § 7 Rett til innsyn for alle etter pol § 18 første ledd Rett til innsyn for parter etter fvl § 18 flg Rett til innsyn for registrerte etter pol § 18 annet og tredje ledd • plikt/rett for forvaltningen til å gjøre informasjon tilgjengelig for borgere (tilgjengeliggjøring) Plikt for visse statsetater til å gjøre journaler allment tilgjengelig på internett, jf off § 6 Rett for offentlige forvaltningsorganer til å gjøre saksdokumenter allment tilgjengelig på internett, jf off § 7 • plikt for forvaltningen til å informere og varsle borgere (informasjons- og varslingsplikt) Forvaltningens allmenne veiledningsplikt, jf fvl § 11 Behandlingsansvarliges særlige veiledningsplikt om lovbestemt innsyn, jf pol § 6 annet ledd Plikt til å varsle den registrerte ved innsamling av personopplysninger fra den registrerte, jf pol § 19 Plikt til å varsle den registrerte ved innsamling av personopplysninger fra andre, jf pol § 20 Plikt til å varsle parter om opplysninger om parten mv som forvaltningsorganet mottar fra andre, jf fvl § 17 annet og tredje ledd Plikt til å varsle om bruk av personprofiler, pol § 21 Videreføres ikke i PVF Videreføres delvis i PVF art. 15 Videreføres ikke i PVF Videref. i PVF art. 13 og 14 Lignende, mer omfattende rett i PVF art. 15(1)(h)

Allmenn rett til innsyn etter offl § 3 § 3. Hovudregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. § 4.Definisjonar Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.1 Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt

Allmenn rett til databaseinnsyn etter offl § 9 § 9. Rett til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar.

Rett til videre bruk av offentlig informasjon § 7. Bruk av offentleg informasjon Informasjon som det er gitt tilgang til etter lova her eller anna lovgiving som gir ålmenta rett til innsyn i offentleg verksemd, kan brukast til eitkvart formål dersom ikkje anna lovgiving1 eller retten til ein tredjeperson er til hinder for det. I verksemder som er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor, skal eventuelle standardlisensar om bruk av offentleg informasjon vere tilgjengelege i digitalt format, og dei må kunne behandlast elektronisk.2 Kongen kan i forskrift fastsetje at det same skal gjelde for verksemder som ikkje er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor.

Parters rett til innsyn etter fvl § 18 § 18. (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter). En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, for så vidt ikke annet følger av reglene i §§ 18 til 19. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak. Unntak og presiseringer: § 18 a.(dokument utarbeidet for egen saksforberedelse). § 18 b.(dokumenter innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen). § 18 c.(innsyn i faktiske opplysninger mv.). § 18 d.(innsyn i interne dokumenter hos kommunene og fylkeskommunene). § 19. (innskrenket adgang til visse slags opplysninger).

Innsyn for registrerte etter PVF art. 15 Stikkordsmessig angivelse: Krav på å få vite om det blir behandlet opplysninger om den som spør Formål; kategorier av personopplysninger; mottakere eller kategorier av mottakere; varighet av lagringen; retten til retting (art. 16), sletting (art. 17 ) og protest/innsigelse (art. 21); rett til klage til tilsynsmyndighetene (art. 77); hvor personopplysninger fra andre enn den registrerte stammer fra; forekomsten av automatiserte avgjørelser, herunder profilering, samt informasjon om underliggende logikk og forventede konsekvenser for den registrerte Kopi av personopplysningene som behandles

Plikt til å gjøre journaler allment tilgjengelig på nettet etter off § 6 § 6. Tilgjengeleggjering av journalar på Internett (ikke trådt i kraft) Følgjande organ som fører elektronisk journal, skal gjere journalen tilgjengeleg for ålmenta på Internett: a) alle departementa og Statsministerens kontor b) alle dei statlege direktorata som har heile landet som verkeområde c) alle dei statlege tilsyna som har heile landet som verkeområde d) fylkesmennene. […] Innhaldet i journalar som blir gjorde tilgjengelege på Internett, skal vere i samsvar med arkivforskrifta § 2-7 fyrste ledd andre punktum. I tillegg skal journalen opplyse om kontaktpunkt for den enkelte sak hos det aktuelle organet. Når opplysningar ikkje er tekne med i offentleg journal, jf. arkivforskrifta § 2-7 andre ledd, skal utelatinga og fullstendig unntaksheimel gå fram av journalen. Dersom det er teke avgjerd om at eit dokument heilt eller dels skal vere unnateke frå innsyn, kan journalen innehalde opplysning om dette i form av fullstendig unntaksheimel og med opplysning om unntaket gjeld heile eller delar av dokumentet. Opplysningar som er nemnde i § 7 andre ledd, skal ikkje gå fram av offentleg elektronisk journal. Slike opplysningar skal heller ikkje gå fram av journal eller liknande register som eit organ som ikkje er omfatta av ordninga etter fyrste ledd gjer tilgjengeleg på Internett. Offentleg elektronisk journal for organ som er omfatta av ordninga etter fyrste ledd, skal innrettast slik at det ikkje skal vere mogleg å få treff på personnamn i innførslar i journalane som er eldre enn eit år.

Rett til å gjøre offentlige dokumenter allment tilgjengelig på internett § 7. Tilgjengeleggjering av dokument på Internett Organ som er omfatta av offentleglova, kan gjere dokument tilgjengelege for ålmenta på Internett. Følgjande skal ikkje gjerast tilgjengeleg på Internett: a) opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov b) opplysningar som det kan gjerast unntak frå innsyn for etter § 9 i forskrifta her c) opplysningar som nemnde i personopplysningslova § 2 nr. 8 d) fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarande funksjon e) opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt f) materiale som ein tredjepart har immaterielle rettar til, med unntak for slikt materiale som er nemnd i § 5 fyrste ledd andre punktum og for materiale der rettshavaren samtykkjer til at materialet blir gjort tilgjengeleg. Organ som gjer dokument tilgjengeleg for ålmenta på Internett, skal opplyse kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument.

Forvaltningens allmenne veiledningsplikt etter fvl § 11 § 11. (veiledningsplikt). Forvaltningsorganene har innenfor sitt sakområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Forvaltningsorganer som behandler saker med en eller flere private parter, skal av eget tiltak vurdere partenes behov for veiledning. Etter forespørsel fra en part og ellers når sakens art eller partens forhold gir grunn til det, skal forvaltningsorganet gi veiledning om: a) gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på vedkommende sakområde, og b) regler for saksbehandlingen, særlig om parters rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om mulig bør forvaltningsorganet også peke på omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet. Uavhengig av om sak pågår, plikter forvaltningsorganet innen sitt sakområde å gi veiledning som nevnt i annet ledd til en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for ham. Dersom noen henvender seg til urette myndighet, skal det forvaltningsorgan som mottar henvendelsen, om mulig vise vedkommende til rett organ. Inneholder en henvendelse til et forvaltningsorgan feil, misforståelser, unøyaktigheter eller andre mangler som avsenderen bør rette, skal organet om nødvendig gi beskjed om dette. Organet bør samtidig gi frist til å rette opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette kan gjøres. Kongen kan gi nærmere bestemmelse om utstrekningen av veiledningsplikten og om den måten veiledningen skal ytes på

Plikt til å varsle den registrerte ved innsamling av personopplysninger fra den registrerte, PVF art. 13 og 14 Stikkordsmessig angivelse av art. 13 (opplysninger fra den registrerte): SKAL: Identiteten og kontaktopplysninger til BA; formål; kontaktopplysninger til personvernrådgiver (art. 37 flg.); evt. berettigede interesser som gjør behandling nødvendig (art. 6(1)(f)); mottakere eller kategorier av mottakere; overføring av opplysninger til tredjestater; SKAL hvis nødvendig for å sikre rettferdig og gjennomsiktig behandling: varighet av lagringen; retten til innsyn (art. 15), retting (art. 16), sletting (art. 17 ), begrensninger av behandlingen (art. 18), protest/innsigelse (art. 21) og rett til dataportabilitet (art. 20); rett til å trekke samtykke tilbake (art. 6(1)(a) og 9(2)(a)); rett til klage til tilsynsmyndighetene (art. 77); om visse rettslige grunnlag; forekomsten av automatiserte avgjørelser, herunder profilering, samt informasjon om underliggende logikk og forventede konsekvenser for den registrerte; eventuelt endrede formål Bestemmelsen i art. 14 om informasjon ved innsamling av opplysninger fra andre enn den registrerte, er svært lik art. 13

Plikt til å varsle om opplysninger om parten som forvaltningsorganet mottar fra andre, etter fvl § 17 annet og tredje ledd § 17. (forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt). Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. […] Dersom det under saksforberedelsen mottar opplysninger om en part eller den virksomhet han driver eller planlegger, og parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med disse opplysninger, skal de forelegges ham til uttalelse. Dette gjelder likevel ikke når a) opplysningene bekreftes av framstilling som parten selv har gitt eller kontrollert i anledning av saken eller parten ikke har kjent oppholdssted, b) rask avgjørelse i saken er påkrevd av hensyn til andre parter eller offentlige interesser, c) opplysningene ikke har avgjørende betydning for vedtaket eller underretning av andre grunner er unødvendig eller uhensiktsmessig ut fra hensynet til parten selv, for eksempel fordi han vil bli gjort kjent med opplysningene ved melding om vedtaket. Partene bør også for øvrig gjøres kjent med opplysninger av vesentlig betydning som det må forutsettes at de har grunnlag og interesse for å uttale seg om, og som parten etter §§ 18 til 19 har rett til å gjøre seg kjent med. Ved avveiningen skal legges vekt på om rask avgjørelse er ønskelig og om hensynet til parten er tilstrekkelig varetatt på annen måte, for eksempel ved at han er gjort kjent med retten etter §§ 18 til 19 til å se sakens dokumenter. […]

Informasjon ved bruk av personprofiler etter PVF § 15(1)(h) Gjelder avgjørelser som utelukkende er basert på automatisk behandling (jf. 22(1)) Informasjon skal gis om slik behandling skjer Skal dessuten gis relevant informasjon om den underliggende logikken; betydningen av slik behandling for den registrerte; forventede konsekvenser av slik behandling for den registrerte