Systemavgrensing og aktøranalyse Dag Wiese Schartum

Hvem skal systemet samhandle med? Hvilke opplysningstyper skal systemet behandle? Hvor skal slike opplysninger komme fra? (virksomheter, forvaltningsorganer, parter) Innebærer en vurdering på kontinuumet mellom selvbetjening og diffus forvaltning Krever kartlegging av aktuelle opplysningstyper som andre forvaltningsorganer og virksomheter har Forespørsler ut i fra kunnskap om informasjonsgrunnlaget for forvaltningsorganer og andre virksomheter Datakataloger og begrepskataloger, jf. Digital agenda

Behandlingsansvar og bestemmelsesrett Kan bare motta opplysninger fra andre forvaltningsorganer og virksomheter hvis de er behandlingsansvarlige i hht personopplysningsloven Avgjørende kriterier for at opplysninger kan mottas Opplysningstypen har riktig definisjon Kvaliteten av opplysningene er tilstrekkelige ift vårt formål Kvaliteten av opplysningene kan være tilfredsstillende over tid, også i tilfelle av endring Ingen taushetsplikt stenger for utlevering Avgivers behandlingsformål ikke er til hinder for utlevering (jf pol § 11 bokstav b og c) Tilsvarende vurderinger må gjøres for opplysninger vårt system eventuelt skal avgi til andre

Mest aktuelle reguleringsteknikker av utlevering fra andre Med andre forvaltningsorganer i staten Avtaler Slike avtaler mellom statlige forvaltningsorganer og innen én og samme kommune vil ikke være rettslig bindende i streng forstand (dvs hvis samme hierarkiske oranisering) Med private virksomheter og kommuner Avtaler mulig, men upraktisk/for usikkert Lov- og forskriftsregulering (jf. legalitetsprinsippet) A-opplysningsloven som eksempel

Hvem skal bruke systemet? Som saksbehandlere I eget forvaltningsorgan I samarbeidende forvaltningsorgan, herunder på tvers av stat/kommune Som parter Part som er enkeltperson har ikke behandlingsansvar for personopplysninger fordi hun ikke kommer inn under personopplysningsloven (jf. § 3 og private formål mv) (For juridiske personer vil det være annerledes) Part som har krav på at taushetsplikt blir fulgt, kan gi samtykke til at opplysningen likevel blir utlevert (jf fvl § 13a nr 1)

Rettslig brukerstøtte Er det særpreg ved typiske parter og saksbehandlere som gjør at særskilte hensyn må tas ved systemutforming? I den grad manuell innsats er påkrevet, bør behov for rettslig brukerstøtte alltid forutsettes Det generelle opplegget for rettslig brukerstøtte kan grunnleggende sett være felles for saksbehandlere og parter Rettslig brukerstøtte bør alltid vurderes for Begreper som betegner opplysningstyper (data) Virkningen av hver opplysningstype som inngis (innhentes) i systemet Eventuelle muligheter for å legge andre rettslige forståelser enn de som er representert i systemet til grunn for vedtak Rettslig brukerstøtte bør alltid forenkle men aldri trivialisere Lagvis informasjon Enkelt «på toppen», full kompleksitet «på bunnen»

Automatisert versus manuell behandling Er automatisering mulig? Skjønn (ikke-rettsstyrt vurdering innen en rettslig ramme) Plikt til å utøve konkret skjønn? Standardisering av skjønn Registrere resultater av skjønn Skjønn i klageomgangen Er automatisering hensiktsmessig? Bruksfrekvens Kompetansebygging Utviklingskostnader Er automatisering forsvarlig og ønskelig? Forutberegnelighet og effektivitet versus konkret rettferdighet Hva er forholdet mellom automatiserte og manuelle deler av saksbehandlingen? Mulig å overstyre systemet manuelt? Betydningen av adgangen til klage og omgjøring

Om partens medvirkning i saksbehandlingen Selvbetjening Kan variere fra litt til mye Begrenser grad av automatisering Hensyn for Formidling av rettsinformasjon Ansvarliggjøring av partene Kunnskapsinnhenting for forvaltningsorganet Demokratisk medvirkning Hensyn mot Faren for feil og misforståelser  veiledningsbehov, omgjøring mv Tid Sosiale ulikheter Typer medvirkning Initiering av saken Inngi beslutningsgrunnlag (herunder korrigering av opplysninger forvaltningen har) Betydningen av forsvarlighetsprinsippet