1 DoD Noark MoReq PRO Noark-standardens fremtid Anne Mette Dørum, Riksarkivet

2 Tilbakeblikk  Journalsystem:  elektroniske journalopplysninger, sakarkiv på papir  Noark-1 - Noark-3 ( ).  Arkivsystem (journal- og arkivsystem):  samlet system for elektronisk journal og (sak)arkiv  Noark-4 (kom i 1999)  Arkiv- og saksbehandlingssystem (generelt)  integrerte funksjoner for arkiv og generell (”ikke- standardisert”) saksbehandling  Noark- 4 og SGK integrert i ett system (sakte fart fra 2000)  Fagsystem  spesialisert arkiv- og saksbehandlingssystem  integrasjon med Noark-system begynner å bli fokusert

3 Dagens tema  Hva har vi  Noark-5-prosjektet  Hva får vi i Noark-5  Litt om internasjonale standarder

4 Nå-situasjonen  I følge eNorge 2009 er situasjonen slik:  Alle departementene vil ha elektronisk arkiv og saksbehandling innen utgangen av 2005  94% av kommunene har elektronisk arkiv, 67% har saks- og dokumenthåndteringssystem  I staten har 88% elektronisk arkiv, 69% har saks- og dokumenthåndteringssystem. Fotograf: Anders Beer Wilse Eier: Norsk folkemuseum Datering: 1909

5 Digital samhandling i offentlig sektor MODs eNorge 2009 gir føringer: I perioden frem til 2009 skal det legges til rette for digital samhandling i offentlig sektor slik at: 3all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon mellom offentlige virksomheter i hovedsak skal skje elektronisk. Som et første skritt skal departementene gjennomføre dette senest i løpet av alle offentlige virksomheter skal ha innført elektronisk støttet saksbehandling og tatt initiativ til elektronisk arkiv 3alle offentlige virksomheter har tatt i bruk eID og eSignatur for relevante tjenester

6 Store deler av Noark-4 vil bestå - arkivstrukturen i Noark-4 er helt sentral  Et Noark 4-system har:  Flere logiske arkiv som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp  Flere logiske arkivdeler som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp  Flere arkivperioder i samme system  Underinndelinger innenfor en sak; saksdeler  Absolutte krav:  Alle journalførte dokumenter i samme sak skal lagres enten elektronisk eller på papir  Elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel Arkiv Arkivdel Journalpost Sak Dokument

7 Noark 4: Saksdokumenter

8 Noark-5 Bakgrunnen for prosjektet Etter at Noark-4 kom i 1999, har det skjedd relativt store endringer på flere fronter; organisatorisk, arbeids- og samhandlingsmessig og teknologisk. Samtidig har det siden 1999 blitt utformet nasjonale og internasjonale standarder som har relevans for elektronisk journalføring og arkivering. Disse områdene er ikke i tilstrekkelig grad dekket i Noark-4. Det er derfor behov for å etablere et prosjekt som skal utarbeide en standard som dekker disse områdene opp til et nivå som sikrer at alle dokumenter og transaksjoner blir håndtert i tråd med arkivloven.

9 Rammer og prinsipper for prosjektet  Helhetsperspektiv med utgangspunkt i arkivets funksjon  Vurdere hvilke deler av denne som dekkes av Noark-4, og hvilke deler som ikke dekkes  Spesifisere hvilke deler som kan og bør på fornuftig vis dekkes av Noark 5  Justeringer og videreutvikling  Vurdere om det er forhold som krever justeringer ut fra de erfaringer som er gjort med Noark-4  Spesifisere hvilke funksjoner i Noark-4 som skal utvikles videre  Stabilitet og videreføring  Bygge videre på Noark-4, og ikke endre mer enn nødvendig.  Sørge for at Noark-5 er bakoverkompatibel med Noark-4  Åpne standarder  Funksjonsrettede og tekniske spesifikasjoner skal være teknologinøytrale og ikke baseres på bestemte teknologiske løsninger  Bruk av åpne standarder i løsningsutviklingen skal anbefales.

10 Noark-5 Prosjektorganisering  Styringsgruppe  Ivar Fonnes (RA, leder), Anne Mette Dørum (RA, sekretær, prosjektleder), Trond Sirevåg (RA), Christer Gundersen (FAD), Ingvar Engen (KKD), Line Richardsen (KS)  Prosjektgruppe  Liten gruppe fra Riksarkivet (6 personer). Gruppen vil knytte til seg ulike arbeidsgrupper, og i arbeidsgruppene vil vi be personer fra eksterne kompetansemiljøer om å delta.  Referansegrupper  Statsarkivene, IKA-ene, byarkivene og større kommuner, aktører fra statlig sektor, kompetansemiljø i Norge, Norsk presseforbund  Leverandørforum (teknisk) med leverandører av Noark-4-system, fagsystem og konsulenttjenester for elektronisk arkivdanning  Konkrete problemstillinger knyttet til personvernspørsmål tas i separate møter med Datatilsynet ved behov.

11 Noark-5 Grov skisse av tidsplan I  Etablering av nettsted for publisering og diskusjon  Noark-5 skal være et åpent prosjekt, hvor skisser, utkast og meninger publiseres i tillegg til at de ferdige produktene publiseres fortløpende.  Det skal være et Internett-basert forum for kommunikasjon innenfor og mellom arbeidsgrupper i prosjektet.  Dette skal være en åpen side sydd sammen med tilgangsbegrensede arbeidsrom. –Ferdigstilt: medio oktober

12 Grov skisse til tidsplan II Erfaringsinnhenting  Eus Moreq-standard og andre relevante standarder  Pasientjournalstandarden (EPJ), Integrasjonsstandarden (KS)  Elektronisk postjournal (EPJ) for departementene og noen dir.  FESD-prosjektet i Danmark (FESD-projektet:Fælles systemer til elektronisk sags- og  LDB-prosjektet i Sverige (Projektet Långsiktigt Digitalt Bevarande – LDB-projektet)  Leverandørenes erfaringer (både Noark- og fagsystemleverandører.)  Brønnøysundregistrenes arbeid med interoperabilitet, AltInn og Sikkerhetsportalen  Norge.no sitt arbeid med ”Min side”  Moderniseringsdepartementets (?) prosjekt med elektronisk utveksling av dokumenter  Arkivskapernes erfaringer (ledere, saksbehandlere, arkivpersonale) –Ferdigstilt ultimo mars 2006

13 Grov skisse til tidsplan III  Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifisering  Gjennomgang, vurdering og revidering av Noark-4 del 1  Beskrivelse av funksjonalitet som ikke dekkes av Noark-4 og spesifisering av denne –Fortløpende publisering  Teknisk kravspesifisering  Gjennomgang, vurdering og revidering av Noark-4 del 2  Spesifisering av nye krav –Fortløpende publisering  Endelig publisering av Noark-5  Publisering av Noark-5 innenfor én struktur –Ferdigstilt mai 2007

14 Grov skisse til tidsplan IV  Informasjon og opplæring  Informasjon om den nye standarden  Opplæringsmateriell for den nye standarden  Veiledning/rutinebeskrivelser for arkivarbeid og saksbehandling –Ferdigstilt nvember 2007 Fotograf: Anders Beer Wilse

15 Arbeidsgrupper (I)  Arbeidsgruppe Definisjoner  Definere hva som ligger i nasjonale og internasjonale arkivbegrep så som document, record, records management, arkivdokument, arkiv mv. i et elektronisk perspektiv basert på semantisk interoperabilitet Record = dokumentasjon av en handling eller hendelse Info. som skapes eller mottas som ledd i utførelsen av en virksomhet (”in the conduct of a business activity”), og som dokumenterer denne handlingen/hendelsen (” transaction”) som et autentisk vitnesbyrd eller bevis (”evidence”). (ISO 15489) Ikke eget record-begrep på norsk. Arkivloven bruker det vide samlebegrepet ”arkivdokument”.

16 Arbeidsgrupper (II)  Arbeidsgruppe Dokumentasjon og frysing av transaksjoner  Spesifisere: –frysing av metadata, slik at en transaksjon blir en samlet uforanderlig ”pakke” –hvilke metadata som skal fryses og på hvilke stadier i behandlingsprosessen dette skal skje –funksjonalitet, dokumentlagringsprinsipper og –formater for å fange opp transaksjoner automatisk og ”fryse” dem (”records capture”), dvs automatisert journalføring og arkivering

17 Arbeidsgrupper (III)  Arbeidsgruppe Elektronisk kommunikasjon  Avklare hvilke typer kommunikasjon som er  Spesifisere hvordan kommunikasjonen og transaksjoner i slik kommunikasjon skal fanges opp i tilknytning til fagsystemer og i generell saksbehandling  Harmonisere Noark-kravene for elektronisk kommunikasjon, elektroniske signaturer og bruk av sertifikater til gjeldende lover, krav og standarder (f. eks. PKI, SEID)  Videreutvikle Noark-hodet i form av oppdatert og klarere spesifikasjon av utvekslingsformater og klarere spesifikasjon av funksjonalitet

18 Arbeidsgrupper (IV)  Arbeidsgruppe Grensesnitt mellom Noark-system og andre system (f. eks. integrasjon med fagsystem, kontorstøttesystem, e-postsystem, web-system, interne informasjonssystem …)  Spesifisere overføringsformater for obligatoriske metadata og spesialiserte metadata (jf. Noark-hodet i Noark-4)  Spesifisere funksjonalitet for overføring av opplysninger  Spesifisere integrering mellom arkivsystemet og programvaren for overføring til web Cellulosefabrikk på Lillestrøm, 1912 Fotograf: Anders Beer Wilse Eier: Norsk folkemuseum

19 [Nå kommer det en parentes...

20 KS - Integrasjonsprosjektet  Oppgave fra KS:  Standardisere og forenkle kommunikasjon mellom ulike systemer i kommunene for å sikre gjenbruk av data og muliggjøre automatisert saksbehandling.  Hvor var det naturlig å starte?  Noark er lovpålagt og har ferdig standardisert semantikk og metadata. Det var et naturlig sted å starte.  Redefinerte oppgaven: Ha utviklet krav til integrasjon mellom sak/arkiv-systemer og fagsystemer og grensesnitt mot publikumsorienterte portalløsninger

21 NOARK4 Web Services  Kommunikasjon mellom fagsystem og sak/arkiv  Lett integrasjon  Fagsystem kobler seg mot en WS  De mest grunnleggende funksjonene  Basert på eksisterende NOARK4-DTD  Lett utvidbar Noark-4 Web Services rapporten finnes på: /Omrder/Summary.aspx

22 Valgte tjenester  Hent  Sak  Journalpost(er)  Dokument  Fil  Ny/oppdater  (Sak)  Journalpost(er)  Dokument  Fil  Søk  Ikke inkludert, men anbefalt videreføring (det er mulig å definere egne søk ved hjelp av sendersKey)

23 … parentesen er slutt]

24 Arbeidsgrupper (V)  Arbeidsgruppe Kontroller og sikkerhet  Avklare sikkerhetsnivå mht. tilgang, logging, sikkerhetskopiering, gjenfinning, autentisitet og sikkerhetskategorier både for indre og ytre sikkerhet  Spesifisere krav til kontroller og sikkerhet  Arbeidsgruppe Arkivrutiner i Noark-5  Vurdere: –arkivrutinene knyttet til datafangst, registrering, gjenfinning, periodisering, overføring, eksport og sanering –hvilke deler dekkes av Noark-4, og hvilke deler dekkes ikke  Spesifisere –hvilke deler som kan og bør på fornuftig vis dekkes av Noark 5 –funksjonalitet for at dokumentet lagres kun én gang, og at ett og samme dokument kan være hoveddokument til flere journalposter

25 Arbeidsgrupper (VI)  Arbeidsgruppe Datamodell og brukervennlighet  Spesifisere datamodell  Definere krav til brukervennlighet og brukbarhet  Arbeidsgruppe Forholdet til andre standarder og system  Hente idéer fra andre standarder og system (bl.a. Moreq mht å fryse metadata)  Gjennomgå Noark i forhold til Moreq2 (mapping) og EPJ  Arbeidsgruppe Justeringer i lov- og regelverk  Vurdere om Noark-5-arbeidet vil få konsekvenser for lov- og regelverk og sørge for nødvendige justeringer

26 Noe vet vi allerede  Arkivstrukturen i Noark-4 blir lite endret (dvs strukturen med arkiv-arkivdel-sak-journalpost-dokumentlink-dokument).  Vi vil heller ikke foreta andre store endringer i Noark-4.1.  Vi vil redusere antall obligatoriske krav i Noark-4.1 heller enn å øke dem. Dette for å gi kunder og leverandører mulighet til å etablere mer fleksible løsninger.  Vi vil opprettholde kravet om at systemene skal godkjennes av Riksarkivaren for å kunne brukes i offentlig forvaltning.  Det er ingen grunn til å utsette anskaffelsen av et Noark-4- system i påvente av at Noark-5 standarden kommer. Komplette, ajourførte utgaver av gjeldende Noark-standard - Noark-4.1, del I og II - er nå lagt ut på Arkivverkets web i pdf-format (

27 Mer om Noark-5: Detaljeringsgrad l Alle deler av Noark-standarden behøver ikke å ha samme detaljeringsgrad l Beskrivelsen av funksjonene som er generelle for arkivdanning, kan kanskje begrenses til modellform l Spesifikasjonene bør kanskje ikke detaljeres videre når det gjelder saksbehandlingsprosesser?

28 Arkivstrukturen i Noark-5? Integrasjon med fagsystem ”Bundet” el. komm. (web- skjema) ”Fri” el. komm. (e-post, SMS, MMS) ”Avgrenset samhandlingsrom” el. komm. (web-hotel,, blog) Logging av transaksjoner, prosesser og handlinger Sikkerhet (PKI, kryptering, tilgangskontroll) Integrasjon mellom fagsystem Nye offentlige organisasjonsformer

29 Så til utlandet...

30 N ye standarder  Internasjonal standard for Records Management (RM):  ISO og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines)  EU-standard for RM basert på ISO 15489:  MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (EU-kommisjonen 2002)  Internasjonal standard for RM Metadata:  ISO : 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records Utenfor mitt emne: Ny ISO-standard for bevaring av arkiv:  ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

31 Standarder etter nivå og type: ISO - MoReq - FESD/Noark

32 EU’s MoReq-standard: utvikling og status  Initiativtaker: EU’s DLM-Forum 1996  Spesifisert som ledd i EU’s IDA-program  Tilbudskonkurranse Utvikler: Cornwell Affiliates plc  Prosjektstart Ferdigstilt 2001  Referansegruppe med medlemmer fra EU-land  Basis: ISO og Public Record Office (PRO) i England  Utgitt av EU-kommisjonen 2002  Generisk og modulært oppbygd referansemodell  390 nummererte funksjonskrav (obligatoriske og anbefalte)  Skiller mellom obligatoriske krav og anbefalinger  Status: veiledende standard (anbefaling)  Ikke sertifiseringsprogram eller bestemmelser om bruk  Videreutvikling startet høsten 2004 av DLM-Forum

33 MoReq: sentrale egenskaper  Omfatter all Records Mgt.  Modell og metadata, ikke applikasjonsstandard  Versjoner må spesifiseres i tilknytning til definerte prosesser  The National Archives of the UK (PRO) har gjort dette, og spesifisert en slik applikasjonsstandard på grunnlag av MoReq  Vekt på (hierarkisk) klassifikasjon av ”files”  Klassifisering foretas iht. ”fileplan” (arkivnøkkel)  ”File” = en aggregering av records (f.eks. norsk ”sak”)  Vekt på aktivitets-/endringslogger (”audit trails”)  Rigorøs ”retention control”  Systemer skal ha funksjoner for å styre bevaring, migrasjon og kassasjon av records iht. fastsatte planer

34 Moreq2  ”Proposed outline for MoReq” versjon 1.2 forelå som høringsdokument i juli 2005  Moreq2 er en oppdatering av Moreq, ikke et radikalt endret produkt. Moreq2 vil:  Fortsette å ha fokus på anvendbare system for å håndtere elektroniske ”records”  Ta hensyn til utviklinger i de opprinnelige kildedokumentene, som f. eks. Noark  Rette opp feil, selvmotsigelser, upresisheter mv  Utvide funksjonsbeskrivelser tilstrekkelig til å lage utforme konkrete løsninger  Være testbart - det skal være mulig å teste om løsninger tilfredsstiller kravene  Bygge på erfaringer med den opprinnelige Moreq  Være bakoverkompatibel i fht Moreq så langt det går

35 ”En rullande sten beklädes inte med mossa." Fra ”Troll och människor I”