Program Innleiing v/ Elise Lunde, Presentasjon av firma og tilsette

Presentasjon om: "Program Innleiing v/ Elise Lunde, Presentasjon av firma og tilsette"— Utskrift av presentasjonen:

1 Program Innleiing v/ Elise Lunde, Presentasjon av firma og tilsette
Elektroniske bilag v/ Ingeborg Ueland og Elise Lunde Min Side v/ Kjell Augestad Handtering av bilag v/ Solgunn R. Madland Fakturering – Purring/inkasso - Remittering v/ Ragna Nordbø Tilbakemelding - Tips, ris, ros og forslag til andre tenester Kveldsmat – Siste nytt fra lønnsområdet. v/ Gunbjørg Handeland Endra innleveringsrutiner frå Ynskje om en fast utbetalingsdato for våre lønnskunder Noteter Elise: Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

2 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Innleiing Stikkord Elise: Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

3 Elektronisk informasjonsformidling
Papir er på vei ut Eksempel Dataflyt i landbruket, Tine, Nortura, Gartnerhallen Inngående fakturaer kva med dei? Frå statlige virksomheter godtar ikkje papirfakturaer Frå Kommunale virksomheter godtar ikkje papirfakturaer

4 Autotrans (EHF) Utveksling av elektroniske transaksjoner.
Fra krever statlige foretak at alle som skal fakturere dem bruker dette formatet. Formatet er tilpasset maskinell utveksling av informasjon mellom sender og mottaker. Altså inneholder en EHF-faktura ikke en visuell visning av fakturaen med logo, grafikk og fritekster. Kan sette opp standard konteringsforslag – tidsbesparende.

5

6 Mens eFaktura havner rett i nettbanken din, er EHF et nyere fakturaformat som sørger for at fakturaen sendes rett inn i mottakerens regnskapssystem

7 Autotrans – fordeler Inngående EHF-fakturaer hentes direkte inn i Duett - uten papir eller skanning Spar tid og ressurser - enklere saksbehandling (attestering, godkjenning, oppfølging) Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer Sparer porto, konvolutt, papir og tid ved utsending EHF-faktura er umiddelbart tilgjengelig hos mottaker - ingen postforsinkelse

8 Erstatt permene med elektroniske bilag

9 Hvordan Elektronisk - ta bilde av bilaget med smartphone - bruk skanner - Videresend PDF fakturaer Send - via e-post - via dropbox

10 Fordeler Enklere hverdag – mindre papir - regnskapet er alltid tilgjengelig Mer oppdatert regnskap - fullt integrert med økonomisystemet Spar miljøet – elektronisk arkivering * Oversikt over bedriftens bilag til en hver tid. Mindre tid på å finne igjen bilag og behandle dem. Ta bildet av kviteringer som fort blir ødelagt med mobilen. Effektive rutiner for registrering, (attestering), lagring og gjenfinning av bilag. Enklere å følge opp fakturaer som har forfallt og reduserre purringer. Alle billagene er alltid tilgjengelige.

11 Ett eksempel Noter nødvendig informasjon på bilaget
Legg bilaget inni riktig mappe i Dropbox -betalt - ikke betalt - Ved remittering/betaling av regninger - attestasjonsnivå Tilgang via minside Er faktura elektronisk noteres det på elektronisk, hvis ikke noteres det på før bilaget scannes. Noter på for eksempel: betalt Dropbox synkroniserer filer mellom PC-er, nettet og mobile enheter. Disse filene kan du gjøre tilgjengelig bare for deg selv, eller du kan dele dem.

12 Husk Bilagene må være lagret på lagringsmedium i Norge - Dropbox og Google Disk er ikke lokalisert i Norge - DVD, harddisk eller norsk, nettbasert lagringstjeneste Sikkerhetskopi - Lagret på annet geografisk sted enn hovedlagringsplassen Mulighet for å skrive ut de neste 10 årene

13 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Min Side Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

14 Min Side Registrering Rådgiving Legge inn ordre
Skrive ut faktura Oppslag på reskontro/kunder Rådgiving Presentasjon av rekneskapen Grafiske rapportar Oppslag på nøkkeltall 24/7 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

15 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
E-post + passord Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

16 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

17 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

18 Prisar: MIN SIDE Pr. mnd. 200,- + mva
Inkl. Etablering/tilknytting DUETT Oppretting av 10 kunder / 10 varer Evt. tillegg for opplæring ein til ein DUETT pris og tilpassing etter kundens behov Demonstrasjon Tysdag 2. desember kl 13 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

19 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Bilagshåndtering Reduksjon av kostnader i regnskapet starter på kontoret hjemme! Hvordan er regnskapsførers hverdag i bilagshåndteringen? Hva er våre utfordringer? Reduksjon av kostnader i regnskapet starter på kontoret hjemme! Hvordan er regnskapsførers hverdag i bilagshåndteringen? Hva er våre utfordringer? Bilagshåndtering i denne sammenheng vil si inngående bilag. Det er også strenge krav til utgående faktura, men for alle som fakturerer gjennom oss, er kravene ivaretatt i vårt system. Fakturerer du selv, vil regningsblokk med forhåndsnummererte nummer være ok hvis du ikke har et eget fakturaprogram. Utgående fakturaer som er laget i et regneark, for eksempel er ikke godkjent. Har du spørsmål rundt dette, ta kontakt med din regnskapsfører. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

20 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Bilagshåndtering Skill mellom virksomhetens økonomi og privatøkonomi Ha egen konto til drift Ikke bruk virksomhetens konto til fortløpende privat bruk. Ved overføring til privat, bruk et rundt beløp for eksempel en eller to ganger pr mnd Ved kontantsalg,- tell opp daglig Ha oversikt over bilagene dine Ha en egen perm for bilag Sorter etter fakturadato Før på betalings-/trekkdato Lever alltid originalbilag, ikke bare purringen Ved betaling fra annen konto enn drift, før dette på fakturaen Husk å levere dokumentasjon på efaktura Skill mellom virksomhetens økonomi og privatøkonomi Betal alle utgiftene i næringa med midler derfra, Ikke bruk virksomhetens konto til privat bruk vi er pålagt å føre samtlige posteringer, og hvis du har mange private, må alle disse punhes inn. Hvis du mot formodning bruker kortet privat, så noter dette på kontoutskriften. Ved overføring til privat, bruk et rundt beløp for eksempel en eller to ganger pr mnd siden man ikke tar ut lønn i enkeltpersonforetak, er det naturlig å overføre penger til privat av og til. Lag et eget bilag på dette, og før på «privat». For alle AS går det et strengt skille mellom virksomhet og privatøkonomi. Alle uttak vil være forskudd lønn, eller gå mot mellomregningskonto. Men fra skal alle slike uttak motregnes hver måned og vil lønnsmeldes hvis ikke annet er avtalt. Ved kontantsalg,- tell opp daglig dette må selvsagt vurderes ut fra behovet. For de som har mye kontantsalg, ha 2 kontantkasser, en til dagens omsetning og en til fast vekselkasse til små kvitteringer. Begge disse må telles opp, og beløpet skal hver måned stemme med salg. Ha oversikt over bilagene dine Ha en egen perm for bilag Sorter etter fakturadato, IKKE betalingsdato Før på betalings-/ trekkdato, ikke den dato du betaler, men den dagen beløpet går ut av bank. dette letter arbeidet for oss, siden det ikke alltid på kontoutskriften går fram hva beløpet som går ut av banken faktisk gjelder. Lever alltid originalbilag, ikke bare purringen særlig fordi purringen i de fleste tilfeller ikke inneholder spesifikasjon over mva, og heller ikke alltid hva purringen gjelder Ved betaling fra annen konto enn drift, før dette på fakturaen dette letter arbeidet for oss som fører, slik at vi fører betalingen mot privat og ikke mot driftskonto Husk å levere dokumentasjon på efaktura dette er lett å glemme, men lag en rutine der du videresender grunnlaget til regnskapsfører Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

21 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Bilagshåndtering Gå gjennom kontoutskriften før innlevering Syns du dette tar mye tid, vil det for regnskapsføreren din ta dobbelt så lang tid! Pass på at betalingene/transaksjonene har en faktura eller kvittering som følger med regnskapet. Alle kvitteringer på kontantkjøp må attesteres Se oppstilling nedenfor, som viser i hvilke tilfeller kjøper og selger må attestere Gå gjennom kontoutskriften før innlevering Syns du dette tar mye tid, vil det for regnskapsføreren din ta dobbelt så lang tid! Pass på at betalingene/transaksjonene har en faktura el kvittering som følger med regnskapet. Det vil ofte være vanskelig å huske tilbake hva de ulike transaksjonene gjelder, og dette gjelder særlig dem som har årsmoms. Alle kvitteringer på kontantkjøp må attesteres Se oppstilling nedenfor, som viser i hvilke tilfeller kjøper og selger må attestere. I mange tilfeller er det også nødvendig at du noterer på bilaget hva kjøpet gjelder. Det kan være at det bare står en kode der «CT-3-LIMB», eller «Byggvarer» o.l. Noter på hva det er, og hva formålet er. (Vedlikehold driftsbygning, vedlikehold kårbolig, råvarer til produksjon osv.) Dette gjelder kontantkjøp og også på faktura hvis dette er uklart. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

22 Bilagshåndtering Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Kontante salg/kjøp Selgers dokumentasjon Kjøpers dokumentasjon Merknad 1. Kjøp over kr inkl. mva beregnet for videresalg eller direkte innsatsfaktor Ja 2. Drivstoff i person- eller varetransport 3. Kontantvederlaget er på minst kr inkl. mva. 4. Andre kjøp over kr inkl mva. betalt med den bokføringspliktiges betalingskort Nei Del av kortnummer fremgår av salgsdokumentet 5. Andre kjøp over kr inkl. mva betalt med kontanter Selger påfører kjøpers navn og signerer/stempler 6. Andre kjøp inntil kr inkl. mva. betalt med kontanter Kjøper påfører formål eller bruksområde, daterer og signerer 7. Andre kjøp enn 1, 2 eller 3 foretatt av ansatte (utlegg) Utleggsoppstilling med formål eller bruksområde vedlagt kvitteringer Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

23 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Bilagshåndtering Ved tjenestereiser,- lag oppstilling over reisene Husk dokumentasjon som følger med oppstillingen Elektronisk innlevering av bilag Mulig å ta bilde av kvittering Krav til kvalitetssikring Bortfall av dokumentasjon av originalbilag fra Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

24 Fakturering – Purring/inkasso - Remittering
Krav om innhald, utsjåande og tidspunkt for fakturering. Kan fakturera via vårt program (Duett) eller via «Min side». Me kan fakturere for deg. Fordel: Alltid oppdatert programvare Purring/inkasso: Vi kan purre for deg, uavhengig av om du fakturerer hos oss. 1 purring. Så sender me eventuelt saka over til vårt inkassoselskap (Alfa-Inkasso) utan kostnader for deg. Remittering: Betale regninger for deg (frå din konto). Bare aktuelt dersom det er ryddig økonomi, og penger på konto til ei kvar tid. Dette pga me har ikkje lov å prioritere kven som skal betalast først og sist. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

25 Forsikring gjennom NAV
Sjølvstendig næringsdrivande (ikkje ansatt) Sykepengegrunnlaget er gjennomsnittlig pensjonsgjevande inntekt 3 siste år. Kan velge mellom: 65% dekning av grunnlag fra 1-16 dag 1,8% av grunnlag 100% dekning av grunnlag fra 17. dag 2,8% av grunnlag 100% dekning av grunnlag fra første sykefraværsdag 9,3% av grunnlag Forsikring for sykepenger i arbeidsgiverperioden: Lønnsgrunnlag foregåande år må ikkje overstige 40 ganger grunnbeløpet (gjennomsnitt 2013 kr ,-) Lønnsgrunnlag kr ,- (utbetaling til arbeidstakere) Premien er 1,2% av lønnsgrunnlaget. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

26 Siste nytt fra lønnsområdet
A-ordningen starter A-ordningen går kort sagt ut på at fem skjemaer samles i ett felles skjema. Dette nye skjemaet har fått navnet a-meldingen, og skal leveres for hver måned hvor foretaket har utbetalt lønn eller er registrert med ansatte. Skjemaer som utgår Skatteetaten har tre skjemaer som fra og med inntektsåret 2015 utgår. Dette er terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk (RF-1037), årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv LTO (RF-1025) og lønns- og trekkoppgavene (RF-1015). Siste gang disse skjemaene brukes er i januar 2015, og da for henholdsvis 6. termin 2014 (førstnevnte) og året 2014. Fra NAV forsvinner melding om arbeidsforhold til Aa-registeret (NAV ). Dette skjemaet gjelder inn- og utmelding av arbeidsforhold til arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. Dagens skjema brukes på inn- og utmeldinger frem til nyttår. De som i dag er plukket ut til å gi opplysninger til SSB om lønnsstatistikk, vil oppleve at dette utgår. I stedet vil alle arbeidsgivere som følge av den nye løsningen levere inn grunnlag for lønnsstatistikk i fremtiden. smks Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

27 Siste nytt frå lønnsområdet
Det er viktig å huske at a-melding skal sendes på alle registrerte arbeidsforhold, selv om det ikke er utbetalt lønn i måneden. Lønsopplysninger blir nå tilgjengelig for NAV, skatteetaten, SSB, Politi og Arbeidstilsynet pr. mnd. Nytt frå 2015 er at det er utbetalingsdato som blir lønningsmåned. Vi anbefaler at timelønnede går fra 10. til 9. i måneden. VIKTIG: Forskudd må lønsmeldes samme måned som det er utbetalt. VIKTIG : Sjekk at det alltid er dekning på driftskontoen. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

28 Siste nytt frå lønnsområdet
Feriepengegrunnlag vil nå kun vise på siste lønnslipp. Lønnsinfo for kvar enkel arbeidstaker ligger tilgjengelig på altinn, slutt på Lønns og trekkoppgavene ved slutten av året. Utleggstrekk/Påleggstrekk er viktig at blir levert til lønskontoret fortløpende, så snart det er mottatt. A-meldingen sendes inn 5 i neste måned, eks. for januar blir det 5 febr. osv , viss fristen ikkje overholdes kan firma bli bøtlagt. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

29 Siste nytt frå lønnsområdet
Endringer på ansatte må meldes fortløpende til lønningskontoret skriftlig på mail til og eller pr brev til Finnøy Økonomi, lønsansvarlig. Innlevering av timer/lønsgrunnlag må sendes lønningskontoret 3 dager før lønsdato dvs. den 12 i mnd viss ein har den 15. i mnd som lønnsdato. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi

30 Siste nytt frå lønnsområdet
Arbeidsgiver må gi lønskontoret følgende opplysninger fortløpende og minimum ei veke før lønskjøring. Arbeidskontrakt på nytilsatte som må inneholde: - Personnummer - Startdato - Arbeidsforhold (fast eller midlertidig) - Fastlønn eller timelønn - Yrkeskode - Naturalytelse (telefon, fri bil, forsikringer) - Stillingsprosent - Arbeidssted - Bankkontonummer - adresse Yrkeskatalog finn du her: Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi