Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, 20041 Dokumenter og arkivering.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, 20041 Dokumenter og arkivering."— Utskrift av presentasjonen:

1 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering

2 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Hva er et data arkiv •Når du har skrevet et dokument og ønsker å ta vare på dette, må dokumentet lagres •En PC lagrer dokumenter i et data-format som gjør at du senere kan hente dokumentet tilbake •Et slikt data-arkiv er elektroniske enheter som kan lagre informasjonen •Slike enheter kalles for disker eller disketter •CD-ROM er også et elektronisk lagrings medium •Mengden informasjon måles i Mb (mega byte)

3 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Harddisk, diskett og CD-ROM •Vanligvis lagres data på en harddisk, diskett eller en CD-ROM •Lagringskapasiteten er forskjellig, en diskett er på 1,44 Mb, en harddisk kan typisk være på min 60 Gb, mens en CD-ROM vanligvis er på 700 Mb •På disse enhetene kan du lagre alle former for data, både data-programmer og den informasjonen du selv lager feks dokumenter •Du kan se på dette som et arkivskap •Lagrede data organiseres i filer •Når du skal lese data, åpnes filen og PC´en leser informasjonen inn i hurtiglageret

4 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Diskettstasjon - harddisk •En PC er normalt utstyrt med en diskett-stasjon •Denne tilordnes ofte bokstaven A: •Når du skal lagre dokumentet, må du velge hvor det skal lagres •Dersom du lagrer det på bokstaven A: betyr det at du velger å lagre på en diskett •Vanligvis er det en harddisk med bokstaven C: •Velger du stasjon C: bør du finne et område på den stasjonen (disken) hvor du har ditt arkiv

5 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Filer og arkivering •Dine dokumenter og de programmene du bruker lagres på disker (harddisk, diskett, CD, DVD) •Når du lagrer informasjonen blir den plassert på et ledig sted på disken •(det spiller ingen rolle hvor på disken, bare det er ledig plass) •Hvert dokument kalles på dataspråket for en fil •Disken kan du sammenligne med et arkivskap •Arkivskapet består av mange ”skuffer”, og du må arkivere filen i en skuff for å finne den igjen •En arkivskuff kalles en ”mappe” (eller ”folder”)

6 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Filnavn •For å kunne lagre en fil må du gi den et navn •Du bestemmer selv filnavnet, men det er en fordel å bruke et beskrivende navn som sier deg noe om hva slags fil eller dokument du har lagret •Eldre datasystemer kunne bare ha 8 tegn som filnavn, i tillegg benyttes 3 tegn som angir hva slage type fil som er lagret •Fortsatt benyttes 3 tegn for å angi filtype, og et dokument skrevet i Word vil for eksempel ha navnet: ”Forelesningsnotater.doc”

7 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Filtyper •For at datamaskinen skal gjenkjenne hva slags type fil som er lagret, er det et system som standardiserer filens ”etternavn” med 3 tegn •Normalt vil du se slike filtyper: •Filnavn.doc-et word dokument •Filnavn.xls-et regneark laget i Excel •Filnavn.ppt-en powerpoint presentasjon •Filnavn.txt-et standard tekstdokument •Filnavn.gif-et bilde •Filnavn.exe-en programfil (dataprogram) (Det finnes veldig mange forskjellige typer av filer)

8 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Lage en arkivmappe •Du lager en arkivmappe ved å velge fra menyen: Fil – Ny – Mappe •Mappen får navnet: ”Ny mappe”, og du kan da endre navnet til noe som passer for ditt arkiv 1.Velg Fil Ny Mappe 2.Skriv inn ønsket navn for mappen 3.Trykk Enter

9 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Lagring av filer •Når du har skrevet et dokument og ønsker å lagre dette, ber programmet deg om å oppgi et filnavn •Her lagres filen med navnet ”Forelesningsnotater.doc” •Filen lagres i en mappe som heter ”Forelesninger” Her velges ønsket mappe (”arkivskuff”) hvor du vil lagre dokumentet Det er valgt mappen ”Forelesninger” Her ser du hvilke dokumenter som allerede er arkivert i denne mappen Her skriver du inn ønsket filnavn, denne filen heter ”Forelesningsnotater” Programmet foreslår filens etternavn, og setter inn.doc fordi dette er et word- dokument som er skrevet

10 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Organisering av disker •Når du lagrer en fil er det viktig at du har et system i arkivskapet, slik at du lett finner igjen dokumentene •Her vises dokumenter i mappen ”HiA” Denne inndelings måten kalles en ”tre-struktur”

11 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Mapper i et datanettverk •Dersom du er koblet opp i et nettverk, vil du ha mange harddisker tilgjengelig Ved HiA vil du ha din ”private” lagringsplass på disken som heter M: Her kan du bygge opp ditt arkivsystem, hvor ”hovedarkivet” kan kalles ”Mine dokumenter” •Disse befinner seg på ulike servere (tjenere) i nettverket, og de har fått ulike bokstaver

12 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Bruk av Windows Utforsker •Programmet Windows Utforsker (Explorer) gir deg en god oversikt over alle mapper og filer på disken •Her brukes harddisken med bokstav C: •Den har mange mapper ordnet i en ”tre-struktur” Her vises hovedmappen: ”Mine dokumenter” og undermappene ”IKT Grunnkurs”, ”Forelesninger” + tegnet foran mappen ”Dataverktøy” viser at her finnes det flere undermapper Du ”klikker” på + tegnet for å åpne en undermappe (tegnet endres da til et – tegn), og her vises undermappen ”Forelesninger”

13 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Du ser opplysninger og filene •Til høyre i vinduet kan du se opplysninger om alle filene som er lagret i mappen Her vises alle dokumentene som er i mappen ”Forelesninger” Du ser filens navn Hvor stor filen er Hva slags type fil Dato for når den ble lagret

14 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Finne sist brukte dokumenter Word viser deg de sist brukte dokumentene •Velg fra menyen: Fil – Åpne… •Nederst ser du dine siste arkiverte dokumenter •Flytt musepekeren ned over dokumentet og klikk på museknappen for å åpne dokumentet

15 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Åpne Logg-filen Word har en automatisk ”logg” som husker for deg •Velg fra menyen: Åpne •Merk ikonet: Logg •Du ser nå en oversikt over dine siste dokumenter •Klikk på det dokumentet som du leter etter

16 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Søke etter filer •Hvis du mister en fil, kan du benytte Windows utforsker til å søke etter den •Skriv inn de første deler av filens navn, og klikk på knappen ”Søk nå” •Her er det funnet en fil som samsvarer med søkekriteriet •Du kan klikke på filen for å åpne den

17 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Siste håp hvis du ikke finner filen •En fil kan tilsynelatende være forsvunnet •Fortvil ikke, den har sikkert bare gjemt seg •Forsøk som siste utvei å søke i Windows utforsker: •Søk etter alle dokumentfiler ved å skrive: *.doc (stjerne betyr alle tegn) •Søk på hele disken, velg C:

18 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Endre navn på en fil •Fra Windows utforsker markérer du filen •Velg ”Fil” fra meny, og markér valget ”Gi nytt navn” Skriv ønsket navn, husk å beholde filens ”etternavn”.doc

19 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Flytte en fil •Det kan være behov for å flytte et dokument til en annen mappe for å ”rydde” i arkivet •Bruk da Windows utforsker •Markér filen ved å klikke på den, hold venstre museknapp nede, og ”dra” filen til ønsket mappe Du vil se at filen blir ”dradd” med til ønsket mappe som blir market med blå farge

20 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Sletting av filer (legg i papirkurven) •Hvis du skal slette en fil, kan du ikke gjøre dette fra Word •Men det kan lett gjøres fra Windows utforsker (Explorer) 1.Merk filen du skal slette 2.Velg Fil fra menyen 3.Marker menyvalget ”Slett” med musa, og klikk for å utføre dette 4.Du får et spørsmål om å bekrefte at du virkelig vil slette fila, Klikk da på ”Ja” for å utføre sletting

21 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Endre navn på en mappe •Fra Windows utforsker markérer du mappen 1.Fra menyen ”Fil” markérer du valget ”Gi nytt navn” 2.Det kommer opp en ramme rundt navnet, og du kan skrive inn ønsket navn 3.Trykk ”Enter” (Return)

22 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Slette en mappe •Dersom du ønsker å forandre ditt arkiv, må du kanskje slette en mappe. 1.Marker den mappen du vil slette 2.Velg Fil fra meny 3.Markér valget ”Slett” 4.Klikk for å aktivere sletting 5.Du får spørsmål om å bekrefte sletting •Bruk da Windows utforsker •Sørg for at det ikke lenger er noen dokumenter eller andre filer i mappen

23 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Gjenopprette slettede filer •Dersom du ved et uhell har slettet en fil, så fortvil ikke – den ligger fortsatt i papirkurven Her ser du en oversikt over alle de filer, mapper og programmer som du har slettet Disse ligger fortsatt tilgjengelig 1.Velg ikonet Papirkurv 2.Du ser innholdet som er i papirkurven 3.Velg den filen du ønsker å ta vare på 4.Klikk på menyvalget ”Gjenopprett” Papirkurv

24 HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, Dokumenter og arkivering Tømme papirkurven •Klikk på ikonet for papirkurven for å åpne den 1.Velg fra menyen Fil – Tøm papirkurven 2.Du får spørsmål om å bekrefte sletting, svar ”Ja” •Papirkurven inneholder alle de dokumentene og mappene du har slettet – dette gjelder helt til du velger å tømme papirkurven


Laste ned ppt "HØGSKOLEN I AGDER Agder University College ©Bodil Ask & Rune Fensli, HiA, 20041 Dokumenter og arkivering."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google