Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Korpsdrift.no Odd Petter Saltnes Seniorkonsulent IKT/Økonomi 15. februar 2014 Utstein Kloster Hotell.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Korpsdrift.no Odd Petter Saltnes Seniorkonsulent IKT/Økonomi 15. februar 2014 Utstein Kloster Hotell."— Utskrift av presentasjonen:

1 Korpsdrift.no Odd Petter Saltnes Seniorkonsulent IKT/Økonomi 15. februar 2014 Utstein Kloster Hotell

2 Plan for dagen • Lørdag 14:15-16:00: – Historietime – Grunnleggende oppbygging – Medlemsregisteret – Eiendeler – Kursløsning Lørdag 16:15-17:30 – Økonomiløsning – Diverse annet kjekt – Hjelpefunksjoner

3 Innspill fra deltagerne • ‘Alt’ • medlemsregistrering • Materialforvalter- registrering av eiendeler • Rapportering og alt annet • VO-midler, epost- og sms-utsendelser – Hvordan kan vi sende epost med vedlegg? – Sende epost til lokale kategorier? – Søke etter medlemmer ett bestemt år? (Altså skaffe oss en historisk oversikt.) – Sende epost bare til styre, juniorer, aspiranter osv., altså plukke de en vil sende til. • nytt styremedlem • Økonomi og regnskap og penger i korpskassa • Regnskap

4 Historietime -utviklingen og tankene bak

5 Historietime • NMF sin medlemsdatabase i elektronisk format i 1994/1995 • Deretter løsning for elektronisk medlemsregistrering ca 2002 • Korpsdrift.no i drift

6 Historietime • Korpsdrift.no under utvikling i flere år • Mye ønsket funksjonalitet Registrere og vedlikeholde personer Registrere og vedlikeholde roller Registrere og vedlikeholde enhetsinformasjon Vedlikeholde informasjon om eget korps Endre min kontaktinformasjon Melding om uriktige opplysninger for et medlem/rolle Min side Personliste for ett korps Registrere og vedlikeholde firma Endre passord Koble barn og foresatte Styrerom Opprette og endre kommite Startside for en kommite Besetningsliste Registrere instrumenter Registrere notesett Registrere uniformer Registrere Rekvisita Registrere dokumenter Liste over Instrumenter for et korps Liste over Notesett for et korps Liste over Uniformer for et korps Liste over Rekvisita for et korps Liste over Dokumenter for et korps Registrere instrumenttyper Registrere reparasjoner av instrument Liste over instrumenter som garantien snart går ut på Generering av skademelding Instrumenthistorikk Skadehistorikk Registrere prosjekt for et korps Registrere prosjekt for NMF Registrere aktivitet Registrere oppgave Generere saksliste Registrere referat Øvingplan for en enhet Liste over prosjekter Liste over aktiviteter Liste over oppgaver Referatrapport Aktivitetsplan for en enhet Registrere målgruppe Liste (plan) over alle aktiviteter og oppgaver for et prosjekt Registrere og endre påmeldinger av et korps Påmelding av en deltaker til en aktivitet Påmelding av flere deltaker til et arrangement Liste over påmeldte deltakere Registrere stykker for en konsert (program) Liste til Tono over stykker på en konsert (program) Generere oppgave om innsending av deltakerliste Registrere øvinger Fremmøteprotokoll Avmelding per SMS Registrere deltakelse på mange aktiviter for et medlem Registrere opsjoner for en aktivitet Utsending av epost til medlemmer Utsending av sms til medlemmer Utsending av nyhetsbrev Infoside for en enhet Registrere kontoplan Registrere artikler Registrere ordre Generere faktura Registrere bilag Registrere budsjett Liste over kontoplan Liste over artikler Bilagsoversikt Fakturaliste Ordreliste Registrere og vedlikeholde regnskapsprosjekt Legge til egne konti for en enhet Liste over ikke¬kryssede posteringer Generere ordrer for arrangement (aktivitet med deltakere) Endre en ordre Resultatrapport Reskontro Balanserapport Søke om frifond kategori B Søke om instrumentfond Søke om drømkonsert VO midler Rapportering av bruk av drøm¬konsert Rapportering av bruk av frifondsmidler kategori B Rapportering av bruk av instrumentfondsmidler Oversikt over VO tiltak Saksbehandling ¬drøm konsert Saksbehandling instrumentfond Saksbehandling frifond kategori A Saksbehandling frifond kategori B Årsrapport til NMF

7 Historietime • Fokus på behov for nasjonalt, regionalt og lokalt nivå • Samle alt i ett system – forenkle driften • Bedre datakvalitet

8 Grunnleggende oppbygging -nyttig å vite om systemet bak og forskjellen på korpsdrift.no og min side samt menystrukturen

9 Grunnleggende oppbygging • EN database i bunn, men ulike grensesnitt • PERSON er hovedbegrepet • Korpsdrift.no er korpssentrisk, min side er personsentrisk

10 Grunnleggende oppbygging PERSONForesattKurs 2MedlemVervKorps AKorps BPERSONMedlemVervKurs 1Kompetanse

11 Grunnleggende oppbygging • Korpsdrift.no – Alle styremedlemmer har tilgang – Du velger rolle – avhengig av verv – Jobber med ett korps • Min side – Alle har tilgang – Jobber med en person og alt tilhørende – Foresatt kan logge på som sitt barn

12 Grunnleggende oppbygging

13 • Innholdet er avhengig av din rolle • Grunnopplysninger legges inn en sjelden gang • Eiendeler av alle slag • Økonomi/regnskap med mange bilder og muligheter • Søknadsregistrering etter hva korpset er berettiget

14 Nytt siden sist -hva er de aller ferskeste funksjonene som er kommet på plass

15 Nytt og nyttig • Påmelding sommerkurs • Endringer i økonomi: purring, fakturering • Konvertering reskontroposter • Vo rapportering • Øvelse • Tilganger menypunkter

16 Nytt og nyttig • Min side • Ekstern innmelding Ekstern innmelding • Komiterom • Flere roller/komiteer • Støtteordninger • Rapporter økonomi

17 Medlemsregisteret gjennomgang av medlemsregisteret

18 Medlemsregisteret • Viktigste delen av korpsdrift.no for korps, region og organisasjon • All historikk tas vare på • Kan lage egne kategorier • Kan lage egne komiteer • Verv styrer roller/tilgang

19 Praktisk gjennomgang • Finne personer, søke/filtrere • Legge til nye medlemmer, fakturainformasjon • Sende meldinger • Definere egne medlemskategorier • Se på foresatte • Jobbe med komiteer • Ekstern innmelding • lag1.aspx lag1.aspx

20 BRUKERE • Har opprettet 10 demobrukere i prøvekorpset slik at vi kan eksperimentere fritt • Brukernavnet er eks: ”demo1” • Passordet er eks: ”db1”

21 HUSK: For ALLE tilbakemeldinger og spørsmål

22 Oppgaver: • Legg til en ny person – Med din epostadresse eller ditt mobilnummer • Send en epost eller sms til personen du opprettet • Gi personen et verv i styret

23 Eiendeler -hva kan registreres, og hvordan?

24 Eiendeler • Er laget register for instrumenter, uniformer, rekvisita og notesett • Var tidlig ferdig og så litt ”glemt” så er forbedringspotensiale • Instrument/uniform/rekvisita er stort sett like register • Skademeldingsløsning for instrument/uniform

25 Eiendeler • Notearkivet er spesielt • Tanken er et felles arkiv som innholder opplysningene om selve notesettet, hvert korps registrerer bare opplysninger om eks tilstanden til sitt sett, arkivref. • Med kommentarmulighet, delt mellom brukere • På sikt anbefalingsløsning

26 Praktisk gjennomgang • Registrere et instrument – Og legge til et utlån • Legge til et notesett fra basen • Legge til et helt nytt notesett • Sende inn en skademelding

27 Oppgaver: • Personen du la inn i sted trenger et instrument og en uniform – Registrer eller plukk fra ting som ER lagt inn • Legg inn et verk i felles notebase og knytt det opp mot korpset – Legg gjerne inn en kommentar også

28 Søknader • Ulike støtteordninger, søknad via korpsdrift • Bare ordninger korpset kvalifiserer til, dukker opp • Historikk på søknader • Status delt mellom saksbehandler og korpset

29 VO To måter å registrere på: med og uten timeplan • Registrer tiltak • Legge inn deltakere og evt. timeplan • Fremmøte ?? • Rapportering og oppfølgning

30 Kursløsning -kurs, plan, prosjekt, øving

31 Kursløsning • Stor og kompleks modul • Skal kunne dekke alt fra gruppeøvinger til landsfestivaler • To veier inn, enten menypunkt ”Kurs” eller menypunkt ”Øvelse” • Øvelse er med mindre kompleksitet • Ulike moduser alt etter kurstype

32 Kursløsning (internt) • Studieplan for hendelser det kan rapporteres VO for • Repeterende for aktiviteter som øvelse • Påmelding for aktiviteter med intern eller ekstern påmelding • Spilleliste/Tono dersom det skal rapporteres Tono • Faktura dersom aktiviteten skal kunne faktureres • Fremmøte derom en skal kunne føre fremmøte

33 Kursløsning • Mest aktuelt for dere pr nå er påmelding til enkelte større aktiviteter • Og å sette opp korpsets egne aktiviteter/øvelser • Muligheten for å sette opp egne kurs kommer når vi får laget en bedre brukerveiledning

34 Praktisk gjennomgang • Sette opp en øvelse – Og sette deltakere på øvelse, en timeplan og føre fremmøte • Melde korpset på en aktivitet – Og fylle ut deltakerliste

35 Økonomiløsning -tanken bak og mulighetene

36 PRISER • Korpset har fri tilgang til systemet via medlemsskap i NMF • Ingen faste kostnader • Fakturagebyr • SMSgebyr

37 Økonomiløsning • Laget for å fungerer for de fleste korps • Bevisst tatt vekk funksjoner, spesielt de som bare gagner de aller største korpsene • Forenklet en del begrep samtidig som det er fullverdig regnskapsføring • Kasserer har full tilgang, styremedlemmer ‘ser’ rapporter

38 Økonomiløsning • Basert på fakturering med KID, innlesing via sentral avtale og automatisk føring av innbetalinger • Korpset fakturerer, pengene kommer på korpsets konto, innbetalingene føres automatisk, listen med ubetalt blir mindre av seg selv • Kostnader tilknyttet fakturering og OCR

39 Økonomiløsning • Fakturering av kontingent, varesalg og kurs/aktivitet • Rapporter som både kasserer og styremedlemmer har tilgang til • Enkel påminnelse og purring

40 Økonomiløsning • Ved kontingentfakturering styrer korpset selv termin, hyppighet og kontingentsatser/linjer • Termin oppdateres basert på hyppighet • Alle fakturaer primært som epostfaktura

41 Praktisk gjennomgang • Forberedelse til oppstart • Se på korpsinnstillinger og kontoplan • Definere kontingentsatser/-linjer • Sette opp termin/kontingent/hyppighet for medlemmer • Fakturere kontingent • Se på ubetalte fakturaer • Se på løsningen for manuell kryssing/betaling • Bilagsregistrering

42 Praktisk gjennomgang • Registrere IB -> • Overføring til regnskap • Diverse rapporter • Påminnelse • Purring

43 Resultatregnskap 2013 Prøvekorpset Inntekter Utgifter Kontingent ,00Husleie ,00 Gaver ,00Dirigent ,00 Tilskudd ,00Noter ,00 Dugnad ,00Forsikring 7 800,00 Arrangement 3 000,00Kontingent ,00 Årsresultat , ,00 Balanse 2013 Prøvekorpset Aktiva Passiva Kasse 200,00Egenkapital ,25 Bank ,25Udisponert overskudd , ,25 revidert: Sted/datosted/dato sign kasserersign revisor(er)

44 Oppgaver: • Lag en kontingentsats og sett det opp for din person • Lag en varefaktura til vedkommende • Du fikk deler av fakturaen betalt kontant og avskriver resten • Sjekk de ulike rapportene • Får du ut en regnskapsrapport på et prosjekt? • Hvordan ligger vi an i forhold til budsjett?

45 Oppgaver: • Sett opp en øvelse og legg til deltakere • Sett opp en timeplan, ta vekk helligdager o.l. • Før litt fremmøte

46 Annet kjekt

47 Min side • Alle personer i databasen har tilgang • Personen selv kan vedlikeholde sine opplysninger • Finner alle data som korpsene har lagt inn • Oversikt over medlemskap, verv, eiendeler, regninger, epost/sms, kurs og aktiviteter

48 Min side • Kurspåmelding via min side • Foresatt kan logge seg på som sitt barn • Kontaktinfo andre i sitt korps

49 Kommer det noe mer? • Flere rapporter • Komiterom også fra korpsdrift • Kursregistrering inkluderer sted • https://maps.google.com/maps?q=http://ww w.inntrykk.com/kmlbra2.kml https://maps.google.com/maps?q=http://ww w.inntrykk.com/kmlbra2.kml • Som utgangspunkt for selvregistrering? • Mobilapplikasjon «Hva skjer»?

50 Videre plan

51 Videre • Få feilrettet nye funksjoner • Sørge for stabil løsning • «Frede» systemet en stund • Ny gjennomgang av alle løsningene • Feilretting • Iterasjon 2 basert på tilbakemeldinger

52 Spørsmål? • Ta det nå eller •

53

54 Huskeliste • Årsrapport – hvorfor ? • Regelverk offentlige støtteordninger • Gaver til frivillige organisasjoner – skattefradrag

55

56 • Rapporteksempler fra PRØVEKORPSET

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68


Laste ned ppt "Korpsdrift.no Odd Petter Saltnes Seniorkonsulent IKT/Økonomi 15. februar 2014 Utstein Kloster Hotell."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google