Digitalisering i offentlig sektor – utfordringer og muligheter for kommunene DigUT - Trøndelag 22.10.15 Ellen Karin Toft-Larsen, KS.

Presentasjon om: "Digitalisering i offentlig sektor – utfordringer og muligheter for kommunene DigUT - Trøndelag 22.10.15 Ellen Karin Toft-Larsen, KS."— Utskrift av presentasjonen:

1 Digitalisering i offentlig sektor – utfordringer og muligheter for kommunene DigUT - Trøndelag 22.10.15 Ellen Karin Toft-Larsen, KS

2 IKT-samordning i kommunal sektor Hva skjer videre?

3 Arbeidet med IKT-samordning i kommunal sektor KommIT som program avsluttes i løpet av året Fortsatt behov for økt samordning på IKT-området. Samhandling mellom staten og kommunal sektor på digitaliseringsområdet forutsetter at: – Nasjonale felleskomponenter blir lagt til rette for kommunal bruk – Staten involverer kommunal sektor i sine satsninger og strategier – Kommunal sektor etablerer mekanismer for å ivareta sine interesser i samarbeidet med staten Styrke og samordne KS’ arbeid på digitaliseringsarbeidet – Styrke KS internt med kompetanse og kapasitet Benytte den kommunale kompetansen og kapasiteten mer og bedre – Involvere kommuner og fylkeskommuner i strategisk, interessepolitisk arbeid – Helhetlig og strategisk prioritering av utviklingsoppgaver – Involvere kommuner og fylkeskommuner tettere i utviklingsarbeidet – Delta i kommunenes utviklingsarbeid – sørge for nasjonal koordinering

4 Vedtaket i hovedstyret 1.KS vil styrke sitt interessepolitiske og strategiske arbeid på digitaliseringsområdet. Samtidig vil KS videreføre det medlemsbaserte utviklingsarbeidet der det er nødvendig og ønskelig. 2.KS vil i samarbeid med medlemmene etablere en modell som mobiliserer, samordner og benytter den store kapasiteten og kompetansen som ligger i kommuner og fylkeskommuner. Digitaliseringsarbeidet i KS suppleres ved behov med deltakelse fra kommunene. I tillegg utføres oppgaver i og av kommunene. 3.KS vil etablere et digitaliseringsråd som gir sin tilrådning til strategi og prioritering av utviklingsoppgavene i KS. Digitaliseringsrådet består av representanter fra medlemmene. Rådets sammensetning og kompetanse skal gjenspeile kommunal sektor med representasjon fra fylkeskommuner, store og mindre kommuner, samt bestå av representanter med IKT faglig- og strategisk kompetanse. 4.Digitaliseringsrådet og KS utvikler digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner. KS skal gjennomføre tiltak og forvalte løsninger som bidrar til å nå digitaliseringsstrategiens mål, dog ikke selv eie eller drifte IKT-systemer for kommunesektoren. Digitaliseringsrådet involveres løpende i oppfølgingen og er til enhver tid orientert om resultatoppnåelse. 5.KS Hovedstyre anbefaler overfor Landstinget at dagens betalingsform innlemmes i medlemskontingenten fra 01.01.2017 for å styrke digitaliseringsarbeidet. Alternativet vil være å fortsette dagens ordning med fakturering. Aktiviteten i 2016 finansieres som tidligere gjennom faktura til kommunene.

5 Videre prosess Digitaliseringsrådet = KommIT-rådet – Lasse Hansen utpeker representantene – 10 representanter fra kommuner og fylkeskommuner – Leder er avklart = Arild Sundberg – Representanter fra dagens programstyre i KommIT bidrar til kontinuitet – Rådmannsutvalget og fylkesrådmannskollegiet foreslår representanter fra hhv. kommuner og fylkeskommuner – Strategisk kompetanse avgjørende – Utarbeide mandat

6 Videre prosess forts Informasjon til medlemmene – Artikkel på ks.no – Informasjon til alle kommuner Styrking av digitaliseringsarbeidet i KS – Bruk av medlemskompetanse Etablering av god modell i samarbeid med medlemmene – Styrking av kompetanse og kapasitet Plan- og budsjettprosess i KS – Fakturering kommuner og fylkeskommuner – Finansiering utviklingsprosjekter

7 Nye roller i digitaliseringsarbeidet

8 IKT I organisasjonen og de ulike rolleinnehaverne Fremme innovasjon Fremme innovasjon Levere endring Støtte infrastruktur Kjerneopp gavene Tjeneste- utsetting til eksterne leverandører Leverandører driftstjenester Tjeneste- enhetene Integrert i tjeneste- enhetene Etterspørsel

9 Prosessen med en digitaliseringsstrategi

10 Normal måte for produksjon av Digitaliseringsstrategi? It-avdelingen avholder noen møter med tjenesteenhetene der problemene og de uoppfylte behovene blir løselig diskutert. It-sjefen skriver utkast til et dokument som stort sett handler om hvor mye kommunen bør investere i nye maskiner og programmer. Dokumentet blir diskutert, justert litt og vedtatt av ledelsen.

11 Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KommIT KS’ interessepolitiske posisjoner for digitalisering Det kommunene skal gjøre Det KS gjør

12 6 tverrgående satsingsområder: Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokument- håndtering Personvern og informasjons-sikkerhet Arkitektur og standardisering 3 sektorielle satsingsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata

13 Hvordan bruke Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren Strategien fastsetter de viktigste satsningsområdene og målene for kommuner og fylkeskommuner perioden 2013–2016. KS ønsker at kommuner og fylkeskommuner bruker strategien i prosessen med å lage lokal digitaliseringsstrategi med tilhørende handlingsplan Målene er tilpasset alle, både de som har kommet kort og de som har kommet langt innenfor de ulike områdene Egne dokumenter bør lages i en særskilt strategiprosess for å få forståelse, forpliktelse og forankring hos ansatte og interessenter Det er god plass til egne, lokale mål og tiltak i tillegg til fellesmålene

14 Etablere prosjektorganisasjonen

15 Eksempel på prosjektorganisasjon

16 Arbeidet fram mot ferdig strategi Å lage en digitaliseringsstrategi er en prosess. Selve veien mens det hele blir til, er en bevisstgjøring av alle involverte. Målet er at alle til slutt skal ha en felles og en bedre forståelse av de digitaliseringsutfordringer kommunen står overfor og ha et bevisst forhold til hvordan disse bør møtes. Digitalisering er alle tjenesteenhetenes ansvar og er en del av de verktøy vi har for å løse den viktige jobben vi forvalter.

17 En strategisk del Denne delen skal være langsiktig og angi hva som er regionens og kommunens (felles) satsingsområder En handlingsorientert del Denne delen skal si noe om hvilke tiltak som må gjennomføres for at kommunen(e) skal oppnå målene i strategien, som en del av årlig budsjettrullering Digitaliseringsstrategien støtter opp under kommuneplanen og andre underliggende fagområdestrategier. Skille mellom strategi og handling

18 En strategiprosess må ta utgangspunkt i følgende Det første er målet, der vi ønsker å være Det andre er utgangspunktet, der vi er i dag Det tredje er de veivalg vi må ta for å komme fra der vi er til der vi ønsker oss.

19 Strategiarbeidet begynner gjerne med en visjon ”Hovedmålet med DDV er å bidra til at kommunene yter god service og har effektiv tjenesteproduksjon.”

20 Effektmål: beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet Resultatmål: beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser Tiltak: Aktivitet som iverksettes for å oppnå en bestemt virkning (Hvordan) (Ofte begynner man her)

21 Lånt fra Høgskolen i Sør-Trøndelag

22 Vanlig feil: Gå rett til gjennomføringsfasen (konkrete tiltak)

23 6 tverrgående satsingsområder: Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokument- håndtering Personvern og informasjons-sikkerhet Arkitektur og standardisering 3 sektorielle satsingsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata

24 Tverrgående satsningsområder: Kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Mål at kommuner og fylkeskommuner: Har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette aktørene, basert på tjenesteområdenes behov Har kompetanse til å utnytte anskaffelsesprosessen som et strategisk virkemiddel for å fremme innovasjon Har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger Har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene Har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet blant sine ansatte

25 Hva betyr dette hos oss? Hvor er vi? Hvor skal vi? Hva gjør vi? Kompetanse

26 Eksempel fra Midt-Telemark

27 Eksempel 3-1 samarbeidet Visjon/Hovedmål et med arbeidet: Effektmål Resultatmål Effektmål Resultatmål

28 Forts.

29 Eksempel forts.

30 Hvordan er deres organisering? Hvilke roller har ledelsen og tjenesteenhetene innenfor digitalisering? Har dere fagsamarbeid på noen områder?

31 Link til strategidokumentet: http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/digitaliseringsstrategie n-for-kommunesektoren/

32 Bruk av nettsky i kommunal sektor

33 Lagring i skyen er både effektivt og økonomisk Det er lansert en fersk FoU-rapport: Juridiske forhold ved bruk av nettsky i kommunal sektor Skytjenester er en samlebetegnelse på alt fra dataprosessering og datalagring til programvare på servere som er tilgjengelig fra eksterne serverparker tilknyttet internett. For kommunene kan bruk av skytjenester til lagring være en hensiktsmessig og sikker løsning.

34 Nettsky forts. På oppdrag av KS har advokatfirmaet Føyen Torkildsen foretatt en mulighetsstudie av de juridiske forholdene ved bruk av nettskytjenester i kommunal sektor og utarbeidet en sjekkliste til bruk ved anskaffelse av skybaserte løsninger. Utredningen sammen med sjekklisten gir kommunene et godt verktøy for å komme i gang med skyløsninger, og for å gjøre det riktig med en gang.

35 Nettsky forts. Det eksisterer et betydelig mulighetsrom for å ta i bruk nettskytjenester i kommunal sektor. Dette kan gjøres enda større ved noen endringer i forvaltningspraksis, særlig hos Riksarkivaren. Arkivloven og bokføringsloven framstår også som hindre for økt bruk av nettsky slik de tolkes i dag.

36 Nettsky forts. Det er lov til å lagre de fleste typer data i skyen. Men kommunene må planlegge og gjennomføre anskaffelsen riktig, sørge for avtaler som dekker faktiske behov og ha gode kunnskaper om hvor dataene er lagret (hvilket land), hvem som kan se dataene og hva de kan gjøre med dem. Når dette er på plass, kan det faktisk være tryggere å bruke en skytjeneste enn å ha dataene lagret lokalt hos seg. Utredningen inneholder en sjekkliste for hvilke vurderinger som må gjøres ved bruk av skytjenester, så som personopplysningslovens krav til vurdering av dataene som skal legges ut og risikoanalyser som må gjennomføres, krav til sikkerhet, avveining av risiko, vurdering av landrisiko etc.

37 Nettsky forts. Hva tillater dagens lovverk og hva kan og bør kommunene faktisk gjøre for å oppfylle kravene i gjeldende lovgivning ved bruk av skytjenester? Rapporten tar for seg både forvaltningsloven, lov om offentlige anskaffelser og GPA-avtalen, reglene om vern av personopplysninger, sikkerhetsloven, bokføringsloven og arkivloven. Den største juridiske utfordringen knytter seg til arkivloven og bokføringsloven. De øvrige regelverkene er i utgangspunktet ikke til hinder for bruk av skytjenester i kommunal sektor, men de stiller konkrete krav som må oppfylles.

38 Risikovurdering Kommunene må foreta en tilstrekkelig risikovurdering i henhold til personopplysningsloven og personopplysningsforskriften før de tar i bruk en konkret skytjeneste. Det er også viktig at kommunene sikrer at de inngår en tilstrekkelig databehandleravtale med leverandøren av skytjenesten.

39 Kommunesektoren har et ønske om å bruke skytjenester for arkiveringsformål, men arkivloven og Riksarkivets praksis står i veien for dette. For at kommunene skal kunne få full utnyttelse av sine skytjenester, har KS fått Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS til å utarbeide en generell søknad til Riksarkivet om dispensasjon fra arkivlovens bestemmelser om forbud mot å føre arkiv ut av landet. Alle kommuner som ønsker det kan ta utgangspunkt i denne søknaden.

40 Mer informasjon http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/fou-rapporter/nettsky-lonner- seg/