Organización del área de las TICs Lars Tveit, KS.

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1 Organización del área de las TICs Lars Tveit, KS

2 Gestión y organización…

3 No es una forma correcta de organizar el área de las TICs… Diferencias entre la organización y las estructuras Diferencias en complejidad Etc… Diferencias entre la organización y las estructuras Diferencias en complejidad Etc…

4 Men, det finnes noen fellesnevnere… Overordnet strategi eKommune strategi IKT kapasitet IKT struktur ¿Las prioridades del municipio? ¿Recursos necesarios para resolver las tareas? ¿Qué se espera de las TICs? Cómo ayudarán las TICs a resolver los retos ¿Qué estrategia TIC se desarrollará para cumplir con este rol? Qué tipo de recursos y experiencia en TICs son necesarias para complementar su rol y responder de acuerdo a la estrategia Cuál es la capacidad de la estructura de TICs (funciones y roles) ¿Cómo integrar esta estructura con otros recursos para desarrollar y optimizar capacidades?

5 Capacidad tecnológica…. Desarrollando infraestructuras estables y previsibles Proporcionar el soporte adecuado Desarrollar soluciones y sistemas de información que den soporte a las actividades y estructuras de las unidades de la organización Mejorar y desarrollar soluciones y sistemas de información

6 Capacidad de liderazgo…. Desarrollar la adecuada armonización entre las TICs y la estrategia municipal Anticipar necesidades futuras, alinear y gestionar las expectativas de servicios Desarrollar soportes para el desarrollo y uso de las TICs Identificar y priorizar las iniciativas TIC Planificar y gestionar el proyectgo TIC Optimizar las inversiones por medio de mecanismos de gobernanza Planificar y gestionar la provisión de servicios y soluciones al menor coste posible Planificar y gestionar el cambio Identificar, planificar, desarrollar, reservar recursos, coordinar y gestonar los recursos TIC internos y externos Medir y seguir los costes y la obtención de beneficios Controlar los riesgos y la seguridad

7 Uso de TICs 1.Organización 2.Liderazgo 3.Conocimiento humano Se trata fundamentalmente de 3 cosas La introducción de las TICs Liderazgo del área de las TICs

8 Modelo Y… Proveedor Pedidos Gestión SLA

9 Estrategia TIC Seguridad TI y responsabilidad de gestión global para POL??? Coordinación y priorización – TIC HP Infraestructura TIC y plataforma tecnológica Aseguramiento de la calidad y conformidad Provisión de servicios operacionales y de gestión de acuerdo al SLA Provisión de servicios relacionados con el soporte (funcionales y técnicos) Enfoque en el usuario Requisitos de usuario y requisitos funcionales Financiación Implementación de proyectos (contratación pública e implementación) Coste/beneficio – Obtención de ganancias Desarrollo de la organización – nuevos procesos y procedimientos y ajustes a los existentes Responsabilidad de gestión operacional y de seguridad para POL Formación y educación Proveedor Pedidos Gestión SLA

10 1 1Liderazgo de TI 2 2Desarrollo de arquitectura 3 3Desarrollo de negocio 4 4Desarrollo tecnológico 5 5Gestión de proveedores

11 Gestión Establecimiento de premisas y seguimiento (conformidad) ¿QUÉ?ROL RESPONSABILIDAD MunicipalÓrgano de toma de decisiones global. El rol requerido por la estructura de autoridad del municipio Gestión globalTiene la responsabilidad de la estrategia global, la arquitectura de seguridad, políticas y el seguimiento de la conformidad en el área TICs del municipio. Gestor del municipio Grupo de dirección en TICs Es el organismo superior encargado de la toma de decisiones y establecimiento de prioridades relacionadas con las TICs Gestor del municipio Staff TICsPreparar casos para el director municipal BFKE – Planes operacionales y seguimiento de: Estrategia TI Seguridad Arquitectura Coordinación Gestor del municipio 11

12 Compras Centro del usuario ¿QUÉ?ROLRESPONSABILIDAD Propietario del sistema Responsable de la aclaración de necesidades, decisión de compras y desarrollos, financiación, gestión y, formación, obtención de beneficios, interacción con los proveedores, gestión de contratos, soporte, tratamiento,etc. Gestor del municipio Coordinador del sistema Gestión operativa en representación del propietario del sistemaPropietario del sistema Coordinador de TICsCoordinación de los propietarios del sistema, asegurar las necesidades del negocio en la gestión de cada departamento municipal. Gestor del municipio Comprador autorizado Reservas diarias de productos y servicios estándares. Usuario/aCualquiera que utilice las TICs como herramienta para llevar a cabo las tareas necesarias para los habitantes de un municipio 12

13 Vendedor Vendedor de operaciones y sistemas QUÉROLRESPONSABILIDAD Provisiones operacionales Tiene la responsabilidad operacional global de acuerdo con el SLA, la gestión de aplicaciones, la coordinación de la cadena de suministro con otros proveedores, tecnologías e infraestructura de soporte. Unidad operativa Otros vendedores de sistemas Provisión de acuerdo a los compromisos adquiridosProveedores Proyectos y consultoría Gestión de proyectos, consultoría y asistencia a los departamentos municipales 13

14 Rol de gestión Gestor municipal Este rol incluye tareas relacionadas con la definición de requisitos y el establecimiento de políticas en relación a lo siguiente: Arquitectura e infraestructura TIC del municipio Guías y estándares Arquitectura e infraestructura Priorización y coordinación de las iniciativas TIC municipales (TIC HP) Seguridad de la información, control de la calidad y gestión de proyectos Tareas principales Servirá como guía y control en la actividad de priorizar las actividades TIC Gestión global de las TICs y establecimiento de la estrategia TIC global Responsabilidad global de la seguirdad de la información facilitando la seguridad Definición de requisitos y políticas en relación a la arquitectura y a la infraestructura Seguimiento de los costes totales de las TICs Asegurarse de que los actores involucrados cumplen sus deberes y responsabilidades asignados Liderar el grupo de dirección de TICs Responsabilidad de gestión para la política de pedidos Responsabilidad contractual con el proveedor de operaciones Responsabilidades El papel clave incluye la planificación estratégica global de las TICs, coordinación y gestión necesarias para el seguimiento de las actividades TIC en el municipio Responsable de coordinar la inversión en TIC en un nivel global y estratégico. Responsable de desarrollar una estrategia TICs coordinada para la organización y las prioridades. Responsabilidad de garantizar que la información personal se asegura adecuadamente en el tratamiento de los sistemas municipales y en relación con los procesadores de datos externos.

15 Rol de pedidos Propietario del sistema – Asegurará las herramientas a los usuarios Determinar la compra, gestión y retirada paulatina de las soluciones del sistema Asegurar que la solución cumple con las leyes y normal en general y en particular con la Ley de Protección de datos Establecer los estándares para la solución de seguridad establecida en función del nivel de seguirdad deseado. Establecer las demandas de funcionalidad y calidad y seguimiento de que se mantienen en el sistema Asegurar la formación necesaria en el uso del sistema incluyendo el establecimiento de privilegios especiales (superusuarios) Asegurar la obtención de beneficios a partir de la intorudción y uso del sistema Acuerdos de gestión relacionados con el sistema (licencias, mantenimiento) y responsable de la cobertura del presupuesto Responsabilidades y tareas Es importante que este papel lo lleve a cabo alguien con la experiencia suficiente relacionada con: Procesos de negocio que serán soportados Necesidades de usuario El sistema y su potencial de uso Leyes y normativa relevantes Obtención de beneficios Implementación de proyectos Competencias Uno de los roles más importantes de pedidos reside en los Propietarios del Sistema. Es esencial asegurar que el propietario del sistema es capaz de ejercer las responsabilidades que le competen de manera apropiada Buenos profesionales de pedidos dan lugar a proveedores profesionales. Los Responsable del Sistema.son responsables de las actividades estratégicas relacionadas con la cadena de valor El Responsable del Sistema es responsable de coordinar y establecer un diálogo con usuarios y proveedores de sistemas y de operaciones. Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte. Los Responsables de Sistema tienen un rol como controladores de las operaciones de protección de datos. El Responsable del sistema es responsable de la obtención de ganancias

16 Kritiske suksessfaktorer for systemeier Utøves gjennom godt systemeierskap Avklart forvaltningsmodell Systemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er) Forvaltningsapparat riktig dimensjonert Riktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter Prioritering Motstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier Eskalering Eskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal understøttes Systemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for konsernsystemer

17 Leverandørrollen Driftsleverandør Helhetlig driftsansvar Sikre effektiv, økonomisk og stabil drift Koordinere sentrale driftsoppgaver i kommunen Hovedoppgaver Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA Inngå avtaler om drift av systemer og følge opp SLA krav mot eksterne driftsleverandører Applikasjonsdrift, herunder forstå nødvendige installasjoner, oppgraderinger og annet endringsarbeid Innfasing av endringer i drift og koordinering av dette med systemeierne, systemleverandører og eksterne driftsleverandører Koordinere leveranser fra flere eksterne leverandører Kommunikasjon med systemeierne Ansvar

18 18 Espacios/Foros de reunión Espacios para asegurar la comunicación y el control Juntas de control –Grupo de dirección de TICs –Foro TICs Foros relacionados con el sistema –Comité de cambios por sistema –Comité de usuarios por sistema Foro para la comunicación –Ayuntamiento-TIC (para todos los involucrados en TICs en la comunidad)

19 Tareas principalesAutoridad que decide I egenskap av Rådmann Avgjøre prioriteringer mellom større prosjekter og initiativ Sikre koordinering mellom kommunene Grupo de dirección de TICs Foro para la coordinación global y las decisiones fundamentales Samordning og prioritering på tvers av kommunens fagområder Klarlegge fokusområder og overordnede målsetninger for IKT-området generelt Sikre riktig allokering av ressurser og kommunikasjon på tvers av kommunen Være sponsorer, prioritere og følge opp strategisk viktige prosjekter Overordnet risikostyring innen IKT-området ParticipantesAgenda Faste punkter på agenda Overordnet status IKT Større/prinsipielle endringsbehov Store og kritiske prosjekter Vurdering av kostnadsbilde og risiko Annet Møtes månedlig og ved behov Ledes av: Rådmann Leder har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt) Hvem deltar Rådmennene (eller en som opptrer i dennes sted).

20 20 HovedoppgaverBeslutningsmyndighet ??? IKT-forum Forum for koordinering av IKT ? DeltagereAgenda Faste punkter på agenda Informasjon fra IKT-styringsgruppe Felles endringer (eks ved oppgradering av databaser eller infrastruktur) Orientering om endringer som kan ha betydning for andre systemeiere Annet Møtes månedlig og ved behov Ledes av: Utnevnt leder Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt) Hvem deltar Relevante systemeiere innen sektoren (typisk eierne av de største og mest kritiske systemene i den enkelte virksomhet). Evt andre som Rådmannen utpeker

21 21 HovedoppgaverBeslutningsmyndighet I egenskap av systemeierrollen Kan stanse og/eller iverksette endringer Endringsforum Forum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer Vurdere funksjonelle endringer og behov for oppgradering Sikre at vesentlige endringer i systemer eller infrastruktur ikke kommer i konflikt mht ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til grunn Sikre at endringer ikke bryter med infrastrukturprinsipper DeltagereAgenda Faste punkter på agenda Foreslåtte endringer i neste periode (endringskalender) Fremtidige endringsbehov og -ønsker Møtes jevnlig og ved behov Ledes av: Systemeier Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning Hvem deltar Relevante brukere. På grunn av forumets formål vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er tilstede. Det må være brukere med relevante fullmakter og kompetanse til å utøve deltakerrollen. Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer Presisering

22 22 Brukerforum – etableres per system Forum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling HovedoppgaverBeslutningsmyndighet Ikke beslutningsforum Sikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en strukturert måte. Kommunikasjon vedrørende utvikling Diskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon DeltagereAgenda Ikke fast agenda, men følgende kan være tema Informasjon om bruk og planlagte endringer Kommunikasjon om forventninger til brukerne Tilbakemeldinger fra brukerne om bruk og endringsønsker/ muligheter for gevinstrealisering. Møtes ved behov – systemeier kaller inn For konsernsystemer bør det gjennomføres faste møter, eks 2 ganger i året Ledes av: Systemeier Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning Hvem deltar Relevante brukere. Det vil ikke være fast deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i forhold til sakene som skal belyses. Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer Presisering

23 23 HovedoppgaverBeslutningsmyndighet Ikke beslutningsforum Ayuntamiento TIC Foro para la comunicación desde la gestión Kommunikasjon Erfaringsutveksling Spesielle tema DeltagereAgenda Faste punkter på agenda Overordnet informasjon om status for IKT- arbeidet i kommunen Planlagte aktiviteter og viktige endringer Møtes 1-2 ganger i året Ledes av: Rådmenn Hvem deltar Medlemer i IKT-styringsgruppe Systemeiere Virksomhetsledere Relevante IKT-leverandører Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området. Kan evt vurdere behov etter hvert. IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området. Kan evt vurdere behov etter hvert. Presisering

24 Risiko De viktigste risikoelementene Manglende enhetlig rolleforståelse og riktig fag- og beslutningskompetanse til å fylle rollene Systemeiere for konsernsystemer og tverrfaglige systemer fokuserer for mye på eget behov fremfor andre brukere Manglende gjennomføringsevne –Nok en oppgave blant mange andre –Kapasitet og kompetanse Manglende etablering av samhandlingsarenaer med riktig fag- og beslutningskompetanse Motstand mot endring –Endringstretthet på IKT-området Kommunikasjon er nøkkelrisiko –Alle må skjønne den nye organiseringen og konsekvenser av denne –Viktig at modellen forankres i relevante lederfora og i forhold til de tillitsvalgte

25 Preguntas….?